Zoom en Zoom: cómo hacemos el trabajo híbrido

Algunas personas van a nuestra sede, que se encuentra en San José (California), cuando quieren trabajar en la oficina o cuando saben que irán otras personas. Equipos como nuestra organización de producto e ingeniería han hecho un esfuerzo coordinado para colaborar de manera presencial y probar nuestros productos de trabajo híbrido.

Todos los miércoles, los miembros del equipo de producto e ingeniería que viven cerca de la sede se dirigen a la oficina de San José. Esto es un poco diferente para cada miembro del equipo. Algunas personas empiezan el día más temprano para poder retirar a los niños de la escuela, mientras que otras van más tarde para evitar el tráfico. Cada uno hace lo que le resulte más conveniente según su agenda.

Uno de los principales beneficios de trabajar en la oficina los miércoles es la posibilidad de utilizar físicamente nuestras innovaciones de trabajo híbrido —Reserva de espacio de trabajo, que el equipo utiliza para reservar escritorios uno al lado del otro, Zoom Rooms y más— e identificar áreas de mejora en ese mismo momento. Esas ideas prácticas resultan muy valiosas para mejorar nuestras ofertas, y no está nada mal que después pueden almorzar juntos.

¿Otro equipo al que le gusta practicar lo que predica? El equipo de producto de la pizarra. Al realizar talleres para diseñar nuevas características o resolver problemas, el equipo crea y comparte rápidamente una Zoom Whiteboard en la misma reunión en la que se identifican los problemas.

Como equipo híbrido, algunas personas trabajan desde la oficina en una pizarra persistente utilizando un dispositivo Zoom Rooms para dispositivos táctiles, mientras que otros miembros del equipo se unen de forma remota desde computadoras portátiles, tabletas e incluso teléfonos celulares desde cualquier lugar. El equipo revisa regularmente las pizarras para iterar ideas y comparte las pizarras fuera del equipo para captar ideas valiosas adicionales, crear consenso y obtener aprobaciones, e incluso presentarlas como documento final. «Ahorramos tiempo al no tener que crear 3 o 4 presentaciones y documentos para editar, obtener aprobaciones y compartir después de una reunión con el equipo», dijo Maribeth Brown, gerente de marketing de producto.

El equipo más amplio de producto e ingeniería también utiliza las pizarras cuando necesita elaborar un diagrama rápido. Como señaló Andrew Chuong, gerente ejecutivo de producto: «Incluso cuando estoy presente, utilizo la pizarra para generar notas y diagramas que me permitan explicar mejor las ideas». A veces, es muy difícil comprender un concepto sin imágenes. La pizarra me permite generar ideas en torno al concepto y, al mismo tiempo, crear un diagrama que puedo consultar más tarde».

Nuestros clientes están en el centro de todo lo que hacemos, sin importar dónde trabajemos. Nos reunimos con ellos en tiempo real, colaboramos de forma asíncrona en los lanzamientos y los proyectos de incorporación, y los hacemos partícipes al pedirles que nos proporcionen comentarios sobre todo lo relacionado con Zoom. Estas son algunas formas en que logramos esto:

Evento híbrido de tres días para clientes y ejecutivos

Nuestra reciente cumbre híbrida del Consejo de asesoramiento al cliente (CAB) conectó a más de 50 personas, tanto de forma virtual como presencial, para crear un bucle de retroalimentación integral sobre nuestras últimas innovaciones.

«Era importante que ofreciéramos flexibilidad y opciones a los miembros del CAB que no pudieran asistir de forma presencial debido a conflictos, motivos médicos o a la política de viajes de su empresa», afirmó Megan Donaldson, jefe global de promoción de los clientes de Zoom. «Una miembro del CAB presencial estaba preocupada por las demoras en el tráfico el último día de la cumbre, pero como el evento era híbrido, pudo salir a la carretera antes y unirse desde la aplicación móvil de Zoom en su coche».

El éxito de la cumbre no habría sido posible sin estas partes de la plataforma Zoom:

• Zoom Rooms. Dato curioso: En menos de un día, nuestro equipo de servicios de eventos convirtió una habitación de hotel en una Zoom Room con micrófonos, pantallas y cámaras completamente instalados.
• Chat de reunión continuo. Los participantes de la cumbre se comunicaron durante y después de las reuniones mediante el chat de reunión continuo. Cuando un participante tuvo que salir de la cumbre para atender otra llamada, pudo responder una pregunta que surgió en el chat.
• Grabaciones de las reuniones y capítulos inteligentes. Después de la cumbre, necesitábamos sintetizar lo más importante de horas de grabaciones de reuniones. Nuestro equipo utilizó capítulos inteligentes para recopilar rápidamente comentarios y debates significativos.

Sesiones informativas ejecutivas

La creación de un espacio para debates personalizados no es exclusiva de nuestro CAB, sino que también se realiza regularmente en nuestro centro de información ejecutiva (EBC), un espacio que tiene como objetivo reunir al equipo ejecutivo de Zoom y a expertos en la materia con los clientes para vivir experiencias totalmente personalizadas diseñadas para resolver desafíos empresariales críticos y mostrar las últimas innovaciones de Zoom.

«Para planificar una sesión informativa ejecutiva, se necesita el trabajo de muchas personas», afirma Mona Gorjestani, líder global de EBC. Por eso, el equipo de Mona inicia un canal de Zoom Team Chat para mantener a todos conectados durante cada sesión informativa. Este canal sirve como la base central de comunicaciones para el equipo de EBC, el equipo de cuentas, los ejecutivos y los líderes de debate. Ayuda a todos a compartir contenidos, ideas y actualizaciones dentro de este canal mientras se preparan para el día del evento.

Mona y su equipo aprovechan las últimas innovaciones para que las sesiones informativas sean lo más inmersivas, atractivas y dinámicas posible. Las potentes características de IA, como galería inteligente, una característica de Zoom Rooms que combina hardware de avanzada e inteligencia artificial para crear transmisiones de vídeo individuales de los participantes en la sala y director inteligente (en versión beta), que ayuda a determinar el mejor ángulo para mostrar a las personas en una Zoom Room, permiten una mayor equidad en las sesiones informativas, independientemente de la ubicación. Y para aumentar el valor de la producción, el equipo de EBC a menudo integra Zoom con vMix, un software de transmisión en directo de alta calidad, para crear una experiencia de recorrido híbrida e inmersiva.

Próximamente: Zoom Sessions, una nueva forma de crear páginas de destino personalizadas para cada sesión informativa. Mediante Zoom Sessions, que amplía las características para eventos de una sola sesión, el equipo de EBC pudo ofrecer a los clientes una única solución para su sesión informativa ejecutiva, incluida una vista de la agenda, los oradores y sus biografías, el ID de reunión, el contenido y mucho más.

Para obtener más información sobre las últimas innovaciones de Zoom que utilizamos para ayudar a fortalecer las relaciones con los clientes, revise nuestros blogs sobre Zoom Virtual Agent y Zoom Revenue Accelerator.

Aunque colaborar con los equipos y atender a los clientes consume gran parte de nuestro día a día, todos seguimos teniendo nuestras responsabilidades, programas y entregas individuales. Y eso sin mencionar las necesidades de nuestra vida personal, ya sea dejar a los niños en la escuela, pasear al perro o acudir a una cita con el médico. Puede ser difícil hacerlo todo. Por eso, los empleados de Zoom, como Greg DiPaolo, gerente del grupo de marketing web, confían en ciertas características de Zoom para ser productivos y estar disponibles mientras logran un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Con un equipo en su mayoría remoto, Greg encuentra formas de crear un espacio para que los miembros del equipo obtengan la ayuda que necesitan cuando la necesitan. «Dada la naturaleza remota de mi equipo, suelo organizar “horas de oficina” flexibles en Zoom Huddles (en versión beta) que están abiertas a todo el equipo para compartir novedades, hacer preguntas o solo saber cómo va todo», explica Greg. «Es una excelente manera de lidiar con distintas agendas y zonas horarias».

No es el único que está comenzando a utilizar los huddles para llevar las interacciones fluidas y espontáneas del trabajo en persona a los equipos híbridos. Los equipos y departamentos, como nuestro equipo de marketing, están creando y utilizando huddles para tener un espacio virtual común en el que conectarse de forma orgánica mediante vídeo, audio o chat, a menudo para mantener conversaciones breves sobre los proyectos o solo para ponerse al día.

Cuando se trata de mantenerse organizado, Zoom Apps es una parte esencial de los flujos de trabajo de Greg. «Las integraciones de la aplicación Zoom son una presencia constante en las reuniones de mi equipo. Por ejemplo, mi equipo utiliza la aplicación Asana para hablar sobre nuestros últimos proyectos de equipo. Estas integraciones incorporadas nos permiten seguir el rápido ritmo de trabajo, todo ello mientras estamos en nuestro entorno de trabajo híbrido», afirmó.  

Ese ritmo acelerado tampoco es exclusivo del trabajo. En una casa con tantas ocupaciones como la de Greg, las características como «Recordarme» en Zoom Team Chat le ayudan a ponerse al día en los chats del trabajo mientras está cubriendo un entrenamiento de fútbol, y transferir las reuniones desde el equipo al teléfono le ayuda cuando es hora de retirar a los niños de la escuela.

También considera que los fondos virtuales son imprescindibles. «Tanto para tapar la última pila de juguetes que dejaron mis hijos, como al tener que cambiar de sala regularmente para encontrar un espacio tranquilo, los fondos virtuales mantienen uniforme mi presencia en las reuniones y me hacen ver medianamente profesional».

Los empleados deben trabajar donde y como se sientan felices, seguros y exitosos. Por tal motivo, apoyamos a nuestros empleados en muchos entornos de trabajo diferentes; sabemos que la plataforma Zoom es compatible con su estilo de trabajo, independientemente del lugar donde se encuentren o del equipo en el que estén.

Al fomentar una profunda conexión humana y diversos modos de colaboración, la innovadora plataforma Zoom ayuda a fomentar el sentido mutuo de confianza, que es fundamental para que los equipos se sientan comprometidos y empoderados para hacer su mejor trabajo desde cualquier lugar.

Cuando se tiene esa confianza, el trabajo ya no se define como un lugar, sino como ese lugar donde los empleados se sienten comprometidos y motivados en su trabajo.