So schaffen Sie mithilfe von Zoom die perfekten Bedingungen für hybrides Arbeiten

Da Tätigkeiten längst nicht mehr ausschließlich im Büro, sondern auch am Esstisch, im Café oder im Hotel erledigt werden, hat sich das Bild vom Büro gewandelt. Die Tage traditioneller Großraumbüros mit Stellwänden und Konferenzräumen, in denen Mitarbeiter acht Stunden am Tag, fünf Tage die Woche arbeiten, sind gezählt. Das Büro steht inzwischen für flexibles, hybrides und kollaboratives Arbeiten und ist ein Ort der Zusammenkunft geworden.

Mittlerweile kehren zwar immer mehr Mitarbeiter in die Büros zurück, können jedoch auch flexibel im Homeoffice arbeiten. In einer von Zoom in Auftrag gegebenen und von Reworked Insights durchgeführten Studie aus dem Jahr 2024 gaben 64 % der Führungskräfte an, dass ihr Unternehmen aktuell ein Hybridmodell anbietet. 82 % sagten, es sei geplant, die Arbeitsumgebung in den nächsten zwei Jahren flexibler zu gestalten.

Viele Mitarbeiter erhalten mit diesem Modell das Beste aus beiden Welten. Ein hybrides Arbeitszeitmodell ist jedoch in puncto Büroausstattung und technische Einrichtung eine große Herausforderung. Es geht am Ende darum, eine optimale Lösung für alle Mitarbeiter zu finden – ob sie nun an fünf Tagen ins Büro kommen oder in der Hälfte der Zeit oder vollständig im Homeoffice arbeiten. 

Wir bei Zoom wissen, was es bedeutet, ein funktionierendes Umfeld für hybrides Arbeiten zu schaffen. Denn wir standen vor derselben Aufgabe. Unsere Standorte belegen tagtäglich, dass unsere Technologien effektive hybride Arbeitsweisen ermöglichen, die selbst bei verteilten Teams Verbundenheit, kollaboratives Arbeiten und Vertrauen fördern. Sie bieten uns eine Plattform, auf der wir zusammenkommen, uns kennenlernen und gemeinsam die von uns entwickelten Produkte nutzen, um sie zu verbessern. 

Indem wir ein hybrides Arbeitsumfeld fördern, können wir gemeinsam unsere eigenen Technologien optimieren, neue Innovationen hervorbringen und unsere Kunden weltweit mit Lösungen unterstützen, die Standards für hybrides Arbeiten setzen.

Wenn Sie gerade vor der Aufgabe stehen, einen funktionierenden hybriden Arbeitsplatz zu schaffen, der die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter berücksichtigt, finden Sie im Folgenden einige nützliche Tipps und Strategien.

Remote-Arbeit bietet einige Vorteile. So lassen sich zum Beispiel standortunabhängig die besten Fachkräfte ansprechen und einstellen oder Mitarbeiter mit unterschiedlichen Bedürfnissen und Fähigkeiten unterstützen. Doch auch die persönliche Zusammenarbeit hat Vorteile, wie etwa authentische Gespräche, Teambuilding und soziale Kontakte.

Unsere Technologien verbinden Menschen unabhängig von deren Standort. Mit Team-Chat, Telefonie, Videomeetings, E-Mail und Kalender, Whiteboard, virtuellen Arbeitsbereichen und Tools für die Mitarbeitereinbindung werden Kontakte zwischen den Mitarbeitern vor Ort und der dezentral organisierten Belegschaft gefördert. 

In der neuen hybriden Arbeitswelt besteht ein Bedarf an inklusiveren Meetings, in denen alle zu Wort kommen können. Remote-Mitarbeiter möchten sich zugehörig fühlen, alle Teilnehmer im Konferenzraum sehen und an Nebengesprächen teilnehmen. Mitarbeiter im Büro möchten Meetings schnell und einfach beitreten – ganz so, wie sie es von der Zeit im Homeoffice gewohnt waren. Technologien sollen reibungslos funktionieren, ohne zahlreiche Kabel und Verbindungen, bei denen fachkundige Unterstützung nötig ist.

Ash Thornley-Davies, ein im Homeoffice tätiger Kundenbetreuer für den Bereich Gesundheitswesen bei Zoom erinnert sich: „Der Weg aus dem ländlichen England in das Londoner Büro für die persönlichen Meetings war immer schwierig. Ich fühlte mich damals wie ein Anhängsel – eine Randnotiz auf einem Bildschirm, während sich das Geschehen am Tisch abspielte.“

Zoom Rooms ermöglicht allen, von überall aus noch einfacher und unter gleichen Voraussetzungen an hybriden Meetings teilzunehmen. Und es ist überraschend einfach, die Zusammenarbeit per HD-Video in verschiedensten Räumlichkeiten zu ermöglichen – von einem Huddle-Bereich für drei oder vier Personen über einen Sitzungsraum für das obere Management bis hin zu einem Raum für Präsentationen. 

Mitarbeiter im Büro können mit ihrem Smartphone oder Laptop einen Raum buchen und an Meetings teilnehmen. 

„Die Einfachheit macht das positive Erlebnis aus“, erklärt Jeff Harling, Head of Digital Support am Zoom-Standort Denver. „Sie müssen nur eine Taste drücken und sind dabei. Auch die Bildschirmfreigabe ist kinderleicht. Die Benutzerfreundlichkeit ist bei den Meetings mit meinem Team ein großes Plus, da daran Personen teilnehmen, die direkt neben mir im Büro sitzen oder sich aus aller Welt zuschalten – alles gleichzeitig.“

Smarte Namensschilder ist unsere jüngste Innovation für Zoom Rooms. Mit dieser Funktion erhalten die Personen in einem Zoom-Room KI-gestützt Namensschilder. So können andere Teilnehmer leichter erkennen, wer sich im Raum befindet – unabhängig davon, ob jemand spricht oder nicht.

Wenn diese Funktion auf Kontoebene aktiviert ist und sich die Mitarbeiter für automatische smarte Namensschilder anmelden, werden Meetings inklusiver und produktiver, da jeder Zoom Rooms-Teilnehmer klar identifiziert werden kann.

Dank der Zoom Rooms-Funktion Intelligent Director können Remote-Mitarbeiter ihre Kollegen im Büro nun besser sehen. Vorbei sind die Tage, an denen Personen im Homeoffice nur einen langen Tisch mit Köpfen sahen. Mithilfe mehrerer Kameras und KI-gestützter Technologie bestimmt Intelligent Director die optimale Kameraeinstellung, um bis zu 16 Teilnehmer in einem Zoom Room darzustellen.

„Ich kann jede Person und ihren jeweiligen Gesichtsausdruck erkennen, wenn wir miteinander sprechen. Dadurch habe ich endlich das Gefühl, mit meinem Team in einem Raum zu sein“, sagt Ash Thornley-Davies. „Zwar bin ich nicht physisch vor Ort, aber trotzdem auch im Londoner Büro.“

Auch Lösungen von Hardware-Partnern können zu mehr Inklusion beitragen: Logitech Sight, eine von Zoom zertifizierte Hardwarelösung, optimiert Meetingräume durch die Einbindung einer Frontkamera im Raum, die Teilnehmern zu Hause ein Webcam-ähnliches Erlebnis bietet. Dank Smart Switching, das jetzt in der öffentlichen Betaversion von CollabOS 1.13 enthalten ist, stellt Sight den Kamera-Stream je nach Blickrichtung des Teilnehmers automatisch von der Front- auf die Tischkamera um. 

Ein hochwertiges hybrides Angebot ist in Meetings mit wichtigen Kunden und Führungskräften entscheidend. Mit den neuesten KI-gestützten Innovationen wie Intelligent Director und smarten Namensschildern werden Vorstandssitzungen immersiver, ansprechender und dynamischer. Alle Mitglieder von Vorstand und oberem Management können einander problemlos und gestochen scharf sehen und erkennen.

Mitarbeiter kommen mit einer bestimmten Absicht ins Büro. Sie möchten ihre Zeit mit Aktivitäten verbringen, die in Präsenz besser funktionieren – Kundenmeetings, Brainstormings mit Kollegen, die Zusammenarbeit an einem Projekt oder das gemeinsame Mittagessen zum besseren Kennenlernen des Teams. 

Wenn Mitarbeiter den Weg ins Büro mit allen seinen Widrigkeiten auf sich nehmen, möchten sie ihre Zeit sinnvoll nutzen – und sich keine Gedanken über die Logistik machen.

„Die Mitarbeiter möchten ganz klar wissen, was sie im Büro erwartet“, sagt Jeff Smith, Head of Product für Zoom Meetings, Spaces und Whiteboard. „Wenn sie ins Büro kommen und dann herausfinden, dass sie nicht bei ihrem Team sitzen können und alle Konferenzräume belegt sind, hat sich der Weg nicht gelohnt.“

Mit der Arbeitsplatzreservierung von Zoom können Mitarbeiter frühzeitig für einen bestimmten Tag einen Platz buchen oder regelmäßige Termine festlegen. Sie können die Arbeitsplatzreservierung an Ihre Bürokonfiguration anpassen und Ihren Mitarbeitern zeigen, wer wo sitzt. So finden sie einen Platz bei ihrem Team oder – sofern sie möchten – in der Nähe der Kaffeemaschine. Sie können in Ihrem virtuellen Sitzplan auch Bereiche für Teams ausweisen und Abteilungen dadurch zusammenhalten.

Dank KI-gestützter intelligenter Empfehlungen kann die Arbeitsplatzreservierung einen Sitzplatz vorschlagen, der den Präferenzen von Mitarbeitern oder dem Präsenzplan des Teams entspricht.

Durch die Kombination der Arbeitsplatzreservierung mit von Zoom zertifizierten Geräten wie Neat Frame, Neat Pad oder Neat Board 50 wird die Suche nach einem Arbeitsplatz noch effizienter und die schnelle Buchung flexibler Orte – etwa von offenen Bereichen, Huddle-Räumen und Telefonkabinen – noch einfacher. Bei einem so nahtlosen Buchungsvorgang bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für wirklich wichtige Tätigkeiten in genau den Räumen, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.

Unsere Zoomies können mithilfe der Arbeitsplatzreservierung besser vorausplanen und die Infrastruktur reservieren, die ihnen einen angenehmen und produktiven Arbeitstag ermöglicht, wie z. B. Arbeitsplätze und Konferenzräume. Auch speziell ausgerüstete Arbeitsbereiche, etwa mit höhenverstellbaren Tischen oder Rechnern mit zwei Monitoren, sind im Angebot.

Doch was ist, wenn ein Mitarbeiter ein Kundenmeeting hat und das für die Technik und Büroausstattung zuständige Team Informationen zur benötigten Ausrüstung braucht? In der Arbeitsplatzreservierung können Sie einen benutzerdefinierten Fragebogen hinterlegen, in dem Mitarbeiter angeben können, ob sie Besuch von Kunden erwarten, in der Mittagspause da sind oder das Büro früher verlassen. So weiß das Büropersonal sofort Bescheid und kann anhand dieser Angaben Lebensmittelbestellungen effizienter planen und Ressourcen besser zuweisen – ein Gewinn für alle Mitarbeiter vor Ort.

In den Büroräumen weist die digitale Beschilderung Mitarbeitern den Weg, erinnert sie an Termine oder Aufgaben und zeigt andere wichtige Informationen an. Sie können die digitale Beschilderung so einrichten, dass sie beliebige, für Mitarbeiter relevante Inhalte anzeigt, seien es Etagenpläne der Arbeitsplatzreservierung, Kalender mit Events, das aktuelle Mittagsmenü oder Regeln zum Verhalten am Arbeitsplatz.

Mitarbeiter wollen ihre Zeit im Büro sinnvoll und produktiv nutzen. Vor diesem Hintergrund müssen Büros so für das hybride Arbeiten eingerichtet und ausgestattet sein, dass sich der Weg lohnt. Dies beinhaltet eine technische Ausstattung, die (mindestens) genauso gut funktioniert wie im Homeoffice, und Arbeitsbereiche, die für den persönlichen Kontakt und das kollaborative Arbeiten ausgelegt sind.

Nicht nur Sie machen sich jetzt Gedanken über die Finanzierbarkeit dieser Umrüstung. In einer Zeit der wirtschaftlichen Unsicherheit möchten viele Unternehmen Kosten einsparen. In einem Bericht von Deloitte aus dem Jahr 2023 gaben 54 % der Führungskräfte in der Finanzabteilung an, dass sie von der Geschäftsführung gebeten wurden, Kosten einzusparen – und die Ausgaben für Immobilien und Büroflächen zählen zu den größten Kostentreibern für Unternehmen. 

Büros müssen so gestaltet werden, dass bestehende Hardware möglichst weiter genutzt werden kann. Dies erfordert flexible technologische Lösungen. 

Ein erster Schritt kann darin bestehen, die Bürofläche an den aktuellen Platzbedarf der Mitarbeiter anzupassen – und nicht mehr genutzte Bereiche umzugestalten. Mithilfe von Daten können Sie nachvollziehen, wie Ihre Mitarbeiter die Bürofläche nutzen, und auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen treffen.

So können Sie beispielsweise bei der Arbeitsplatzreservierung in Zoom Rooms sehen, wie viele Plätze täglich reserviert und genutzt werden oder welche Konferenzräume häufig und welche seltener gebucht werden. Mithilfe dieser Informationen können Sie Kosten einsparen, indem Sie die Bürofläche auf weniger Etagen verteilen und Räume umgestalten, die den geänderten Bedürfnissen der Mitarbeiter nicht mehr gerecht werden. 

So könnten Sie beispielsweise feststellen, dass Sie den größten Konferenzraum nicht mehr benötigen, weil Präsenzmeetings heute in einem kleineren Rahmen stattfinden. Sie könnten dann mithilfe von Raumteilern mehrere kleine Bereiche für informelle Treffen schaffen. 

Viele Unternehmen wollen kleinere Bereiche vermehrt und möglichst zu einem erschwinglichen Preis mit Videotechnologie ausstatten. Mithilfe von Zoom Rooms rüsten Sie jeden Raum zu einem hybriden Meetingraum um, in dem Sie per Knopfdruck einem Zoom Meeting beitreten können. Dabei können Sie häufig die vorhandene Hardware nutzen oder einen der Partner aus unserem flexiblen Ökosystem wählen, um Zoom Rooms schnell und kostengünstig einzurichten. 

Die Verwaltung dieser Bereiche erfordert keinerlei zusätzliche Ressourcen. Denn die Zoom Geräteverwaltung ermöglicht das Remote-Management von Räumen und Geräten über ein zentrales Admin-Portal.

Poly Lens, eine von Zoom zertifizierte Lösung unseres Hardware-Partners HP Poly, bietet jetzt eine Integration für die Zoom Geräteverwaltung an. Anhand des detaillierten Statusberichts können Sie Räume effizienter nutzen, wichtige Erkenntnisse gewinnen und Fehler in nativen Zoom-Rooms beheben. All diese Informationen sind über das Poly Lens-Portal abrufbar. 

Jeff Smith fasst zusammen: „Am Ende gibt es nicht den einen Weg der optimalen Bürogestaltung, weil es darum geht, was Mitarbeiter brauchen, um am effektivsten kollaborativ zu arbeiten. Hierbei sind flexible Lösungen entscheidend – Technik, die sich dem Raum und der Nutzung durch die Mitarbeiter anpasst.“

Jedes Unternehmen muss hybrides Arbeiten für sich definieren. Für uns bei Zoom bedeutet es, dass manche Mitarbeiter im Homeoffice und manche mit einem hybriden Arbeitszeitmodell arbeiten, das bestimmte Präsenztage vorsieht. Wir begreifen das Büro nicht nur als Ort, sondern als Zentrum, das Mitarbeiter anzieht, ein zentraler Ort für Kreativität und Innovation, an dem Zoomies persönlich und virtuell zusammenkommen.

Mit der richtigen Technologie kann Ihr Büro ein Ort für Zusammenarbeit, Kommunikation und Verbindungen werden, der den aktuellen und künftigen Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter Rechnung trägt.

Erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Zoom Rooms und den Arbeitsplatzlösungen von Zoom ein effektives, flexibles hybrides Arbeitsumfeld schaffen können.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Blog wurde ursprünglich im September 2023 veröffentlicht und im August 2024 mit neuen Produktinformationen aktualisiert.