ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーでオフィスを改造する 5 つのヒント

従業員が週に数回オフィスに出勤していても、100% リモートで働いていても、複数の拠点をつなげていても、その状況が何であれ、チームがどこで働いていてもチームのニーズをサポートできるように、ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーを刷新する時期が来ています。

ハイブリッド ワーク テクノロジーとは、対面やリモートで働く従業員同士のコラボレーションを支援する、職場にあるすべてのソフトウェア ツールやハードウェア デバイスを指します。 そしてこれまでにないほど分散化が進んだ中でのチームワークに対応するために、設備や職場を担当する部門は、分散化したチームをサポートするハイブリッド ワーク テクノロジーを使用してスペースをデザインし、必需品を取りそろえる必要があります。

2022 年の Gallup の世論調査によると、ハイブリッ ド ワークは 2020 年から着実に増加して 2022 年 6 月には 49% という高水準に達しました。そしてリモートで働ける従業員の 10 人に 8 人は、ハイブリッド スタイルのスケジュールを組むか、または完全リモートで働いているそうです。 従業員は多くの場合、対面で働く同僚とリモート ワーカーが入り混じった状態でコラボレーションしていますが、Zoom の不動産および職場部門の責任者、Alana Collins 曰く、ほとんどのオフィスはハイブリッド ワークが効果的に実施できるだけの適切な設備が整っていないそうです。

「同業者数社と話しましたが、企業はまだこの新しいハイブリッド ワーク時代をどう乗り切るか模索している段階です」と Collins は言います。 「カンファレンス ルームのテクノロジーは時代遅れですし、対面式でもハイブリッド式でも同じように集まって使用できるコラボレーション用スペースも不足しています。」

ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーを進化させれば、従業員はどこにいてもつながりやすくなり、生産性を高めることができます。 では、スペースをより効率的に活用し、より良い従業員体験をもたらすハイブリッド ワーク環境を構築するためのヒントをいくつかご紹介します。

1. デスク予約テクノロジーを活用したホテリング モデルへの移行
2. オフィス内でより良いコラボレーションができるようハイブリッド チームを支援
3. さまざまなタイプのハイブリッド ワークスペースのデザイン
4. ハイブリッド ミーティングに合わせてカンファレンス ルームを再考
5. 完全リモートで働くリモート ワーカーへの配慮

従業員が週に何日か在宅で勤務している場合、自分専用のデスクが全員分オフィスに必要かというと、そんなことはありません。 ですが、どうすればオフィスに出勤する従業員が働くスペースを確保できるでしょうか？

オフィスのホテリング、つまり出社するときにオフィス内のデスクを予約することは、ハイブリッド ワークモデルを採用する企業にとって一般的なアプローチになっています。 ホテリングは、先着順にデスクを選ぶホットデスクの進化形だと考えてください。

ホットデスクでは、オフィスに出社した従業員が、チームメンバーの隣の席や好きなセッティングのワークスペースを見つけられないことがあります。 もっと悪いことに、そもそも空いているデスクがないこともあるのです。

ホテリングにすると、従業員は事前にワークスペースを予約できるので、全員がその日の自分の場所を押さえ、この先を計画して生産性を高めるために必要なツールを確保できます。

Zoom のワークスペース予約のようなデスク予約ソフトウェアを使用すると、従業員はプロジェクト チームの近くのデスクを選んでコラボレーションしやすくしたり、コーヒー好きの従業員はコーヒーメーカーの近くの席を選んだりできます。 また、AI を使用して、従業員の好みやよく一緒に仕事をする人の隣などを基準にして、最適な席を勧めてもらうことも可能です。

ホテリングが便利なのは、従業員だけではありません。たとえば施設チームはワークスペースの予約データに基づいて、オフィスに何人出社しているか確認できます。 「私たちのチームにとって分析は、人々が最も長い時間を過ごす場所にどのように手を加えていけばいいのか知るために、または活用されていないスペースを把握するために、本当に重要です」と Collins は言います。

その分析結果が意思決定に役立つこともあります。 たとえば、数フロアあるオフィス スペースを 1 フロアに縮小統合したり、不要になったサテライト オフィスを閉鎖したりできるかもしれません。 さらに、オフィス マネジャーは昼食の注文や備品、その他オフィス内で必要なあれこれをより効率的に計画できるようになります。

座る席の確保は、必要事項の一部でしかありません。 直属のチームメンバーと一緒に仕事をすることで、従業員同士が手軽に質問したり、関連するプロジェクトについてチャットしたり、コミュニティ意識を高めたりできます。このようなことはすべて、オフィス内では重要なことです。

オフィス内に部門ごとの「デスクの島」を設ければ、従業員は最も良く一緒に働く人の近くの席を見つけやすくなります。 このアプローチを採用すると、各部門が必要とする適切なスペースを割り当てることができます。たとえば、プロダクト チームのほとんどが出社して対面で働いている場合、そのチームのデスクの島を大きなカンファレンス ルームがあるフロアに配置すれば、チーム ミーティングをサポートできます。 たとえば、財務チームの大半がリモートで働いている場合は、デスクを少なめに割り当てて小さな島を設定します。

デスク予約システムで島を指定しておけば、従業員はデスクを予約する際にどこを見ればいいのか迷うことがなくなります。

フレックスやハイブリッド ワークを採用している従業員の場合、ハイブリッド ミーティングを実施できるスペースや集中できる場所、社交の場など、さまざまなニーズに対応できるスペースがあれば、オフィスに出勤するモチベーションが高まるかもしれません。 個々のワークステーションからミーティング エリアに至るまで、このようなスペースをデザインする際は、従業員がさまざまな環境や経験から何を求めているのか考慮に入れましょう。

「職場のリーダーは、『オフィスにいる従業員が最高の仕事をこなせるように、誰もが利用できる適切なテクノロジーとリソースはそろっているだろうか？』と自問自答する必要があります」と Collins は言います。

Collins は、Zoom の新しいロンドン オフィスには図書館仕様のベンチ、タッチダウン スペース、 コラボレーション用のアジャイル テーブルから従来のデスクに至るまで、75 ものさまざまな作業場所があると指摘しています。 Collins はまた、「従業員はワークスペース予約ツールでこうしたスペースを予約できるので、オフィスでの 1 日を計画したり実際に行動したりしやすくなっています」と述べています。

ここからは、皆さんのオフィスに必要かもしれないスペースのタイプをいくつかご紹介します。

電話ボックス スタイルのスペース

1 人用の電話ボックス スタイルのスペースは、従業員がデスクで働いている他の人を気にずビデオ通話ができる、プライベートな場所を確保したいときに最適です。

ハイブリッド ミーティング ルーム（小）

チーム ミーティング用に、カンファレンス ルームよりも小規模でカジュアルなミーティング エリアを望む従業員もいるかもしれません。 そのようなスペースを設けてビデオ カンファレンス用のオールインワン デバイスを設置すれば、2～3 人でリモートの同僚と快適にミーティングできるようになります。

ミーティング ルーム（大）

広いルームを用意して、全社ミーティングやタウンホールなど、対面で働く従業員とリモート ワーカーがハイブリッド形式で集合できる場所を設営することもできます。 このようなタイプのスペースは、プレゼンテーションに最適化しましょう。その際は、プレゼンターがオフィスにも Zoom にもいる可能性があることを心に留めておいてください。

職場全体にわたるオープン スペース

オフィスに出勤する従業員の中には、社交の場や日常会話を交わすスペースを望んでいる人がいるかもしれません。 ちょっとした待ち合わせや非公式なミーティングを後押しするためには、どのような共用スペースが有効か考えてみましょう。

融通の利くスペース

ハイブリッド ミーティング スペースをその場で手早くセットアップする必要があるときは、キャスター付きラックにオールインワンのミーティング デバイスを乗せておくと非常に便利です。 ミーティング ルームに押して行くだけで、すぐにビデオ ミーティングをセットアップできます。

カンファレンス ルームはオフィスの定番ですが、そのほとんどは長くて大きなテーブルに着いて、対面でコラボレーションするためにセットアップされています。 そこにリモート参加者が混ざると、テーブルの端にいる人をはっきりと見たり聞いたりすることがほぼできなくなる、なんとも恐ろしい「ボウリング場のレーン」のような状態になってしまいます。 終わってみると、対面の参加者ばかりがお互いに話し合い、リモート出席者は会話に参加しにくいことがわかります。

多くの人が分散したチームの一員として働き、顧客やパートナーとリモートでミーティングをする今こそが、ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーでカンファレンス ルームを最適化する時です。

• もし従業員がビデオ ミーティングのたびにコードやケーブルの配線に頭を痛めているのであれば、ボタンを押すだけで簡単に接続できるカンファレンス ルーム ソフトウェアに投資しましょう。
• Zoom の Intelligent Director のようなスマートカメラ テクノロジーは、AI テクノロジーを使用して室内の個人個人を個別のビデオタイルに映し出すので（ボーリング場のレーンのような景色とはおさらばです！）、リモート出席者はどこに座っていても実際に各人の顔を視認できるうえ、マイクアレイを使えば室内にいる全員の声を聞くことができます。
• ビジュアル コラボレーションには、リモート参加者も含めて全員がボードを見て貢献できるように、デジタル ホワイトボード モニターが必需品です。

物理的なオフィスについて何か決定を下す際、完全リモートで働く従業員への影響はないと思うかもしれません。どの道、完全リモートの従業員がオフィスに足を踏み入れることはないからです。 しかし、ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーは、オフィスに出勤している従業員がリモートで働く同僚とどのようにやり取りするかという点において、直接影響します。

先に述べたスマートカメラやデジタル ホワイトボードのようなソリューションを使用すると、特にハイブリッド ミーティングで、リモート従業員がより魅力的な時間を過ごせるようになります。 さまざまなタイプのスペースをデザインする際には、照明やカメラの角度、オーディオ システムなど、リモート参加者にとって重要なあらゆる要素に気を配ってください。

「私たちは、Zoom のワークスペースがいかに対面でのコラボレーションやイノベーションを後押しし、同時に Zoom のグローバル チームとのデジタルなつながり、そしてコミュニティ意識を育むツールやテクノロジーをどれほどそろえているのか、身に染みています」と Collins は述べています。

従業員がハイブリッド ワーク テクノロジーと効果的なワークスペースを活用して仕事をこなす中、企業の IT チームと職場チームとの関係はこれまでになく重要になっています。

職場チームや施設チームは IT 部門と手を取り合い、従業員、働く場所、使用するテクノロジーの間に横たわる複雑な関係性を最適化する必要があります。 言い換えると、（アンケートやインタビュー、その他のフィードバックを通じて）従業員が何を必要としているのか理解し、デジタル コラボレーション ツールをシームレスに組み込んだスペースを生み出すために協力しなければならないのです。

そうすれば、オフィスには従業員が使用していない大きなミーティング ルームが多すぎたり、従業員は個室のブースを求めているのにオープンなワークステーションが多すぎたりなどといったことがわかるかもしれません。 従業員に定期的にアンケートをとり、スペースが現在どのように使用されているか把握しておくと、オフィスのデザインに関する情報を常に把握した状態で決断を下せるようになります。

ハイブリッド ワークプレイス テクノロジーをオフィス導入するにあたり、さらなるアイデアをご希望ですか？ ハイブリッド チームのための職場の近代化をテーマにしたウェビナーをご覧ください。