Как создать лучшую гибридную рабочую среду с помощью Zoom

Наше представление об офисе изменилось, ведь работа выполняется в любом месте: за обеденным столом, в кафе и номере отеля. Это не постоянное место с традиционными кубиклами и конференц-залами, где сотрудники должны проводить восемь часов в день пять дней в неделю. Это гибкая гибридная рабочая среда для коллективной работы и общения.

Все больше сотрудников возвращаются в офис, но имеют гибкую возможность иногда работать удаленно. Как показано в отчете об исследовании, проведенном в 2024 году компанией Reworked Insights по заказу Zoom, 64% руководителей сообщили, что их организация внедряет гибридную модель в настоящее время, а 82% — что планируют сделать свое рабочее место более гибким в следующие два года.

Такой гибкий подход позволяет многим сотрудникам воспользоваться преимуществами обеих форм работы, но модель гибридной работы представляет собой проблему для команд по обустройству рабочих мест и административно-хозяйственным вопросам. Как бы то ни было, нужно найти способ обеспечить наилучшие условия для всех сотрудников, независимо от того, работают ли они в офисе пять дней в неделю, половину времени из дома или полностью удаленно. 

В Zoom мы знаем о проблемах, связанных с созданием эффективной гибридной рабочей среды, ведь мы сталкивались с ними сами. Наши офисы — демонстрационный пример того, как каждый может использовать наши технологии для создания эффективного гибридного рабочего места, которое способствует общению, коллективной работе и установлению доверия среди распределенных команд. Это центры, в которых мы знакомимся друг с другом, вместе работаем и пользуемся создаваемыми нами продуктами, чтобы улучшать их. 

Создав гибридную рабочую среду, мы объединились, чтобы совершенствовать собственные технологии, продолжать внедрять инновации и поддерживать наших клиентов по всему миру с помощью решений, которые помогают определить гибридную рабочую среду.

Если вы столкнулись с проблемами в ходе создания успешного гибридного рабочего места, которое действительно отвечает потребностям ваших сотрудников, представленные ниже советы и стратегии могут вам помочь.

Удаленная работа имеет преимущества, такие как возможность привлечения и найма лучших специалистов независимо от их местоположения, а также оказание поддержки коллегам с разными потребностями и возможностями. Мы также осознаем преимущества очной работы: непринужденные разговоры, формирование команды и социальное взаимодействие.

Наши технологии объединяют людей независимо от места их работы. Коллективный чат, телефония, видеоконференции, почта и календарь, доска, виртуальные рабочие места и инструменты для повышения вовлеченности сотрудников помогают налаживать связи между людьми в офисе и распределенным коллективом. 

В этом новом мире гибридной работы мы осознаем необходимость сделать конференции более инклюзивными, предоставив всем участникам равные права. Удаленные сотрудники тоже хотят видеть всех в конференц-зале и принимать участие в побочных разговорах. Офисные сотрудники хотят иметь возможность быстро и легко присоединяться к конференциям, как это было дома. Они хотят, чтобы технологии работали сами по себе, чтобы не надо было приглашать специалистов по аудио- и видеотехнике для установки кабелей и соединений.

«Так как я живу в сельской местности в Англии, мне всегда было сложно добираться в лондонский офис для личного участия в конференциях с командой, — делится Эш Торнли-Дэвис (Ash Thornley-Davies), специалист по работе с клиентами в сфере здравоохранения Zoom, который работает удаленно. — Раньше это было что-то вроде запоздалой мысли, как заметка, которую пишешь сбоку на экране во время разговора за столом».

Zoom Rooms предоставляет всем участникам более простые и равные возможности гибридных конференций независимо от места присоединения. Команды по обустройству рабочих мест, создающие более гибкие офисы, оценят, насколько легко вести видеовзаимодействие в HD-качестве в любом помещении: от небольшого пространства для совещаний для двух-трех человек до зала заседаний совета директоров или презентационного зала. 

Сотрудники в офисе могут зарезервировать зал и присоединиться к конференции так же просто, как воспользоваться телефоном или ноутбуком. 

«Такой положительный опыт использования обусловлен простотой, — сообщает Джефф Харлинг (Jeff Harling), руководитель службы цифровой поддержки, работающий в офисе Zoom в Денвере. — Одно нажатие кнопки — и вы уже подключились! Демонстрировать экран тоже просто. Легкость использования особенно полезна на встречах с командой: некоторые участники находятся рядом со мной в офисе, другие — в разных уголках мира в одно и то же время».

Функция именных смарт-меток для видеосвязи, одна из наших последних инноваций в Zoom Rooms, с помощью ИИ применяет имена для пользователей на видео в зале Zoom. Функция именных смарт-меток для голосовой связи выделяет выступающего в зале. Благодаря этому другим участникам будет проще определять, кто присутствует в зале и кто выступает.

Если обе эти функции включены, полученную метку выступающего можно использовать с целью присвоения атрибутов для функций, связанных с конференциями, например субтитры, расшифровки и сводки конференции. Включив эту функцию на уровне учетной записи и поощрив сотрудников использовать автоматически создаваемые именные смарт-метки, вы сможете повысить инклюзивность и продуктивность конференций, поскольку каждого участника Zoom Rooms можно будет идентифицировать.

А благодаря функции интеллектуального режиссера в Zoom Rooms удаленные сотрудники лучше видят своих офисных коллег в более крупных помещениях. Она позволяет устранить ужасный «вид на дорожку для боулинга», широко распространенный в конференц-залах. Функция интеллектуального режиссера использует несколько камер и технологии ИИ, чтобы определить наилучший угол отображения до 16 участников в зале Zoom.

«Я вижу всех участников и выражения их лиц во время разговора. Наконец-то я чувствую, что сижу в одном зале со своей командой, — говорит Эш. — Хоть я и нахожусь в другом регионе, мне кажется, что я там, в лондонском офисе».

Решения от партнеров по аппаратным средствам также могут способствовать повышению инклюзивности. Logitech Sight, сертифицированное компанией Zoom аппаратное средство, расширяет возможности конференц-залов благодаря сопряжению с камерой, установленной в передней части зала, создавая эффект домашней веб-камеры. С помощью функции интеллектуального переключения, уже доступной в бета-версии CollabOS 1.13, устройство Sight автоматически переключается во время трансляции между камерой, установленной в передней части зала, и камерой, размещенной в центре стола, в зависимости от того, в какую из них смотрит участник. 

Гибридная среда высокого качества — обязательное условие для наиболее важных конференций с главными клиентами и руководителями высшего звена. Используя в зале заседаний совета директоров последние инновационные функции на базе ИИ, такие как именные смарт-бейджи и интеллектуальный режиссер, можно создавать более вовлекающие и динамичные конференции с эффектом присутствия, на которых всех участников совета и руководителей четко видно и можно узнать.

Сотрудники, которые ходят на работу в офис, хотят, чтобы это было целесообразным. Они хотят тратить время в офисе на задачи, которые лучше выполнять очно: встречи с клиентами, проведение сеансов мозгового штурма, ведение коллективной работы над проектом или знакомство с командой за обедом. 

Если сотрудникам сложно покинуть дом, приходится ехать с пробками и искать место для парковки, то они хотят проводить время с пользой, чтобы дорога на работу была оправданной.

«Сотрудники хотят четко понимать, что их ожидает в офисе, — сообщает Джефф Смит (Jeff Smith), руководитель по продуктам Zoom Meetings, Zoom Spaces и Zoom Whiteboard. — Они не хотят приходить только ради того, чтобы узнать, что невозможно сесть рядом с коллегами по команде или что все конференц-залы забронированы».

Сотрудники могут использовать решение Zoom «Резервирование рабочего места», чтобы заранее бронировать рабочий стол на конкретный день или осуществлять периодическое бронирование. Можно настроить «Резервирование рабочего места» для плана офиса, чтобы сотрудники видели, где сидят коллеги, и могли выбрать рабочий стол рядом с участниками своей команды или возле кофемашины, если им так удобнее. Можно создавать отдельные участки на плане, чтобы сотрудники проще находили места рядом с коллегами со своего отдела.

В интеллектуальных рекомендациях «Резервирования рабочего места» на базе ИИ предлагаются лучшие места с учетом предпочтений сотрудника или дней, в которые будет больше его коллег по команде.

Развернув решение «Резервирование рабочего места» с устройствами, сертифицированными компанией Zoom, например Neat Frame, Neat Pad или Neat Board 50, вы сможете эффективнее искать места для работы и быстро бронировать пространства с гибкими возможностями, такие как открытые участки, залы совещаний и кабины для телефонных переговоров. Удобные возможности бронирования позволяют сотрудникам уделять больше времени действительно важным задачам в местах, которые наилучшим образом соответствуют их потребностям.

Наши сотрудники Zoom используют решение «Резервирование рабочего места», чтобы заранее планировать и резервировать все необходимое для комфортной и продуктивной работы, например рабочие места и конференц-залы. Есть даже рабочие места со специальным оборудованием, например регулируемыми по высоте рабочими столами и двойными мониторами.

А что, если сотрудник встречается с клиентом и команде по обустройству рабочих мест необходима информация для подготовки зала? «Резервирование рабочего места» позволяет добавить пользовательский опросник, чтобы узнать у коллег, планируют ли они принимать клиентов, и передать полученные сведения офисному персоналу. Эта информация поможет вашей команде по обустройству рабочих мест эффективнее планировать заказы еды, выделение ресурсов и многие другие моменты, чтобы повысить комфорт сотрудников.

Система цифровых табло поможет сотрудникам, прибывшим в офис, найти свое место, предоставит им дружеские напоминания и ознакомит с другой важной информацией. Систему цифровых табло можно настроить на показ любой полезной информации для сотрудников: карт «Резервирования рабочего места», календарей мероприятий, обеденного меню и офисных правил.

Сотрудники стремятся получать больше пользы от посещений офиса, и перед командами по административно-хозяйственным вопросам стоит задача создать желаемую гибридную рабочую среду, которая оправдывает трату времени на дорогу. Помимо прочего, они должны предоставить технологии, которые работают так же хорошо, что и используемые на рабочих местах на дому (или лучше), и создать рабочие места, поддерживающие желание сотрудников общаться и вести коллективную работу с коллегами.

Если вас беспокоит стоимость таких обновлений, то вы не одиноки. Во времена экономической неопределенности многие компании ищут способы сократить свои расходы. В отчете компании Deloitte за 2023 год утверждается, что 54% руководителей финансовых отделов заявили, что CEO просят их сосредоточиться на сокращении затрат, а затраты на недвижимость и офисные площади — одни из самых высоких для компаний. 

Командам по обустройству рабочих мест необходимо искать способы вдохнуть новую жизнь в объекты, в которые уже вложены инвестиции, используя гибкие технологические решения, работающие с имеющимися аппаратными средствами. 

Начните с адаптации своих пространств под текущие потребности сотрудников и преобразования помещений, которые больше не используются. Данные помогут вам понять, как сотрудники пользуются офисом, и вы сможете принимать решения, основанные на информации.

Например, решения «Резервирование рабочего места» и Zoom Rooms позволяют узнать, сколько рабочих столов резервируется и используется в день, какие конференц-залы бронируются чаще всего, а какие редко пользуются спросом. Используя эту информацию, вы сможете сократить расходы, уменьшив количество используемых для выполнения деятельности этажей и преобразовав залы, которые больше не отвечают изменяющимся потребностям сотрудников. 

Например, вы можете осознать, что вам больше не нужны огромные конференц-залы, поскольку количество очных участников конференций уменьшилось. Можно использовать перегородки для разделения помещения на меньшие зоны для неофициальных собраний. 

Многие организации стремятся обеспечить видеосвязью больше малых помещений, не тратя при этом много средств. Zoom Rooms позволяет превратить любое пространство в гибридный конференц-зал с возможностью присоединяться к конференции Zoom касанием кнопки. Zoom Rooms можно настроить быстро и с оптимальными затратами, используя уже имеющиеся аппаратные средства или выбрав решения из гибкой экосистемы аппаратных средств, предлагаемых нашими партнерами. 

Кроме того, для поддержки таких пространств дополнительные ресурсы не требуются: программа Управление устройствами Zoom позволяет удаленно управлять залами и устройствами на централизованном портале администратора.

Poly Lens, сертифицированное компанией Zoom решение от нашего партнера по аппаратным средствам HP Poly, теперь интегрируется с программой «Управление устройствами Zoom», чтобы предоставлять подробную информацию о состоянии работоспособности залов, что позволяет повышать эффективность работы, получать аналитические сведения и устранять неполадки со встроенным решением Zoom Rooms. Вся эта информация доступна на портале Poly Lens. 

«На самом деле не существует единого оптимального способа обустройства офиса, поскольку все зависит от сотрудников и от того, что им необходимо для наиболее эффективного ведения коллективной работы, — говорит Джефф Смит. — Поэтому требуются гибкие решения — технологии, которые адаптируются к пространству и способу его использования сотрудниками».

У каждой организации найдется свой ответ на вопрос «Что такое гибридная работа?». Мы в Zoom понимаем под ней то, что некоторые сотрудники работают удаленно, а некоторые — по гибридному графику, то есть посещают офис в конкретные дни. Для нас офис — это не просто физическое пространство, а место, привлекающее сотрудников, центр креативности и инноваций, объединяющий коллег Zoom из реальной и виртуальной среды.

Используя соответствующие технологии, офис можно превратить в пространство для коллективной работы, коммуникации и налаживания связей, предназначенное для удовлетворения текущих и будущих потребностей сотрудников.

Узнайте, как Zoom Rooms и решения для рабочего места могут помочь вашей команде создать эффективную и гибкую гибридную рабочую среду.

Примечание редактора. Эта запись была изначально опубликована в сентябре 2023 года, а в январе 2025 года была обновлена информацией о новейших продуктах.