Zoom Workplace sẵn sàng phục vụ bạn! Đổi mới phương thức làm việc nhóm thông qua nền tảng cộng tác được AI hỗ trợ

Dispersed teams and disconnected collaboration tools have created unwanted complexity in the workplace — in the form of more meetings, siloed communication channels, and information overload. Businesses need to reimagine how their teams communicate and collaborate, and we’re here to meet that need with Zoom Workplace.

Zoom Workplace is our new, AI-powered collaboration platform designed to help your organization reimagine teamwork by streamlining communications, increasing employee engagement, optimizing in-person time, and improving productivity across flexible work. It’s everything you trust and love about Zoom’s core communications products, combined with our employee engagement, spaces, and productivity solutions, all within the Zoom experience, with AI woven throughout. 

Zoom Workplace elevates the experience with Zoom AI Companion seamlessly included at no additional cost*, enabling your employees to be more productive, collaborate better, enhance their skills, and unlock time savings — without you having to pay a premium for generative AI or needing to pick who gets generative AI superpowers. 

As an open platform, Zoom Workplace enables choice and empowers customers to create seamless experiences with our APIs, SDKs, and over 2,500 integrations in the Zoom App Marketplace, including integrations with Microsoft, Google, and others. 

Get to know the new Zoom Workplace and see how it can make your workday work better for you.

What if you could combine the separate communication and collaboration tools you use throughout your workday, on a single platform? That’s the power of Zoom Workplace. It consolidates the disparate apps you use in a day, helping to create productivity gains and reduce silos by unifying how you collaborate, communicate, and share information fluidly across chat, phone, video, email, and more. 

If you’re familiar with the Zoom desktop app, you will notice the new Zoom Workplace name throughout the app, and many new enhancements that are now available:

• Simplified navigation: We’ve simplified the navigation bar at the top to make it easier for you to organize and find the tabs you use most often. You can drag and drop tabs into the order you prefer. 
• Combined meetings and calendar view: If you want a more connected view between your calendar and meetings, you can combine them into one tab with a traditional calendar and a new agenda view. Go to your online account settings to enable this.
• New color themes: You can choose from new color themes to suit your mood or opt for Zoom’s classic dark or light themes (in your desktop app settings).
• Customizable meeting toolbar: In meetings, you’ll see a simplified toolbar where you can turn on AI Companion, share your screen and documents, and find host tools. You can customize the toolbar by dragging and dropping items (including from the “More” menu) into place.
• Multi-speaker view: Also in meetings, you have the option to turn on a new multi-speaker view, which highlights people who are actively speaking in the meeting. Go to “Views” in the top right corner of the meeting window to activate it in meetings with more than five participants.

 

Whatever you choose, Zoom Workplace puts you in charge of your experience, letting you work the way you work best.  

Zoom Workplace được hỗ trợ bởi Zoom AI Companion, một trợ lý AI giúp bạn nâng cao năng suất trong suốt ngày làm việc với kết quả chính xác, chất lượng cao. Theo một nghiên cứu của GigaOm do Zoom ủy quyền (công bố ngày 26 tháng 3 năm 2024), tính năng phiên âm của AI Companion có độ chính xác 95% và đối với các tình huống đặt câu hỏi trong cuộc họp, AI Companion trả về kết quả nhanh hơn bốn lần so với web ChatGPT-4. 

AI Companion tóm tắt các cuộc họp và chuỗi trò chuyện để giúp bạn luôn cập nhật, lên ý tưởng trên bảng trắng để cộng tác nhóm mạnh mẽ hơn, cũng như soạn các cuộc trò chuyện và bản nháp email chỉ trong vài giây. Cách tiếp cận AI liên kết của AI Companion được thiết kế để nâng cao chất lượng công việc và giúp bạn có thêm thời gian sau ngày làm việc bận rộn. Với các khả năng mới được công bố của Zoom Phone , bạn có thể làm việc năng suất hơn trong và sau các cuộc gọi điện thoại nhờ tính năng tóm tắt sau cuộc gọi, ưu tiên thư thoại, trích xuất tác vụ, v.v. 

Sắp ra mắt, Ask AI Companion là một khả năng mới sẽ được tích hợp trong AI Companion. Ask AI Companion có thể thu thập, tổng hợp và chia sẻ thông tin quan trọng từ nhiều nguồn trên nền tảng Zoom và từ các ứng dụng chọn lọc của bên thứ ba. Ask AI Companion cũng có thể thay mặt bạn hoàn thành các công việc thường ngày, chẳng hạn như tạo tài liệu chuẩn bị cuộc họp với nội dung có liên quan như tóm tắt cuộc họp và chuỗi trò chuyện, soạn thảo chương trình và lên ý tưởng. Ask AI Companion sẽ được cung cấp trên Zoom Workplace, để trợ lý kỹ thuật số được AI hỗ trợ luôn sẵn sàng phục vụ bạn, giúp nâng cao hiệu suất để lịch trình của bạn bớt bận rộn.

Rất nhiều ngày làm việc của chúng ta xoay quanh các cuộc họp, từ việc chuẩn bị, tham dự cho đến hành động dựa trên các quyết định được đưa ra trong cuộc họp. Trong Zoom Workplace, bạn có thể kết hợp lịch và cuộc họp của mình trong một thẻ được sắp xếp hợp lý, qua đó giúp bạn dễ dàng chia sẻ thông tin và cộng tác cả trước và sau cuộc họp.

• Trước cuộc họp, bạn có thể đính kèm tài liệu và chương trình trước cuộc họp, cũng như trò chuyện với những người dự thính từ thẻ cuộc họp. Không cần tìm kiếm chương trình trước khi cuộc họp bắt đầu nữa! Với Ask AI Companion, bạn cũng sẽ sớm có thể được trợ giúp chuẩn bị cho cuộc họp.
• Trong cuộc họp, bạn có thể truy cập, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu được đính kèm trước hoặc truy cập tài liệu từ ứng dụng của bên thứ ba, ngay cả khi các tài liệu đó không được đính kèm lời mời họp. Để giúp việc cộng tác trên tài liệu thông qua Zoom, Microsoft và Google trở nên mượt mà hơn, chúng tôi đã cho ra mắt các khả năng cùng chỉnh sửa và quản lý quyền mới đối với các nội dung Microsoft OneDrive và Google Drive để bạn không phải lãng phí thêm thời gian cấp quyền truy cập vào tài liệu cho mọi người. Sắp tới, bạn có thể chia sẻ nhiều màn hình và cộng tác trên nhiều tài liệu, bảng trắng và ghi chú khác nhau cùng một lúc. 
• Sau cuộc họp, bạn không cần phải tìm ở nhiều vị trí khác nhau để thấy các bản ghi hoặc tệp có thể đã được người dự thính chia sẻ. Bạn có thể truy cập các bản ghi, tiếp tục cuộc trò chuyện bên ngoài cuộc họp nhờ tính năng trò chuyện liên tục trong cuộc họp, mời thêm người tham gia xem bản ghi và truy cập nội dung được chia sẻ, mọi thứ bạn cần đều tập trung ở một nơi. Trong tương lai, bạn cũng có thể sử dụng Ask AI Companion để giúp tìm thông tin quan trọng.

Zoom Workplace giúp sắp xếp hợp lý mọi thứ bạn cần để thực hiện công việc tốt nhất và với trung tâm Team Chat dành cho hoạt động liên lạc không đồng bộ, bạn không phải tìm kiếm tài liệu và cuộc trò chuyện trên nhiều công cụ và ghi chú cuộc họp. Chúng tôi tin rằng mọi người đều có quyền truy cập vào các công cụ cộng tác tốt nhất, đó là lý do chúng tôi bổ sung Team Chat cho Zoom Workplace mà không tính thêm phí. Và công cụ này tiếp tục mở rộng giá trị của mình. 

Các thẻ Team Chat mới có thể giúp bạn sắp xếp tốt khi quản lý các nội dung liên quan đến kênh như liên kết, bảng trắng và tài nguyên trong một chế độ xem duy nhất. Thậm chí bạn có thể cộng tác trên các nội dung và trò chuyện cùng một lúc. 

Sắp tới, không gian chung trong Team Chat sẽ cho phép bạn tạo một nhóm các kênh để sắp xếp các cuộc trò chuyện hợp lý hơn và chia sẻ các nhóm đó với những thành viên nhóm có liên quan. 

Với khả năng tự động hóa quy trình làm việc sắp tới của chúng tôi, bạn có thể góp phần cải thiện năng suất của nhóm bằng cách tự động hóa quy trình làm việc trong Team Chat trên Zoom, ứng dụng của bên thứ ba và ứng dụng kinh doanh nội bộ. Bạn có thể đặt cấu hình quy trình làm việc theo logic tuần tự và có điều kiện để tự động hóa các tác vụ phức tạp và rườm rà như lên lịch gửi tin nhắn định kỳ, thực hiện các bước trong quy trình phê duyệt và chào mừng người dùng mới vào kênh trò chuyện. 

Cộng tác hiệu quả không chỉ là việc có sẵn các công cụ phù hợp để duy trì kết nối. Mà đó còn là mối quan hệ và sự tin tưởng giữa các nhân viên với nhau và sự tin tưởng vào toàn bộ tổ chức. 

Giải pháp gắn kết nhân viên Workvivo của chúng tôi được tích hợp với Zoom Workplace, giúp tổ chức của bạn dễ dàng tạo cảm giác thân thuộc và gắn kết thông qua lời cảm ơn, không gian nhóm và khảo sát nhân viên. Sắp tới, chúng tôi sẽ tích hợp Workvivo với Zoom mượt mà hơn nữa khi cung cấp Workvivo TV cho Zoom Rooms, để bạn có thể phát ngay các thông tin cập nhật, tin tức và sự kiện quan trọng cho nhân sự của mình thông qua các thiết bị được Zoom chứng nhận dành cho Zoom Rooms.  

Với Workvivo, các nhóm và các nhà lãnh đạo có thể cập nhật thông tin cho nhân viên thông qua tin nhắn và không gian trên toàn công ty hoặc toàn nhóm, tại đó nhân viên có thể dễ dàng tìm thông tin và tài nguyên họ cần, góp phần xây dựng hoạt động giao tiếp cởi mở, minh bạch hơn.

Tất cả chúng ta đều đang tìm cách điều hành công việc linh hoạt và đảm bảo trải nghiệm tại văn phòng trở nên xứng đáng để nhân viên đến nơi làm việc. Một bài báo của Harvard Business Review năm 2024 cho hay 60% nhân viên cảm thấy các chi phí về tài chính, thời gian và năng lượng liên quan đến việc đi tới văn phòng hàng ngày lấn át những lợi ích của thời gian làm việc tại văn phòng. Các tổ chức không thể dựa vào các cách bố trí lỗi thời để duy trì sự gắn bó và năng suất làm việc của nhân viên tại văn phòng.

Trong Zoom Workplace có thẻ Không gian làm việc để giúp nhân viên tối ưu hóa thời gian gặp mặt trực tiếp và cộng tác hiệu quả hơn với những người bên ngoài văn phòng. Cho dù đang đặt trước bàn làm việc thông qua tính năng Đặt trước không gian làm việc, chuẩn bị đón khách hàng đến làm việc thông qua tính năng Quản lý khách thăm hay tìm chỗ làm việc thông qua tính năng tìm đường của chúng tôi, bạn đều có thể thực hiện tất cả những việc đó từ thẻ Không gian làm việc.

Zoom Rooms giúp tối ưu hóa các không gian khác nhau của bạn cho các cuộc họp kết hợp. Với sự đồng hành của Zoom Rooms mới, bạn có thể dễ dàng ghép nối Zoom Rooms dành cho màn hình cảm ứng với Phòng Zoom và sử dụng các đầu vào bổ sung như camera từ thiết bị đồng hành để có thêm chức năng. 

Các tính năng được AI hỗ trợ như trình điều khiển thông minh giúp cuộc họp trở nên hòa nhập hơn bằng cách cho phép những người dự thính từ xa nhìn thấy và tương tác với những đồng nghiệp đang có mặt trực tiếp. Sắp ra mắt, thẻ tên thông minh sẽ giúp kết nối dễ dàng hơn bằng cách cho phép những người tham gia cuộc họp khác nhìn thấy tên của bạn khi bạn đang ở trong Phòng Zoom. Những tính năng này cho phép cộng tác và kết nối hiệu quả hơn giữa nhân viên từ xa và những người tham gia cuộc họp tại văn phòng.

Zoom One hiện đã đổi thành Zoom Workplace, bạn chỉ cần cập nhật ứng dụng Zoom dành cho máy tính lên phiên bản mới nhất (6.0 trở lên). Hãy xem trang gói dịch vụ và mức giá của chúng tôi để biết thêm thông tin. 

Bạn muốn tìm hiểu thêm về Zoom Workplace? Hãy tham gia hội thảo trực tuyến của chúng tôi để tìm hiểu thực tế những cải tiến mới nhất của chúng tôi hoạt động như thế nào, cũng như tìm hiểu xem công cụ này có thể giúp các nhóm của bạn đổi mới hoạt động giao tiếp và cộng tác như thế nào.

Ghi chú của biên tập viên: Blog này được xuất bản lần đầu vào ngày 25 tháng 3 năm 2024 và được chỉnh sửa vào ngày 15 tháng 4 năm 2024 để phản ánh các tính năng hiện sẵn có của Zoom Workplace.

*Lưu ý: Được tích hợp miễn phí với các dịch vụ trả phí được chỉ định cho tài khoản Zoom. AI Companion có thể chưa sẵn có tại tất cả các khu vực và phân khúc ngành.

**Dự kiến các sản phẩm và tính năng mới được công bố sẽ được triển khai vào tháng 4 và tháng 5. Một số tính năng và sản phẩm có thể chưa sẵn có tại tất cả các khu vực và phân khúc ngành khi ra mắt.