So schaffen Sie mithilfe von Zoom die perfekten Bedingungen für hybrides Arbeiten

Da Tätigkeiten längst nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern auch am Esstisch, im Café oder im Hotel erledigt werden, hat sich das Bild vom Büro gewandelt. Die Tage traditioneller Großraumbüros mit Stellwänden und Konferenzräumen, in denen Mitarbeiter acht Stunden am Tag, fünf Tage die Woche arbeiten, sind gezählt. Das Büro steht inzwischen für hybrides und kollaboratives Arbeiten und ist ein Ort der Zusammenkunft geworden.

Mittlerweile kehren zwar immer mehr Mitarbeiter in die Büros zurück, jedoch mit der Flexibilität, auch im Homeoffice arbeiten zu können. Laut einer Studie arbeiteten im Februar 2023 41 % der Beschäftigten, die ihre Tätigkeiten auch im Homeoffice erledigen können, in einem hybriden Arbeitszeitmodell, also an einigen Tagen im Büro und an den anderen zu Hause. Im Januar 2022 waren es noch 35 %. 

Viele Mitarbeiter erhalten mit diesem Modell das Beste aus beiden Welten. Ein hybrides Arbeitszeitmodell ist jedoch in puncto Büroausstattung und technische Einrichtung eine große Herausforderung. Es geht am Ende darum, eine optimale Lösung für alle Mitarbeiter zu finden – ob sie nun an fünf Tagen ins Büro kommen oder in der Hälfte der Zeit oder vollständig im Homeoffice arbeiten. 

Wir bei Zoom wissen, was es bedeutet, ein funktionierendes Umfeld für das hybride Arbeiten zu schaffen, denn wir standen vor derselben Aufgabe. Viele unserer Mitarbeiter, die wir liebevoll als „Zoomies“ bezeichnen, leben und arbeiten überall auf der Welt. Für die restlichen Zoomies gilt ein strukturiertes hybrides Arbeitszeitmodell, das zwei Präsenztage pro Woche an einem unserer weltweit verteilten Standorte vorsieht. 

Unsere Standorte belegen tagtäglich, dass unsere Technologien ein wirkungsvolles hybrides Arbeiten ermöglichen, das auf Verbindungen, kollaboratives Arbeiten und Vertrauen dezentraler Teams ausgerichtet ist. Wir sehen unsere Büros als kommunikative Zentrale, in der wir einander kennenlernen, gemeinsam an Projekten arbeiten und die von uns entwickelten Produkte nutzen, um sie zu verbessern. 

Indem wir ein hybrides Arbeitsumfeld fördern, können wir gemeinsam unsere eigenen Technologien verbessern, neue Innovationen entwickeln und unseren weltweiten Kunden mit Lösungen helfen, die den Standard für hybrides Arbeiten setzen.

Wenn Sie gerade vor der Aufgabe stehen, einen funktionierenden hybriden Arbeitsplatz zu schaffen, der die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt, finden Sie im Folgenden einige Tipps und Strategien, die Sie nutzen können.

Die Zoom-Plattform war schon immer auf hybrides kollaboratives Arbeiten ausgelegt. Schon vor der Pandemie konnten unsere dezentral organisierten Teams mit unseren weltweit vertretenen Standorten zusammenarbeiten. Wir wissen, dass die Remote-Arbeit Vorteile hat. So lassen sich zum Beispiel standortunabhängig die besten Fachkräfte ansprechen und einstellen oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Fähigkeiten unterstützen. Aber auch der direkte Kontakt hat Vorteile: authentische Gespräche, Teambindung und soziale Komponenten etwa.

Unsere Technologien verbinden Menschen unabhängig von deren Standort. Mit Team-Chat, Telefonie, Videomeetings, E-Mail und Kalender, Whiteboard, virtuellen Arbeitsbereichen und Tools für die Mitarbeitereinbindung werden die Verbindungen zwischen den Mitarbeitern vor Ort und der dezentral organisierten Belegschaft gefördert. 

In der neuen hybriden Arbeitswelt besteht ein Bedarf an inklusiveren Meetings, in denen alle zu Wort kommen können. Remote-Mitarbeiter möchten sich zugehörig fühlen, alle Teilnehmer im Konferenzraum sehen und an Nebengesprächen teilnehmen. Mitarbeiter im Büro möchten Meetings schnell und einfach beitreten – ganz so, wie sie es von der Zeit im Homeoffice gewohnt waren. Technologien sollen reibungslos funktionieren, ohne zahlreiche Kabel und Verbindungen, bei denen fachkundige Unterstützung nötig ist.

Ash Thornley-Davies, ein im Homeoffice tätiger Kundenbetreuer für den Bereich Gesundheitswesen erinnert sich: „Der Weg aus dem ländlichen England in das Londoner Büro für die persönlichen Meetings war immer schwierig. Ich fühlte mich damals wie ein Anhängsel – eine Anmerkung auf einem Bildschirm, während sich das Geschehen am Tisch abspielte.“

Zoom Rooms ermöglicht allen, von überall aus einfacher und unter gleicheren Voraussetzungen an hybriden Meetings teilzunehmen. Und es ist überraschend einfach, die Zusammenarbeit per HD-Video in jedem Bereich zu ermöglichen – von kleineren Räumen für drei oder vier Personen über einen Bereich für das obere Management bis hin zu einem Raum für Präsentationen. 

Mitarbeiter im Büro können mit ihrem Smartphone oder Laptop einen Raum buchen und an Meetings teilnehmen. 

„Die Einfachheit macht das positive Erlebnis aus“, erklärt Jeff Harling, Head of Digital Support am Zoom-Standort Denver. „Sie müssen nur eine Taste drücken und sind dabei. Auch die Bildschirmfreigabe ist kinderleicht. Die Benutzerfreundlichkeit ist bei den Meetings mit meinem Team ein großes Plus, da daran Personen teilnehmen, die direkt neben mir im Büro sitzen oder sich aus aller Welt zuschalten – alles gleichzeitig.“

Dank der Zoom Rooms-Funktion Intelligent Director können Remote-Mitarbeiter ihre Kollegen im Büro nun auch besser sehen. Vorbei sind die Tage, an denen Personen im Homeoffice nur einen langen Tisch mit Köpfen sahen. Mithilfe mehrerer Kameras und KI-gestützter Technologie bestimmt Intelligent Director die optimale Kameraeinstellung, um bis zu 16 Teilnehmer in einem Zoom Room in einer eigenen Videokachel darzustellen.

„Ich kann jede Person und ihren jeweiligen Gesichtsausdruck erkennen, wenn wir miteinander reden. Dadurch habe ich endlich das Gefühl, mit meinem Team in einem Raum zu sein“, sagt Ash Thornley-Davies. „Zwar bin ich nicht physisch vor Ort, aber trotzdem auch im Londoner Büro.“

Ein hochwertiges hybrides Angebot ist in Meetings mit wichtigen Kunden und Führungskräften entscheidend. Mit den neuesten KI-gestützten Innovationen wie Intelligent Director werden Vorstandssitzungen immersiver, ansprechender und dynamischer. Alle Mitglieder von Vorstand und oberem Management können einander problemlos und gestochen scharf sehen.

Mitarbeiter kommen mit einer bestimmten Absicht ins Büro. Sie möchten ihre Zeit mit Aktivitäten verbringen, die in Präsenz besser funktionieren – Kundenmeetings, Brainstormings mit Kollegen, die Zusammenarbeit an einem Projekt oder das gemeinsame Mittagessen zum besseren Kennenlernen des Teams. 

In einer Umfrage unter allen Zoomies weltweit gaben unsere Mitarbeiter an, vor allem wegen des persönlichen Kontakts mit Kollegen ins Büro zu kommen.

„Dank unseres hybriden Arbeitszeitmodells konnte ich meine Teamkollegen viel besser kennenlernen – das ist gut für mein psychisches Wohlbefinden“, so Jamonique Fletcher, eine Expertin für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion am Zoom-Hauptsitz im kalifornischen San José. 

Wenn Mitarbeiter den Weg ins Büro mit allen seinen Widrigkeiten auf sich nehmen, möchten sie ihre Zeit sinnvoll nutzen – und sich keine Gedanken über die Logistik machen.

„Die Mitarbeiter möchten ganz eindeutig wissen, was sie im Büro erwartet“, sagt Jeff Smith, Head of Zoom Meetings, Spaces, and Whiteboard. „Wenn sie ins Büro kommen und dann herausfinden, dass sie nicht bei ihrem Team sitzen können und alle Konferenzräume belegt sind, hat sich der Weg nicht gelohnt.“

Mit der Arbeitsplatzreservierung von Zoom können die Mitarbeiter frühzeitig für einen bestimmten Tag einen Platz buchen oder regelmäßige Termine festlegen. Sie können die Arbeitsplatzreservierung an Ihre Bürokonfiguration anpassen und Ihren Mitarbeitern zeigen, wo wer sitzt. So finden sie einen Platz bei ihrem Team oder – sofern sie möchten – in der Nähe der Kaffeemaschine. Sie können in Ihrem virtuellen Sitzplan auch Bereiche für Teams ausweisen und Abteilungen dadurch zusammenhalten.

Durch KI-gestützte intelligente Empfehlungen schlägt die Arbeitsplatzreservierungen einen Sitzplatz vor, der den Präferenzen von Mitarbeitern oder dem Präsenzplan des Teams entspricht.

Unsere Zoomies können mithilfe der Arbeitsplatzreservierung besser vorausplanen und die Infrastruktur reservieren, die ihnen einen angenehmen und produktiven Arbeitstag ermöglicht – von Arbeitsbereichen und Konferenzräumen bis hin zu Parkplätzen und Schließfächern. Sie finden auch speziell ausgerüstete Arbeitsbereiche, etwa einen höhenverstellbaren Tisch oder einen Rechner mit zwei Monitoren.

Jamonique Fletcher erklärt: „Mithilfe der Arbeitsplatzreservierung kann ich nahtlos einen Sitzplatz buchen und dadurch effektiv mit meinen Teammitgliedern vor Ort und im Homeoffice kollaborativ arbeiten.“

Doch was ist, wenn ein Mitarbeiter ein Kundenmeeting hat und vorher sichergehen möchte, dass die erforderliche Ausrüstung vorhanden ist? Sie können in der Arbeitsplatzreservierung einen benutzerdefinierten Fragebogen hinterlegen und Mitarbeiter fragen, ob sie Besuch von Kunden erwarten. Dadurch weiß das für die Technik und Büroausstattung zuständige Team sofort Bescheid. Sie können Mitarbeiter darin auch fragen, ob sie in der Mittagspause da sind oder das Büro früher verlassen. Anhand dieser Angaben können Lebensmittelbestellungen effizienter geplant und Ressourcen besser zugewiesen werden – ein Gewinn für alle Mitarbeiter vor Ort.

In den Büroräumen weist die digitale Beschilderung Mitarbeitern den Weg, erinnert sie an Termine oder Aufgaben und zeigt andere wichtige Informationen an. Sie können die digitale Beschilderung so einrichten, dass sie beliebige, für Mitarbeiter relevante Inhalte anzeigt, seien es Etagenpläne der Arbeitsplatzreservierung, Kalender mit Events, das aktuelle Mittagsmenü oder Regeln zum Verhalten am Arbeitsplatz.

„Dank der digitalen Beschilderungsanzeigen im Büro bekomme ich alle Neuigkeiten und Erinnerungen des Unternehmens mit“, erzählt Jamonique Fletcher. „Mein Highlight ist immer die Speisekarte des Tages.“

Mitarbeiter wollen ihre Zeit im Büro sinnvoll und produktiv nutzen. Vor diesem Hintergrund müssen Büros so für das hybride Arbeiten eingerichtet und ausgestattet sein, dass sich der Weg lohnt. Dies beinhaltet eine technische Ausstattung, die (mindestens) genauso gut funktioniert wie im Homeoffice, und Arbeitsbereiche, die für den persönlichen Kontakt und das kollaborative Arbeiten ausgelegt sind.

Nicht nur Sie machen sich jetzt Gedanken über die Finanzierbarkeit dieser Umrüstung. In einer Zeit der wirtschaftlichen Unsicherheit möchten viele Unternehmen Kosten einsparen. Laut eines Berichts von Deloitte aus dem Jahr 2023 geben 54 % der Führungskräfte in der Finanzabteilung an, dass sie von der Geschäftsführung gebeten werden, Kosten einzusparen – und die Ausgaben für Immobilien und Büroflächen zählen zu den größten Kostentreibern für Unternehmen. 

Büros müssen so gestaltet werden, dass bestehende Hardware möglichst weiter genutzt werden kann. Dies erfordert flexible technologische Lösungen. 

Ein erster Schritt kann darin bestehen, die Bürofläche an den aktuellen Platzbedarf der Mitarbeiter anzupassen – und nicht mehr genutzte Bereiche umzugestalten. Mithilfe von Daten können Sie nachvollziehen, wie Ihre Mitarbeiter die Bürofläche nutzen, und auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen treffen.

So können Sie beispielsweise mit der Arbeitsplatzreservierung in Zoom Rooms sehen, wie viele Plätze täglich reserviert und genutzt werden oder welche Konferenzräume häufig und welche seltener gebucht werden. Sie können Kosten einsparen, indem sie die Bürofläche auf weniger Etagen aufteilen und Räume umgestalten, die den geänderten Bedürfnissen der Mitarbeiter nicht mehr gerecht werden. 

So könnten Sie beispielsweise feststellen, dass Sie den größten Konferenzraum nicht mehr benötigen, weil Präsenzmeetings heute in einem kleineren Rahmen stattfinden. Sie könnten dann mithilfe von Raumteilern mehrere kleine Bereiche für informelle Treffen schaffen.

Viele Unternehmen wollen kleinere Bereiche vermehrt und möglichst zu einem erschwinglichen Preis mit Videotechnologie ausstatten. Mithilfe von Zoom Rooms rüsten Sie jeden Raum zu einem hybriden Meetingraum um, in dem Sie per Knopfdruck einem Zoom-Meeting beitreten können. Dabei können Sie häufig vorhandene Hardware nutzen oder einen der Partner aus unserem flexiblen Ökosystem wählen (z. B. Neat, HP/Poly, Logitech oder DTEN) und mit der Einrichtung von Zoom Rooms beauftragen – schnell und kostengünstig.

Die größtmögliche Flexibilität erhalten Sie mit einem vollausgestatteten Gerät wie einem Neat Board oder dem DTEN D7 auf einem Wagen. Dies ermöglicht es Ihnen, jeden Ort im Büro für hybride Meetings mit Video, Bildschirmfreigabe und Whiteboard-Funktionen auszustatten.

Jeff Smith fasst zusammen: „Am Ende gibt es nicht den einen Weg der optimalen Bürogestaltung, weil es darum geht, was Mitarbeiter brauchen, um am effektivsten kollaborativ zu arbeiten. Hierbei sind flexible Lösungen entscheidend – Technik, die sich dem Raum und der Nutzung durch die Mitarbeiter anpasst.“

Jedes Unternehmen muss hybrides Arbeiten für sich definieren. Für uns bei Zoom bedeutet es, dass manche Mitarbeiter im Homeoffice und manche mit einem hybriden Arbeitszeitmodell arbeiten, das bestimmte Präsenztage vorsieht. Wir begreifen das Büro nicht nur als Ort, sondern als Zentrum, das Mitarbeiter anzieht, ein zentraler Ort für Kreativität und Innovation, an dem Zoomies persönlich und virtuell zusammenkommen.

Mit der richtigen Technologie kann Ihr Büro ein Ort für kollaboratives Arbeiten, Kommunikation und Verbindungen werden, der den aktuellen und künftigen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter Rechnung trägt.

Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Zoom Rooms und den Arbeitsplatzlösungen von Zoom ein effektives hybrides Arbeitsumfeld schaffen können.