Zoom One 會議室和工作區 Zoom on Zoom 在 Zoom 的生活 混合式工作

Zoom on Zoom:我們如何執行混合式工作

對某些人而言,混合式工作意味著要在規定的天數內進入辦公室,而對其他人而言,這意味著您可以隨時進入辦公室,在 Zoom,兩者兼而有之。
8 閱讀分鐘

更新日期 June 07, 2023

發佈日期 May 01, 2023

Hybrid work

在辦公室內外實現動態團隊合作

有些人想要到辦公室工作時,或是知道有其他人會到辦公室時,就會進入我們位於加州聖荷西市的公司總部。 像是產品和工程部門這樣的團隊,彼此之間已經協調一致,因此可以面對面協作並實際測試我們的混合式工作產品。

每週三,住在總部附近的產品和工程團隊成員都會前往聖荷西辦公室。 對每個團隊成員而言,情況會有點不同。 有些人為了幫忙接送孩子上學,會比較早展開一天的生活,其他人則較晚出門以避開交通尖峰時段。 每個人都按照自己的行程安排,做最有效的規劃。

在辦公室度過週三的一大好處:能實際使用我們的混合式工作創新,包括使用工作區預約來預約彼此相鄰的辦公桌,以及使用 Zoom Rooms 等,並立即發現需要改進的地方。 事實證明,這些實際使用帶來的見解對於提升我們的產品具有難以衡量的價值,而且事後他們一起共進午餐也無妨。

另一個喜歡身體力行的團隊是? 答案是白板產品團隊。 在討論新功能或解決問題時,團隊會在會議現場立即快速建立並分享 Zoom Whiteboard

Zoom Whiteboard
運作中的 Zoom Whiteboard。

在這樣的混合式團隊中,有些人在辦公室使用 Zoom Rooms for Touch 裝置在持續性白板上工作,外出中的其他團隊成員則透過筆記型電腦、平板電腦,甚至是行動電話從遠端加入。 團隊定期重新檢視白板以修正想法,在團隊外部分享白板以獲取有價值的其他見解,建立共識並獲得批准,甚至作為最終文件提交。 產品行銷經理 Maribeth Brown 表示:「我們不必建立 3 到 4 張投影片和文件來編輯、獲得批准以及在會後與團隊分享,因此可節省時間。」

更廣泛的產品和工程團隊在需要快速組合圖表時,也會使用白板。 正如資深產品經理 Andrew Chuong 所述:「即使是面對面時,我也會使用白板來產生筆記和圖表,以更深入地解釋想法。 有時,如果沒有以視覺呈現,我們很難理解一個概念。 白板讓我可以集思廣益,同時還能製作圖表讓我之後可以參考。」

透過混合式工作強化客戶關係

 

無論我們在哪裡工作,客戶都是我們一切工作的核心。 我們與他們即時會面,就啟動會議和上線專案進行異步協作,並與他們共同討論,以獲得他們對 Zoom 所有事物的意見反映。 以下是我們實現此目標的幾個方式:

 

為期三天的客戶和高階主管混合式活動

 

我們最近舉行的客戶諮詢委員會 (CAB) 混合式高峰會,以虛擬和面對面的方式召集了 50 多人,以建立一個關於我們最新創新的整體意見反映迴路。

 

CAB 會場設置
CAB 混合式高峰會的會場設置。

 

Zoom 全球客戶倡導負責人 Megan Donaldson 表示:「我們必須為因對立、醫療因素或公司差旅政策而無法親自出席的 CAB 成員提供彈性和選擇。 有一位親自出席的 CAB 成員擔心會在高峰會最後一天遇到交通延誤,但由於該活動是混合式的,因此她能夠提前上路並透過車內的 Zoom 行動應用程式加入會議。」

 

如果沒有 Zoom 平台的這些產品,高峰會是不可能成功的:

 

  • Zoom Rooms。 有趣的事實:在不到一天的時間內,我們的活動服務團隊將一個飯店房間變身為配備麥克風、顯示器和攝影機的 Zoom Room。
  • 持續不斷的會議聊天。 高峰會與會者在會議期間和之後使用持續不斷的會議聊天進行交流。 當一位與會者不得不離開高峰會去參加另一個電話會議時,他們仍然能夠回答聊天中彈現的問題。
  • 會議錄製內容和智慧章節。 高峰會結束後,我們必須將數小時會議錄製內容中的重要部分進行合成。 我們的團隊使用智慧章節功能,快速收集有意義的意見反映和討論內容。

 

高階主管簡報

 

為自訂的討論建立空間並非 CAB 所獨有的,我們的高階主管簡報中心 (EBC) 也經常需要用到此功能,該空間可匯集 Zoom 的執行團隊、主題專家與客戶,並提供精心策劃的體驗,以解決關鍵的業務挑戰並展示 Zoom 的最新創新。

 

全球 EBC 負責人 Mona Gorjestani 表示:「規劃一場高階主管簡報需要全體投入。」 因此,Mona 的團隊啟動一個 Zoom Team Chat 頻道,讓每個人在每次簡報期間都能保持聯繫此頻道可作為 EBC 團隊、客戶團隊、高階主管和討論領導者的基地。 它協助每個人在為活動當天做準備時,於頻道中分享內容、想法及最新消息。

 

Mona 和她的團隊利用最新的創新技術,使簡報盡可能讓人感到身臨其境、引人入勝且充滿活力。 強大的 AI 功能如智慧圖庫,是結合先進硬體和 AI 的 Zoom Rooms 功能,可為現場與會者創造單獨的視訊源,另外還有 Intelligent Director (測試版),可協助判斷在 Zoom Room 中呈現個人畫面的最佳角度,無論地點在何處,都能為簡報帶來更好的公平性。 為了提高製作價值,EBC 團隊經常整合 Zoom 與高品質直播軟體 vMix,以打造身臨其境的混合式巡迴體驗。

 

接下來:Zoom Sessions 是一種為每場簡報建立自訂登陸頁面的新方法。 使用可擴展單會程活動功能的 Zoom Sessions,EBC 團隊可為客戶提供一站式的高階主管簡報,包括議程檢視、演講者和簡介、會議 ID、內容等等。

 

若要深入瞭解我們用來協助強化客戶關係的最新 Zoom 創新,請查看我們有關 Zoom 虛擬代理人Zoom Revenue Accelerator 的 Zoom on Zoom 部落格。

 

最大化生產力和靈活性

雖然與團隊協作以及服務客戶佔用我們大量的日常工作,但我們仍然有各自的職責、計畫和工作成果。 更不用說兼顧個人生活的需求,無論是送孩子上學、帶我們的狗散步,或是去看醫生。 要做到這一切可能很難;因此,像是網路行銷群組經理 Greg DiPaolo 這樣的 Zoom 員工在創造工作與生活平衡時,會倚賴某些 Zoom 功能來提高工作效率和可用性。

Greg 的團隊大多為遠端作業,他想方設法為其員工創造空間,以便在他們需要時獲得所需的協助。 Greg 解釋:「我的團隊為遠端性質,因此我經常會在 Zoom Huddles (測試版) 上進行彈性的『辦公時間』,此時段對整個團隊開放,讓他們可以進來分享最新消息、提出問題,或只是簽到。 這是因應各種不同行程和時區的好方法。」

他並非唯一開始使用小型會議室,將面對面工作中流暢且自然的互動帶入混合式團隊的人。 各團隊和部門 (例如我們的行銷團隊) 正在建立和使用小型會議室來創造共同的虛擬空間,透過視訊、音訊或聊天自然而然地相互聯繫,通常是有關專案的簡短對話,或者只是交換最新消息。

Huddles
我們的行銷團隊透過 Zoom Huddles 展開社交時間。

在維持工作井然有序方面,Zoom Apps 是 Greg 工作流程中的重要組成部分。 他表示:「在我的團隊的會議中都會有 Zoom 應用程式整合的存在。 例如,我的團隊使用 Asana 應用程式討論我們的最新團隊專案。 這些嵌入式整合讓我們在混合式工作環境中,始終都能跟上快速的工作節奏。」  

這種快節奏並不僅僅適用於工作。 在 Greg 忙碌的家庭中,Zoom Team Chat 中的「提醒我」等功能幫助他在參加孩子的足球訓練時趕上工作聊天,而將會議從電腦轉移到手機上的功能,則在他接孩子放學時帶來幫助。

他也認為虛擬背景是絕對必要的。 他開玩笑說:「無論我是想遮蓋孩子們剛玩完的一堆玩具,或是定期更換房間以尋找安靜的空間,虛擬背景都能讓我的會議保持一致,看起來至少是半專業的。」

工作的重點在於目標而非地點

員工應該在他們感到快樂、安全和成功的地方並以這樣的方式工作。 因此,我們在許多不同的工作環境中支援我們的員工;我們知道 Zoom 平台可以支援其工作方式,無論他們身在何處或屬於哪個團隊。

透過培養深厚的人際關係和多種協作模式,創新的 Zoom 平台有助於培養相互信任感,這對於團隊感到投入並有能力在任何地方完成最佳工作至關重要。

當您擁有這種信任感時,工作就不再被定義為一個場所,而是員工在工作中感到投入且有目標的任何地點。

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