Zoom o Zoom: jak ułatwiamy pracę hybrydową

Niektórzy z naszych pracowników chodzą do firmowej siedziby, znajdującej się w San Jose w Kalifornii, kiedy chcą popracować w biurze lub kiedy wiedzą, że pojawią się tam inni pracownicy. Zespoły zajmujące się produktami i inżynierią umówiły się, aby ich członkowie mogli współpracować twarzą w twarz i osobiście zająć się testowaniem naszych produktów do pracy hybrydowej.

Co środę osoby z zespołów produktowego i inżynieryjnego, które mieszkają w pobliżu naszej siedziby, udają się do biura w San Jose. Dla każdego oznacza to trochę co innego. Niektórzy wstają wcześniej, aby potem mogli odebrać dzieci ze szkoły, a inni przychodzą później, aby uniknąć korków. Każda osoba robi to, co najlepiej pasuje do jej planu dnia.

Dużą korzyścią pracy z biura w środy jest możliwość fizycznego korzystania z naszych innowacyjnych rozwiązań do pracy hybrydowej – rezerwacji miejsc do pracy, z której członkowie zespołów korzystają do rezerwacji biurek obok siebie, Zoom Rooms i nie tylko – i znajdują obszary poprawy od razu i na miejscu. Tak szybkie informacje okazują się nieocenione przy ocenie naszej oferty. Nic nie szkodzi, że potem wszyscy razem udają się na obiad.

Czy inny zespół też lubi testować to, co sprzedajemy? Tak, zespół produktowy zajmujący się tablicą. Podczas opracowywania nowych funkcji czy rozwiązywania problemów, pracownicy szybko tworzą i udostępniają Zoom Whiteboard i dzieje się to w trakcie tego samego spotkania, na którym problemy się pojawiają.

W zespole, który pracuje hybrydowo, część pracowników działa z biura na trwałej tablicy za pomocą Zoom Rooms dla urządzeń z ekranem dotykowym, a inni dołączają się zdalnie ze swoich laptopów, tabletów, a nawet, jeśli są w drodze, ze swoich telefonów komórkowych. Zespół często wraca do tablicy, aby przypomnieć sobie pomysł, udostępnia ją poza zespołem, aby uzyskać cenne wskazówki, budować porozumienie czy dostać zatwierdzenie, a nawet prezentuje ją jako finalny dokument. „Oszczędzamy czas, bo nie musimy tworzyć 3-4 dokumentów, które edytujemy, prosimy o ich zatwierdzenie i udostępniamy zespołowi po spotkaniu” – powiedziała Maribeth Brown, menedżerka ds. marketingu produktów.

Większe zespoły ds. produktu i inżynieryjny z tablic korzystają także wtedy, kiedy tworzą szybki wykres. Andre Chuong, menedżer ds. produktu, zauważył: „Nawet jeśli spotykam się z kimś osobiście, korzystam z tablicy, aby robić notatki i wykresy oraz lepiej wyjaśniać pomysły. Czasami trudno jest coś zrozumieć bez pomocy wizualnych. Tablica umożliwia przeprowadzenie burzy mózgów wokół tematu, a jednocześnie stworzenie wykresu, do którego mogę później wrócić”.

Zawsze pracujemy z myślą o klientach, bez względu na to, gdzie tę pracę wykonujemy. Spotykamy się z nimi w czasie rzeczywistym, współpracujemy asynchronicznie nad projektami związanymi z premierami i wdrożeniami oraz dyskutujemy z nimi, aby uzyskać informacje zwrotne na temat produktów Zoom. Oto kilka sposobów, jak to robimy:

Trzydniowe wydarzenie hybrydowe dla klientów i kadry kierowniczej

W niedawnym hybrydowym szczycie Rady Doradczej ds. Konsumentów (CAB) udział wzięło ponad 50 osób – zarówno wirtualnie, jak i osobiście, a my dzięki temu uzyskaliśmy holistyczną informację zwrotną na temat naszych najnowszych innowacji.

„Ważnym elementem było zaoferowanie elastyczności i możliwości wyboru członkom CAB, którzy nie mogli pojawić się osobiście ze względu na inne zobowiązania, z powodu choroby czy korporacyjnej polityki dot. podróży” – powiedziała Megan Donaldson, globalna liderka ds. klientów w Zoom. „Jedna z członkiń CAB martwiła się korkami ostatniego dnia szczytu, ale jako że wydarzenie było hybrydowe, mogła wyjechać szybciej i dołączyć do wydarzenia z samochodu poprzez aplikację mobilną Zoom”.

Szczyt nie mógłby zakończyć się sukcesem bez tych elementów platformy Zoom:

• Pokoje Zoom. Co zabawne: w ciągu mniej niż jednego dnia nasz zespół ds. obsługi wydarzenia zmienił pokój hotelowy w Zoom Rooms ze skonfigurowanymi mikrofonami, ekranami i kamerami.
• Nieustanny czat podczas spotkania. Uczestnicy szczytu komunikowali się ze sobą podczas spotkań i po nich dzięki nieustannemu czatowi podczas spotkania. Kiedy ktoś musiał wyjść ze spotkania i wziąć udział w innej sesji, i tak mógł odpowiedzieć na pytanie, które się pojawiło w czacie. 
• Nagrania ze spotkań i inteligentne rodziały. Po szczycie musieliśmy scalić ważne elementy z wielu godzin nagranych spotkań. Dzięki inteligentnym rozdziałom nasz zespół szybko zebrał ważne elementy informacji zwrotnych i dyskusji.

Spotkania kadry kierowniczej

Tworzenie przestrzeni dla niestandardowych dyskusji nie jest specjalnością wyłącznie CAB – regularnie dzieje się to także w naszym Centrum Spotkań Kadry Kierowniczej (EBC). To przestrzeń, której celem jest umożliwienie spotkania kadrze kierowniczej Zoom z ekspertami z danej dziedziny oraz klientami i zapewnienie im dobrze przygotowanego spotkania. Dzięki temu mogą stawiać czoła krytycznym wyzwaniom biznesowym i pokazywać najnowsze innowacje Zoom.

„Planowanie spotkania kadry kierowniczej to zadanie zespołowe” – stwierdziła Mona Gorjestani, globalna liderka ds. EBC. To właśnie dlatego zespół Mony wykorzystuje kanał Zoom Team Chat – w ten sposób wszyscy są w kontakcie podczas wszystkich spotkań. Ten kanał służy jako baza dla zespołu EBC, zespołu ds. kont, kadry kierowniczej i prowadzących dyskusję. Dzięki niemu wszyscy mogą dzielić się treściami, pomysłami, nowinkami w ramach kanału podczas przygotowań do dnia wydarzenia. 

Mona i jej zespół wykorzystują najnowsze innowacje, dzięki czemu spotkania są jak najbardziej wciągające, angażujące i dynamiczne. Solidne funkcje SI, taki jak inteligentna galeria, funkcja Zoom Rooms, która łączy najnowszy sprzęt i SI w celu stworzenia indywidualnych feedów wideo uczestników będących w danej salce czy inteligentny reżyser (w wersji beta), który pomaga wybrać najlepszy kąt pokazania uczestników w Zoom Room, zapewniają równość podczas spotkań bez względu od miejsca pobytu jego uczestników. Aby zwiększyć wartość produkcyjną, zespół EBC często łączy Zoom z vMix, wysokiej jakości oprogramowaniem do streamowania na żywo, w celu stworzenia wciągającego doświadczenia hybrydowego.

Kolejny przystanek: Zoom Sessions – to nowy sposób na tworzenie spersonalizowanych landing page’ów na każde spotkanie. Korzystając z Zoom Sessions, który rozszerza możliwości jednosesyjnych wydarzeń, zespół EBC zapewnia klientom jeden punkt obsługujący spotkanie kadry kierowniczej. W nim znajdą: wyświetlony plan, mówców z biogramami, identyfikator spotkania, jego treść i nie tylko.

Aby dowiedzieć się więcej o najnowszych innowacjach Zoom, które wykorzystujemy w celu pogłębiania relacji z klientami, sprawdź nasz blog Zoom o Zoom i artykuł o Wirtualnym Agencie Zoom oraz Zoom Revenue Accelerator.

Współpraca z zespołami i obsługa klientów to duża część naszej codzienności. Mimo to wszyscy mamy jeszcze nasze indywidualne obowiązki, programy i zadania. Nie wspominamy nawet o naszym życiu osobistym – bez względu na to, czy oznacza to zawożenie dzieci do szkoły, wyprowadzanie psów czy badania lekarskie. Zrobienie tego wszystkiego może być trudne. Właśnie dlatego pracownicy Zoom, jak Greg DiPaolo, menedżer grup ds. marketingu sieciowego, wykorzystuje niektóre funkcje Zoom i w ten sposób pozostaje wydajny i dostępny, jednocześnie zachowując równowagę pomiędzy życiem osobistym a służbowym.

Greg, którego zespół pracuje głównie zdalnie, znajduje sposoby na tworzenie przestrzeni, w której jego pracownicy mogą uzyskać potrzebną pomoc wtedy, kiedy jej potrzebują. „Jako że mój zespół działa zdalnie, często organizuję elastyczne godziny otwarte na Zoom Huddles (w wersji beta), dostępne dla całego zespołu. Wszyscy mogą przyjść, opowiedzieć, co nowego, zadać pytania albo po prostu się przywitać” – wyjaśnił Greg. „To świetny sposób na poradzenie sobie z wieloma kalendarzami i różnymi strefami czasowymi”. 

Nie on jeden zacząć używać Huddles, aby umożliwić zespołom hybrydowym płynną, spontaniczną pracę osobistą. Zespoły i działy – takie jak nasz zespół marketingowy – tworzą huddles i wykorzystują je jako wspólną wirtualną przestrzeń, w której łączą się przez wideo, audio lub czat, często tylko po to, aby chwilę porozmawiać o projektach lub przekazać sobie nowinki.

Jeśli chodzi o organizację, Zoom Apps stanowią istotną część przepływu pracy Grega. „Integracje Zoom Apps to stały element spotkań z moim zespołem. Na przykład – mój zespół korzysta z aplikacji Asana, aby omawiać najnowsze projekty zespołowe. Te wbudowane integracje umożliwiają nam pracę w szybkim tempie, a wszystko to w hybrydowym środowisku pracy” – powiedział.  

Wspomniane szybkie tempo nie odnosi się tylko do pracy. W domu Grega, w którym ciągle coś się dzieje, funkcje takie jak "Przypomnij mi" z Zoom Team Chat pomagają mu nadrobić wiadomości z czatów służbowych podczas treningu piłki nożnej, a przenoszenie spotkań z komputera na telefon umożliwia mu odebranie dzieci ze szkoły.

Wirtualne tła uważa za konieczność. „Bez względu na to, czy przekopuję się przez sterty zabawek moich dzieci, czy często zmieniam pokój, usiłując znaleźć cichy kąt, wirtualne tło sprawia, że na spotkaniu wyglądam tak samo i chociaż w połowie profesjonalnie” – zażartował.

Pracownicy powinni pracować w miejscu i w sposób, który sprawi, że będą szczęśliwi, bezpieczni i odniosą sukces. Właśnie dlatego wspieramy naszych pracowników w wielu różnych środowiskach pracy. Wiemy, że platforma Zoom pomaga im w zachowaniu ulubionego stylu pracy, bez względu na to, gdzie są, albo w jakim zespole pracują. 

Pogłębiając relacje międzyludzkie i oferując wiele trybów współpracy, innowacyjna platforma Zoom rozwija obopólne poczucie zaufania, krytycznie ważne pod kątem zaangażowania i motywowania zespołów, które w ten sposób mogą jak najlepiej wykonywać swoją pracę z dowolnego miejsca. 

Kiedy to zaufanie istnieje, pracy nie określa już miejsce, tylko zaangażowanie i cel w pracy pracowników.