Salles et espaces de travail Travail hybride

Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs : comment les travailleurs hybrides actuels s’organisent avec Zoom

Les employés souhaitent organiser le temps qu’ils passent au bureau. Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs au service de l’optimisation des environnements de travail hybrides. 

4 min. de lecture

Mis à jour le May 27, 2024

Publié le September 25, 2023

Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs

Si vous faites partie des 52 % de travailleurs du savoir américains qui évoluent dans un environnement hybride, vous avez sans doute constaté que la routine a bien changé lorsque vous allez au bureau. Les employés hybrides qui peuvent télétravailler une partie du temps sont globalement devenus plus exigeants quant à l’organisation des journées qu’ils passent au bureau, et prévoient des réunions en personne avec leurs subordonnés directs, des sessions stratégiques avec des équipes pluridisciplinaires et des rendez-vous sur place avec des clients, des partenaires et des fournisseurs.

Face à cette tendance, les responsables des espaces de travail doivent, eux aussi, se montrer prévoyants, de manière à optimiser aussi bien les espaces de bureaux que l’expérience des employés. Les entreprises s’orientent vers des concepts modernes alliant le confort d’un domicile à la technologie plus sophistiquée d’un bureau. Comme les employés ne sont pas présents tous les jours, les équipes qui gèrent les locaux doivent se montrer plus habiles pour optimiser les ressources disponibles comme les bureaux et les salles de conférence.

Nos solutions pour espaces de travail hybrides vous permettent de répondre aux besoins divers de vos employés et visiteurs. Les outils Zoom Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs sont faits pour offrir un maximum de flexibilité afin que les employés puissent réserver des bureaux, des salles de conférence et même des places de parking pour eux-mêmes ou pour les clients ou partenaires qu’ils accueillent. Découvrez comment les employés hybrides actuels utilisent ces solutions. 

Réservation d’un espace de travail simplifie les journées au bureau

Les bureaux partagés et nomades sont devenus monnaie courante dans les espaces de travail hybrides où les employés n’ont plus de place attitrée. Avec l’outil Zoom Réservation d’un espace de travail, les employés peuvent rechercher et réserver un bureau libre dans les locaux, pour un seul jour ou toute une semaine.

Réservation d’un espace de travail offre différentes fonctions qui facilitent le travail hybride pour les employés. En voici quelques exemples :

  • Suggestions basées sur l’IA : les employés peuvent demander au système de leur suggérer une date et un emplacement de bureau en fonction de leurs préférences ou une date à laquelle leurs plus proches collaborateurs seront présents dans les locaux.
  • Options flexibles pour le partage de bureau : les employés peuvent réserver un espace à l’heure qui leur convient, pour la journée entière ou seulement quelques heures. Ils peuvent même effectuer une réservation récurrente, s’ils souhaitent venir au bureau chaque semaine le même jour à la même heure, par exemple.
  • Réservation à la demande : les employés peuvent réserver des espaces à l’aide d’un kiosque situé à l’accueil, du programme affiché à l’entrée d’une Zoom Room ou directement au niveau de l’espace de travail.
  • Expérience utilisateur intuitive : les équipes peuvent réserver des espaces de travail via une interface familière sur la plateforme Zoom qu’ils connaissent déjà et apprécient. Ils peuvent même le faire en déplacement via l’application mobile Zoom !  

Gestion des visiteurs sur la plateforme Zoom

Entre autres avantages, le bureau permet d’accueillir des clients ou des partenaires, ou encore de présenter des produits à des prospects, dans un espace dédié. Cependant, cela peut s’avérer stressant, car les employés doivent s’assurer qu’ils disposent d’une salle de conférence libre et prête à accueillir leur réunion. Lorsque le visiteur arrive, il doit s’enregistrer et recevoir un badge. Les éléments à prévoir sont nombreux.

Notre système Zoom Gestion des visiteurs vient compléter l’outil Réservation d’un espace de travail pour offrir une solution complète permettant aux employés de préparer des visites dans les locaux sans avoir à quitter la plateforme Zoom.

Les employés peuvent non seulement réserver leur propre bureau, mais aussi enregistrer un invité et lui réserver un espace :

  • Envoyer une invitation : les invités reçoivent de l’employé qui les accueillera une invitation par e-mail indiquant l’heure et le lieu de leur rendez-vous.
  • Simplifier l’expérience des invités : les invités peuvent effectuer les formalités d’enregistrement et même importer leur photo à l’avance. Le jour de leur visite, ils n’ont plus qu’à s’enregistrer via un kiosque.
  • Faciliter la préparation : le pré-enregistrement des visiteurs permet aux responsables des locaux d’anticiper la venue de personnes supplémentaires et de veiller à ce que les employés disposent des ressources nécessaires au bon déroulement de leur réunion. 

Un atout pour les équipes de gestion des locaux

Dans cette nouvelle ère du travail hybride, les employés recherchent flexibilité et commodité, tandis que les équipes de gestion des locaux visent l’efficacité et l’optimisation. C’est exactement ce que Zoom leur apporte. 

Avec Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs, les employés peuvent facilement réserver des espaces de travail via la plateforme Zoom qu’ils utilisent déjà pour communiquer et collaborer. Pour les administrateurs, l’expérience est tout aussi intuitive et les avantages sont évidents :

  • Gestion des espaces simplifiée : importez facilement des cartes personnalisées de vos locaux et bureaux disponibles, directement depuis le portail administrateur, afin de créer un processus de réservation transparent. Associez des codes QR imprimables aux espaces de travail pour que les employés puissent les réserver à la volée.
  • Attribution et planification plus efficaces des ressources : lorsque vous connaissez le nombre d’employés et de visiteurs attendus dans les locaux, vous avez une idée plus précise du nombre de repas à prévoir, vous pouvez proposer certains services comme une permanence informatique les jours de forte affluence et organiser les opérations de maintenance les jours les plus calmes.
  • Optimisation de l’espace de travail avec analyse des données : servez-vous des données recueillies par l’outil Réservation d’un espace de travail pour en savoir plus sur l’utilisation des espaces de travail par vos équipes. Ces informations vous permettront de gérer et de concevoir vos espaces de travail de façon plus efficace.

Consultez notre page Zoom Spaces pour en savoir plus sur nos solutions de gestion des espaces de travail et parler avec un expert Zoom.

 

Note de l’éditeur : ce blog a été publié pour la première fois le 13 juillet 2022. Il a été mis à jour pour la dernière fois en janvier 2024 de manière à indiquer la disponibilité des outils Réservation d’un espace de travail et Gestion des visiteurs.

Nos clients nous aiment

Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox
Okta
Nasdaq
Rakuten
Logitech
Western Union
Autodesk
Dropbox

Zoom, une plateforme pour se connecter