Jak stworzyć najlepsze środowisko do pracy hybrydowej z Zoom

Ponieważ obecnie praca odbywa się wszędzie — przy stole w jadalni, w kawiarni, w pokoju hotelowym — zmienił się sposób, w jaki myślimy o biurze. Nie jest to sztywne miejsce składające się z tradycyjnych boksów i sal konferencyjnych, w których pracownicy muszą siedzieć osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu. To elastyczne i hybrydowe środowisko pracy umożliwiające współpracę i komunikację.

Rośnie liczba pracowników, którzy powracają do biura w jakimś stopniu, ale mają przy tym elastyczność, aby czasami pracować zdalnie. Według raportu badawczego z 2024 r. zleconego przez Zoom i przeprowadzonego przez Reworked Insights 64% liderów stwierdziło, że ich organizacja wdraża obecnie model hybrydowy, a 82%, że planuje uelastycznić swoje miejsce pracy w ciągu najbliższych dwóch lat.

To elastyczne podejście oferuje wielu pracownikom to, co najlepsze z obu światów, ale hybrydowy model pracy stanowi wyzwanie dla zespołów obsługujących biura. Trzeba w końcu znaleźć sposób na zapewnienie jak najlepszych doświadczeń wszystkim pracownikom, niezależnie od tego, czy są w biurze pięć dni w tygodniu, przez połowę czasu pracują z domu czy też pracują całkowicie zdalnie.

W Zoom dobrze znamy wyzwania związane z budowaniem efektywnego hybrydowego środowiska pracy — sami stawiliśmy im czoła. Nasze biura są praktycznym przykładem tego, jak każdy może wykorzystać nasze technologie do zbudowania efektywnego miejsca pracy hybrydowej, które promuje łączność, współpracę i zaufanie wśród rozproszonych zespołów. Stanowią huby, w których poznajemy się, pracujemy razem i korzystamy z produktów, które tworzymy, abyśmy mogli je później ulepszać. 

Wykorzystując hybrydowe środowisko pracy, łączymy siły, aby udoskonalać nasze własne technologie, stale wprowadzać innowacje i wspierać naszych klientów na całym świecie za pomocą rozwiązań, które pomagają definiować doświadczenie pracy hybrydowej.

Jeśli stoisz przed wyzwaniami związanymi z utworzeniem dobrego hybrydowego miejsca pracy, które naprawdę wspiera potrzeby Twoich pracowników, mamy dla Ciebie kilka wskazówek i strategii, które możesz zastosować.

Praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści, takich jak możliwość przyciągania i zatrudniania najlepszych talentów niezależnie od lokalizacji oraz wspierania współpracowników o różnych potrzebach i umiejętnościach. Rozumiemy jednak też korzyści płynące ze wspólnego przebywania w tym samym pomieszczeniu takie jak prowadzenie naturalnych rozmów, integracja i doświadczenia społeczne.

Nasze technologie łączą wszystkich bez względu na to, gdzie pracują, dzięki czatowi zespołowemu, telefonowi, spotkaniom wideo, poczcie i kalendarzowi, tablicy, wirtualnym przestrzeniom roboczym i narzędziom zwiększającym zaangażowanie pracowników, które pomagają wspierać komunikację między osobami w biurze a pracownikami rozproszonymi. 

W tym nowym świecie pracy hybrydowej widzimy potrzebę zapewnienia bardziej sprawiedliwego i włączającego charakteru spotkań. Pracownicy zdalni nie chcą być traktowani po macoszemu, chcą widzieć wszystkich w sali konferencyjnej i brać udział we wszystkich rozmowach. Pracownicy biurowi chcą mieć możliwość szybkiego i łatwego dołączania do spotkań, tak jak przyzwyczaiła ich do tego praca z domu. Chcą, aby technologia po prostu działała, bez martwienia się o stronę techniczną.

— Mieszkanie na angielskiej wsi wiązało się dla mnie z problemem, jak dotrzeć do biura w Londynie na osobiste spotkania mojego zespołu — powiedział Ash Thornley-Davies, specjalista ds. obsługi klientów z sektora opieki zdrowotnej w Zoom, który pracuje zdalnie. — W przeszłości oznaczało to dla mnie poczucie, że nikt na mnie nie zwraca uwagi. Byłem tylko ikonką na ekranie podczas rozmowy toczącej się przy stole.

Zoom Rooms zapewnia wszystkim prostsze i wygodniejsze spotkania hybrydowe, bez względu na to, skąd do nich dołączają. Zespoły pracujące bardziej elastycznie docenią łatwość prowadzenia współpracy wideo w jakości HD w dowolnej przestrzeni: od małego pokoju narad dla dwóch czy trzech osób, przez salę konferencyjną, aż po salę do prezentacji. 

Dla pracowników w biurze rezerwacja sali i dołączenie do spotkania są tak proste jak korzystanie z telefonu lub laptopa.

— To prostota sprawia, że jest to tak pozytywne doświadczenie — powiedział Jeff Harling, szef wsparcia cyfrowego w biurze Zoom w Denver. — Jedno kliknięcie i gotowe! Udostępnianie ekranu również jest łatwe. Łatwość obsługi jest niezwykle pomocna, gdy spotykam się z moim zespołem, który składa się z osób znajdujących się obok mnie w biurze i innych, rozproszonych po całym świecie, a wszystko to w tym samym czasie.

Inteligentne identyfikatory dla wideo, jedna z naszych najnowszych innowacji w Zoom Rooms, wykorzystują sztuczną inteligencję do przypisywania imion i nazwisk osobom na wideo w pokoju Zoom Room, podczas gdy inteligentne identyfikatory dla głosu mogą wyróżniać mówcę w pokoju. Ułatwia to innym uczestnikom zorientowanie się, kto jest w pokoju i kto mówi.

Gdy obie te funkcje są włączone, wynikowy identyfikator mówcy może być użyty do identyfikacji danej osoby i jej wypowiedzi w funkcjach związanych ze spotkaniami, takich jak napisy, transkrypcje i podsumowania spotkań. Włączenie tej funkcji na poziomie konta i zachęcanie pracowników do zarejestrowania się do opcji automatycznych inteligentnych identyfikatorów imiennych może pomóc w zwiększeniu integracji i produktywności spotkań, umożliwiając identyfikację każdego uczestnika spotkania w Zoom Rooms.

A dzięki inteligentnemu reżyserowi Zoom Rooms pracownicy zdalni mogą lepiej przyjrzeć się swoim współpracownikom w biurze w większych przestrzeniach, unikając przerażającego widoku „toru do kręgli”, tak powszechnego w salach konferencyjnych. Inteligentny reżyser korzysta z wielu kamer i sztucznej inteligencji, aby określić najlepszy kąt wyświetlania dla nawet 16 osób w pokoju Zoom Rooms.

— Widzę wszystkich i widzę ich prawdziwy wyraz twarzy, gdy ze sobą rozmawiamy. W końcu czuję się, jakbym był w pokoju ze swoim zespołem — powiedział Ash. — Mogę pracować zdalnie pod względem geograficznym, ale jestem też obecny w biurze w Londynie.

Rozwiązania partnerów sprzętowych również mogą pomóc w promowaniu większej integracji. Logitech Sight, rozwiązanie sprzętowe certyfikowane przez Zoom, ulepsza sale konferencyjne poprzez sparowanie z kamerą z przodu sali, aby zapewnić wrażenia podobne do tych uzyskiwanych z domowej kamerki. Dzięki funkcji inteligentnego przełączania, dostępnej teraz w publicznej wersji beta CollabOS 1.13, Sight automatycznie przełącza transmisję pomiędzy kamerą z przodu sali a kamerą pośrodku stołu w zależności od tego, gdzie zwrócony jest uczestnik. 

Wysokiej jakości doświadczenie hybrydowe jest niezbędne podczas spotkań z najważniejszymi klientami i kadrą kierowniczą. Posiadanie najnowszych innowacji opartych na sztucznej inteligencji, takich jak inteligentny reżyser i inteligentne identyfikatory w sali posiedzeń zarządu, może stworzyć bardziej wciągający, angażujący i dynamiczny sposób na prowadzenie spotkań, dzięki czemu wszyscy członkowie zarządu i liderzy będą wyraźnie widoczni i rozpoznawalni.

Pracownicy, którzy przychodzą do biura, robią to w określonym celu. Chcą wykorzystywać czas w biurze na zajęcia, które lepiej realizuje się osobiście — spotkania z klientami, organizowanie burz mózgów, współpracę nad projektem lub poznawanie zespołu podczas lunchu.

Jeśli pracownicy już muszą wyjść z domu, stać w korkach i szukać miejsc parkingowych, chcą, aby ich czas był dobrze wykorzystany, bez martwienia się o logistykę.

— Pracownicy chcą mieć jasne pojęcie o tym, czego się spodziewać po przybyciu do biura — powiedział Jeff Smith, szef ds. produktu Zoom Meetings, Zoom Spaces i Zoom Whiteboard. — Nie chcą tu przychodzić tylko po to, żeby dowiedzieć się, że nie mogą usiąść obok współpracowników z zespołu lub że wszystkie sale konferencyjne są zajęte.

Pracownicy mogą korzystać z rezerwacji miejsc do pracy Zoom, aby zarezerwować biurko z wyprzedzeniem na określony dzień lub dokonać cyklicznej rezerwacji. Możesz dostosować to rozwiązanie do układu swojego biura i dać pracownikom wgląd w to, gdzie siedzą inni, aby mogli wybrać biurko w pobliżu swojego zespołu lub, jeśli wolą, przy ekspresie do kawy. Możesz także utworzyć granice w ramach układu, aby ułatwić pracownikom siedzenie w pobliżu innych osób z ich działu.

Inteligentne rekomendacje przy rezerwacji miejsc do pracy są oparte na sztucznej inteligencji i sugerują najlepsze miejsce na podstawie preferencji pracownika lub dni, w którym w biurze będzie więcej członków jego zespołu.

Wdrożenie rezerwacji miejsc do pracy z urządzeniami kompatybilnymi z Zoom, takimi jak Neat Frame, Neat Pad lub Neat Board 50 zwiększa efektywność znajdowania stanowiska do pracy, ułatwiając szybką rezerwację elastycznych lokalizacji, takich jak otwarte przestrzenie, pokoje narad i budki telefoniczne. Dzięki bezproblemowej rezerwacji pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na rzeczy, które są dla nich naprawdę ważne, w przestrzeniach, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom.

Nasi pracownicy korzystają z funkcji rezerwacji miejsc do pracy, aby planować z wyprzedzeniem i rezerwować wszystko, czego potrzebują do wygodnej i produktywnej pracy, jak np. stacje robocze i sale konferencyjne. Mogą nawet wyszukać stacje robocze wyposażone w specjalny sprzęt, taki jak biurka z regulacją wysokości lub dwa monitory.

Ale co, jeśli pracownik będzie musiał spotkać się z klientem, a zespół obsługi biura będzie potrzebował odpowiednich informacji, aby przygotować pokój? Rozwiązanie Rezerwacja miejsc do pracy umożliwia dodanie niestandardowego kwestionariusza, dzięki czemu można zapytać pracowników, czy planują gościć klientów, czy zostaną na lunch lub wyjdą wcześniej, przekazując personelowi biura informacje z wyprzedzeniem. Pomaga to obsłudze biura w bardziej efektywnym planowaniu zamówień żywności, alokacji zasobów i nie tylko, dbając o lepsze doświadczenie.

Gdy pracownicy dotrą do biura, cyfrowa dystrybucja treści może pomóc im w znalezieniu odpowiedniego miejsca, przekaże przypomnienia i inne ważne informacje. Możesz skonfigurować cyfrową dystrybucję treści tak, aby wyświetlała informacje, które pracownicy mogą uznać za przydatne: od map rezerwacji przestrzeni roboczej po kalendarze wydarzeń, menu w stołówce i zasady obowiązujące w biurze.

Pracownicy chcą w pełni wykorzystać wizyty w biurze, dlatego zespoły obsługi odczuwają presję stworzenia przyjemnego hybrydowego środowiska pracy, do którego warto dojeżdżać. Obejmuje to technologię działającą równie dobrze (lub lepiej) jak ta w domowym biurze pracownika, a także przestrzenie do pracy, które zachęcają do utrzymywania kontaktów towarzyskich i współpracy.

Jeśli martwisz się, ile będą kosztować te modernizacje, nie jesteś sam(a). W obecnych czasach niepewności gospodarczej wiele firm szuka sposobów na ograniczenie wydatków. W raporcie Deloitte z 2023 r. 54% liderów finansowych stwierdziło, że dyrektorzy generalni proszą ich o skupienie się na redukcji kosztów, a nieruchomości i powierzchnia biurowa to jedne z najwyższych kosztów dla firmy. 

Zespoły obsługi muszą znaleźć sposoby na tchnięcie nowego życia w istniejące inwestycje, korzystając z elastycznych rozwiązań technologicznych, które współpracują z posiadanym sprzętem.

Zacznij od dostosowania przestrzeni do aktualnych potrzeb pracowników i zmień konfigurację przestrzeni, które nie są już używane. Aby podejmować bardziej świadome decyzje, skorzystaj z danych, które pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób pracownicy korzystają z Twojego biura.

Rezerwacja miejsc do pracy i Zoom Rooms pozwalają zobaczyć, ile biurek jest codziennie rezerwowanych i rzeczywiście zajmowanych oraz które sale konferencyjne są rezerwowane najczęściej, a które rzadziej. Informacje te mogą pomóc Ci obniżyć koszty poprzez konsolidacje działalności na mniejszej liczbie pięter i renowację pomieszczeń, które nie służą już zmieniającym się potrzebom pracowników. 

Na przykład może się okazać, że największe sale konferencyjne nie są już potrzebne, ponieważ spotkania osobiste są mniejsze niż kiedyś. Użyj przegród, aby podzielić tę przestrzeń na mniejsze, nieformalne obszary spotkań.

Wiele organizacji chce korzystać z rozwiązań wideo w większej liczby mniejszych przestrzeni, nie wydając na to fortuny. Zoom Rooms pozwala przekształcić dowolną przestrzeń w hybrydową salę konferencyjną z możliwością dołączenia do spotkania Zoom za naciśnięciem jednego przycisku. Często można użyć sprzętu, który już się posiada, lub wybrać urządzenia z elastycznej oferty naszych partnerów, aby szybko i ekonomicznie skonfigurować Zoom Rooms. 

A obsługa tych przestrzeni nie wymaga dodatkowych zasobów — rozwiązanie Zarządzanie urządzeniem Zoom pomaga zdalnie zarządzać pokojami i urządzeniami ze scentralizowanego portalu administratora.

Poly Lens, certyfikowane przez Zoom rozwiązanie od partnera sprzętowego HP Poly, można obecnie zintegrować z usługą Zarządzanie urządzeniem Zoom, aby przedstawić szczegółowy stan rezerwacji pokoju, poprawić wydajność, dostarczyć wgląd i rozwiązywać problemy z natywną aplikacją Zoom Rooms. Wszystkie te informacje są dostępne za pośrednictwem portalu Poly Lens. 

— Ostatecznie nie ma jednego optymalnego sposobu na konfigurację biura, ponieważ wszystko zależy od pracowników i tego, czego potrzebują, aby najskuteczniej współpracować — powiedział Jeff Smith. — Kluczowe są tu elastyczne rozwiązania, czyli posiadanie technologii, która dopasowuje się do przestrzeni i sposobu, w jaki pracownicy z niej korzystają.

Każda organizacja będzie miała inną odpowiedź na pytanie „Czym jest praca hybrydowa?”. Dla nas w Zoom oznacza ona to, że niektórzy pracownicy pracują zdalnie, a niektórzy w hybrydowym harmonogramie, z określonymi dniami obecności w biurze. Postrzegamy biuro nie tylko jako miejsce fizyczne, ale także jako przestrzeń przyciągającą pracowników, centrum kreatywności i innowacji, które łączy wszystkich osobiście i wirtualnie.

Dzięki odpowiedniej technologii Twoje biuro może być przestrzenią współpracy i komunikacji, zaprojektowaną z myślą o obecnych i przyszłych potrzebach Twoich pracowników.

Odkryj, jak Zoom Rooms i rozwiązania w zakresie miejsc do pracy mogą pomóc Twojemu zespołowi zbudować efektywne i elastyczne hybrydowe środowisko pracy.

Uwaga redaktora: ten wpis został pierwotnie opublikowany we wrześniu 2023 r., a następnie zaktualizowany w styczniu 2025 r. w celu uwzględnienia nowych informacji o produkcie.