Dalla Prenotazione Postazione alla Gestione visitatori: ecco come i dipendenti ibridi lavorano oggigiorno con Zoom

Se fai parte di quel 52% dei lavoratori della conoscenza statunitensi che lavora in un ambiente ibrido, sai che andare in ufficio non rappresenta più la stessa routine di una volta. Molti dipendenti ibridi, grazie alla flessibilità che concede il lavoro da remoto per un parte del tempo, prestano maggior attenzione a come trascorrono il tempo in ufficio. Pianificano riunioni in presenza con i collaboratori diretti oppure sessioni strategiche con i temi interfuzionali e, inoltre, ricevono in sede clienti, partner e fornitori.

Anche i responsabili dei luoghi di lavoro che si occupano di questa transizione devono essere intenzionali, in particolare quando si tratta di ottimizzare sia gli spazi degli uffici sia l'esperienza dei dipendenti. Le organizzazioni si stanno rivolgendo a un design moderno, che offre la sensazione di comfort di una casa con la tecnologia più sofisticata di un ufficio. E i team che si occupano delle strutture, dato che i dipendenti non sono in ufficio ogni giorno, devono essere smart nell'ottimizzare le risorse dell'ufficio e cioè scrivanie e sale conferenze.

Le nostre soluzioni per le aree di lavoro ibride ti aiutano a soddisfare le diverse esigenze dei dipendenti e dei visitatori dell'ufficio. Abbiamo pensato alla Prenotazione Postazione e alla Gestione visitatori di Zoom per offrire la massima flessibilità, consentendo ai dipendenti di prenotare scrivanie, sale conferenze e persino posti auto per se stessi, oltre che per i clienti o i partner che possono ricevere. Prosegui per sapere come i dipendenti moderni utilizzano queste soluzioni.

La postazione condivisa e l'hoteling rappresentano un aspetto comune negli uffici ibridi dove i dipendenti non hanno più scrivanie assegnate. La Prenotazione Postazione di Zoom aiuta i dipendenti a trovare e a prenotare una scrivania libera, sia che si trovino in ufficio per solo un giorno, sia per tutta la settimana.

Ecco alcuni modi in cui la Prenotazione Postazione aiuta a semplificare il lavoro ibrido per dipendenti.

• Suggerimenti dall'IA: i dipendenti possono chiedere indicazioni per una data e una posizione della scrivania in modo da ottenere un suggerimento basato sulle loro preferenze, o sulla data in cui i collaboratori più stretti saranno presenti in ufficio.
• Opzioni flessibili dell'area di lavoro condivisa: scegli uno spazio, l'orario e la durata della prenotazione dell'area, sia solo per poche ore sia per una giornata intera. I dipendenti possono anche prenotare in modo ricorrente, ad esempio se intendono andare alla stessa ora e nello stesso giorno della settimana. 
• Prenotazione su richiesta: i dipendenti possono prenotare le aree all'arrivo utilizzando un chiosco all'entrata, il pannello di pianificazione all'esterno della Zoom Room o direttamente nell'area di lavoro.  
• Esperienza utente intuitiva: i team possono utilizzare un'interfaccia familiare sulla piattaforma Zoom, che conoscono e apprezzano, per prenotare aree di lavoro all'interno dell'ufficio. Inoltre possono usare l'app mobile di Zoom per prenotare lo spazio anche quando sono in movimento.  

Uno dei vantaggi del recarsi in ufficio è quello di avere un luogo dedicato dove incontrare i clienti, effettuare dimostrazione di prodotti ai potenziali clienti o ricevere i partner. Tutto ciò può anche essere stressante. I dipendenti devono accertarsi che la sala conferenze sia libera e pronta per la riunione. All'arrivo dei visitatori devono effettuare il check-in e prendere il badge. Sono molti gli aspetti a cui pensare.

Il nostro sistema di Gestione visitatori di Zoom integra la Prenotazione postazione per fornire una soluzione completa che consente ai dipendenti di pianificare le visite in ufficio senza uscire dalla piattaforma Zoom.

I dipendenti, non solo possono prenotare la propria scrivania, ma possono anche registrare un ospite e riservargli uno spazio. 

• Spedisci un invito: gli ospiti riceveranno dal dipendente organizzatore un invito via e-mail, con indicati l'orario e l'indirizzo dell'appuntamento. 
• Semplifica l'esperienza per gli ospiti. Gli ospiti possono completare tutta la documentazione di registrazione e persino caricare le foto in anticipo. Il giorno della visita, possono semplicemente effettuare il check-in a un chiosco. 
• Semplifica la preparazione. la pre-registrazione dei visitatori aiuta i responsabili d'ufficio a prepararsi all'aumento di persone o ad assicurarsi che i dipendenti abbiano le risorse necessarie per una riunione perfetta.  

I dipendenti, in questa nuova era di lavoro ibrido, desiderano flessibilità e comodità e ai team sul luogo di lavoro servono efficienza e ottimizzazione. Ed è esattamente ciò che ottengono grazie a Zoom. 

I dipendenti, grazie alla Prenotazione Postazione e alla gestione visitatori, ottengono la facilità d'uso che deriva dalla prenotazione delle loro aree di lavoro sulla stessa piattaforma Zoom in cui comunicano e collaborano. Per gli amministratori, l'esperienza è altrettanto intuitiva e i vantaggi sono evidenti.

• Processo semplificato: carica facilmente piantine personalizzate e posti a sedere direttamente dal portale amministratori per creare un processo di prenotazione agevole. Per consentire ai dipendenti di prenotare al volo l'area di lavoro, aggiungi codici QR stampabili. 
• Miglior allocazione e pianificazione delle risorse. Nel momento in cui avrai un'idea più precisa di quanti dipendenti e visitatori ci saranno in ufficio, avrai numeri più accurati per il pranzo, per fornire alcuni servizi come l'IT negli orari in cui saranno presenti più persone e per programmare la manutenzione nei giorni con meno gente.  
• Ottimizzazione dell'area di lavoro grazie all'analisi. Utilizza i dati raccolti dalla Prenotazione Postazione per saperne di più su come i tuoi team utilizzano l'area di lavoro. Queste informazioni possono esserti utili per pianificare e realizzare un'area di lavoro più efficace ed efficiente.  

Per avere maggiori informazioni sulle nostre soluzioni adatte all'area di lavoro, consulta la nostra pagina Zoom Spaces e parla con un esperto Zoom.

Nota dell'editore: questo blog è stato pubblicato per la prima volta il 13 luglio 2022 ed è stato di recente aggiornato, a gennaio 2024 per riportare l'attuale disponibilità della Prenotazione Postazione e della gestione visitatori.