Como construir seu melhor ambiente de trabalho híbrido com o Zoom

Desde que o trabalho passou a ser realizados nos mais diversos lugares, de salas de jantar e cafés a quartos de hotel, nosso jeito de imaginar o escritório mudou. Não é mais um local fixo com os tradicionais cubículos e as salas de conferência, onde os funcionários cumpriam um expediente de oito horas diárias, cinco vezes por semana. Estamos falando de um ambiente de trabalho híbrido voltado à colaboração e à conexão.

De um jeito ou de outro, um número crescente de funcionários têm retornado ao escritório, mas com a flexibilidade de trabalhar na modalidade remota de vez em quando. Uma pesquisa revelou que, desde fevereiro de 2023, 41% das pessoas com cargos que podem ser desempenhados remotamente adotaram uma escala híbrida (alguns dias no escritório, outros em casa), saltando de 35% em janeiro de 2022.

Essa abordagem flexível oferece o cenário ideal para muitos funcionários, contudo, o modelo de trabalho híbrido impõe um desafio para as equipes de local de trabalho e instalações. Afinal de contas, é preciso encontrar uma forma de proporcionar a melhor experiência a todos os funcionários: os que trabalham presencialmente a semana toda, os que atuam de forma híbrida ou os que são 100% remotos.

No Zoom, conhecemos os desafios da construção de um ambiente de trabalho híbrido e efetivo: nós passamos por isso. Muito embora diversos de nossos funcionários, os Zoomies, sejam remotos, vivendo e trabalhando em diversas partes do mundo, os demais aderem a uma escala híbrida estruturada, na qual visitam os escritórios da empresa pelo mundo duas vezes por semana.

Nossos escritórios são um exemplo prático de como qualquer um pode usar as tecnologias Zoom para construir um local de trabalho híbrido e efetivo capaz de promover conexão, colaboração e confiança entre as equipes distribuídas. Trata-se de hubs onde nós nos conhecemos, colaboramos e usamos os produtos que criamos para aperfeiçoá-los.

Ao adotar o ambiente de trabalho híbrido, unimos esforços para melhorar nossas tecnologias, inovar e prestar suporte aos clientes globais com soluções que ajudam a definir a experiência do trabalho híbrido.

Se você também estás às voltas com a criação de um local de trabalho híbrido de sucesso, que realmente dê o suporte de que seus funcionários precisam, veja algumas dicas e estratégias que podem ser úteis.

A plataforma Zoom sempre foi projetada para a colaboração híbrida. Mesmo antes da pandemia, tínhamos equipes espalhadas colaborando em nossos escritórios globais. Conhecemos os benefícios do trabalho remoto, como poder atrair e contratar os melhores talentos independentemente de onde morem, além de poder dar suporte a colegas com diferentes necessidades e capacidades. Também compreendemos os benefícios do trabalho presencial: conversas orgânicas, construção de equipes e experiências sociais.

Nossas tecnologias têm a capacidade de reunir todo mundo, de onde quer que estejam trabalhando, com chat em equipe, telefone, reunião por vídeo, e-mail e calendário, quadro de compartilhamento, espaços de trabalho virtuais e ferramentas de envolvimento do funcionário, o que estimula conexões entre quem está no hub e a força de trabalho distribuída.

Neste mundo novo de trabalho híbrido, percebemos a necessidade de tornar as reuniões mais igualitárias e inclusivas. Funcionários remotos não querem ter uma experiência inferior, incapazes de enxergar quem está na sala de conferência ou participar de conversas paralelas. Funcionários presenciais querem pode acessar reuniões com rapidez e facilidade como faziam em casa. Querem que a tecnologia funcione, sem se preocupar com cabos e conexões que precisam de um especialista para instalar.

"Morar no interior da Inglaterra dificulta na hora de ir até o escritório de Londres para participar de reuniões presenciais com a equipe", disse Ash Thornley-Davies, executivo de contas da área da saúde que trabalha remotamente. "Antes, isso fazia eu me sentir em segundo plano, como uma nota de rodapé na ata da reunião que acontecia em torno da mesa."

O Zoom Rooms proporciona a todos uma experiência de reunião híbrida mais igualitária e simples, não importa onde estejam. As equipes de local de trabalho que estão construindo escritórios mais flexíveis vão gostar de saber quão fácil é oferecer colaboração em vídeo HD nos diferentes espaços: de uma pequena área de huddle para duas ou três pessoas, uma sala de reuniões entre executivos até uma sala de apresentações.

Para os funcionários do escritório, reservar uma sala e ingressar numa reunião é tão fácil quanto usar o telefone ou o laptop.

"A simplicidade é o que torna a experiência tão positiva", disse Jeff Harling, chefe de suporte digital, do escritório do Zoom em Denver. "Para ingressar, basta um botão! Compartilhar a tela também é fácil. A simplicidade é muito útil em reuniões com minha equipe, que conta tanto com pessoas sentadas ao meu lado no escritório quanto com gente espalhada pelo mundo, todos ao mesmo tempo."

E, com o diretor inteligente do Zoom Rooms, os funcionários remotos obtêm um ângulo de visão melhor dos colegas que estão no escritórios em espaços maiores, evitando a temida "vista da pista de boliche", tão comum em salas de conferência. O diretor inteligente usa múltiplas câmeras e a tecnologia de IA para determinar o melhor ângulo para exibir até 16 indivíduos em uma Zoom Room em seu próprio bloco de vídeo.

"Consigo enxergar todo mundo e ver a expressão nos rostos enquanto conversamos. Tenho a sensação de dividir a sala com a equipe", afirmou Ash. "Mesmo distante, também estou no escritório de Londres."

Uma experiência híbrida de alta qualidade é essencial para as reuniões mais importantes com os principais clientes e executivos. Ter as mais recentes inovações de IA, como o diretor inteligente, em sua sala executiva pode criar uma forma mais imersiva, envolvente e dinâmica de reunião, de modo que todo os membros do conselho e líderes possam ser vistos com clareza.

Os funcionários que vão ao escritório querem ir até lá com um propósito. Desejam usar seu tempo nesse espaço para se dedicar às atividades que funcionam melhor presencialmente: reunir-se com clientes, fazer sessões de brainstorming, colaborar em projetos ou conhecer seus colegas no almoço.

Em uma pesquisa de Zoomies de todo o mundo, nossos funcionários disseram que o motivo principal para visitarem o escritório é para socializar com os colegas.

"Nosso modelo de trabalho híbrido me ajudou a construir conexões mais profundas com meus colegas, o que teve um impacto positivo em minha saúde mental", disse Jamonique Fletcher, especialista em diversidade, igualdade e inclusão, que trabalha na sede do Zoom em San Jose, Califórnia.

Se os funcionários vão ter o trabalho de sair de casa, enfrentar o trânsito e encontrar um estacionamento, eles querem que o tempo seja aproveitado, sem se preocupar com logística.

"Os funcionários querem ter uma ideia clara do que esperar ao chegar ao escritório", disse Jeff Smith, chefe de Zoom Meetings, Spaces e Whiteboard. "Eles não querem chegar aqui e descobrir que não podem se sentar ao lado de seus colegas ou que todas as salas de conferência estão reservadas."

Os funcionários podem usar a Reserva de local de trabalho do Zoom para reservar uma mesa com antecedência para um dia específico ou de forma recorrente. É possível personalizar a Reserva de local de trabalho conforme o layout do seu escritório e permitir que os funcionários vejam quem está sentando onde, para que possam escolher uma mesa perto de sua equipe ou da máquina de café se preferirem. Também é possível criar distritos dentro do seu layout para que as pessoas se sentem com mais facilidade perto dos colegas de seu departamento.

As soluções inteligentes com IA da Reserva de local de trabalho recomendam o melhor lugar com base nas preferências do funcionário ou na data em que mais colegas estarão presentes.

Nossos Zoomies usam a Reserva de local de trabalho para planejar com antecedência tudo de que precisam para trabalhar de forma confortável e produtiva, de estações de trabalho e salas de conferência a vagas de estacionamento e armários. Eles conseguem até encontrar estações de trabalho com equipamentos especiais, como mesas com ajuste de altura e monitores duplos.

"A Reserva de local de trabalho simplifica a seleção do meu espaço para que eu possa colaborar de forma eficaz com meus colegas Zoomies presencial ou remotamente," disse Jamonique.

Mas e se o funcionário for se reunir com um cliente e quiser se certificar de que a sala tenha as configurações corretas? A Reserva de local de trabalho permite adicionar um questionário personalizado para que você possa perguntar aos funcionários se eles planejam receber clientes, avisando com antecedência o pessoal do escritório. Pergunte também aos funcionários se ficarão para o almoço ou se vão embora mais cedo. Esse recurso ajuda a equipe de local de trabalho a planejar com mais eficiência pedidos de comida, alocação de recursos, entre outros, proporcionando uma experiência de funcionário mais tranquila.

Quando chegam ao escritório, os funcionários contam com sinalização digital para guiá-los, fornecer lembretes e comunicar outras informações importantes. É possível configurar a sinalização digital para exibir qualquer conteúdo que seja útil aos funcionários, de mapas de Reserva de local de trabalho a calendário de eventos, cardápios de almoço e normas do escritório.

"As telas de sinalização digital espalhadas pelo escritório me ajudam a me manter a par de novidades e lembretes da empresa", afirmou Jamonique. "Minha parte favorita é ver o cardápio do almoço do dia!"

Com funcionários esperando cada vez mais de suas visitas ao escritório, as equipes de instalações sofrem pressão para criar o ambiente de trabalho híbrido que compense o deslocamento. Isso inclui tecnologia que funcione tão bem ou melhor que a configuração de home office do funcionário, além de espaços de trabalho que acomodem seu desejo de socializar e colaborar com colegas.

Se você se preocupa com o quanto vão custar essas atualizações, você não está só. Em tempos de incerteza econômica, diversas empresas têm buscado meios de cortar gastos. Em um relatório de 2023 da Deloitte, 54% dos líderes financeiros afirmaram que seus CEOs pediam a eles que se concentrassem na redução de custos, enquanto imóveis e espaço de escritórios representam alguns dos custos mais elevados de uma empresa.

As equipes de local de trabalho precisam reinventar os investimentos existentes por meio de soluções de tecnologia flexível que funcionam com o hardware que já possuem.

Comece adaptando seus espaços para acomodar aquilo de que os funcionários precisem agora e reconfigure os espaços que não são mais usados. Dados podem ajudar você a compreender o modo como os funcionários usam o escritório para que tome decisões fundamentadas.

Por exemplo, a Reserva de local de trabalho e o Zoom Rooms permitem visualizar quantas mesas são reservadas e aproveitadas a cada dia, quais salas de conferência são mais e menos procuradas. É possível cortar custos pela consolidação de operações em menos andares e pela reinvenção de salas que já não atendem mais às necessidades dinâmicas dos funcionários.

Talvez, por exemplo, suas salas de conferência maiores já não sejam necessárias, pois as reuniões presenciais são menores do que eram no passado. Você pode usar divisores para separar o espaço em áreas menores de interação informal.

Diversas organizações buscam instalar capacidades de vídeo em um grande número de espaços menores sem estourar o orçamento. O Zoom Rooms ajuda você a transformar qualquer espaço em uma sala de reunião híbrida, pronta para iniciar uma Zoom Meeting com o toque de um botão. Muitas vezes, é possível usar o hardware que você já tem ou adquiri-los dentre um ecossistema flexível de parceiros, como Neat, HP/Poly, Logitech e DTEN, para configurar o Zoom Rooms de forma rápida e barata.

Para máxima flexibilidade, coloque em um carrinho um dispositivo multifuncional, como o Neat Board ou o DTEN D7, para transformar cada canto do escritório em um espaço de reunião com funcionalidades de vídeo, compartilhamento de tela e quadro de compartilhamento.

"No final das contas, não há um jeito perfeito de configurar o escritório, pois tudo depende dos funcionários e daquilo em que eles precisam colaborar de forma mais eficiente", disse Jeff Smith. "Soluções flexíveis são fundamentais aqui: dispor de tecnologia que se adapte ao espaço e ao modo como os funcionários vão usá-la."

Cada organização vai responder de um jeito à pergunta: "O que é trabalho híbrido?" Para nós, do Zoom, isso significa ter alguns funcionários remotos e outros em uma escala híbrida, com dias específicos no escritório. Enxergamos o escritório não apenas como um endereço físico, mas como um destino que atrai o funcionário, um hub de criatividade e inovação que reúne Zoomies presencial ou virtualmente.

Com a tecnologia correta, seu escritório pode ser um espaço de colaboração, comunicação e e conexão, pensado para as necessidades atuais e futuras dos funcionários.

Descubra como o Zoom Rooms e as soluções de local de trabalho vão ajudar sua equipe a criar um ambiente híbrido e eficaz.