Zoom で最高のハイブリッド ワーク環境を構築する方法

ダイニング ルームのテーブル、カフェ、ホテルの一室…あらゆる場所で仕事ができるようになり、オフィスの概念も変化してきています。 今やオフィスとは、従業員が週 5 日、1 日 8 時間勤務を記録する必要がある、従来の仕切られた小部屋やカンファレンス ルームのような堅苦しい場所ではなく、 コラボレーションとつながりを維持するハイブリッド ワーク環境を指します。

何らかの形でオフィスに復帰する従業員が増えてきていますが、こうした従業員も時にはリモートで働く柔軟性を備えています。 調査によると、2023 年 2 月現在、リモート対応の仕事に従事する労働者の 41% がハイブリッド スケジュール（日によってオフィスまたは自宅で勤務）で業務をこなしており、これは 2022 年 1 月時点の 35% から増加しています。

この柔軟なアプローチにより、多くの従業員が両環境のメリットを享受できますが、ハイブリッド ワークモデルは職場や施設のチームに対する課題を抱えています。 結局のところ、週 5 日オフィス勤務の人、半分の日数は自宅勤務の人、フルタイムでリモート勤務の人にかかわらず、従業員全員に最高の体験を提供する方法を見つける必要があるのです。

Zoom では、効果的なハイブリッド ワーク環境を構築する上での課題を認識しています。Zoom の従業員自身が直面してきたからです。 Zoomie と呼ばれる Zoom 従業員の多くは、世界中のさまざまな場所に住んで働いているリモート従業員ですが、残りの従業員は、世界中に分散しているオフィスに週に 2 回出勤し、構造化されたハイブリッド スケジュールで働いています。

Zoom のオフィスは、分散したチームのつながり、コラボレーション、信頼を促進する効果的なハイブリッド ワークプレイスを構築するために、誰もが Zoom テクノロジーを利用できることを示す実例となっています。 オフィスは、従業員がお互いを知り、共に働き、開発したプロダクトを使用することでプロダクトを改良していくための、中心地です。

ハイブリッド ワーク環境を受け入れることで、Zoom は一丸となって独自のテクノロジーを向上させ、革新を続け、ハイブリッド ワーク体験の定義に役立つソリューションでグローバルなお客様をサポートします。

従業員が本当に必要としているものを提供する優れたハイブリッド ワークプレイスの構築という課題に直面している場合は、これからご紹介するヒントと戦略を取り入れてみてください。

Zoom プラットフォームは、常にハイブリッド コラボレーションのために設計されてきました。 パンデミック以前から、Zoom ではグローバル オフィス全体で分散したチームが共に働いていました。 そしてリモートワークには、場所に関係なく最高の人材を引き付けて採用できたり、さまざまなニーズや能力を持つ同僚をサポートできたりするなどのメリットがあることを、Zoom は知っています。 一方、対面で働くことで、自然な会話ができ、チームの結束力が高まり、ソーシャル体験を得られるというメリットも理解しています。

Zoom のテクノロジーは、チームチャット、電話、ビデオ ミーティング、メールとカレンダー、ホワイトボード、バーチャル ワークスペース、従業員エンゲージメント ツールなどを使用して場所にかかわらず全員を集結させ、中心地にいる従業員と分散している従業員のつながりを促進します。

ハイブリッド ワークの新時代において、ミーティングをより公平かつ包括的にする必要性が見えてきました。 リモート従業員は、カンファレンス ルームの全員を表示できないとか、隣の人との雑談に加われないなどの二流の体験はしたくないと思っています。 オフィスの従業員は、自宅にいたときのように、ミーティングに簡単かつすぐに参加できたらいいと思っています。 全従業員の願いは、AV の専門家の支援を必要とするようなケーブルや接続の問題を気にすることなく、テクノロジーが機能することです。

「イングランドの田舎に住んでいるので、ロンドンのオフィスに出社してチームの対面ミーティングに参加するのは大変でした」と、リモートワークをしている医療機関向けアカウント エグゼクティブの Ash Thornley-Davies は言います。 「以前は、私の存在はおまけのようなものでした。中央テーブルで会議が進行する中、画面の横についでに映し出されているような感じです。」

Zoom Rooms は、どこから参加するかにかかわらず全員に、よりシンプルで公平なハイブリッド ミーティング体験を提供します。 より柔軟なオフィスを構築している職場チームは、2～3 人の小規模なハドルスペースから役員会議室、プレゼンテーション ルームに至るまで、あらゆるスペースに HD ビデオ コラボレーションを簡単に導入できることを高く評価するでしょう。

オフィスの従業員にとって、ルームを予約してミーティングに参加することが、電話やノートパソコンを使うことと同じくらいシンプルになります。

「体験が高評価なのは、シンプルだからです」と話すのは、Zoom のデンバー オフィスを拠点とするデジタル サポート責任者、Jeff Harling です。 「ボタンを 1 つ押すだけで参加できます！ 画面共有も簡単です。 チームでミーティングする際、オフィスで隣の席に座っているメンバーともグローバルに分散しているほかのメンバーとも、全員といとも簡単に一堂に会することができるので、本当に助かっています。」

また、Zoom Rooms のインテリジェント ディレクターを使用すれば、リモート従業員はカンファレンス ルームにありがちな「ボウリング場のレーン」のような酷い表示ではなく、広いオフィスにいる同僚の姿をきちんと見れるようになります。 インテリジェント ディレクターは、複数のカメラと AI テクノロジーを駆使して Zoom ルームにいる最大 16 名の最適なアングルを決定し、各個人のビデオタイル内に表示します。

「全員の姿が目に入るようになったうえ、互いに話し合うときにはみんなの本当の表情を見ることができます。 やっと、チームと同じルームにいる感覚になれました」と Thornley-Davies は言います。 「地理的には離れた場所にいるかもしれませんが、私もロンドンのオフィスにいるのです。」

大切なお客様や経営幹部とのもっとも重要なミーティングには、高品質なハイブリッド体験が不可欠です。 インテリジェント ディレクターのような AI 搭載の最新イノベーションを役員会議室に導入することで、より没入感のある、魅力的でダイナミックなミーティングが実現し、すべての経営幹部やリーダーを鮮明に表示できるようになります。

オフィスに通勤する従業員は、目的があって出社しています。 オフィスでの時間を、クライアントとのミーティング、ブレインストーミング セッションの開催、プロジェクトのコラボレーション、ランチを食べながらのチームとの交流など、対面の方が効果的な活動に使いたいと考えています。

Zoom のグローバル従業員を対象とした調査では、オフィスに通勤する 1 番の理由は同僚との交流だそうです。

「Zoom のハイブリッド ワークモデルは、同僚とのより深いつながりを築くのに役立っています。これは精神的にも良い影響があります」と言うのは、カリフォルニア州サンノゼの Zoom 本社で働く、ダイバーシティ、エクイティ、インクルージョン専門家の Jamonique Fletcher です。

家を離れることが難しかったり、通勤ラッシュに苦労したり、駐車場を見つけられなかったりするなどの困難に遭遇する可能性のある従業員は、こうした実働とは無関係のことに気を取られずに時間を有効活用したいと考えています。

「オフィスに来るとき、従業員は何ができるかをはっきりと理解したいと思っています」と、Zoom Meetings、Zoom Spaces、Zoom Whiteboard 責任者の Jeff Smith は言います。 「せっかくオフィスに来たのに、チームメイトの隣に座れないとか、すべてのカンファレンス ルームが予約で埋まっているなんていうことでは困るのです。」

Zoom ワークスペース予約を使えば、従業員は特定の日に前もってデスクを予約するか、定期予約することができます。 ワークスペース予約をカスタマイズしてオフィスのレイアウトに合わせれば、従業員に同僚がどこに座っているか表示されるため、チームの近くのデスクを選択したり、お好みでコーヒーマシンの近くの席を選んだりすることもできます。 レイアウト内に島を作成すれば、同じ部署の同僚の近くに座りやすくなります。

ワークスペース予約の AI 搭載スマート提案機能は、従業員の好みや、より多くのチームメイトが出社する日程に合わせて、最適な席を提案してくれます。

Zoom 従業員自身、ワークスペース予約を使用して、ワークステーションからカンファレンス ルーム、駐車場、ロッカーに至るまで、快適かつ生産的に仕事をするために必要なものをすべてを事前に計画し、予約しています。 また、高さ調節が可能なデスクやデュアル モニターなど、特殊な設備を備えたワークステーションを見つけることもできます。

「ワークスペース予約によって、スペースをシームレスに予約できるようになり、同僚の Zoom 従業員と対面やリモートで効果的にコラボレーションできるようになりました」と Fletcher は言います。

では、お客様とのミーティング用のルームが適切にセットアップされていることを従業員が確認したい場合はどうでしょうか？ ワークスペース予約では、カスタム アンケートを追加して、お客様を接待する予定があるかどうかを従業員に尋ね、オフィスのスタッフに注意を促すことができます。 また、お客様と昼食を共にするか、早めに帰社するかなども質問できます。 これにより、職場チームは昼食の注文やリソースの割り当てなどをより効率的に計画し、よりスムーズな従業員体験を実現できます。

従業員がオフィスに到着すると、デジタル サイネージがどこに行けばよいか案内し、親切なリマインダーを提供し、その他の重要な情報を伝達してくれます。 デジタル サイネージを設定すれば、ワークスペース予約のマップ、イベント カレンダー、ランチメニュー、オフィスのルールなど、従業員に役立つさまざまなコンテンツを表示できます。

「オフィスのさまざまな場所に設置されたデジタル サイネージ ディスプレイは、最新情報や会社からのリマインダーの入手に役立っています」と Fletcher は言います。 「その日のランチメニューを見ることを何より楽しみにしています！」

オフィスに通勤してきた従業員はより多くのことを得たいと考えているため、施設チームには、通勤に値する魅力的なハイブリッド ワーク環境を整えるというプレッシャーがかかっています。 これには、従業員のホームオフィス環境と同等（またはそれ以上）に機能するテクノロジーや、同僚との交流やコラボレーションに対する願望をサポートするワークスペースの整備が含まれます。

こうしたアップグレードの費用が気にかかるのは、誰もが同じです。 経済の先行きが不透明な現代、多くの会社が支出を削減する方法を模索しています。 2023 年の Deloitte の報告書によると、CEO にコスト削減に注力するよう依頼されている財務リーダーは 54% で、ビジネスで最大の支出の一部は不動産とオフィス スペースのにまつわる出費でした。

職場チームは、既存のハードウェアで動作する柔軟なテクノロジー ソリューションを使用して、既存の投資に新風をもたらす方法を見つける必要があります。

まずは、現在の従業員のニーズに合わせてスペースを調整しましょう。もう使われていないスペースを再構成するのです。 データがあると、従業員がオフィスをどのように使用しているか把握しやすくなるため、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

たとえば、ワークスペース予約と Zoom Rooms を組み合わせれば、毎日の予約済みとチェックイン済みのデスク数、もっとも予約が多いカンファレンス ルーム、ほとんど使用されないカンファレンス ルームが分かります。 オペレーションを統合してフロアの数を減らしたり、進化する従業員のニーズに応えられなくなったルームを再考したりすることで、費用を削減できます。

たとえば、対面ミーティングの規模が以前より小さくなったため、最大規模のカンファレンス ルームは今後必要ないことに気付くかもしれません。 仕切りを使って、ルームのスペースを小さな非公式エリアに分割することも可能です。

多くの組織が、大した費用をかけずに多数の小規模スペースにビデオを導入しようとしています。 Zoom Rooms には、ボタンにタッチするだけで Zoom ミーティングに参加できる機能があるため、あらゆるスペースがハイブリッド ミーティング ルームに早変わりします。 多くの場合、既存のハードウェアを使用するか、Neat、HP/Poly、Logitech、DTEN など、パートナーの柔軟なエコシステムから選択して、迅速かつ費用対効果の高い方法で Zoom Rooms を設定できます。

究極の柔軟性を求めるなら、Neat Board や DTEN D7 のようなオールインワンのデバイスをカートに載せれば、オフィスのあらゆる場所が、ビデオ、画面共有、ホワイトボード機能を備えたハイブリッド ミーティング スペース生まれ変わります。

「結局のところ、オフィスの最適な設定方法は 1 つではありません。なぜなら、すべては従業員によって、また従業員が最も効果的にコラボレーションするには何が必要かによって違ってくるからです」と Jeff Smith は言います。 「ここで鍵となるのは、柔軟なソリューションです。スペースと従業員の使用方法に適合するテクノロジーを持つことが重要です。」

「ハイブリッド ワークとは何か？」という問いへの答えは、組織によって異なるでしょう。Zoom では、リモートで働く従業員と、特定日にオフィスで働くハイブリッド スケジュールの従業員がいる環境のことを指します。 Zoom はオフィスを物理的な場所として捉えるだけでなく、従業員が集まる目的地であり、対面とバーチャルの Zoom 従業員が集まる創造性とイノベーションの中心地であると捉えています。

適切なテクノロジーがあれば、オフィスは、従業員の現在と将来のニーズに応えるためのコラボレーション、コミュニケーション、そしてつながりを築く場所になります。

チームが効果的なハイブリッド ワーク環境を構築するために、Zoom Rooms とワークスペース ソリューションがどのように役立つかをご覧ください。