Zoom parla di Zoom: il nostro lavoro ibrido

Alcuni dipendenti si recano nella nostra sede centrale a San Jose, in California, quando vogliono lavorare in ufficio o quando sanno che troveranno altri colleghi. I team come quello per l'organizzazione e progettazione prodotti hanno fatto uno sforzo coordinato in modo da poter collaborare in presenza e collaudare concretamente i nostri prodotti per il lavoro ibrido. 

Ogni mercoledì, i membri dei team per i prodotti e di progettazione che vivono vicino alla sede centrale si recano nell'ufficio di San Jose. Questo aspetto è leggermente diverso per ogni membro del team. C'è chi va presto per poter poi occuparsi dei ritiri a scuola, o chi va più tardi per evitare il traffico. Ognuno fa ciò che è meglio per la propria organizzazione personale.

Uno dei vantaggi principali del trascorrere il mercoledì in ufficio è la possibilità di utilizzare fisicamente le nostre innovazioni per il lavoro ibrido: la Prenotazione Postazione, che il team usa per prenotare le scrivanie vicine, le Zoom Room e altro ancora. Inoltre si identificano contestualmente le aree di miglioramento. Questi approfondimenti concreti si rivelano preziosi per migliorare le nostre offerte, inoltre, non guasta il fatto che, dopo il lavoro, tutti i dipendenti hanno la possibilità di pranzare insieme.

Ci sono altri team che mettono in pratica ciò che propongono? Il team che si occupa del prodotto lavagna. Quando lavorano su nuove funzionalità o risolvono problemi, il team crea e condivide rapidamente una Zoom Whiteboard proprio durante la riunione dove trovano i problemi.

In un team ibrido, alcune persone lavorano dall'ufficio su una lavagna persistente utilizzando un dispositivo Zoom Rooms for Touch, mentre altre partecipano in remoto da laptop, tablet e persino da telefoni cellulari se sono in viaggio. Il team rivede regolarmente le lavagne per riassumere le idee, condividendole con i colleghi esterni per cogliere preziose intuizioni aggiuntive, creare consenso, ricevere le approvazioni, fino alla presentazione come documento finale. "Risparmiamo tempo perché non dobbiamo creare 3-4 documenti da modificare, approvare e condividere dopo la riunione con il team", ha affermato Maribeth Brown, responsabile marketing dei prodotti.

Anche il team per i prodotti e di progettazione a livello più ampio usano le lavagne quando devono creare un diagramma rapidamente. Come affermava Andrew Chuong, responsabile di progetto senior, "Anche in presenza uso la lavagna per scrivere note e diagrammi che spieghino meglio le idee. A volte, è davvero complicato orientarsi intorno a un concetto senza nessun disegno né immagine. Grazie alla lavagna riesco a fare un brainstorming sul concetto e a disegnare un diagramma al quale posso riferirmi in seguito".

Indipendentemente dal luogo in cui lavoriamo, mettiamo i nostri clienti al centro di tutto ciò che facciamo. Li incontriamo in tempo reale, collaboriamo in modo asincrono ai lanci e agli onboarding dei progetti e li consultiamo per avere il loro feedback su ogni aspetto di Zoom.  Ecco qualche esempio di come ci riusciamo:

Evento ibrido di tre giorni per clienti e dirigenti

Il nostro recente summit ibrido del Comitato consultivo per i clienti (Customer Advisory Board, CAB) ha messo in contatto oltre 50 persone, sia virtualmente sia in presenza, per creare un circuito di feedback olistico sulle nostre recenti innovazioni. 

"Era importante offrire flessibilità e possibilità di scelta ai membri del CAB che non potevano partecipare in presenza a causa di conflitti, motivi medici o politiche aziendali sui viaggi", ha dichiarato Megan Donaldson, responsabile globale del supporto clienti di Zoom. L'ultimo giorno del summit, uno dei membri del CAB in presenza era preoccupato per il traffico, ma dato il format ibrido dell'evento, è riuscito a partire in anticipo e a partecipare dall'app mobile di Zoom nella sua auto".

Senza questi elementi della piattaforma Zoom, il successo del summit non sarebbe stato possibile:

• Zoom Rooms. Curiosità: in meno di un giorno, il nostro team di servizi dedicato agli eventi ha trasformato una stanza d'albergo in una Zoom Room allestendola di tutto punto con microfoni, schermi e telecamere.
• Chat ininterrotta nella riunione. I partecipanti al summit hanno comunicato durante e dopo le riunioni utilizzando la chat ininterrotta della riunione. Quando uno dei partecipanti ha dovuto assentarsi dal summit per partecipare a un'altra chiamata, è riuscito comunque a rispondere a una domanda emersa nella chat. 
• Registrazioni di riunioni e capitoli intelligenti. Dopo il summit, dovevamo riassumere parti importanti di registrazioni di riunioni durate ore. Il nostro team ha usato i capitoli intelligenti per raccogliere rapidamente elementi importanti del feedback e della discussione.

Briefing della dirigenza

La realizzazione di uno spazio per discussioni personalizzate non è un'esclusiva del nostro CAB, ma avviene regolarmente anche per l'Executive Briefing Center (EBC), uno spazio che ha lo scopo di far incontrare il team della dirigenza e gli esperti in materia di Zoom con i clienti, in modo che le esperienze siano altamente selezionate, progettate per risolvere sfide aziendali cruciali e per mostrare le più recenti innovazioni di Zoom.

"Per pianificare un briefing della dirigenza ci vuole un villaggio intero", ha dichiarato Mona Gorjestani, responsabile EBC globale. Ecco perché il team di Mona ha creato un canale Zoom Team Chat per mantenere tutti in contatto durante ogni briefing. Il canale funge da base per il team EBC, il team dell'Account, la dirigenza e i responsabili della discussione. Aiuta tutti a condividere contenuti, idee e aggiornamenti su questo canale, mentre si preparano per il giorno dell'evento. 

Mona e il suo team sfruttano le più recenti innovazioni per rendere i briefing più immersivi, coinvolgenti e dinamici possibile. Una migliore equità nei briefing, indipendentemente dalla sede, si ottiene grazie a potenti funzioni di IA, ad esempio la Smart Gallery, funzionalità di Zoom Rooms che unisce hardware all'avanguardia e IA per realizzare feed video individuali dei partecipanti in sala, e grazie all'indicatore di direzione intelligente (versione beta), che contribuisce a scegliere l'angolazione migliore per vedere le persone in una Zoom Room. Per aumentare il valore della produzione, il team di EBC integra spesso Zoom con vMix, un software di streaming dal vivo di qualità elevata, per creare un'esperienza di tour ibrida e coinvolgente. 

Prossimamente: Zoom Sessions, un nuovo modo per creare pagine di arrivo personalizzate per ciascun briefing. Il team di EBC, grazie a Zoom Sessions che espande le funzionalità per gli eventi a sessione singola, è riuscito a fornire ai clienti un unico punto di riferimento per il loro briefing della dirigenza. Ha incluso la visualizzazione dell'ordine del giorno, dei relatori e delle biografie, l'ID riunione, i contenuti e molto altro ancora.

Per scoprire di più sulle ultime innovazioni Zoom che usiamo per rafforzare le relazioni con i clienti, leggi i nostri blog: Zoom parla di Zoom, Zoom Virtual Agent e Zoom Revenue Accelerator.

Anche se la collaborazione con i team e l'assistenza ai clienti occupano gran parte della nostra giornata, ognuno di noi ha comunque le proprie responsabilità, i propri programmi e i propri obiettivi personali. Per non parlare delle esigenze della vita privata: che si tratti di accompagnare i bambini a scuola, di portare a spasso i cani o di andare a una visita medica. Può essere difficile riuscire a fare tutto; ecco perché Zoomies come Greg DiPaolo, responsabile del gruppo per il web marketing, si affidano ad alcune funzionalità di Zoom per essere produttivi e disponibili, senza tralasciare l'equilibrio tra lavoro e vita privata. 

Greg, con un team per lo più remoto, trova il modo di creare uno spazio che consente ai suoi collaboratori per ricevere l'aiuto di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. "Data la natura remota del mio team, spesso ho tenuto "l'ufficio aperto" con orari flessibili su Zoom Huddles (in versione beta), disponibile per tutto il team. Chi vuole può fermarsi per condividere aggiornamenti, porre domande o semplicemente per un saluto", ha spiegato Greg. "È perfetto per gestire molti piani e fusi orari diversi". 

Greg non è l'unico ad aver iniziato a usare gli huddle per portare le interazioni fluide e spontanee, tipiche del lavoro in presenza, nei team ibridi. I team e i reparti, come il nostro team di marketing, creano e sfruttano gli huddle per avere uno spazio virtuale comune dove connettersi sistematicamente tramite video, audio o chat, spesso per brevi conversazioni sui progetti o semplicemente per un aggiornamento.

Parlando di organizzazione, le Zoom Apps rappresentano una parte essenziale dei flussi di lavoro di Greg. "Le integrazioni delle app Zoom sono una presenza costante nelle riunioni del mio team. Per discutere degli ultimi progetti comuni, il mio team usa Asana, ad esempio. Queste integrazioni incorporate ci consentono di non perdere il ritmo veloce del lavoro, il tutto nel nostro ambiente di lavoro ibrido", ha dichiarato.  

E il ritmo veloce non è comunque esclusivo del lavoro. Nella famiglia di Greg, piena di impegni continui, la funzionalità come "Ricordami" di Zoom Team Chat è un aiuto a recuperare le chat di lavoro quando è il suo turno per gli allenamenti di calcio, oppure, la possibilità di trasferire le riunioni da computer a telefono lo agevola quando è ora di andare a prendere i bambini a scuola.

Anche lo sfondo virtuale per lui è un must assoluto. "Grazie agli sfondi virtuali la mia presenza in riunione è coerente e con un aspetto professionale almeno per metà", ha scherzato, "sia quando cerco di nascondere l'ultima pila di giocattoli lasciati dai miei figli, sia quando cambio continuamente stanza per trovare un posto tranquillo".

I dipendenti devono lavorare dove e come si sentono felici, al sicuro e pronti al successo. Ecco perché supportiamo i nostri dipendenti in diversi ambienti di lavoro: sappiamo che la piattaforma Zoom supporta il loro stile professionale, indipendentemente dal luogo in cui si trovano o dal team in cui lavorano. 

L'innovativa piattaforma Zoom, grazie alla promozione di una profonda connessione fra le persone e a molteplici modalità di collaborazione, aiuta a favorire il senso di fiducia reciproca che è fondamentale affinché i team si sentano coinvolti e con un buon livello di empowerment per lavorare al meglio da qualsiasi luogo. 

Quando hai questa fiducia, il lavoro non è più definito come un luogo, ma come il luogo in cui i dipendenti si sentono coinvolti e motivati professionalmente.