Cara membangun lingkungan kerja hibrida terbaik Anda dengan Zoom

Dengan pekerjaan yang dilakukan dari mana saja, mulai dari meja makan hingga kedai kopi hingga kamar hotel, cara kita memandang kantor telah berubah. Kantor bukan lagi tempat yang kaku dengan bilik tradisional dan ruang konferensi, di mana karyawan harus bekerja delapan jam kerja sehari, lima hari seminggu. Ini adalah lingkungan kerja hibrida untuk kolaborasi dan koneksi.

Jumlah karyawan yang kembali ke kantor dalam kapasitas tertentu semakin meningkat, tetapi mereka tetap memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh pada beberapa kesempatan. Riset menunjukkan bahwa pada bulan Februari 2023, sebanyak 41% dari orang-orang yang memiliki pekerjaan yang dapat dilakukan dari jarak jauh sedang bekerja dengan jadwal hibrida (beberapa hari di kantor, beberapa hari di rumah), naik dari 35% pada bulan Januari 2022. 

Pendekatan yang fleksibel ini memberikan manfaat terbaik bagi banyak karyawan, tetapi model kerja hibrida menimbulkan tantangan bagi tim tempat kerja dan fasilitas. Pada akhirnya, Anda perlu menemukan cara untuk memberikan pengalaman terbaik bagi semua karyawan, baik yang berada di kantor selama lima hari seminggu, bekerja dari rumah setengah waktu, maupun sepenuhnya dari jarak jauh. 

Di Zoom, kami mengerti tantangan dalam membangun lingkungan kerja hibrida yang efektif — kami sendiri telah menghadapinya. Sementara banyak karyawan kami, yang kami sebut Zoomies, bekerja dari jarak jauh, tinggal dan bekerja di berbagai tempat di seluruh dunia, sisanya mengikuti jadwal hibrida terstruktur, masuk ke kantor kami yang tersebar di seluruh dunia dua kali seminggu. 

Kantor kami adalah contoh nyata tentang bagaimana siapa pun dapat menggunakan teknologi kami untuk membangun lingkungan kerja hibrida yang efektif yang mendorong konektivitas, kolaborasi, dan kepercayaan di antara tim yang tersebar. Kantor kami adalah pusat di mana kami saling mengenal, bekerja bersama, dan menggunakan produk yang kami ciptakan agar kami dapat meningkatkannya. 

Dengan mengadopsi lingkungan kerja hibrida, kami bersatu untuk meningkatkan teknologi kami sendiri, terus berinovasi, dan mendukung pelanggan global kami dengan solusi yang membantu mendefinisikan pengalaman kerja hibrida.

Jika Anda menghadapi tantangan dalam membangun lingkungan kerja hibrida yang sukses, salah satu yang benar-benar mendukung kebutuhan karyawan Anda, berikut beberapa tips dan strategi yang bisa Anda terapkan.

Platform Zoom selalu telah dirancang untuk kolaborasi hibrida. Bahkan sebelum pandemi, kami sudah memiliki tim yang tersebar dan bekerja bersama di seluruh kantor kami di seluruh dunia. Kami menyadari ada manfaat dalam bekerja dari jarak jauh, seperti kemampuan untuk menarik dan merekrut bakat terbaik tanpa memandang lokasi serta mendukung rekan kerja dengan berbagai kebutuhan dan kemampuan. Kami juga memahami manfaat dari bertemu secara langsung: percakapan yang spontan, membangun tim, dan pengalaman sosial.

Teknologi kami menyatukan semua orang, terlepas dari mana mereka bekerja, dengan obrolan tim, telepon, rapat video, email dan kalender, papan tulis, ruang kerja virtual, serta alat keterlibatan karyawan yang membantu memupuk hubungan di antara orang-orang di pusat dan tenaga kerja yang tersebar. 

Dalam dunia kerja hibrida yang baru ini, kami melihat kebutuhan untuk menjadikan rapat lebih adil dan inklusif. Karyawan yang bekerja dari jarak jauh tidak menginginkan pengalaman yang kurang memuaskan, di mana mereka tidak dapat melihat semua orang di ruang konferensi atau ikut dalam percakapan sampingan. Karyawan yang bekerja di kantor ingin bisa bergabung dalam rapat dengan cepat dan mudah seperti yang biasa mereka lakukan di rumah. Mereka ingin teknologi berfungsi tanpa perlu khawatir tentang kabel dan koneksi yang memerlukan ahli AV untuk memecahkannya.

"Kehidupan di pedesaan Inggris selalu menyulitkan saya untuk datang ke kantor di London untuk rapat tim secara langsung," ujar Ash Thornley-Davies, seorang eksekutif akun di bidang kesehatan yang bekerja dari jarak jauh. “Di masa lalu, hal itu berarti merasa seperti seakan-akan terlupakan — catatan sampingan di layar sementara percakapan terjadi di sekitar meja.”

Zoom Rooms memberikan pengalaman rapat hibrida yang lebih adil dan sederhana kepada semua orang, terlepas dari mana mereka bergabung. Tim di tempat kerja yang membangun kantor yang lebih fleksibel akan menghargai seberapa mudahnya mengintegrasikan kolaborasi video HD ke dalam setiap ruang, mulai dari ruang huddle untuk dua hingga tiga orang, hingga ruang rapat eksekutif, hingga ruang presentasi. 

Bagi karyawan yang berada di kantor, memesan ruang dan bergabung ke rapat sama mudahnya seperti menggunakan ponsel atau laptop mereka. 

"Kesederhanaannya yang membuatnya menjadi pengalaman yang begitu positif," kata Jeff Harling, kepala dukungan digital yang berbasis di kantor Zoom di Denver. "Cukup dengan menekan satu tombol, dan Anda masuk! Berbagi layar juga mudah. Kemudahan penggunaan sangat membantu ketika saya melakukan rapat dengan tim saya, yang mencakup orang-orang yang ada tepat di sebelah saya di kantor dan orang-orang yang tersebar di seluruh dunia, semuanya pada saat yang sama."

Dan dengan direktur cerdas Zoom Rooms, karyawan yang bekerja dari jarak jauh mendapatkan pandangan yang lebih baik tentang rekan-rekan mereka yang berada di kantor dalam ruangan yang lebih besar, menghindari pandangan yang biasanya tidak nyaman seperti "pandangan lorong boling" yang sering terjadi di ruang konferensi. Direktur cerdas menggunakan beberapa kamera dan teknologi AI guna menentukan sudut terbaik untuk menampilkan hingga 16 orang di Zoom Room dalam ubin video mereka sendiri.

“Saya bisa melihat semua orang dan ekspresi nyata di wajah mereka saat kami berbicara satu sama lain. Ini akhirnya membuat saya merasa seolah-olah saya berada di ruangan bersama tim saya," ujar Ash. "Mungkin saya berada jauh secara geografis, tetapi saya juga ada di kantor London."

Pengalaman hibrida berkualitas tinggi sangat penting untuk rapat yang paling penting dengan klien utama dan para eksekutif. Memiliki inovasi terbaru yang didukung oleh AI seperti direktur cerdas di ruang rapat eksekutif Anda dapat menciptakan pengalaman rapat yang lebih mendalam, menarik, dan dinamis, sehingga semua anggota dewan dan pimpinan dapat terlihat dengan jelas.

Karyawan yang datang ke kantor ingin melakukannya dengan sengaja. Mereka ingin menggunakan waktu di kantor untuk kegiatan yang lebih baik dilakukan secara langsung — rapat dengan klien, mengadakan sesi tukar pikiran, berkolaborasi dalam suatu proyek, atau berkenalan dengan tim mereka selama makan siang. 

Dalam survei Zoomies global, karyawan kami menyatakan bahwa alasan utama mereka datang ke kantor adalah untuk bersosialisasi dengan rekan-rekan kerja mereka.

"Model kerja hibrida kami telah membantu saya membangun hubungan yang lebih mendalam dengan rekan-rekan kerja saya, yang memiliki dampak positif pada kesehatan mental saya," ujar Jamonique Fletcher, seorang spesialis keberagaman, kesetaraan, dan inklusi yang bekerja di kantor pusat Zoom di San Jose, California. 

Jika karyawan rela meninggalkan rumah, menghadapi lalu lintas, dan mencari tempat parkir, mereka ingin waktu mereka terpakai dengan baik tanpa harus memikirkan hal-hal teknis.

"Karyawan ingin memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan ketika mereka datang ke kantor," kata Jeff Smith, kepala Zoom Meetings, Zoom Spaces, dan Zoom Whiteboard. "Mereka tidak ingin datang hanya untuk mengetahui bahwa mereka tidak bisa duduk di sebelah rekan-rekan tim mereka, atau bahwa semua ruang konferensi sudah dipesan."

Karyawan dapat menggunakan Reservasi Ruang Kerja Zoom untuk memesan meja sebelumnya untuk hari tertentu atau membuat reservasi berulang. Anda dapat menyesuaikan Reservasi Ruang Kerja sesuai dengan tata letak kantor dan memberi karyawan informasi tentang tempat duduk orang lain, sehingga mereka dapat memilih meja di dekat tim mereka atau di sekitar mesin kopi jika mereka menginginkannya. Anda juga dapat membuat area khusus dalam tata letak kantor Anda untuk memudahkan orang-orang duduk di dekat rekan-rekan dalam departemen mereka.

Rekomendasi cerdas yang didukung oleh AI dari Reservasi Ruang Kerja merekomendasikan tempat duduk terbaik berdasarkan preferensi karyawan atau tanggal ketika lebih banyak rekan tim mereka akan hadir.

Zoomies kami sendiri menggunakan Reservasi Ruang Kerja untuk merencanakan kegiatan mendatang dan melakukan reservasi untuk segala yang mereka butuhkan agar dapat bekerja dengan nyaman dan produktif, mulai dari tempat kerja dan ruang konferensi hingga tempat parkir dan loker. Mereka bahkan dapat menemukan tempat kerja yang dilengkapi dengan peralatan khusus seperti meja yang dapat diatur tingginya atau monitor ganda.

"Reservasi Ruang Kerja memudahkan saya untuk melakukan reservasi ruang sehingga saya dapat berkolaborasi secara efektif dengan rekan-rekan Zoomies saya secara langsung dan dari jarak jauh," kata Jamonique.

Tapi bagaimana jika seorang karyawan akan melakukan rapat dengan pelanggan dan ingin memastikan bahwa ruangan telah diatur dengan benar? Reservasi Ruang Kerja memungkinkan Anda untuk menambahkan pertanyaan khusus sehingga Anda dapat bertanya kepada karyawan apakah mereka berencana menjamu klien, memberi tahu staf kantor Anda sebelumnya. Tanyakan juga kepada karyawan apakah mereka akan tinggal untuk makan siang atau pulang lebih awal. Hal ini membantu tim di tempat kerja Anda untuk merencanakan pemesanan makanan, alokasi sumber daya, dan banyak lagi dengan lebih efisien, sehingga menciptakan pengalaman karyawan yang lebih lancar.

Saat karyawan tiba di kantor, papan digital dapat membantu mereka mengarahkan ke tempat yang mereka tuju, memberikan pengingat yang ramah, dan menyampaikan informasi penting lainnya. Anda dapat mengatur papan digital untuk menampilkan konten apa pun yang akan membantu karyawan, dari peta Reservasi Ruang Kerja hingga kalender acara, menu makan siang, dan peraturan kantor.

“Papan digital yang ditampilkan di seluruh kantor membantu saya tetap mendapatkan informasi tentang pembaruan dan pengingat terbaru dari perusahaan,” kata Jamonique. “Bagian favorit saya adalah melihat menu makan siang yang disediakan hari itu!”

Dengan karyawan yang ingin mendapatkan lebih banyak manfaat dari kunjungan ke kantor, tim fasilitas berada di bawah tekanan untuk menciptakan lingkungan kerja hibrida yang diharapkan yang sepadan dengan perjalanan ke kantor. Hal ini termasuk teknologi yang berfungsi sama baiknya atau lebih baik daripada pengaturan kantor rumahan karyawan, serta ruang kerja yang mendukung keinginan mereka untuk bersosialisasi dan berkolaborasi dengan rekan-rekan.

Jika Anda khawatir tentang berapa banyak biaya yang dihabiskan untuk peningkatan ini, Anda tidak sendirian. Di saat ketidakpastian ekonomi, banyak perusahaan mencari cara untuk mengurangi pengeluaran mereka. Dalam laporan Deloitte tahun 2023, 54% pemimpin keuangan mengatakan bahwa CEO mereka meminta mereka untuk fokus pada pengurangan biaya, dan real estate serta ruang kantor adalah salah satu biaya tertinggi bagi sebuah bisnis. 

Tim di tempat kerja perlu menemukan cara untuk memberikan semangat baru pada investasi yang sudah ada, dengan menggunakan solusi teknologi yang fleksibel yang dapat berfungsi dengan perangkat keras yang Anda miliki. 

Mulailah dengan menyesuaikan ruang Anda untuk memenuhi kebutuhan karyawan saat ini — dan menyesuaikan kembali ruang yang tidak lagi digunakan. Data dapat membantu Anda memahami bagaimana karyawan menggunakan kantor, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan informasi.

Misalnya, Reservasi Ruang Kerja dan Zoom Rooms memungkinkan Anda melihat berapa banyak meja yang telah dipesan dan digunakan setiap harinya, ruang konferensi mana yang paling sering dipesan, dan yang jarang digunakan. Anda dapat mengurangi biaya dengan mengonsolidasikan operasi Anda ke lantai yang lebih sedikit dan menata ulang ruangan yang tidak lagi memenuhi kebutuhan karyawan yang semakin berkembang. 

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa ruang konferensi terbesar Anda tidak lagi diperlukan karena rapat secara langsung tidak sesering sebelumnya. Anda dapat menggunakan pemisah ruangan untuk membagi ruangan menjadi area pertemuan informal yang lebih kecil.

Banyak organisasi mencari cara untuk menghadirkan video ke sejumlah besar ruangan yang lebih kecil tanpa menguras anggaran. Zoom Rooms membantu Anda mengubah setiap ruang menjadi ruang rapat hibrida, dengan kemampuan untuk bergabung ke rapat Zoom hanya dengan satu sentuhan tombol. Anda dapat menggunakan perangkat keras yang sudah Anda miliki, atau memilih dari ekosistem yang fleksibel dari mitra seperti Neat, HP/Poly, Logitech, dan DTEN, untuk mengatur Zoom Rooms dengan cepat dan hemat biaya.

Untuk fleksibilitas yang lebih maksimal, letakkan perangkat all-in-one seperti Neat Board atau DTEN D7 pada kereta sehingga Anda dapat mengubah sudut mana pun di kantor menjadi ruang rapat hibrida dengan kemampuan video, berbagi layar, dan papan tulis.

"Pada akhirnya, tidak ada satu cara optimal untuk mengatur kantor karena semuanya bergantung pada karyawan Anda dan apa yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara efektif," kata Jeff Smith. "Solusi yang fleksibel adalah kunci di sini — memiliki teknologi yang dapat beradaptasi dengan ruang dan cara penggunaan karyawan."

Setiap organisasi akan memiliki jawaban yang berbeda untuk pertanyaan, "Apa yang dimaksud dengan model kerja hibrida?" Bagi kami di Zoom, ini berarti beberapa karyawan bekerja dari jarak jauh dan beberapa karyawan dengan jadwal kerja hibrida, dengan hari-hari tertentu berada di kantor. Kami melihat kantor bukan hanya sebagai tempat fisik, tetapi sebagai tujuan yang menarik para karyawan, sebagai pusat kreativitas dan inovasi yang menyatukan Zoomies secara langsung dan virtual.

Dengan teknologi yang tepat, kantor Anda dapat menjadi ruang kolaborasi, komunikasi, dan koneksi, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan masa depan karyawan Anda.

Temukan bagaimana solusi Zoom Rooms dan Ruang kerja dapat membantu tim Anda membangun lingkungan kerja hibrida yang efektif.