Como desenvolver o melhor ambiente de trabalho híbrido com o Zoom

Desde que o trabalho passou a ser realizado nos mais diversos lugares, de salas de jantar e cafés a quartos de hotel, nosso jeito de imaginar o escritório mudou. Não é mais um local fixo com os tradicionais cubículos e as salas de conferência, onde os funcionários cumpriam um expediente de oito horas diárias, cinco vezes por semana. Estamos falando de um ambiente de trabalho híbrido e flexível voltado para colaboração e a conexão.

Um número crescente de funcionários está retornando ao escritório de alguma forma, mas às vezes eles têm a flexibilidade de trabalhar remotamente. Em um relatório de pesquisa de 2024 encomendado pelo Zoom e realizado pela Reworked Insights, 64% dos líderes afirmaram que sua organização está implementando um modelo híbrido e 82% disseram que planejam tornar seu local de trabalho mais flexível nos próximos dois anos.

Essa abordagem flexível oferece o cenário ideal para muitos funcionários, contudo, o modelo de trabalho híbrido impõe um desafio para as equipes responsáveis pelo local de trabalho e pelas instalações. Afinal de contas, é preciso encontrar uma forma de proporcionar a melhor experiência a todos os funcionários: os que trabalham presencialmente a semana toda, os que atuam de forma híbrida ou os que são 100% remotos.

No Zoom, conhecemos os desafios de desenvolver um ambiente de trabalho híbrido eficaz porque nós mesmos os enfrentamos. Nossos escritórios são um exemplo prático de como qualquer pessoa pode usar nossas tecnologias para criar um ambiente de trabalho híbrido eficaz que promova conexão, colaboração e confiança entre equipes dispersas geograficamente. Eles são hubs onde nos conhecemos, trabalhamos juntos e usamos os produtos que criamos para que possamos melhorá-los. 

Ao adotar o ambiente de trabalho híbrido, unimos esforços para melhorar nossas tecnologias, inovar e prestar suporte aos clientes globais com soluções que ajudam a definir a experiência do trabalho híbrido.

Se você também está enfrentando os desafios de desenvolver um local de trabalho híbrido de sucesso, que realmente dê o suporte que seus funcionários precisam, veja algumas dicas e estratégias que podem ser úteis.

Há benefícios no trabalho remoto, como poder atrair e contratar os melhores talentos independentemente de onde morem, além de poder dar suporte a colegas com diferentes necessidades e capacidades. Compreendemos também os benefícios do trabalho presencial: conversas orgânicas, construção de equipes e experiências sociais.

Nossas tecnologias reúnem as pessoas de todo o mundo, de onde quer que estejam trabalhando, com chat em equipe, telefone, reunião por vídeo, e-mail e calendário, quadro de compartilhamento, espaços de trabalho virtuais e ferramentas para participação do funcionário, estimulando as conexões entre quem está no escritório e a força de trabalho dispersa geograficamente. 

Neste mundo novo de trabalho híbrido, percebemos a necessidade de tornar as reuniões mais igualitárias e inclusivas. Funcionários remotos não querem ter uma experiência inferior, incapazes de enxergar quem está na sala de conferência ou participar de conversas paralelas. Funcionários presenciais querem pode acessar reuniões com rapidez e facilidade como faziam em casa. Querem que a tecnologia funcione, sem se preocupar com cabos e conexões que precisam de um especialista para instalar.

"Morar no interior da Inglaterra dificulta na hora de ir até o escritório de Londres para participar de reuniões presenciais com a equipe", conta Ash Thornley-Davies, executivo de contas da área da saúde do Zoom que trabalha remotamente. "Antes, isso fazia eu me sentir em segundo plano, como uma nota de rodapé na ata da reunião que acontecia em torno da mesa."

O Zoom Rooms proporciona a todos uma experiência de reunião híbrida mais igualitária e simples, não importa onde estejam. As equipes de local de trabalho que estão desenvolvendo escritórios mais flexíveis vão gostar de saber quão fácil é oferecer colaboração em vídeo HD nos diferentes espaços: de um espaço huddle para duas ou três pessoas, passando por uma sala de reuniões entre executivos até uma sala para apresentações. 

Para os funcionários do escritório, reservar uma sala e entrar em uma reunião é tão fácil quanto usar o telefone ou o notebook.

"A simplicidade é o que torna a experiência tão positiva", disse Jeff Harling, chefe de suporte digital, do escritório do Zoom em Denver. "Para entrar, basta clicar em um botão! Compartilhar a tela também é fácil. A simplicidade é muito útil em reuniões com minha equipe, que conta tanto com pessoas sentadas ao meu lado no escritório quanto com gente espalhada pelo mundo, todos ao mesmo tempo."

As Etiquetas de nome inteligentes, a mais recente inovação do Zoom Rooms, usam a IA para colocar as etiquetas de nomes nas pessoas em um Zoom Room, facilitando que outros participantes saibam quem está na sala, independentemente de alguém estar falando ou não.

Habilitar esse recurso no nível da conta e incentivar os funcionários a se inscreverem para usar automaticamente as etiquetas de nome inteligentes pode ajudar a tornar as reuniões mais inclusivas e produtivas, permitindo que cada participante do Zoom Rooms seja identificado.

E, com o diretor inteligente do Zoom Rooms, os funcionários remotos conseguem um ângulo de visão melhor dos colegas que estão no escritórios em espaços maiores, evitando a temida "vista da pista de boliche", tão comum em salas de conferência. O diretor inteligente usa diversas câmeras e a tecnologia de IA para definir o melhor ângulo para exibir até 16 indivíduos em um Zoom Room.

"Consigo enxergar todo mundo e ver a expressão nos rostos enquanto conversamos. Tenho a sensação de dividir a sala com a equipe", elogia Ash. "Mesmo distante, também estou no escritório de Londres."

As soluções de parceiros de hardware também podem ajudar a promover uma maior inclusão. A Logitech Sight, uma solução de hardware com certificação do Zoom, aprimora as salas de reunião combinando com uma câmera frontal na sala para proporcionar uma experiência de webcam como se estivesse em casa. Com o Smart Switching, disponível agora na versão beta pública do CollabOS 1.13, o Sight fará a transição automática da transmissão da câmera entre a câmera frontal da sala e a do centro da mesa de acordo com a direção para a qual o participante está voltado.

Uma experiência híbrida de alta qualidade é essencial para as reuniões mais importantes com os principais clientes e executivos. Ter as mais recentes inovações de IA, como o diretor inteligente e as etiquetas de nome inteligentes, em sua sala executiva pode criar uma forma mais imersiva, envolvente e dinâmica de reunião, de modo que todo os membros do conselho e líderes possam ser vistos com maior clareza e reconhecidos.

Os funcionários que vão ao escritório querem ir até lá com um propósito. Desejam usar seu tempo nesse espaço para se dedicar às atividades que funcionam melhor presencialmente: reunir-se com clientes, fazer sessões de brainstorming, colaborar em projetos ou conhecer seus colegas no almoço.

Se os funcionários vão ter o trabalho de sair de casa, enfrentar o trânsito e encontrar um estacionamento, eles querem que o tempo seja aproveitado, sem se preocupar com logística.

"Os funcionários querem ter uma ideia clara do que esperar ao chegar ao escritório", revela Jeff Smith, chefe dos produtos Zoom Meetings, Spaces e Whiteboard. "Eles não querem chegar aqui e descobrir que não podem se sentar ao lado de seus colegas ou que todas as salas de conferência estão reservadas."

Os funcionários podem usar a Reserva de local de trabalho do Zoom para reservar uma mesa com antecedência para um dia específico ou fazer uma reserva recorrente. Você pode personalizar a Reserva de local de trabalho para o layout do seu escritório e oferecer aos funcionários a visibilidade de onde outros colegas estão sentados, para que eles possam escolher uma mesa perto da equipe ou perto da cafeteira, se preferirem. Você também pode criar bairros dentro do seu layout para facilitar que as pessoas se sentem perto de outras pessoas dos seus departamentos.

As soluções inteligentes com IA da Reserva de local de trabalho podem recomendar o melhor lugar de acordo com as preferências do funcionário ou com a data em que mais colegas estarão presentes.

Implementar a reserva de local de trabalho com dispositivos certificados pelo Zoom, como o Neat Frame, Neat Pad ou Neat Board 50, aumenta a eficiência de encontrar um espaço para trabalhar, facilitando a reserva rápida de locais flexíveis, como áreas abertas, salas huddle e cabines telefônicas. Com uma experiência de reserva perfeita, os funcionários podem investir mais tempo nas coisas que realmente importam para eles, usando os espaços que melhor atendem às suas necessidades.

Nossos Zoomies usam a Reserva de local de trabalho para planejar com antecedência tudo de que precisam para trabalhar de forma confortável e produtiva, como estações de trabalho e salas de conferência. Eles conseguem até encontrar estações de trabalho com equipamentos especiais, como mesas com ajuste de altura e monitores duplos.

Mas e se um funcionário estiver se reunindo com um cliente e a equipe do local de trabalho quiser informações para configurar a sala? A Reserva de local de trabalho permite que você inclua um questionário personalizado para poder perguntar aos funcionários se eles planejam trazer clientes para o local, se vão ficar para almoçar ou se vão sair mais cedo, alertando a equipe do escritório. Isso ajuda a equipe do local de trabalho a planejar com mais eficiência os pedidos de alimentação, a alocação de recursos e muito mais, para que os funcionários tenham uma experiência mais tranquila.

Quando chegam ao escritório, os funcionários contam com sinalização digital para guiá-los, fornecer lembretes e comunicar outras informações importantes. É possível configurar a sinalização digital para exibir qualquer conteúdo que seja útil aos funcionários, de mapas de Reserva de local de trabalho a calendário de eventos, cardápios de almoço e normas do escritório.

Com funcionários esperando cada vez mais de suas idas ao escritório, as equipes das instalações sofrem pressão para criar o ambiente de trabalho híbrido que compense o deslocamento. Isso inclui tecnologia que funcione tão bem ou melhor que a configuração de home-office do funcionário, além de espaços de trabalho que acomodem seu desejo de socializar e colaborar com colegas.

Se você se preocupa com o quanto vão custar essas atualizações, você não está só. Em tempos de incerteza econômica, diversas empresas têm buscado meios de cortar gastos. Em um relatório de 2023 da Deloitte, 54% dos líderes financeiros afirmaram que seus CEOs pediam a eles que se concentrassem na redução de custos, e não é segredo que imóveis e espaço de escritórios representam alguns dos custos mais elevados de uma empresa. 

As equipes de local de trabalho precisam reinventar os investimentos existentes por meio de soluções de tecnologia flexível que funcionam com o hardware que já possuem.

Comece adaptando seus espaços para acomodar aquilo que os funcionários precisam neste momento e reconfigure os espaços que não estão mais sendo usados. Dados podem ajudar você a compreender o modo como os funcionários usam o escritório para que você possa tomar decisões fundamentadas.

Por exemplo, a Reserva de local de trabalho e o Zoom Rooms permitem visualizar quantas mesas são reservadas e aproveitadas a cada dia, quais são as salas de conferência mais procuradas e as menos procuradas. Essas informações podem permitir a você cortar custos pela consolidação de operações em menos andares e pela reinvenção de salas que já não atendem mais às necessidades dinâmicas dos funcionários. 

Talvez, por exemplo, suas salas de conferência maiores já não sejam necessárias, pois as reuniões presenciais são menores do que eram antigamente. Você pode usar divisores para separar o espaço transformando em áreas menores para interação informal.

Muitas organizações estão querendo levar o vídeo para um número maior de espaços menores sem gastar muito. O Zoom Rooms permite que você transforme qualquer espaço em uma sala de reuniões híbrida com a possibilidade de participar de uma reunião Zoom, bastando apertar um botão. Muitas vezes, você pode usar o hardware que já tem ou escolher dentre um ecossistema flexível de hardware de nossos parceiros para configurar o Zoom Rooms de forma rápida e econômica. 

E o suporte a esses espaços não requer recursos extras — o gerenciamento de dispositivos do Zoom ajuda você a gerir salas e dispositivos remotamente a partir de um portal de administração centralizado.

A Poly Lens, uma solução certificada pelo Zoom da parceira de hardware HP Poly, agora se integra ao Gerenciamento de dispositivos do Zoom para oferecer um status detalhado sobre integridade da sala para ajudando a melhorar a eficiência, fornecendo insights e solucionando problemas em Zoom Rooms nativos. Todas essas informações podem ser acessadas pelo portal Poly Lens.

"No final das contas, não há um jeito perfeito de configurar o escritório, pois tudo depende dos funcionários e daquilo em que eles precisam colaborar de forma mais eficiente", disse Jeff Smith. "Soluções flexíveis são fundamentais aqui: dispor de tecnologia que se adapte ao espaço e ao modo como os funcionários vão usá-la."

Cada organização vai responder de um jeito à pergunta: "O que é trabalho híbrido?" Para nós, do Zoom, isso significa ter alguns funcionários remotos e outros em uma escala híbrida, com dias específicos no escritório. Enxergamos o escritório não apenas como um endereço físico, mas como um destino que atrai o funcionário, um hub de criatividade e inovação que reúne Zoomies presencial ou virtualmente.

Com a tecnologia correta, seu escritório pode ser um espaço de colaboração, comunicação e e conexão, pensado para as necessidades atuais e futuras dos funcionários.

Descubra como o Zoom Rooms e as soluções de local de trabalho podem ajudar sua equipe a criar um ambiente híbrido, flexível e eficaz.

Nota do editor: esta publicação foi feita originalmente em setembro de 2023 e foi atualizado em agosto de 2024 para incluir novas informações sobre o produto.