Zoom sur Zoom : notre vision du travail hybride

Certaines personnes se rendent à notre siège social, situé à San José en Californie (États-Unis), quand elles veulent travailler au bureau ou savent que des collègues seront présents. Des équipes se sont concertées pour pouvoir travailler en ensemble sur place et tester en personne nos produits conçus pour le travail hybride. C’est le cas de notre division Produits et ingénierie. 

Chaque mercredi, les membres de cette équipe qui habitent à proximité du siège social se rendent à notre bureau de San José. Cette journée se déroule de manière légèrement différente pour chacun. Certains commencent leur journée plus tôt afin de pouvoir être présents à la sortie des écoles, tandis que d’autres arrivent un peu plus tard pour éviter les embouteillages. Chaque personne choisit les horaires qui lui conviennent le mieux.

Ces mercredis au bureau ont un gros avantage, celui de pouvoir tester en personne nos dernières innovations en matière de travail hybride et d’identifier en même temps les axes d’amélioration. Nos équipes utilisent par exemple Réservation d’un espace de travail pour s’assurer qu’elles auront des bureaux voisins, ou encore Zoom Rooms, entre autres produits. Tout le monde y gagne : l’entreprise, qui bénéficie de retours concrets pour améliorer ses offres, et les collaborateurs, qui déjeunent ensemble après leur séance de travail.

D’autres services ont adopté ce type de fonctionnement. C’est le cas de l’équipe responsable de Zoom Whiteboard. Lorsque ses membres se réunissent pour réfléchir à de nouvelles fonctionnalités ou trouver des solutions à des problèmes, ils créent et partagent rapidement un tableau blanc pendant ces mêmes réunions.

L’équipe étant hybride, certains membres sont au bureau et utilisent un tableau blanc permanent sur un appareil Zoom Rooms pour écrans tactiles, tandis que d’autres se connectent à distance sur leur ordinateur portable, leur tablette ou même leur téléphone mobile s’ils sont en déplacement. Ces tableaux servent ensuite de référence pour se remémorer les idées échangées, de support pour obtenir l’avis d’intervenants extérieurs, parvenir à un consensus et faire valider les projets, et même de document final de présentation. Comme l’explique Maribeth Brown, responsable marketing du produit : « Les tableaux nous évitent de créer trois ou quatre présentations différentes pour apporter nos modifications, obtenir des approbations et partager nos comptes-rendus d’équipe. C’est un vrai gain de temps. »

L’ensemble de l’équipe Produits et ingénierie utilise également les tableaux blancs pour créer rapidement des schémas. Andrew Chuong, chef de produit senior, précise : « Même quand je suis au bureau, je prends mes notes dans Whiteboard et réalise des schémas pour mieux expliquer certaines idées. Certains concepts sont vraiment difficiles à assimiler sans support visuel. Grâce aux tableaux blancs, je peux réfléchir au concept et disposer d’un support auquel je pourrai me référer plus tard. »

Où que nous nous trouvions, nos clients sont toujours au cœur de nos actions. Nous les rencontrons en face à face, nous échangeons indirectement avec eux lors des phases d’intégration et de lancement des projets et nous les sollicitons régulièrement pour obtenir leurs retours sur les différents aspects de Zoom. Pour ce faire, nous avons mis en place plusieurs initiatives :

Événement hybride de trois jours destiné aux clients et aux cadres

Les membres de notre Instance représentative et consultative de consommateurs (CAB) se sont récemment réunis pour aborder tous les aspects de nos dernières innovations et ainsi créer une boucle de rétroaction complète. Au total, ce sont 50 personnes qui ont participé à cet événement, à distance ou en présentiel. 

Megan Donaldson, global customer advocacy lead chez Zoom, souligne : « Nous tenions à proposer plusieurs options aux membres du CAB qui ne pouvaient pas être présents physiquement, que ce soit à cause de leur emploi du temps, d’un rendez-vous médical ou de la politique de leur entreprise relative au déplacement. Le dernier jour de l’assemblée, l’une des participantes en présentiel craignait d’être en retard à cause de la circulation. Toutefois, comme l’événement était hybride, elle a pu prendre la route plus tôt et se connecter à la réunion depuis sa voiture avec l’application mobile Zoom. »

Le succès de cette assemblée reposait sur trois composantes de la plateforme Zoom :

• Zoom Rooms. L’équipe des services liés aux événements a réalisé l’exploit de transformer une simple chambre d’hôtel en une véritable salle de réunion Zoom, remplie de microphones et d’écrans, en moins d’une journée.
• Chat continu dans une réunion. Les participants ont communiqué pendant et après les réunions en utilisant le chat continu dans une réunion. Lorsqu’un participant devait s’absenter au cours de l’assemblée pour prendre un autre appel, il lui était toujours possible de répondre à une question qui venait d’être posée dans le chat. 
• Enregistrements de réunion et chapitres intelligents. Après l’assemblée, nous disposions de plusieurs heures d’enregistrement, que nous devions résumer pour ne garder que les parties importantes. Notre équipe a utilisé les chapitres intelligents pour identifier et rassembler rapidement des conversations et des retours instructifs.

Réunions à l’intention des cadres

Le CAB n’a pas l’exclusivité des espaces de discussions personnalisés : notre centre de réunion de cadres dirigeants (EBC) en est aussi friand. Cet espace soigneusement préparé sert à rassembler l’équipe de cadres de Zoom, des experts techniques et des clients afin de résoudre des problèmes urgents et de présenter les dernières innovations de Zoom.

« Préparer une réunion de cadres dirigeants implique un grand nombre d’intervenants », indique Mona Gorjestani, global EBC leader. C’est pourquoi son équipe met en place un canal Zoom Team Chat pour favoriser la participation de chacun durant ces réunions. Ce canal sert de point d’ancrage pour l’équipe EBC, l’équipe chargée des comptes, les cadres dirigeants et les animateurs de discussion. Il leur permet de communiquer des contenus, des idées et des mises à jour tandis qu’ils se préparent pour le jour de l’événement. 

Mona et son équipe mettent à profit les dernières innovations afin de rendre ces réunions aussi immersives, interactives et dynamiques que possible. Des fonctionnalités puissantes reposant sur l’intelligence artificielle (IA) favorisent des réunions plus équitables, peu importe où se trouvent les participants. Citons notamment la Galerie intelligente Zoom Rooms, qui s’appuie sur du hardware de premier plan et une IA de pointe pour créer des flux vidéo individuels des participants présents dans la pièce, ou encore Intelligent director (en version bêta), qui aide à déterminer le meilleur angle d’affichage des personnes se trouvant dans une salle Zoom Rooms. Enfin, pour rendre l’expérience des participants plus immersive, l’équipe EBC intègre souvent dans Zoom le logiciel de diffusion en direct de grande qualité vMix. 

N’oublions pas la touche finale : Zoom Sessions, l’outil innovant de personnalisation des pages d’accueil des réunions. Zoom Sessions augmente le nombre de fonctionnalités disponibles lors des événements à session unique. Ainsi, l’équipe EBC peut fournir aux clients qui participent aux réunions des cadres dirigeants un guichet unique regroupant toutes sortes d’informations pratiques, notamment l’ordre du jour, la liste des intervenants et leur biographie, le numéro de réunion, des contenus liés et bien plus encore.

Pour en savoir plus sur les dernières innovations Zoom que nous utilisons pour renforcer nos liens avec les clients, consultez nos articles de blog Zoom sur Zoom concernant Zoom Virtual Agent et Zoom Revenue Accelerator.

Bien que le travail d’équipe et le service à la clientèle occupent une grande partie de nos journées, nous avons tous des projets, des livrables et des responsabilités qui nous sont propres. Sans oublier les exigences de nos vies personnelles (comme déposer les enfants à l’école, sortir promener le chien ou se rendre à un rendez-vous médical). Il peut être difficile de concilier tout cela ; c’est pourquoi les Zoomies comme Greg DiPaolo, responsable du groupe marketing digital, utilisent certaines fonctionnalités Zoom pour être productifs et disponibles tout en créant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

Avec une équipe majoritairement en télétravail, Greg trouve des moyens de créer des espaces permettant aux membres d’obtenir l’aide dont ils ont besoin dès qu’ils en ont besoin. Il explique : « Compte tenu de la distance avec mon équipe, j’organise souvent des "permanences" flexibles sur Zoom Huddles (en version bêta), ouvertes à toute l’équipe, pour partager les dernières informations, poser des questions ou simplement faire le point. C’est un moyen très efficace de gérer différents emplois du temps et fuseaux horaires. » 

Il n’est pas le seul qui commence à utiliser cette fonctionnalité pour donner à des équipes hybrides les moyens de retrouver les interactions fluides du travail en présentiel. Différents départements et équipes, comme notre équipe marketing, créent et utilisent actuellement Zoom Huddles pour disposer d’un espace virtuel commun afin d’échanger de manière spontanée par vidéo, audio ou chat, souvent pour de brèves conversations sur des projets ou pour prendre des nouvelles.

Les Zoom Apps font partie intégrante de l’organisation de Greg. « Nous utilisons quotidiennement les intégrations de l’application Zoom lors de nos réunions d’équipe. Nous passons notamment beaucoup de temps dans Asana pour discuter de nos derniers projets. Ces intégrations nous permettent de suivre un rythme de travail rapide, tout cela dans notre environnement de travail hybride. »  

Ce rythme rapide n’est pas le propre du monde de travail. Avec un emploi du temps familial tout aussi chargé, Greg apprécie des fonctionnalités telles que le « Rappel » de Zoom Team Chat, qui lui permet de lire les conversations de travail tout en assistant à un entraînement de football, ou le transfert de réunions entre son ordinateur et son téléphone, qui lui simplifie la vie quand il doit récupérer ses enfants à l’école.

Selon lui, les arrière-plans virtuels sont aussi un indispensable. « Quand j’essaie de cacher la dernière pile de jouets laissés là par mes enfants ou que je change de pièce régulièrement à la recherche d’un espace calme, les arrière-plans virtuels me permettent d’assurer une présence constante au cours d’une réunion et d’avoir l’air à peu près professionnel », plaisante-t-il.

Les employés devraient pouvoir travailler à l’endroit et de la manière qui leur permettent de se sentir heureux, en sécurité et efficaces. C’est pourquoi nous offrons à nos employés le choix entre un grand nombre d’environnements de travail différents ; nous savons que la plateforme Zoom sera adaptée à leur style de vie, peu importe leur emplacement géographique ou leur équipe. 

En créant des connexions humaines profondes et des modes de collaboration variés, la plateforme innovante Zoom aide à cultiver une confiance mutuelle essentielle pour l’engagement des équipes et leur capacité à donner le meilleur d’elles-mêmes, où qu’elles se trouvent. 

Lorsque vous avez gagné cette confiance, le travail n’est plus défini comme un lieu : c’est là où les employés se sentent motivés et investis dans leurs missions.