Zoom sobre o Zoom: como fazemos o trabalho híbrido

Algumas pessoas vão até a nossa sede, em San Jose, na Califórnia, quando querem trabalhar no escritório ou quando sabem que outras pessoas estarão lá. Equipes como a de produto e engenharia fizeram um esforço coordenado para colaborar presencialmente e testar na prática nossos produtos para trabalho híbrido. 

Toda quarta-feira, os membros da equipe de produto e engenharia, que moram perto da nossa sede, em San Jose, se encontram por lá. E isso é um pouco diferente para cada pessoa da equipe. Algumas pessoas começam a trabalhar cedo para poder pegar os filhos na escola à tarde, enquanto outros chegam depois para evitar o tráfego. Cada uma das pessoas da equipe faz aquilo que funciona melhor para a sua programação.

Uma grande vantagem de passar as quarta-feiras no escritório é a possibilidade de usar fisicamente nossas inovações para o trabalho híbrido, como a Reserva de local de trabalho, que a equipe usa para reservar mesas umas ao lado das outras, o Zoom Rooms, e muito mais, além de identificar áreas para melhoria aqui e ali. Estes insights práticos estão se mostrando inestimáveis porque estão aprimorando nossas ofertas e, certamente, não atrapalha o fato de que todos eles saem para almoçar juntos depois.

Outra equipe que gosta de fazer o que fala? A equipe que cuida do quadro de compartilhamento. Quando está trabalhando em novos recursos ou resolvendo problemas, a equipe rapidamente cria e compartilha um Zoom Whiteboard na mesma reunião em que os problemas são identificados.

Como é uma equipe híbrida, algumas pessoas trabalham no escritório em um quadro de compartilhamento persistente usando o Zoom Rooms para dispositivo sensível ao toque, enquanto outros membros da equipe acessam remotamente em notebooks, tablets e, até mesmo, em celulares, caso estejam em trânsito. As equipes revisitam os quadros para iterar ideias, compartilhando-os externamente para capturar insights extras valiosos, desenvolver um consenso e obter aprovações e, até mesmo, apresentá-lo como um documento final. "Economizamos tempo já que não temos que criar três ou quatro documentos e projetos para editar, obter aprovações e compartilhar após uma reunião com a equipe, explica Maribeth Brown, gerente de Marketing do produto.

As equipes mais amplas de produto e engenharia também usam os quadros de compartilhamento quando precisam criar rapidamente um diagrama. Como observa o gerente Sênior de produto, Andrew Chuong, "mesmo quando estou presencial uso o quadro de compartilhamento para gerar observações e diagramas e, assim, conseguir explicar melhor as minhas ideias. Às vezes é muito difícil entender um conceito sem a ajuda de elementos visuais. O quadro de compartilhamento me permite fazer o brainstorm do conceito, além de um diagrama que eu possa consultar posteriormente."

Nossos clientes estão no centro de tudo o que fazemos, independentemente de onde estejam trabalhando. Encontramos com eles em tempo real, colaboramos de forma assíncrona em reuniões de projeto inaugurais e de integração, além de sentarmos com eles à mesa para conhecer o seu feedback sobre tudo do Zoom. Aqui estão algumas maneiras que usamos para fazer isso acontecer:

Evento híbrido para clientes e executivos com duração de três dias

Nossa recente conferência híbrida do Comitê consultivo de clientes (CAB) conectou mais de 50 pessoas virtual e presencialmente para criar um feedback holístico em loop das nossas mais recentes inovações. 

"Foi importante ter oferecido flexibilidade e opções aos membros do CAB que não puderam participar presencialmente, em razão de conflitos de agenda, motivos médicos ou devido à política de viagens corporativa das suas empresas", explica Megan Donaldson, líder de defesa do cliente global no Zoom. "Uma pessoa, membro do CAB, estava preocupada com o tráfego de final de dia, mas como o evento era híbrido, ela conseguiu sair mais cedo e acessar pelo aplicativo Zoom para dispositivo móvel no carro."

O sucesso da conferência não teria sido possível sem todas essas peças da plataforma Zoom:

• Zoom Rooms. Curiosidade: em menos de um dia, nossa equipe de serviços para evento transformou uma sala do hotel em um Zoom Room com configuração completa, contando com microfones, telas e câmeras.
• Chat em reunião contínuo. Os participantes da conferência se comunicaram durante e após as reuniões, usando o chat em reunião contínuo. Quando um participante tinha que sair da conferência para participar de outra chamada, ele ainda podia responder uma pergunta que fosse feita no chat. 
• Gravações de reunião e capítulos inteligentes. Após a conferência precisávamos resumir as partes importantes de horas de gravação de reunião. Nossa equipe usou o recurso capítulos inteligentes para coletar rapidamente peças significativas de feedback e discussão.

Resumos executivos

Criar um espaço para discussões personalizadas não é algo exclusivo do nosso CAB, isso também acontece regularmente na nossa Central de resumo executivo (EBC), um espaço que tem como meta reunir a equipe executiva do Zoom e especialistas com clientes para experiências altamente dirigidas, criadas para resolver desafios corporativos críticos, além de exibir as mais recentes inovações do Zoom.

"Planejar um resumo executivo envolve muita gente", afirma Mona Gorjestani, líder global da EBC. É por isso que a equipe de Mona cria um canal do Zoom Team Chat para manter todos envolvidos, conectados durante os resumos. Este canal funciona como sendo a sede para a equipe da EBC, equipe de conta e dos líderes executivos e de discussão. Isso ajuda todos a compartilhar conteúdo, ideias e atualizações neste canal, enquanto se organizam para o dia do evento. 

Mona e a equipe dela aproveitam as mais recentes inovações para tornar os resumos mais imersivos, envolventes e dinâmicos tanto quanto possível. Recursos poderosos de IA como a Galeria inteligente, do Zoom Rooms, que combina hardware e IA de última geração para criar feeds de vídeo individuais dos participantes presenciais e o diretor inteligente (em beta), que ajuda a definir o melhor ângulo para exibir as pessoas em um Zoom Room e criar uma maior equidade dos resumos, independentemente da localização. Para ampliar o valor de produção, a equipe da EBC frequentemente integra o Zoom com o vMix, um software de streaming ao vivo de alta qualidade, para criar uma experiência híbrida imersiva. 

A seguir: Zoom Sessions, uma nova maneira de criar páginas de entrada personalizadas para cada resumo. Ao usar o Zoom Sessions, que amplia os recursos para eventos de sessão única, a equipe da EBC conseguiu oferecer aos clientes um local único para os resumos executivos, incluindo uma visualização da agenda, oradores e suas bios, ID da reunião, conteúdo e muito mais.

Para saber mais sobre as recentes inovações do Zoom que usamos para reforçar os relacionamentos com os clientes, confira o blog Zoom sobre o Zoom, em relação ao Zoom Virtual Agent e ao Zoom Revenue Accelerator.

Colaborar com as equipes e atender os clientes, consume grande parte da nossa rotina, mas ainda temos as nossas responsabilidades, programas e tarefas individuais. Sem falar das nossas necessidades na vida particular, seja deixar e pegar os filhos na escola, levar os cachorros para passear ou ir em uma consulta médica. Pode ser bem difícil fazer isso tudo; então é por isso que Zoomies, como Greg DiPaolo, gerente de Grupo para web marketing, confia em certos recursos do Zoom para ser produtivo e disponível, enquanto encontra um equilíbrio entre a vida pessoal e profissional. 

Com uma equipe majoritariamente remota, Greg encontra maneiras de criar espaços para que seus funcionários tenham disponível a ajuda de que precisam, quando precisam. "Dada a natureza remota da minha equipe, frequentemente organizo reuniões flexíveis que chamo de 'horário de escritório', no Zoom Huddles (em beta), abertas para toda a equipe entrar e compartilhar atualizações, fazer perguntas ou apenas estar presente", explica Greg. "É uma ótima maneira de lidar com uma grande variedade de agendas e fusos horários." 

Ele não é o único que está começando a usar o Huddles para reproduzir as interações fluidas e casuais do trabalho presencial para as equipes híbridas. Equipes e áreas, como nossa equipe de Marketing, estão criando e usando as reuniões gerais para ter um espaço virtual em comum e se conectarem de forma orgânica, por áudio, vídeo e chat, geralmente para conversas breves sobre projetos ou apenas para se atualizar.

Quando se trata de manter a organização, o Zoom Apps é uma parte fundamental dos fluxos de trabalho de Greg. "As integrações de aplicativos do Zoom são uma presença consistente em reuniões de toda a minha equipe. Por exemplo, minha equipe usa o aplicativo Asana para discutir sobre nossos mais recentes projetos. Essas integrações incorporadas nos permite acompanhar o ritmo acelerado do trabalho, mesmo em um ambiente de trabalho híbrido", atesta ele.  

O ritmo acelerado não é exclusivo apenas do trabalho. Na casa movimentada do Greg, recursos como Lembrar-me, no Zoom Team Chat, o ajuda a se atualizar sobre chats do trabalho, quando ele está acompanhando uma aula de futebol ou precisa transferir reuniões do computador para o telefone, para pegar as crianças na escola.

Ele também acha que os planos de fundo virtuais são fundamentais. "Não importa se estou tentando esconder a pilha de brinquedos que meus filhos esqueceram de guardar ou mudando de ambiente para tentar achar um espaço mais calmo, os planos de fundo virtuais ajudam a manter minha participação nas reuniões mais consistentes e parecendo, pelo menos, um pouco profissionais, brinca ele.

Os funcionários deveriam trabalhar onde eles se sentem felizes, seguros e bem-sucedidos. É por isso que damos suporte aos nossos funcionários em diversos ambientes de trabalho; sabemos que a plataforma do Zoom suporta o estilo de trabalho deles, independentemente de onde eles estejam ou de qual equipe façam parte. 

Ao encorajar uma conexão humana profunda e diversos modos de colaboração, a inovadora plataforma do Zoom ajuda a promover o senso mútuo de confiança, o que é fundamental para as equipes se sentirem envolvidas e capacitadas para fazerem seu melhor trabalho, não importa onde estejam. 

Quando você tem esse tipo de confiança, o trabalho não é mais definido por um lugar, ele acontece em qualquer lugar onde os funcionários se sintam envolvidos e orientados para o trabalho.