Créer le meilleur environnement de travail hybride avec Zoom

Salons, cafés, chambres d’hôtel… Le travail s’invite dans des lieux qui servaient autrefois d’autres fonctions, preuve que notre vision du bureau a changé. Ce n’est plus cet endroit rigide regroupant des salles de conférence et des boxes traditionnels, où les employés devaient passer huit heures par jour, cinq jours par semaine. Il s’agit d’un environnement de travail hybride destiné à la collaboration et aux échanges.

Un nombre grandissant d’employés retournent sur leur lieu de travail d’une façon ou d’une autre, avec la possibilité de télétravailler de temps en temps. Selon une étude récente de février 2023, 41 % des personnes occupant un poste compatible avec le télétravail ont opté pour une organisation hybride : elles partagent leur semaine entre le bureau et leur domicile. Ce chiffre est en hausse par rapport à janvier 2022, quand il s’élevait à 35 %.

Beaucoup d’employés y trouvent leur compte, car ils profitent des avantages des deux systèmes. Toutefois, ce modèle de travail hybride représente un défi pour les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail. Elles doivent trouver un moyen d’offrir la meilleure expérience à tous les employés, qu’ils se rendent au bureau cinq jours par semaine, la moitié de la semaine ou travaillent uniquement à domicile.

Pour avoir, nous aussi, été confrontés à ce défi, nous savons à quel point il est difficile de créer un environnement de travail hybride efficace. Une grande partie de nos employés, les Zoomies, est intégralement en télétravail et vit dans d’autres pays, mais les autres suivent un planning hybride structuré et se rendent deux fois par semaine dans nos bureaux répartis partout dans le monde.

Ces bureaux démontrent parfaitement comment nous pouvons utiliser nos technologies pour créer un lieu de travail hybride efficace qui favorise les échanges, la collaboration et la confiance entre les équipes dispersées. Ce sont des lieux dans lesquels nous apprenons à nous connaître, à travailler ensemble et à utiliser les produits que nous avons créés pour les améliorer.

En adoptant un environnement de travail hybride, nous pouvons nous rassembler pour perfectionner nos propres technologies, continuer à innover et aider nos clients internationaux à utiliser nos solutions pour définir leur expérience du travail hybride.

Si vous aussi, vous voulez créer un lieu de travail hybride efficace, qui répond vraiment aux besoins de vos employés, voici quelques astuces et stratégies que vous pouvez mettre en place.

La plateforme Zoom a été conçue pour la collaboration hybride. Même avant la pandémie, certains membres de nos équipes travaillaient dans quelques-uns de nos sites à l’étranger. Nous connaissons les avantages du télétravail, parmi lesquels la capacité à attirer et à recruter les meilleurs éléments où qu’ils se trouvent et à s’adapter aux personnes présentant des besoins différents. Nous connaissons aussi les avantages du présentiel : des conversations naturelles, de la cohésion et des expériences sociales.

Que ce soit le chat de groupe, le téléphone, les réunions vidéo, les e-mails, le calendrier, le tableau blanc, les espaces de travail virtuels ou les outils d’engagement des employés, nos technologies rassemblent tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent, et contribuent à renforcer les liens entre les personnes sur place et à distance.

À l’ère du travail hybride, le besoin d’équité et d’inclusivité dans les réunions se fait de plus en plus ressentir. Les employés à distance ne veulent pas d’une expérience de seconde zone, au cours de laquelle ils ne voient personne présent dans la salle de conférence ou ne prennent pas part à la conversation. Les employés sur site veulent pouvoir participer à des réunions aussi rapidement et facilement que lorsqu’ils travaillent à domicile. Ils veulent que la technologie fonctionne instinctivement, sans avoir à se soucier des câbles et connexions nécessitant l’intervention d’un spécialiste en audiovisuel.

Ash Thornley-Davies, chargé de compte Santé qui travaille à distance, témoigne : « Je vis en banlieue anglaise et il m’est parfois difficile de me rendre dans nos bureaux de Londres pour assister à nos points d’équipe. Avant, j’avais l’impression de ne pas vraiment compter, d’être un simple spectateur tenu à l’écart des discussions qui se déroulaient autour de la table. »

Grâce à Zoom Rooms, tout le monde peut profiter de réunions hybrides plus équitables, quel que soit leur mode de participation. Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail qui souhaitent créer des bureaux plus flexibles peuvent facilement introduire la collaboration par la vidéo HD dans n’importe quel espace, du petit huddle pour 2 ou 3 personnes à la salle de conférence, en passant par la salle de réunion de la direction.

Les employés au bureau peuvent réserver une salle et rejoindre une réunion en un clin d’œil avec leur téléphone ou leur ordinateur portable.

Jeff Harling, responsable de l’assistance numérique dans nos locaux de Denver, témoigne : « C’est tellement simple que l’outil est très agréable à utiliser. Il suffit d’appuyer sur un bouton, et on est connecté. Le partage d’écran est aussi très pratique. Cette fonctionnalité m’est très utile quand je fais des réunions avec mon équipe, qui comprend aussi bien des personnes assises à côté de moi que d’autres travaillant à distance partout dans le monde. »

Le réalisateur intelligent de Zoom Rooms offre aux participants à distance une meilleure vue de leurs collègues présents au bureau, en particulier dans les grands espaces tels que les salles de conférence. Cette fonction permet d’éviter les vues statiques donnant sur une table interminable auxquelles nous sommes habitués. Le réalisateur intelligent utilise plusieurs caméras et l’intelligence artificielle pour déterminer le meilleur angle de vue des salles Zoom Room dans chaque vignette de vidéo individuelle, dans la limite de 16 participants.

Ash Thornley-Davies poursuit : « Je peux voir chacun des participants et leurs expressions quand je leur parle. J’ai vraiment l’impression d’être dans la pièce avec le reste de mon équipe. Même si je suis loin géographiquement, j’ai enfin le sentiment d’être présent dans nos bureaux de Londres. »

Il est encore plus important de proposer une expérience hybride de qualité lors des réunions avec les dirigeants et les gros clients. Grâce aux dernières innovations basées sur l’intelligence artificielle, comme le réalisateur intelligent, vous pouvez équiper votre salle de réunion de la direction pour créer des réunions plus immersives, intéressantes et dynamiques, dans lesquelles chaque membre de la direction et participant est pris en compte.

Les employés choisissent de se rendre au bureau dans un but précis. Ils souhaitent consacrer ce temps aux activités qui fonctionnent mieux en personne, comme les réunions avec les clients, les sessions de brainstorming, la collaboration sur un projet ou les pauses déjeuner entre collègues pour mieux se connaître.

Une étude réalisée auprès des Zoomies du monde entier révèle que la principale raison de venir au bureau est pour entretenir les liens avec les collègues.

Jamonique Fletcher, spécialiste Diversité, équité et inclusion au siège social de Zoom à San Jose (Californie), explique : « Notre modèle de travail hybride m’a permis de nouer des liens plus étroits avec mes collègues, ce qui a été très bénéfique pour ma santé mentale ».

Les travailleurs qui prennent la peine de quitter leur domicile, de subir les embouteillages et d’affronter les problèmes de stationnement veulent que leur temps sur place soit bien employé et que tout fonctionne sans accroc.

Jeff Smith, responsable de Zoom Meetings, Spaces et Whiteboard, ajoute : « Les employés qui se rendent au bureau veulent savoir exactement à quoi s’attendre. Ils veulent l’assurance de pouvoir s’asseoir à côté des autres membres de leur équipe ou de pouvoir occuper une salle de conférence. »

Les employés peuvent se rendre dans Réservation d’un espace de travail Zoom et réserver un bureau à l’avance pour un jour précis ou pour une période récurrente. Vous pouvez personnaliser Réservation d’un espace en fonction de la disposition de vos locaux et indiquer à vos employés où vont s’installer les autres employés pour qu’ils puissent choisir un bureau à proximité de leur équipe ou de la machine à café, par exemple. Vous pouvez créer des voisinages dans votre configuration afin de faciliter le regroupement de membres d’un même service.

Les suggestions basées sur l’IA recommandent la meilleure place en fonction des préférences des employés ou la date à laquelle le plus grand nombre de collègues sera présent.

Nos Zoomies utilisent aussi Réservation d’un espace de travail pour planifier leur venue et réserver tout ce dont ils ont besoin pour être bien installés et efficaces, des postes de travail aux salles de conférence, en passant par les places de stationnement et les casiers. Ils peuvent même rechercher des postes de travail offrant des équipements spécifiques, tels que des bureaux à taille ajustable ou des ordinateurs à double écran.

Jamonique Fletcher commente : « Grâce à Réservation d’un espace de travail, je peux facilement réserver mon espace de travail pour travailler efficacement avec mes collègues sur site et à distance. »

Dans le cas d’une réunion entre un employé et un client, Réservation d’un espace de travail propose des options pour vous assurer que la salle est correctement configurée. Vous pouvez ajouter un questionnaire personnalisé dans lequel vos employés indiquent s’ils prévoient d’occuper la salle avec un client, de sorte que les responsables de la salle soient prévenus à l’avance. N’oubliez pas de leur demander s’ils comptent déjeuner sur place ou partir plus tôt. Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail peuvent ainsi prévoir les commandes de repas et mieux attribuer les ressources, afin d’améliorer l’expérience de tous les employés.

La signalisation numérique peut guider les employés à leur arrivée au bureau pour qu’ils trouvent leur salle, mais aussi afficher des rappels ou d’autres informations importantes. Les contenus affichés sur la signalisation numérique sont entièrement personnalisables. Utilisez-les pour communiquer des informations pratiques telles que les plans de Réservation d’un espace de travail, les calendriers des événements, les menus du déjeuner et les règles des locaux.

Selon Jamonique Fletcher : « La signalisation numérique installée aux quatre coins des bureaux m’informe des dernières actualités de l’entreprise et m’affiche des rappels utiles. Mais ce que je préfère, c’est le menu du jour pour le déjeuner ! »

Soumises à une forte pression des employés qui cherchent à optimiser leur présence au bureau, les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail redoublent d’efforts pour proposer un environnement de travail hybride qui vaut le déplacement. Les technologies doivent fonctionner aussi bien (voire mieux) qu’à leur bureau à domicile et les espaces de travail doivent favoriser leur désir de socialisation et de collaboration avec leurs collègues.

Ces changements ont un coût qui en inquiète plus d’un. Dans ces temps incertains, la tendance au sein de beaucoup d’entreprises est à la réduction des dépenses. Dans un rapport Deloitte de 2023, 54 % des directeurs financiers indiquaient que la priorité de leur PDG était de diminuer les coûts. Or, l’immobilier et les espaces de bureaux représentent quelques-uns des plus gros postes de dépense pour les entreprises.

Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail doivent trouver un moyen d’optimiser les investissements existants en utilisant des solutions technologiques flexibles compatibles avec le matériel dont elles disposent déjà.

Vous devez commencer par adapter vos espaces aux besoins actuels de vos employés et reconfigurer les espaces qui ne sont plus utilisés. Exploitez les données pour comprendre comment les employés utilisent vos locaux et prendre des décisions avisées.

Par exemple, dans Réservation d’un espace de travail et Zoom Rooms, vous pouvez voir chaque jour combien de bureaux ont été réservés et utilisés, ainsi que les salles de conférence qui sont les plus ou les moins réservées. Vous pouvez ainsi regrouper vos activités sur une surface réduite en supprimant des étages et réorganiser des espaces qui ne répondent plus aux besoins de vos employés, afin de réduire vos coûts.

Demandez-vous si vos grandes salles de conférence sont encore utiles maintenant que le nombre de participants aux réunions en présentiel est bien moins important. Il est peut-être préférable de diviser ces espaces en zones plus petites pour des rassemblements informels.

Beaucoup d’entreprises cherchent à mettre en place des systèmes vidéo dans un grand nombre d’espaces réduits, sans pour autant se ruiner. Zoom Rooms vous permet de transformer n’importe quel espace en salle de réunion hybride, avec la possibilité de participer à une réunion Zoom en appuyant simplement sur un bouton. La plupart du temps, vous pouvez utiliser le matériel dont vous disposez déjà, mais vous pouvez également faire appel à nos nombreux partenaires, parmi lesquels Neat, HP/Poly, Logitech et DTEN, pour configurer Zoom Rooms rapidement et à moindre coût.

Pour bénéficier d’une flexibilité optimale, installez un appareil tout-en-un, comme un Neat Board ou DTEN D7, sur un chariot pour transformer n’importe quel espace de travail en salle de réunion hybride, avec les services de visioconférence, de partage d’écran et de tableau blanc.

Jeff Smith conclut : « Finalement, il n’existe pas de configuration idéale, car tout dépend de ce dont les employés ont besoin pour collaborer efficacement. C’est pourquoi il est primordial d’adopter des solutions flexibles, avec des technologies qui s’adaptent aux espaces et à la façon dont les employés les utilisent. »

Chaque entreprise a sa propre définition du travail hybride. Pour Zoom, cela signifie que certains de nos employés travaillent uniquement à distance et d’autres se rendent quelques jours précis au bureau. À nos yeux, le bureau n’est pas un simple bâtiment, il s’agit d’un point de convergence des Zoomies, dans lequel ils peuvent créer, innover, se rencontrer et échanger avec les personnes à distance.

En choisissant les bonnes technologies, vous pouvez transformer vos locaux en espaces de collaboration, de communication et de connexion qui répondent aux besoins actuels et futurs de vos employés.

Découvrez comment Zoom Rooms et nos solutions pour espaces de travail peuvent vous aider à créer un environnement de travail hybride efficace.