Fünf Tipps zur Umgestaltung des Büroarbeitsplatzes durch hybride Technologien

Unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter mehrmals pro Woche im Büro, ausschließlich im Homeoffice oder an mehreren Orten arbeiten – es ist an der Zeit, Ihre Technologien für das hybride Arbeiten auf den neuesten Stand zu bringen, um Ihre Teams zu unterstützen, wo immer sie arbeiten.

Technologien zum hybriden Arbeiten sind alle Tools und Geräte im Büro, mit deren Hilfe Vor-Ort- und Remote-Mitarbeiter kollaborativ arbeiten können. Da Teams nun verteilter sind als jemals zuvor, müssen Einrichtungen und Abteilungen mit Technik zum hybriden Arbeiten ausgestattet sein, die dezentrale Teams unterstützt. 

Eine Umfrage von Gallup 2022 hat ergeben, dass die Hybridarbeit seit 2020 ständig zugenommen und im Juni 2022 mit 49 % einen Höchststand erreicht hat. Zudem haben sich 8 von 10 Mitarbeiter, die im Homeoffice tätig sein können, für ein Hybridmodell oder eine vollständige Remote-Tätigkeit entschieden. Beim kollaborativen Arbeiten sind häufig mehrere Mitarbeiter beteiligt, die im Büro oder zu Hause arbeiten. Laut Alana Collins, Head of Real Estate and Workplace bei Zoom, sind die meisten Büros für ein effektives hybrides Arbeiten jedoch nicht angemessen ausgestattet. 

„In Gesprächen mit anderen Unternehmen der Branche habe ich erfahren, dass sich die meisten Firmen in der hybriden Arbeitswelt noch zurechtfinden müssen“, so Collins. „Die Technologie in den Konferenzräumen ist veraltet und es gibt nicht genug Bereiche zum kollaborativen Arbeiten, an denen Präsenz und Hybrid-Meetings in gleichem Maße stattfinden können.“ 

Wenn Sie Ihre Technologien zum hybriden Arbeiten auf den neuesten Stand bringen, können sich Mitarbeiter standortunabhängig besser vernetzen und produktiver sein. Dies sind einige Tipps, wie Sie eine Umgebung für das hybride Arbeiten einrichten, die Ihren Mitarbeitern gefällt und den verfügbaren Platz möglichst effizient nutzt:

1. Hoteling-Modell mit Reservierung von Arbeitsbereichen einführen
2. hybride Teams bei der Entwicklung besserer kollaborativer Arbeitsweisen im Büro unterstützen
3. unterschiedliche Bereiche zum hybriden Arbeiten gestalten
4. Konferenzräume für hybride Meetings umgestalten
5. ausschließlich im Homeoffice tätige Mitarbeiter berücksichtigen

Wenn Ihre Mitarbeiter an mehreren Tagen in der Woche im Homeoffice sind, brauchen nicht alle einen eigenen Schreibtisch im Büro. Wie stellen Sie aber sicher, dass alle Mitarbeiter, die ins Büro kommen, einen Arbeitsbereich haben?

Viele Unternehmen mit hybridem Arbeitsmodell setzen hierbei auf das Hoteling, also die bedarfsweise Reservierung von Büroarbeitsplätzen. Sie können sich das wie eine Weiterentwicklung des Hotdesking vorstellen, bei der Schreibtische nach der Reihenfolge der Anfragen vergeben werden.

Hotdesking kann dazu führen, dass Mitarbeiter nicht bei ihrem Team sitzen oder nicht die Arbeitsplatzausstattung erhalten, die Sie bevorzugen. Im schlimmsten Fall ist gar kein Schreibtisch mehr frei. 

Beim Hoteling können die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz im Voraus buchen. So können sie sicher sein, dass sie an diesem Tag einen Arbeitsbereich finden, der mit den erforderlichen Tools ausgestattet ist. Dies dient der Produktivität und Planbarkeit. 

Mit Buchungssoftware für Arbeitsbereiche wie Zoom Arbeitsplatzreservierung können Mitarbeiter einen Schreibtisch in der Nähe ihrer Teammitglieder oder der Kaffeemaschine reservieren – ganz so, wie sie es möchten. Auch KI-gestützte Funktionen sind denkbar, die Mitarbeitern auf Basis ihrer Vorlieben oder Teamkollegen einen Platz vorschlagen. 

Hoteling ist nicht nur etwas für Mitarbeiter – das Büroteam kann anhand der reservierten Arbeitsplätze analysieren, wie viele Mitarbeiter ins Büro kommen. „Analysen geben unserem Team die Möglichkeit, häufig genutzte Arbeitsbereiche auszubauen oder Bereiche, die weniger genutzt werden, zu überdenken und umzugestalten“ erklärt Collins.

Dies könnte Einfluss auf Ihre Entscheidungen haben. Vielleicht können Sie das Büro von mehreren Etagen auf eine Etage verkleinern oder gar eine Zweigstelle schließen, weil sie nicht mehr gebraucht wird. Die Büroverwaltung kann Lebensmittelbestellungen, Büroausstattung und andere Dinge im Büro zudem wesentlich effizienter planen und beschaffen.

Mit einem Arbeitsbereich alleine ist es noch nicht getan. Wenn Mitarbeiter direkt neben ihren Teamkollegen sitzen, können sie untereinander Fragen klären, sich über ähnliche Projekte austauschen und einen Gemeinschaftssinn entwickeln. All dies ist Teil effektiver Büroarbeit. 

Durch das Einrichten „benachbarter“ Arbeitsbereiche für verschiedene Abteilungen können Mitarbeiter immer neben den Personen sitzen, mit denen sie am häufigsten zusammenarbeiten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Fläche der jeweiligen Arbeitsbereiche besser zu planen: Wenn Ihr Produktteam beispielsweise größtenteils im Büro arbeitet, sollten sich auf der Etage seines Arbeitsbereichs etwa größere Konferenzräume befinden, um die Teammeetings zu unterstützen. Falls die Finanzabteilung hingegen eher im Homeoffice arbeitet, braucht sie weniger Schreibtische und auch einen kleineren gemeinsamen Bereich.

Sie können die Arbeitsbereiche für Abteilungen in Ihrem Buchungssystem ausweisen und Mitarbeitern damit direkt eine Orientierungshilfe geben.

Mitarbeiter mit einem flexiblen oder hybriden Arbeitszeitmodell kommen vermutlich eher ins Büro, wenn es dort mehrere Arbeitsbereiche gibt, die hybride Meetings, konzentriertes Arbeiten und soziale Kontakte miteinander verbinden. Beim Gestalten dieser Bereiche – Einzelarbeitsplätze oder Bereiche für Meetings und Begegnungen – sollten Sie die Vorlieben Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

„Wer Arbeitsbereiche gestaltet sollte sich fragen: ‚Verfügen wir über die Technologien und Ressourcen, damit Mitarbeiter im Büro einen optimalen Arbeitstag verbringen können?‘ “, so Collins weiter.

Collins erwähnt, dass das neue Londoner Büro von Zoom 75 verschiedene Arbeitsbereiche bietet. Diese reichen von Bänken im Stil einer Bibliothek über gemütliche Ecken und flexible Bereiche zum kollaborativen Arbeiten bis hin zu traditionellen Schreibtischen. „Unsere Mitarbeiter können diese Bereiche mit unserem Tool zur Arbeitsplatzreservierung buchen. So können sie ihren Arbeitstag planen und sich im Büro zurechtfinden“, fährt sie fort.

Diese verschiedenen Bereiche könnten für Ihr Unternehmen interessant sein:

Bereiche im Stil einer Telefonkabine

Einzelarbeitsbereiche, die einer Telefonkabine nachempfunden sind, sind der perfekte Ort für Videoanrufe, die den Rest der Mitarbeiter nicht stören. 

Kleinere Räume für hybride Meetings

Ihre Mitarbeiter möchten Teammeetings vielleicht an etwas intimeren, informelleren Orten als Konferenzräumen abhalten. Wenn Sie diese Bereiche mit videokonferenzfähigen Geräten ausstatten, schaffen Sie das perfekte Umfeld für Meetings von zwei oder drei Personen und Remote-Teilnehmer.

Große Meetingräume

Größere Räume können als hybride Treffpunkte für Mitarbeiterversammlungen oder Town Hall Meetings dienen, an denen Präsenz- und Remote-Mitarbeiter gemeinsam teilnehmen. Wenn Sie diese Räume für Präsentationen optimieren, sollten Sie berücksichtigen, dass die Redner im Büro sitzen oder über Zoom zugeschaltet werden können. 

Offene Bereiche an mehreren Stellen im Büro

Mitarbeiter, die ins Büro kommen, möchten sich bestimmt auch einmal unterhalten oder spontan austauschen. Gemeinschaftsbereiche sollten spontane Treffen und informelle Meetings ermöglichen.

Flexible Bereiche

Wenn Sie spontan einen Bereich für hybride Meetings einrichten müssen, kann ein Gerät mit allen Meetingfunktionen auf einem Wagen eine geeignete Lösung sein. Dann müssen Sie den Wagen nur in einen Raum fahren und schon kann das Videomeeting beginnen.

Konferenzräume gehören zur Standardausstattung von Büros. Doch die meisten sind so eingerichtet, dass mehrere Personen an einem langen Tisch sitzen und sich unterhalten können. Wenn Sie diesem Setup Remote-Teilnehmer hinzufügen, sehen diese nur einen langen Tisch mit Köpfen. Es ist ihnen aber praktisch unmöglich, die Leute am anderen Ende des Tisches deutlich zu sehen oder zu hören. Am Ende sprechen die Teilnehmer vor Ort hauptsächlich untereinander und die Remote-Teilnehmer können dem Gespräch kaum folgen. 

Nun, da viele Unternehmen mit dezentralen Teams arbeiten und per Video mit Kunden oder Partnern in Kontakt stehen, sollten Sie Ihren Konferenzraum mit Technologien zum hybriden Arbeiten ausstatten: 

• Falls Ihre Mitarbeiter vor einem Videomeeting erst unzählige Kabelverbindungen bewältigen müssen, sollten Sie in eine Konferenzraumlösung investieren, die eine Verbindung per Knopfdruck ermöglicht. 
• Bei intelligenter Kameratechnologie wie dem Zoom Intelligent Director kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz. So wird jede Person im Raum in einer eigenen Videokachel dargestellt (die Tage der Ansicht vom langen Tisch sind gezählt), damit Remote-Teilnehmer die Gesichter der anderen Teilnehmer sehen können. Dank Mikrofonarrays wird die Stimme jedes Teilnehmers im Raum zudem glasklar wiedergegeben.
• Bei der visuellen kollaborativen Arbeit ist ein digitales Whiteboard unabdingbar, damit alle das Board sehen und daran mitarbeiten können – auch im Homeoffice.

Sie denken vielleicht, dass Mitarbeiter, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten, bei der Gestaltung des Büros keine Rolle spielen. Schließlich sind sie nie da. Allerdings wirkt sich die Wahl der Technologien zum hybriden Arbeiten direkt darauf aus, wie Mitarbeiter im Büro mit Remote-Mitarbeitern interagieren. 

Mit einigen der vorgestellten Lösungen – etwa intelligente Kameras und digitale Whiteboards – beziehen Sie Remote-Mitarbeiter stärker mit ein, vor allem in hybriden Meetings. Bei der Gestaltung der verschiedenen Arbeitsbereiche sollten Sie daher auf die Lichtverhältnisse, Kamerawinkel, Audiosysteme und andere Details achten, die für Remote-Teilnehmer eine Rolle spielen.

„Wir nehmen wahr, dass unsere Arbeitsbereiche das kollaborative Arbeiten und Innovationen vor Ort fördern. Gleichzeitig verfügen wir auch über die Tools und Technologien, die digitale Verbindungen und ein Gemeinschaftsgefühl unter allen Teams weltweit ermöglichen“, erzählt Collins.

Da Mitarbeiter auf Technologien zum hybriden Arbeiten und flexible Arbeitsbereiche angewiesen sind, müssen die IT-Abteilung des Unternehmens und die Büroverwaltung eng miteinander verzahnt sein.

In enger Zusammenarbeit sollten beide Abteilungen Verbindungen von Mensch zu Mensch vereinfachen, Arbeitsbereiche optimieren und Technologien auf dem neuesten Stand halten. Dazu müssen sie zunächst (durch Umfragen, Gespräche oder andere Feedbackmethoden) herausfinden, was die Mitarbeiter brauchen. Anschließend können sie Bereiche gestalten, in die digitale Tools zum kollaborativen Arbeiten nahtlos integriert sind. 

Vielleicht stellen Sie fest, dass es in Ihrem Büro zu viele große Meetingräume gibt, die selten genutzt werden. Oder es gibt zu viele offene Arbeitsbereiche, während Mitarbeiter gerne für sich sein wollen. Durch regelmäßige Umfragen und Nutzungsanalysen der Arbeitsbereiche bleiben Sie auf dem Laufenden und können das Büro bedarfsgerecht gestalten.

Möchten Sie weitere Denkanstöße zur Einrichtung Ihres Büros mit Technologien zum hybriden Arbeiten erhalten? Dann schauen Sie sich unser Webinar zu modernen Arbeitsbereichen für hybride Teams an.