Zoom op Zoom: hoe we hybride werken

Hybride werken ziet er voor iedereen een beetje anders uit. Voor sommigen betekent het een vast aantal dagen naar kantoor gaan, voor andere juist alleen wanneer ze zelf willen — bij Zoom betekent het allebei. 

Wij geloven niet in één aanpak die voor iedereen werkt. Voor verschillende teams zijn verschillende oplossingen nodig. Iedereen leert, werkt samen en creëert op zijn of haar eigen manier. Ons platform is ontworpen voor grenzeloze communicatie via flexibele oplossingen waar mensen (ongeacht waar ze ook zijn) gebruik van kunnen maken. Als bedrijf dat over de hele wereld actief is, vertrouwen we op alle aspecten van het Zoom-platform om alles voor elkaar te krijgen.

Sommigen van ons werken uitsluitend vanuit huis, terwijl andere een dag op kantoor afwisselen met een dag thuis. Bepaalde teams, zoals onze product- en technologie-organisatie, gaan op dezelfde dag naar kantoor, zodat ze fysiek samen aan belangrijke projecten kunnen werken, terwijl andere teams ons platform gebruiken om waar ze ook zijn samen te werken en te communiceren.

Sommige medewerkers gaan naar ons hoofdkantoor in San Jose in Californië wanneer ze op kantoor willen werken of wanneer ze weten dat anderen ook naar kantoor komen. Teams zoals onze product- en engineeringorganisatie stemmen met elkaar af wanneer ze naar kantoor gaan, zodat ze fysiek samen kunnen werken en onze hybride werkproducten samen kunnen testen.

Elke woensdag gaan leden van het product- en technologieteam die dicht bij ons hoofdkantoor in San Jose wonen naar kantoor. Maar dat ziet er niet voor elk teamlid hetzelfde uit. Sommigen beginnen iets vroeger, zodat ze bijvoorbeeld hun kinderen van school kunnen halen, terwijl anderen wat later komen om de ochtendfiles te ontwijken. Iedereen doet wat het beste bij zijn of haar schema past.

Een groot voordeel van woensdag naar kantoor gaan: de mogelijkheid om onze hybride werkinnovaties — Reservering Werkruimte, wat teamleden gebruiken om bureaus naast elkaar te reserveren, Zoom Rooms en meer — in het echt uit te proberen en ter plekke vast te stellen waar er ruimte voor verbetering is. Deze praktische inzichten zijn van onschatbare waarde gebleken. Zo konden we ons aanbod verbeteren en het was ook niet vervelend dat iedereen daarna gezellig samen kon gaan lunchen.

Een ander team dat zelf ook doet wat het zegt? Het whiteboardproductteam. Bij het uitwerken van nieuwe functies of het oplossen van problemen maakt en deelt het team, in dezelfde vergadering waarin een probleem wordt vastgesteld, snel een Zoom Whiteboard.

In een hybride team werken sommige teamleden op kantoor aan een permanent whiteboard op een apparaat met Zoom Rooms voor touchscreenapparaten, terwijl andere teamleden op afstand deelnemen vanaf hun laptop, tablet of zelfs telefoon wanneer ze onderweg zijn. Het team bekijkt de whiteboards regelmatig opnieuw om aan ideeën te werken, de whiteboards buiten het team te delen voor waardevolle externe inzichten, overeenstemming te bereiken en goedkeuring te krijgen of om ze zelfs als einddocument te presenteren. “We besparen een hoop tijd doordat we geen 3-4 presentaties en documenten moeten bewerken, laten goedkeuren en delen met het team na de vergadering”, aldus Maribeth Brown, product marketing manager.

Het bredere product- en technologieteam gebruikt de whiteboards ook wanneer ze snel een diagram moeten maken. Andrew Chuong, senior product manager, zegt: “Zelfs wanneer we fysiek samenkomen, gebruik ik whiteboards om notities en diagrammen te maken om zo ideeën beter te kunnen uitleggen. Soms is het lastig om een concept goed duidelijk te maken zonder beeldmateriaal. Met Zoom Whiteboard kan ik brainstormen over het concept en kan ik een diagram maken dat ik later altijd opnieuw kan bekijken.”

Onze klanten staan centraal bij alles wat we doen, waar we ook werken. We spreken in het echt met ze af, werken asynchroon samen aan kick-offs en onboardingprojecten en vragen ze om feedback over alles wat met Zoom te maken heeft. Dat doen we op een aantal verschillende manieren:

Hybride evenement van drie dagen voor klanten en leidinggevenden

Tijdens onze recente hybride conferentie van de Adviesraad voor klanten (CAB) kwamen meer dan 50 mensen samen, zowel virtueel als in het echt. Samen creëerden ze een holistische feedbackloop voor onze nieuwste innovaties.

“Het was belangrijk om CAB-leden die niet aanwezig konden zijn vanwege andere afspraken, medische redenen of het reisbeleid van hun bedrijf, de nodige flexibiliteit en keuze te bieden”, aldus Megan Donaldson, global customer advocacy lead bij Zoom. "Een CAB-lid dat persoonlijk aanwezig was, maakte zich zorgen over vertraging door het verkeer op de laatste dag van de top, maar omdat het evenement hybride was, kon ze vroeg de weg op en deelnemen via de mobiele Zoom-app in haar auto."

De conferentie zou nooit zo goed zijn verlopen zonder de volgende aspecten van het Zoom-platform:

• Zoom Rooms. Leuk weetje: ons evenemententeam toverde een hotelkamer in minder dan een dag om in een Zoom Room met microfoons, beeldschermen en camera's.
• Doorlopende vergaderchat. Deelnemers aan de top communiceerden tijdens en na de vergaderingen via de doorlopende vergaderchat. Wanneer een deelnemer de top even moest verlaten voor een ander gesprek, kon deze nog steeds een vraag beantwoorden die via de chat werd gesteld. 
• Opnamen van vergaderingen en slimme hoofdstukken. Na de conferentie moesten we de belangrijke delen van de urenlange opnamen van de vergaderingen samenvatten. Ons team gebruikte slimme hoofdstukken om snel nuttige feedback- en discussiepunten te verzamelen.

Directiebriefings

We creëren niet alleen op maat gemaakte gespreksruimtes voor onze CAB, maar doen dit ook regelmatig in ons Executive Briefing Center (EBC), een ruimte waar Zooms directieteam en relevante deskundigen samenkomen met klanten om belangrijke zakelijke uitdagingen op te lossen en Zooms nieuwste innovaties te laten zien.

“Het inplannen van een directiebriefing kost enorm veel moeite”, zegt Mona Gorjestani, global EBC leader. Daarom zet Mona’s team een Zoom Team Chat-kanaal op zodat tijdens elke briefing iedereen met elkaar verbonden blijft.Dit kanaal dient als de thuisbasis van het EBC-team, het accountteam, leidinggevenden en gespreksleiders. Iedereen kan binnen dit kanaal inhoud, ideeën en updates delen als voorbereiding op de dag van het evenement. 

Mona en haar team profiteren van de nieuwste innovaties om de briefings zo boeiend en dynamisch mogelijk te maken. Krachtige AI-functies als Smart Gallery, een Zoom Rooms-functie die geavanceerde hardware en AI combineert om individuele videofeeds van deelnemers in de Zoom Room te maken, en Intelligent Director (bèta), die bepaalt wat de beste hoek is om personen in een Zoom Room weer te geven, zorgen voor een gelijker speelveld tijdens de briefings, ongeacht ieders locatie. En om de productiewaarde nog verder te verhogen, integreert het EBC-team Zoom vaak met de geavanceerde livestreamingsoftware vMix om een boeiende hybride tourervaring te creëren.

En dan nu: Zoom Sessions, een nieuwe manier om aangepaste landingspagina's voor elke briefing te maken. Met Zoom Sessions, dat meer functies biedt voor evenementen met één sessie, kon het EBC-team klanten één centrale plek bieden voor alles wat ze nodig hadden voor hun directiebriefing, waaronder een overzicht van de agenda, sprekers en bio's, vergadering-ID, content en nog veel meer.

Bekijk onze Zoom op Zoom-blogs over Zoom Virtual Agent en Zoom Revenue Accelerator voor meer informatie over de nieuwste Zoom-innovaties die we gebruiken om relaties met klanten te versterken.

Hoewel we dagelijks veel tijd besteden aan de samenwerking met teams en het bedienen van klanten, hebben we allemaal nog steeds onze individuele verantwoordelijkheden, programma's en te leveren resultaten. En dan hebben we het nog niets eens over de dingen buiten werk, of dat nu het ophalen van de kinderen van school, het uitlaten van de hond of een doktersafspraak is. Het kan lastig zijn om dat allemaal voor elkaar te krijgen. Daarom vertrouwen Zoomies als Greg DiPaolo, groepsmanager voor webmarketing, op bepaalde Zoom-functies om zo productief en beschikbaar mogelijk te zijn, waarbij hij evenwicht probeert aan te brengen tussen zijn werk en privéleven.

Met een team dat grotendeels op afstand werkt, vindt Greg manieren om ruimte te creëren voor zijn medewerkers, zodat hij ze hulp kan bieden wanneer ze dat nodig hebben. “Omdat mijn team op afstand werkt, host ik vaak flexibele "werktijden" op Zoom Huddles (bèta). Op die momenten kan het hele team updates delen, vragen stellen of gewoon even een praatje maken”, legt Greg uit. “Het is een geweldige manier om met verschillende planningen en tijdzones om te gaan.” 

Hij is niet de enige die Zoom Huddles is gaan gebruiken om ook hybride teams de mogelijkheid te geven om op een ongedwongen manier met elkaar in verbinding te blijven, zoals dat normaal gesproken op kantoor gebeurt. Teams en afdelingen, zoals ons marketingteam, gebruiken Zoom Huddles om een gemeenschappelijke virtuele ruimte te creëren en gebruiken om op een organische manier met elkaar verbonden te blijven via video, audio of chat. Vaak gaat het dan om korte gesprekjes over projecten of om gewoon even kort bij te praten.

Als het op organisatie aankomt, vormen Zoom Apps een essentieel onderdeel van Gregs werkstromen. “Tijdens vergaderingen binnen mijn team maken we veelvuldig gebruik van Zoom-appintegraties. Mijn team gebruikt bijvoorbeeld de app Asana om onze laatste teamprojecten te bespreken. Dankzij deze ingebedde integraties kunnen we het hoge werktempo bijbenen en dat allemaal in onze hybride werkomgeving”, zegt hij.  

Dat hoge tempo geldt niet alleen voor werk. In Gregs drukke huishouden helpen functies als “Herinner me” in Zoom Team Chat hem om een paar werkchats in te halen wanneer hij bij de voetbaltraining van zijn kinderen is. Het kopiëren van vergaderingen van zijn computer naar zijn telefoon herinnert hem daarnaast eraan wanneer het tijd is om de kinderen van school te halen.

Ook virtuele achtergronden vindt hij een absolute must. “Virtuele achtergronden zorgen voor een consistente achtergrond tijdens vergaderingen die er professioneel genoeg uitziet, of ik nu een stapel speelgoed van mijn kinderen uit het zicht probeer te houden of wanneer ik naar andere kamers verhuis op zoek naar een rustig plekje”, grapt hij.

Medewerkers moeten werken waar en op een manier waarop ze zich gelukkig, veilig en succesvol voelen. Daarom ondersteunen we onze medewerkers in veel verschillende werkomgevingen. We weten dat het Zoom-platform hun werkstijl ondersteunt, ongeacht waar ze zijn of in welk team ze zitten.

Door een diepe menselijke verbinding en meerdere manieren van samenwerking aan te moedigen, helpt het innovatieve Zoom-platform het wederzijdse gevoel van vertrouwen te bevorderen dat essentieel is voor teams om zich betrokken te kunnen voelen en hun werk optimaal uit te voeren, waar dan ook.

Als je dat vertrouwen hebt, dan vindt het werk niet langer op één plek plaats, maar overal waar medewerkers zich betrokken voelen en zingeving ervaren bij hun werk.