Как создать лучшую гибридную рабочую среду с помощью Zoom

Наше представление об офисе изменилось, ведь работа выполняется в любом месте: за обеденным столом, в кафе и номере отеля. Это не постоянное место с традиционными кубиклами и конференц-залами, где сотрудники должны проводить восемь часов в день пять дней в неделю. Это гибридная рабочая среда для коллективной работы и общения.

Все больше сотрудников возвращается в офис, но имеет гибкую возможность иногда работать удаленно. Результаты исследования свидетельствуют о том, что по состоянию на февраль 2023 г. по гибридному графику (несколько дней в офисе, несколько дней дома) трудится 41% людей, занимающих должности с возможностью удаленной работы, по сравнению с 35% по состоянию на январь 2022 г. 

Такой гибкий подход позволяет многим сотрудникам воспользоваться преимуществами обеих форм работы, но модель гибридной работы представляет собой проблему для команд по обустройству рабочих мест и административно-хозяйственным вопросам. Как бы то ни было, нужно найти способ обеспечить наилучшие условия для всех сотрудников, независимо от того, работают ли они в офисе пять дней в неделю, половину времени из дома или полностью удаленно. 

В Zoom мы знаем о проблемах, связанных с созданием эффективной гибридной рабочей среды, ведь мы сталкивались с ними сами. У нас много удаленных сотрудников, которые живут и работают в разных уголках мира. Остальные работают по структурированному гибридному графику: посещают распределенные по всему миру офисы два раза в неделю. 

Наши офисы — демонстрационный пример того, как каждый может использовать наши технологии для создания эффективного гибридного рабочего места, которое способствует общению, коллективной работе и установлению доверия среди распределенных команд. Это центры, в которых мы знакомимся друг с другом, вместе работаем и пользуемся создаваемыми нами продуктами, чтобы улучшать их. 

Создав гибридную рабочую среду, мы объединились, чтобы совершенствовать собственные технологии, продолжать внедрять инновации и поддерживать наших клиентов по всему миру с помощью решений, которые помогают определить гибридную рабочую среду.

Если вы столкнулись с проблемами в ходе создания успешного гибридного рабочего места, которое действительно отвечает потребностям ваших сотрудников, представленные ниже советы и стратегии могут помочь вам.

Платформа Zoom всегда была предназначена для гибридной коллективной работы. Даже до пандемии у нас были распределенные команды, работающие вместе в наших офисах по всему миру. Мы знаем преимущества удаленной работы, такие как возможность привлечения и найма лучших специалистов, независимо от их местоположения, а также оказание поддержки коллегам с разными потребностями и способностями. Мы также осознаем преимущества очной работы: непринужденные разговоры, формирование команды и социальное взаимодействие.

Наши технологии объединяют людей независимо от места их работы. Коллективный чат, телефония, видеоконференции, почта и календарь, доска сообщений, виртуальные рабочие места и инструменты для повышения вовлеченности сотрудников помогают налаживать связи между людьми в центре и распределенном коллективе. 

В этом новом мире гибридной работы мы осознаем необходимость сделать конференции более инклюзивными, предоставив всем участникам равные права. Удаленные сотрудники тоже хотят видеть всех в конференц-зале и принимать участие в побочных разговорах. Офисные сотрудники хотят иметь возможность быстро и легко присоединяться к конференциям, как это было дома. Они хотят, чтобы технологии работали сами по себе, чтобы не надо было приглашать специалистов по аудио- и видеотехнике для установки кабелей и соединений.

«Так как я живу в сельской местности в Англии, мне всегда было сложно добираться в лондонский офис для личного участия в конференциях с командой, — делится Эш Торнли-Дэвис (Ash Thornley-Davies), специалист по работе с клиентами в сфере здравоохранения, который работает удаленно. — Раньше это было что-то вроде запоздалой мысли, как заметка, которую пишешь сбоку на экране во время разговора за столом».

Zoom Rooms предоставляет всем участникам более простые и равные возможности гибридных конференций независимо от места присоединения. Команды по обустройству рабочих мест, создающие более гибкие офисы, оценят, насколько легко вести видеовзаимодействие в HD-качестве в любом пространстве: от небольшого уголка для двух-трех человек до зала заседаний совета директоров и презентационного зала. 

Сотрудники в офисе могут зарезервировать зал и присоединиться к конференции так же просто, как воспользоваться телефоном или ноутбуком. 

«Такой положительный опыт использования обусловлен простотой, — сообщает Джефф Харлинг (Jeff Harling), руководитель службы цифровой поддержки, работающий в офисе Zoom в Денвере. — Одно нажатие кнопки — и вы уже подключились! Демонстрировать экран тоже просто. Легкость использования особенно полезна на встречах с командой: некоторые участники находятся рядом со мной в офисе, другие — в разных уголках мира в одно и то же время».

А благодаря интеллектуальному режиссеру в Zoom Rooms удаленные сотрудники лучше видят своих офисных коллег в более крупных помещениях. Он позволяет устранить ужасный «вид на дорожку для боулинга», широко распространенный в конференц-залах. Интеллектуальный режиссер использует несколько камер и технологии ИИ, чтобы определить наилучший угол отображения до 16 участников в зале Zoom Room в их собственных видеоокнах.

«Я вижу всех участников и выражения их лиц во время разговора. Наконец-то я чувствую, что сижу в одном зале со своей командой, — говорит Эш. — Хоть я и нахожусь в другом регионе, мне кажется, что я там, в лондонском офисе».

Гибридная среда высокого качества — обязательное условие для наиболее важных конференций с главными клиентами и руководителями высшего звена. Используя в зале заседаний совета директоров последние инновации на основе ИИ, такие как интеллектуальный режиссер, вы можете создавать более вовлекающие и динамичные конференции с эффектом присутствия, на которых всех участников совета и руководителей четко видно.

Сотрудники, которые ходят на работу в офис, хотят, чтобы это было целесообразным. Они хотят тратить время в офисе на задачи, которые лучше выполнять очно: встречи с клиентами, проведение сеансов мозгового штурма, ведение коллективной работы над проектом или знакомство с командой за обедом. 

Результаты опроса сотрудников Zoom по всему миру показали, что основная причина, по которой наши сотрудники ходят на работу в офис, — общение с коллегами.

«Наша модель гибридной работы помогла мне построить более крепкие отношения с коллегами, что оказало положительное влияние на мое психическое здоровье», — говорит Джамоник Флетчер (Jamonique Fletcher), специалист по вопросам разнообразия, равноправия и инклюзивности, которая работает в штаб-квартире Zoom в Сан-Хосе, штат Калифорния. 

Если сотрудникам сложно покинуть дом, приходится ехать с пробками и искать место для парковки, то они хотят проводить время с пользой, чтобы дорога на работу была оправданной.

«Сотрудники хотят четко понимать, что их ожидает в офисе, — сообщает Джефф Смит (Jeff Smith), руководитель по продуктам Zoom Meetings, Zoom Spaces и Zoom Whiteboard. — Они не хотят приходить только ради того, чтобы узнать, что невозможно сесть рядом с коллегами по команде или что все конференц-залы забронированы».

Сотрудники могут использовать решение Zoom «Резервирование рабочего места», чтобы заранее бронировать рабочий стол на конкретный день или осуществлять периодическое бронирование. Можно настроить «Резервирование рабочего места» для плана офиса, чтобы сотрудники видели, где сидят коллеги, и могли выбрать рабочий стол рядом с участниками своей команды или возле кофемашины, если им так удобнее. Можно создавать отдельные участки на плане, чтобы сотрудники проще находили места рядом с коллегами со своего отдела.

В интеллектуальных рекомендациях «Резервирования рабочего места» на основе ИИ предлагаются лучшие места с учетом предпочтений сотрудника или даты, в которую будет больше его коллег по команде.

Наши сотрудники Zoom используют решение «Резервирование рабочего места», чтобы заранее планировать и резервировать все необходимое для комфортной и производительной работы: рабочие места, конференц-залы, парковочные места и шкафчики. Есть даже рабочие места со специальным оборудованием, например регулируемыми по высоте рабочими столами и двойными мониторами.

«Благодаря решению „Резервирование рабочего места“ я могу без проблем зарезервировать свое рабочее место, чтобы эффективно вести коллективную работу с присутствующими рядом и удаленными коллегами Zoom», — говорит Джамоник.

А что, если сотрудник встречается с клиентом и хочет убедиться в том, что зал правильно обустроен? «Резервирование рабочего места» позволяет добавить пользовательский опросник, чтобы узнать у коллег, планируют ли они принимать клиентов, и передать полученные сведения офисному персоналу. Также можно узнавать у сотрудников, остаются ли они на обед или уходят раньше. Эта информация поможет вашей команде по обустройству рабочих мест эффективнее планировать заказы еды, выделение ресурсов и многие другие моменты, чтобы повысить комфорт сотрудников.

Система цифровых табло поможет сотрудникам, прибывшим в офис, найти свое место, предоставит им дружеские напоминания и ознакомит с другой важной информацией. Систему цифровых табло можно настроить на показ любой полезной информации для сотрудников: карт «Резервирования рабочего места», календарей мероприятий, обеденного меню и офисных правил.

«Дисплеи системы цифровых табло в офисе помогают мне оставаться в курсе последних новостей и напоминаний от компании, — делится Джамоник. — Больше всего мне нравится то, что можно посмотреть обеденное меню дня!»

Сотрудники стремятся получать больше пользы от посещений офиса, и перед командами по административно-хозяйственным вопросам стоит задача создать желаемую гибридную рабочую среду, которая оправдывает трату времени на дорогу. Помимо прочего, они должны предоставить технологии, которые работают так же хорошо, что и используемые на рабочих местах на дому, (или лучше) и создать рабочие места, поддерживающие желание сотрудников общаться и вести коллективную работу с коллегами.

Если вас беспокоит стоимость таких обновлений, то вы не одиноки. Во времена экономической неопределенности многие компании ищут способы сократить свои расходы. В отчете компании Deloitte за 2023 год утверждается, что 54% руководителей финансовых отделов заявили, что генеральные директора просят их сосредоточиться на сокращении затрат, а затраты на недвижимость и офисные площади — одни из самых высоких для компаний. 

Командам по обустройству рабочих мест необходимо искать способы вдохнуть новую жизнь в объекты, в которые уже вложены инвестиции, используя гибкие технологические решения, работающие с имеющимися аппаратными средствами. 

Начните с адаптации своих помещений под текущие потребности сотрудников и преобразуйте помещения, которые больше не используются. Данные помогут вам понять, как сотрудники пользуются офисом, и вы сможете принимать решения, основанные на информации.

Например, решения «Резервирование рабочего места» и Zoom Rooms позволяют узнать, сколько рабочих столов резервируется и используется в день, какие конференц-залы бронируются чаще всего, а какие редко пользуются спросом. Можно сократить расходы, уменьшив количество используемых для выполнения деятельности этажей и преобразовав залы, которые больше не отвечают изменяющимся потребностям сотрудников. 

Например, вы можете осознать, что вам больше не нужны огромные конференц-залы, поскольку количество очных участников конференций уменьшилось. Можно использовать перегородки для разделения помещения на меньшие зоны для неофициальных собраний.

Многие организации стремятся обеспечить видеосвязью большое количество малых помещений, не тратя при этом много средств. Zoom Rooms помогает превратить любое помещение в гибридный конференц-зал с возможностью присоединяться к конференции Zoom касанием кнопки. Zoom Rooms можно настроить быстро и с оптимальными затратами, используя уже имеющиеся аппаратные средства или выбрав решения, предлагаемые гибкой экосистемой партнеров (например, Neat, HP/Poly, Logitech и DTEN).

Для максимальной гибкости приобретите универсальное устройство, например Neat Board или DTEN D7, чтобы можно было превратить любой офисный уголок в гибридное пространство для конференций с возможностями видеосвязи, демонстрации экрана и доски сообщений.

«На самом деле не существует единого оптимального способа обустройства офиса, поскольку все зависит от сотрудников и от того, что им необходимо для наиболее эффективного ведения коллективной работы, — говорит Джефф Смит. — Поэтому требуются гибкие решения — технологии, которые адаптируются к пространству и способу его использования сотрудниками».

У каждой организации найдется свой ответ на вопрос «Что такое гибридная работа?». Мы в Zoom понимаем под ней то, что некоторые сотрудники работают удаленно, а некоторые — по гибридному графику, то есть посещают офис в конкретные дни. Для нас офис — это не просто физическое пространство, а место, привлекающее сотрудников, центр креативности и инноваций, объединяющий коллег Zoom из реальной и виртуальной среды.

Используя соответствующие технологии, офис можно превратить в пространство для коллективной работы, коммуникации и налаживания связей, предназначенное для удовлетворения текущих и будущих потребностей сотрудников.

Узнайте, как Zoom Rooms и решения для рабочего места могут помочь вашей команде создать эффективную гибридную рабочую среду.