Cara membangun lingkungan kerja hibrida terbaik Anda dengan Zoom

Dengan pekerjaan yang dilakukan dari mana saja, mulai dari meja makan hingga kedai kopi dan kamar hotel, cara kita memandang kantor telah berubah. Kantor bukan lagi tempat kaku dengan bilik tradisional dan ruang konferensi, tempat karyawan harus bekerja delapan jam setiap hari, lima hari seminggu. Ini adalah lingkungan kerja yang fleksibel dan hibrida untuk kolaborasi dan koneksi.

Semakin banyak karyawan yang kembali ke kantor dalam kapasitas tertentu tetapi terkadang memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh. Dalam laporan penelitian tahun 2024 yang ditugaskan oleh Zoom dan dilakukan oleh Reworked Insights, 64% pemimpin mengatakan organisasi mereka saat ini menerapkan model hibrida, dan 82% mengatakan mereka berencana untuk menciptakan tempat kerja yang lebih fleksibel dalam dua tahun ke depan.

Pendekatan yang fleksibel ini memberikan manfaat terbaik bagi banyak karyawan, tetapi model kerja hibrida menimbulkan tantangan bagi tim tempat kerja dan fasilitas. Pada akhirnya, Anda perlu menemukan cara untuk memberikan pengalaman terbaik bagi semua karyawan, baik yang berada di kantor selama lima hari seminggu, bekerja dari rumah setengah waktu, maupun sepenuhnya dari jarak jauh. 

Di Zoom, kami memahami tantangan dalam membangun lingkungan kerja hibrida yang efektif — kami sendiri telah menghadapinya. Kantor kami adalah contoh nyata tentang bagaimana siapa pun dapat menggunakan teknologi kami untuk membangun tempat kerja hibrida yang efektif yang mendorong koneksi, kolaborasi, dan kepercayaan di antara tim yang tersebar. Kantor-kantor tersebut adalah tempat kami saling mengenal, bekerja sama, dan menggunakan produk yang kami buat sehingga kami dapat membuatnya lebih baik. 

Dengan mengadopsi lingkungan kerja hibrida, kami bersatu untuk meningkatkan teknologi kami sendiri, terus berinovasi, dan mendukung pelanggan global kami dengan solusi yang membantu mendefinisikan pengalaman kerja hibrida.

Jika Anda menghadapi tantangan dalam membangun lingkungan kerja hibrida yang sukses, yang benar-benar mendukung kebutuhan karyawan, berikut beberapa tips dan strategi yang bisa Anda terapkan.

Ada manfaat dalam bekerja jarak jauh, seperti mampu menarik dan merekrut talenta terbaik di mana pun lokasinya, serta mendukung rekan kerja dengan berbagai kebutuhan dan kemampuan. Kami juga memahami manfaat dari bertemu secara tatap muka: percakapan yang spontan, membangun tim, dan pengalaman sosial.

Teknologi kami menyatukan semua orang, terlepas dari mana mereka bekerja, dengan obrolan tim, telepon, rapat video, email dan kalender, papan tulis, ruang kerja virtual, serta alat keterlibatan karyawan yang membantu memupuk hubungan di antara orang-orang di kantor dan tenaga kerja yang tersebar. 

Dalam dunia kerja hibrida yang baru ini, kami melihat kebutuhan untuk menjadikan rapat lebih adil dan inklusif. Karyawan yang bekerja dari jarak jauh tidak menginginkan pengalaman yang kurang memuaskan, di mana mereka tidak dapat melihat semua orang di ruang konferensi atau ikut dalam percakapan sampingan. Karyawan yang bekerja di kantor ingin bisa bergabung dalam rapat dengan cepat dan mudah seperti yang biasa mereka lakukan di rumah. Mereka ingin teknologi berfungsi tanpa perlu khawatir tentang kabel dan koneksi yang memerlukan ahli AV untuk memecahkannya.

"Tinggal di pedesaan Inggris selalu menyulitkan saya untuk datang ke kantor di London guna menghadiri rapat tim secara tatap muka," ujar Ash Thornley-Davies, seorang eksekutif akun di bidang kesehatan di Zoom yang bekerja dari jarak jauh. “Dulu, hal itu seakan-akan hanya renungan belaka — catatan sampingan di layar saat percakapan di meja makan.”

Zoom Rooms memberi semua orang pengalaman rapat hibrida yang lebih sederhana dan lebih adil, di mana pun mereka bergabung. Tim di tempat kerja yang membangun kantor yang lebih fleksibel akan menghargai seberapa mudahnya mengintegrasikan kolaborasi video HD ke dalam setiap ruang, mulai dari ruang rapat kecil untuk dua hingga tiga orang, hingga ruang rapat eksekutif, atau ruang presentasi. 

Bagi karyawan yang berada di kantor, memesan ruang dan bergabung ke rapat sama mudahnya seperti menggunakan ponsel atau laptop mereka. 

"Kesederhanaannya yang membuatnya menjadi pengalaman yang begitu positif," kata Jeff Harling, kepala dukungan digital yang berbasis di kantor Zoom di Denver. "Cukup dengan menekan satu tombol, dan Anda masuk! Berbagi layar juga mudah. Kemudahan penggunaan sangat membantu ketika saya melakukan rapat dengan tim saya, yang mencakup orang-orang yang ada tepat di sebelah saya di kantor dan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia, semuanya pada saat yang sama."

Tag nama pintar, inovasi Zoom Rooms terbaru kami, memanfaatkan AI untuk menerapkan tag nama pada orang-orang di Ruang Zoom, sehingga memudahkan peserta lain mengetahui siapa saja yang ada di dalam ruangan — terlepas dari apakah seseorang sedang berbicara atau tidak.

Mengaktifkan fitur ini di tingkat akun dan mendorong karyawan untuk mendaftar di tag nama pintar otomatis dapat membantu membuat rapat lebih inklusif dan lebih produktif, sehingga setiap peserta Zoom Rooms dapat diidentifikasi.

Dengan direktur cerdas Zoom Rooms, karyawan yang bekerja dari jarak jauh mendapatkan pandangan yang lebih baik tentang rekan-rekan mereka yang berada di kantor dalam ruangan yang lebih besar, menghindari pandangan yang biasanya tidak nyaman seperti "pandangan lorong boling" yang sering terjadi di ruang konferensi. Direktur cerdas menggunakan beberapa kamera dan teknologi AI guna menentukan sudut terbaik untuk menampilkan hingga 16 orang di Ruang Zoom.

“Saya bisa melihat semua orang dan ekspresi nyata di wajah mereka saat kami berbicara satu sama lain. Ini akhirnya membuat saya merasa seolah-olah saya berada di ruangan bersama tim saya," ujar Ash. "Mungkin saya berada jauh secara geografis, tetapi saya juga ada di kantor London."

Solusi dari mitra perangkat keras juga dapat membantu meningkatkan inklusivitas. Logitech Sight, solusi perangkat keras bersertifikasi Zoom, menyempurnakan ruang rapat dengan memasangkannya dengan kamera depan ruangan untuk memberikan pengalaman seperti webcam di rumah. Dengan Smart Switching, yang kini tersedia dalam versi beta publik CollabOS 1.13, Sight akan otomatis mengalihkan aliran kamera antara kamera depan ruangan dan kamera tengah meja berdasarkan posisi peserta. 

Pengalaman hibrida berkualitas tinggi sangat penting untuk rapat terpenting Anda dengan klien dan eksekutif papan atas. Memiliki inovasi terbaru yang didukung AI seperti direktur cerdas dan tag nama pintar di ruang rapat eksekutif Anda dapat menciptakan rapat yang lebih mendalam, menarik, dan dinamis, sehingga semua anggota dewan dan pimpinan dapat terlihat dan dikenali dengan jelas.

Karyawan yang datang ke kantor ingin melakukannya dengan sengaja. Mereka ingin menggunakan waktu di kantor untuk kegiatan yang lebih baik dilakukan secara langsung — rapat dengan klien, mengadakan sesi tukar pikiran, berkolaborasi dalam suatu proyek, atau berkenalan dengan tim mereka selama makan siang. 

Jika karyawan rela meninggalkan rumah, menghadapi lalu lintas, dan mencari tempat parkir, mereka ingin waktu mereka terpakai dengan baik tanpa harus memikirkan hal-hal teknis.

"Karyawan ingin memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan ketika mereka datang ke kantor," kata Jeff Smith, kepala bagian produk untuk Zoom Meetings, Zoom Spaces, dan Zoom Whiteboard. "Mereka tidak ingin datang hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak bisa duduk di sebelah rekan-rekan tim mereka, atau bahwa semua ruang konferensi sudah dipesan."

Karyawan dapat menggunakan Reservasi Ruang Kerja Zoom untuk memesan meja terlebih dahulu untuk hari tertentu, atau membuat reservasi berulang. Anda dapat menyesuaikan Reservasi Ruang Kerja sesuai dengan tata letak kantor dan memberi karyawan informasi tentang tempat duduk orang lain, sehingga mereka dapat memilih meja di dekat tim mereka atau di sekitar mesin kopi jika mereka menginginkannya. Anda juga dapat membuat area khusus dalam tata letak kantor Anda untuk memudahkan orang-orang duduk di dekat rekan-rekan dalam departemen mereka.

Rekomendasi pintar yang didukung AI dari Reservasi Ruang Kerja dapat menyarankan tempat duduk terbaik berdasarkan preferensi karyawan atau hari ketika lebih banyak rekan tim mereka akan hadir.

Menggunakan Reservasi Ruang Kerja dengan perangkat bersertifikasi Zoom seperti Neat Frame, Neat Pad, atau Neat Board 50 dapat meningkatkan efisiensi dalam mencari tempat untuk bekerja, memfasilitasi pemesanan cepat lokasi yang fleksibel seperti area terbuka, ruang rapat kecil, dan booth telepon. Dengan pengalaman pemesanan yang lancar, karyawan dapat mengalokasikan lebih banyak waktu pada hal-hal yang benar-benar penting bagi mereka di tempat yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Zoomies kami sendiri menggunakan Reservasi Ruang Kerja untuk merencanakan kegiatan mendatang dan melakukan reservasi untuk segala yang mereka butuhkan agar dapat bekerja dengan nyaman dan produktif, seperti tempat kerja dan ruang konferensi. Mereka bahkan dapat menemukan tempat kerja yang dilengkapi dengan peralatan khusus seperti meja yang dapat diatur tingginya atau monitor ganda.

Namun,bagaimana jika ada seorang karyawan yang akan mengadakan rapat dengan pelanggan dan tim di tempat kerja menginginkan informasi untuk menyiapkan ruangan? Reservasi Ruang Kerja memungkinkan Anda menambahkan kuesioner khusus sehingga Anda dapat bertanya kepada karyawan apakah mereka berencana menjamu klien, apakah mereka akan tinggal makan siang, atau apakah mereka akan pulang lebih awal, sehingga staf kantor Anda dapat mengetahuinya. Ini membantu tim di tempat kerja Anda merencanakan pesanan makanan, alokasi sumber daya, dan lainnya dengan lebih efisien, untuk pengalaman karyawan yang lebih lancar.

Saat karyawan tiba di kantor, papan digital dapat membantu mereka mengarahkan ke tempat yang mereka tuju, memberikan pengingat yang ramah, dan menyampaikan informasi penting lainnya. Anda dapat mengatur papan digital untuk menampilkan konten apa pun yang mungkin akan membantu karyawan, dari peta Reservasi Ruang Kerja hingga kalender acara, menu makan siang, dan peraturan kantor.

Dengan karyawan yang ingin mendapatkan lebih banyak manfaat dari kunjungan ke kantor, tim fasilitas berada di bawah tekanan untuk menciptakan lingkungan kerja hibrida yang diharapkan yang sepadan dengan perjalanan ke kantor. Hal ini termasuk teknologi yang berfungsi sama baiknya atau lebih baik daripada pengaturan kantor rumahan karyawan, serta ruang kerja yang mendukung keinginan mereka untuk bersosialisasi dan berkolaborasi dengan rekan-rekan.

Jika Anda khawatir tentang berapa banyak biaya yang dihabiskan untuk peningkatan ini, Anda tidak sendirian. Di tengah ketidakpastian ekonomi, banyak perusahaan mencari cara untuk mengurangi pengeluaran mereka. Dalam laporan Deloitte tahun 2023, 54% pemimpin keuangan mengatakan bahwa CEO mereka meminta mereka untuk fokus pada pengurangan biaya, dan real estat serta ruang kantor adalah salah satu biaya tertinggi bagi sebuah bisnis. 

Tim di tempat kerja perlu menemukan cara untuk memberikan semangat baru pada investasi yang sudah ada, dengan menggunakan solusi teknologi yang fleksibel yang dapat berfungsi dengan perangkat keras yang Anda miliki. 

Mulailah dengan menyesuaikan ruang Anda untuk memenuhi kebutuhan karyawan saat ini — dan menyesuaikan kembali ruang yang tidak lagi digunakan. Data dapat membantu Anda memahami cara karyawan menggunakan kantor, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi.

Misalnya, Reservasi Ruang Kerja dan Zoom Rooms memungkinkan Anda melihat berapa banyak meja yang telah dipesan dan digunakan setiap harinya, ruang konferensi mana yang paling sering dipesan, dan yang jarang digunakan. Informasi ini dapat memungkinkan Anda memangkas biaya dengan mengonsolidasikan operasi Anda ke lantai yang lebih sedikit dan menata ulang ruangan yang tidak lagi memenuhi kebutuhan karyawan yang semakin berkembang. 

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa ruang konferensi terbesar Anda tidak lagi diperlukan karena rapat secara langsung tidak sesering sebelumnya. Anda dapat menggunakan pemisah ruangan untuk membagi ruangan menjadi area pertemuan informal yang lebih kecil. 

Banyak organisasi mencari cara untuk menghadirkan video ke sejumlah besar ruangan yang lebih kecil tanpa menguras anggaran. Zoom Rooms membantu Anda mengubah setiap ruang menjadi ruang rapat hibrida, dengan kemampuan untuk bergabung ke rapat Zoom hanya dengan satu sentuhan tombol. Anda dapat menggunakan perangkat keras yang sudah Anda miliki, atau memilih dari ekosistem perangkat keras yang fleksibel dari mitra kami untuk menyiapkan Zoom Rooms dengan cepat dan hemat biaya. 

Mendukung ruang-ruang ini tidak memerlukan sumber daya tambahan — Manajemen Perangkat Zoom membantu Anda mengelola ruang dan perangkat dari jarak jauh melalui portal admin terpusat.

Poly Lens, solusi bersertifikasi Zoom dari mitra perangkat keras HP Poly, kini terintegrasi dengan Manajemen Perangkat Zoom untuk memberikan status kesehatan ruang secara mendetail guna membantu meningkatkan efisiensi, memberikan wawasan, dan memecahkan masalah Zoom Rooms native. Semua informasi ini dapat diakses melalui portal Poly Lens. 

"Pada akhirnya, tidak ada satu cara optimal untuk mengatur kantor karena semuanya bergantung pada karyawan Anda dan apa yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara efektif," kata Jeff Smith. "Solusi yang fleksibel adalah kunci di sini — memiliki teknologi yang dapat beradaptasi dengan ruang dan cara penggunaan karyawan."

Setiap organisasi akan memiliki jawaban yang berbeda untuk pertanyaan, “Apa yang dimaksud dengan model kerja hibrida?” Bagi kami di Zoom, ini berarti beberapa karyawan bekerja dari jarak jauh dan beberapa karyawan dengan jadwal kerja hibrida, dengan hari-hari tertentu berada di kantor. Kami melihat kantor bukan hanya sebagai tempat fisik, tetapi sebagai tujuan yang menarik para karyawan, sebagai pusat kreativitas dan inovasi yang menyatukan Zoomies secara tatap muka dan virtual.

Dengan teknologi yang tepat, kantor Anda dapat menjadi ruang untuk kolaborasi, komunikasi, dan koneksi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan karyawan Anda saat ini dan di masa mendatang.

Temukan cara Zoom Rooms dan solusi ruang kerja dapat membantu tim Anda membangun lingkungan kerja hybrid yang efektif dan fleksibel.

Catatan editor: Postingan ini awalnya diterbitkan pada September 2023 dan diperbarui pada Agustus 2024 untuk menyertakan informasi produk baru.