Cinq conseils pour mettre à jour votre technologie d’environnement de travail hybride

Que vos employés travaillent au bureau quelques jours par semaine, entièrement à distance ou en se connectant depuis différents emplacements, il est temps de mettre à jour votre technologie d’environnement de travail hybride pour mieux répondre aux besoins de votre équipe, partout où elle travaille.

La technologie de travail hybride regroupe tous les outils logiciels et périphériques matériels de votre lieu de travail qui aident vos employés à collaborer entre eux, qu’ils soient sur place ou travaillent à distance. Avec des équipes plus dispersées que jamais, les services chargés des installations et de l’aménagement du lieu de travail doivent concevoir et équiper leurs espaces des technologies de travail hybride appropriées.

Un sondage Gallup de 2022 révèle que le travail hybride s’est développé de façon constante depuis 2020, jusqu’à atteindre 49 % en juin 2022, et que 8 employés sur 10 ayant accès au travail à distance ont mis en place un programme hybride ou télétravaillent à plein temps. Les employés collaborent souvent avec des collègues présents en personne ou en distanciel, mais selon la responsable Zoom des solutions immobilières et d’environnement de travail Alana Collins, la plupart des bureaux ne sont pas correctement équipés pour prendre en charge efficacement le travail hybride.

« Pour avoir parlé à plusieurs de nos homologues du secteur, je dirais que les entreprises en sont encore à explorer les possibilités offertes par cette nouvelle ère du travail hybride », déclare A. Collins. « La technologie de salle de conférence est dépassée et les espaces de collaboration pouvant être utilisés aussi bien pour des réunions en personne qu’à distance sont insuffisants. »

En faisant évoluer votre technologie d’environnement de travail hybride, vous favorisez la communication entre vos collaborateurs et leur permettez d’être plus productifs, où qu’ils se trouvent. Voici quelques conseils pour configurer un environnement de travail hybride susceptible d’offrir une meilleure expérience à vos employés en exploitant plus efficacement l’espace :

1. Passez à un modèle « hôtelier » utilisant une technologie de réservation d’espace de bureau à la carte.
2. Aidez vos équipes hybrides à améliorer leur collaboration au bureau.
3. Concevez différents types d’espaces de travail hybride.
4. Repensez la salle de conférence en l’adaptant aux réunions hybrides.
5. Prenez en compte les employés pratiquant le télétravail à plein temps.

Si vos employés travaillent de chez eux plusieurs jours par semaine, alors vous n’avez pas besoin de leur réserver un bureau par personne dans l’entreprise. Mais dans ce cas, comment vous assurer que ceux qui viennent travailler sur place aient accès à un espace de travail ?

La réservation de bureau à la carte en fonction de la présence est devenue une approche courante pour les entreprises qui appliquent un modèle de travail hybride. Elle va un peu plus loin que le modèle des bureaux nomades, selon lequel chacun choisit son bureau selon son ordre d’arrivée.

Avec les bureaux nomades, un employé qui se présente sur place peut ne pas trouver d’espace de travail à côté des membres de son équipe ou agencé comme il le souhaite. Pire encore, il peut ne pas trouver de bureau du tout.

La réservation à la carte permet aux employés de réserver leur espace de travail à l’avance. Ainsi, chacun est sûr de trouver un espace pour la journée et de disposer des outils dont il a besoin pour être productif et faire avancer ses projets.

Un logiciel de réservation de bureau comme Réservation d’un espace de travail de Zoom permet aux employés de choisir un bureau à proximité de leur équipe de projet pour une meilleure collaboration ou, s’ils préfèrent, de trouver un emplacement près de la machine à café. Votre solution pourrait même utiliser l’IA pour recommander la meilleure place en fonction des préférences de l’employé ou des espaces occupés par ses collaborateurs habituels.

La réservation à la carte n’est pas utile qu’aux employés. Grâce à cet outil, les équipes chargées des installations peuvent voir combien de personnes fréquentent le bureau en examinant les données de réservation d’espace de travail. « Pour notre équipe, l’analyse des données est vraiment importante, car elle permet de déterminer comment continuer à investir dans les espaces les plus fréquentés ou expérimenter dans les espaces sous-utilisés », indique A. Collins.

Cela pourrait guider certaines de vos décisions. Vous pourriez par exemple regrouper plusieurs étages de bureaux en un seul ou même fermer une annexe devenue superflue. Par ailleurs, grâce à cet outil, les responsables logistiques peuvent planifier plus efficacement les commandes de repas, les fournitures de bureau et d’autres éléments utilisés en interne.

Tout ne se résume pas à trouver une place où s’asseoir au bureau. Le fait de travailler à côté des membres de son équipe directe permet à un employé de lui poser des questions, de discuter de projets connexes et de favoriser le sens de la communauté, autant d’éléments qui comptent dans l’expérience de travail au bureau.

Créer des « voisinages » au sein de vos bureaux pour les différents services peut aider les employés à trouver une place à proximité des personnes avec lesquelles ils collaborent le plus. Cette approche vous permet d’affecter l’espace approprié en fonction des besoins de chaque service. Par exemple, si la majorité de l’équipe produits travaille en présentiel, vous pouvez installer son voisinage à un étage disposant d’une grande salle de conférence pour faciliter la tenue de réunions. Si votre équipe des finances est majoritairement en télétravail, vous pouvez lui affecter moins de bureaux et configurer un voisinage plus limité.

Vous pouvez désigner les voisinages dans votre système de réservation d’espace de bureau afin que les employés sachent où regarder au moment de réserver un espace.

Les employés ayant mis en place des programmes de travail flexibles ou hybrides seront peut-être plus motivés pour se rendre au bureau si différents espaces sont prévus pour répondre à leurs besoins en matière de réunions hybrides, de concentration et de socialisation. Au moment de concevoir ces espaces, des postes de travail individuels aux espaces de réunion, tenez compte des attentes des employés en lien avec les différents environnements et expériences.

« En tant que responsables d'espaces de travail, nous devons nous demander si nous mettons la technologie et les ressources adéquates à la disposition de nos employés pour que leur journée de travail se déroule au mieux lorsqu’ils viennent au bureau », explique A. Collins.

A. Collins note que le nouveau bureau londonien de Zoom inclut 75 points de travail, allant des bancs semblables à ceux d’une bibliothèque, espaces de réception et tables adaptables pour la collaboration aux bureaux traditionnels. « Nos employés peuvent réserver ces espaces à l’aide de notre outil Réservation d’un espace de travail, de façon à pouvoir planifier et guider leur journée au bureau », indique-t-elle.

Voici différents types d’espaces susceptibles d’être utiles à votre entreprise :

Espaces de type cabine téléphonique

Les espaces individuels de type cabine téléphonique sont parfaits pour offrir aux employés un coin privé qui leur permet d’effectuer un appel vidéo sans déranger leurs collègues installés à leur bureau.

Petites salles de réunion hybrides

Les employés peuvent préférer les espaces de réunion plus réduits et moins formels que les salles de conférence pour leurs réunions d’équipe. Dotez ces espaces d’un dispositif de visioconférence tout-en-un, parfait pour une réunion conviviale entre deux ou trois personnes en présentiel et des collègues en télétravail.

Grandes salles de réunion

Vous pouvez utiliser les grandes salles de réunion comme espaces hybrides pour vos réunions publiques et celles regroupant tout le personnel, en rassemblant les employés en personne et ceux en télétravail. Optimisez ces types d’espaces pour vos présentations, en gardant à l’esprit le fait que les présentateurs peuvent se trouver soit sur place, soit sur Zoom.

Espaces ouverts répartis dans l’espace de travail

Les employés qui viennent au bureau peuvent avoir envie d’espaces de socialisation ou d’espaces qui leur permettent d’avoir des conversations impromptues. Réfléchissez à la façon dont vos espaces communs peuvent faciliter les réunions ponctuelles et informelles.

Espaces flexibles

Lorsque vous avez besoin de configurer rapidement un espace de réunion hybride à la volée, un dispositif de réunion tout-en-un installé sur un chariot mobile peut être une excellente solution. Il vous suffit de le pousser jusqu’à une salle afin de démarrer instantanément une visioconférence.

Les salles de conférence sont un incontournable des espaces de bureau, mais la plupart sont pensées pour la collaboration en personne autour d’une très grande table. Lorsque vous ajoutez des participants en distanciel, ils voient la redoutable image d’une table interminable et ont toutes les peines du monde à voir ou entendre les participants installés tout au bout. Les participants en présentiel finissent par surtout se parler entre eux, et ceux qui assistent à la réunion à distance ont du mal à se joindre à la conversation.

Maintenant que nous sommes si nombreux à travailler avec des équipes dispersées et à rencontrer nos clients et nos partenaires à distance, il est temps d’optimiser votre salle de conférence en exploitant la technologie d’environnement de travail hybride :

• Si vos employés doivent se battre avec un enchevêtrement de fils et de câbles avant chaque visioconférence, investissez dans un logiciel de salle de conférence qui leur permettra de se connecter d’une simple pression sur un bouton. 
• La technologie de caméra intelligente comme le Réalisateur intelligent de Zoom utilise l’IA pour inclure chaque personne de la salle dans sa propre vignette vidéo (adieu, la table interminable) pour que les participants à distance puissent voir leurs visages, et les réseaux de microphones permettent à tous les participants sur place d’être entendus, peu importe où ils sont assis.
• Pour la collaboration visuelle, un moniteur de tableau blanc numérique est indispensable pour que tous puissent voir et participer, même à distance.

Lorsque vous prenez des décisions concernant vos bureaux physiques, vous pourriez croire que vos employés en télétravail 100 % du temps ne sont pas concernés. Après tout, ils pourraient ne jamais mettre un pied dans votre espace de travail. Toutefois, votre technologie d’environnement de travail hybride exerce un effet direct sur la manière dont les employés en personne interagissent avec leurs collègues en télétravail.

Certaines des solutions mentionnées ci-dessus, comme les caméras intelligentes et les tableaux blancs numériques, permettent aux employés en télétravail de bénéficier d’une expérience plus stimulante, surtout lors des réunions hybrides. Lorsque vous concevez différents types d’espaces, prêtez attention à l’éclairage, aux angles de caméra, aux systèmes audio et aux autres détails pouvant compter pour les participants à distance.

« Nous faisons en sorte que nos espaces de travail encouragent la collaboration en personne et l’innovation tout en offrant les outils et les technologies qui favorisent la connexion numérique et le sens de la communauté avec nos équipes à travers le monde », explique A. Collins.

À l’heure où les employés exploitent la technologie de travail hybride et les espaces de travail efficaces pour accomplir leurs tâches, la relation entre l’équipe informatique d’une entreprise et celles chargées de l’environnement de travail est plus importante que jamais.

Les équipes chargées des installations et de l’aménagement du lieu de travail doivent travailler main dans la main avec l’équipe informatique pour optimiser la relation complexe entre les personnes, les lieux où elles travaillent et la technologie qu’elles utilisent. Cela passe par la compréhension des besoins des employés (via des sondages, des études, des entretiens et d’autres initiatives favorisant les retours d’information) et par une collaboration visant à créer des espaces qui s’intègrent de façon transparente aux outils de collaboration numériques.

Vous trouvez peut-être que vos bureaux disposent d’un nombre excessif de grandes salles de réunion que vos employés n’utilisent tout simplement pas, ou de trop nombreux postes de travail ouverts alors que vos employés plébiscitent les cabines privées. Le fait de sonder régulièrement les employés et de comprendre de quelle manière ils utilisent les espaces actuels de l’entreprise peut vous aider à rester informé et à prendre des décisions relatives à la configuration de vos espaces de bureau.

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