Zoom으로 하이브리드 업무 환경을 구축하는 방법

식탁부터 커피숍, 호텔 객실에 이르기까지 어디서나 업무를 할 수 있게 되면서 사무실에 대한 생각도 변했습니다. 사무실은 직원이 주 5일, 하루 8시간을 근무해야 하는 기존의 칸막이 업무 공간이나 회의실 같은 딱딱한 장소가 아니라 협업과 연결을 위한 하이브리드 업무 환경입니다.

점차 많은 직원이 어느 정도 사무실로 복귀하고 있지만 때때로 원격으로 유연하게 업무를 처리합니다. 연구조사에 따르면 2023년 2월 기준, 원격으로 처리 가능한 작업을 담당하는 이 중 41%가 하이브리드 근무(사무실 출퇴근과 재택 근무가 혼합된 방식)로 업무를 수행하며, 이는 2022년 1월에 조사된 35%보다 높은 수치입니다.

이러한 유연한 접근 방식은 두 가지 업무 방식의 이점을 수많은 직원에게 제공하지만, 하이브리드 업무 모델은 작업 공간과 시설을 사용하는 팀에 과제를 안겨주기도 합니다. 즉, 주 5일을 사무실에서 근무하든, 반절은 재택하든, 완전히 원격으로 근무하든 관계없이 모든 직원에게 최적의 경험을 제공하는 방법을 찾아야 합니다.

이는 Zoom 내부에서도 직면해 온 문제이기에, 효과적인 하이브리드 업무 환경을 구축하기가 얼마나 까다로운지 알고 있습니다. Zoomies라고 하는 저희 직원 중 다수는 전 세계 멀리 여러 곳에 거주하고 근무하며, 나머지는 전 세계 분산된 사무실에 일주일에 두 번 출근하면서 체계적인 하이브리드 근무 방식에 따라 업무를 처리합니다. 

Zoom의 사무실은 Zoom 기술을 이용해 분산된 팀 간의 연결, 협업 및 신뢰를 촉진하는 효과적인 하이브리드 업무 공간을 구축하는 방법을 보여주는 실제 사례입니다. 또한 Zoomies가 서로 알아가고, 협업하고, 직접 구축한 제품을 사용하며 개선해 가는 허브입니다. 

저희는 하이브리드 업무 환경을 수용해, 함께 모여 자체 기술을 개선하고 혁신을 지속하며 하이브리드 업무 환경을 정의하는 데 도움이 되는 솔루션으로 글로벌 고객을 지원합니다.

직원에게 필요한 것을 제대로 지원하는 성공적인 하이브리드 근무 환경을 구축하는 데 어려움을 겪고 있다면 다음의 몇 가지 팁과 전략을 활용해 보세요.

Zoom 플랫폼은 하이브리드 협업을 항상 염두에 두고 설계되었습니다. 팬데믹 이전에도 저희는 전 세계 사무실에 분산된 팀을 두고 협업했습니다. 따라서 원격 근무를 하면 위치와 관계없이 최고의 인재를 유치 및 채용하고 다양한 요구 사항과 능력을 가진 동료를 지원할 수 있는 등의 이점이 있다는 사실을 알고 있습니다. 직접 대면하여 함께할 때에는 유기적인 대화, 팀 빌딩, 교류 경험 등의 이점이 있다는 사실 또한 이해합니다.

Zoom의 기술은 팀 채팅, 전화, 비디오 미팅, 메일 및 캘린더, 화이트보드, 가상 작업 공간을 비롯해 허브에 있는 직원과 분산된 인력 간의 연결을 촉진하는 직원 참여 도구를 통해 업무 장소와 상관없이 모든 직원을 한데 모을 수 있습니다.

이 새로운 하이브리드 업무 환경에서 저희는 미팅이 더 평등하게 포용적으로 진행되도록 만들어야 할 필요성을 느끼고 있습니다. 원격 직원은 회의실에 있는 모든 사람을 볼 수 없거나 잡담에 참여할 수 없는 등의 소외된 경험을 원하지 않습니다. 사무실 내 직원은 집에 있을 때처럼 빠르고 쉽게 미팅에 참여할 수 있기를 원합니다. 모든 직원은 AV 전문가가 해결해 줘야 하는 케이블과 연결에 대해 걱정할 필요 없이 기술이 제대로 작동하기를 바랍니다.

원격으로 근무하는 의료 분야 계정 책임자인 Ash Thornley-Davies는 다음과 같이 말합니다. "영국 시골에 살다 보니 대면 팀 미팅을 위해 런던 사무실까지 가기가 언제나 힘들었습니다. 원격 미팅을 하면 테이블 주위에서는 논의가 진행되는데 저는 화면에 보조 메모를 띄우며 추가 의견이나 보태는 느낌을 받았죠."

Zoom Rooms는 어디에서 참여하든 모두에게 더 간단하고 더 평등한 하이브리드 미팅 경험을 제공합니다. 더 유연한 사무실을 구축하고 있는 작업 공간 팀이라면 2~3명을 위한 작은 칸막이 공간부터 중역 회의실, 프레젠테이션 룸에 이르기까지 모든 공간에서 HD 비디오 협업을 얼마나 쉽게 구현할 수 있는지 알 수 있을 것입니다. 

사무실 내 직원의 경우 전화나 노트북을 사용하는 것만큼 간단하게 룸을 예약하고 미팅에 참여할 수 있습니다. 

"긍정적인 경험을 만드는 요소는 간단함에 있습니다"라고 Zoom의 덴버 사무실에 있는 디지털 지원 책임자인 Jeff Harling은 말합니다. "버튼 하나만 누르면 참여할 수 있고 화면 공유도 쉽습니다. 사용이 편리해서 사무실 바로 옆에 있는 직원과 전 세계에 흩어져 있는 직원이 있는 우리 팀이 함께 미팅을 할 때 큰 도움이 됩니다."

그리고 Zoom Rooms의 지능형 디렉터를 이용하면 회의실에서 흔히 보이는 "볼링장 뷰"를 피하고 원격 위치의 직원이 더 넓은 공간에서 사무실 동료를 더 명확히 볼 수 있습니다. 지능형 디렉터는 여러 대의 카메라와 AI 기술로 최적의 각도를 파악하여 Zoom Rooms에서 최대 16명의 개인을 각자의 비디오 타일 내에 보여줍니다.

"얘기를 나눌 때 모두의 얼굴을 보며 상대방의 생생한 표정을 확인할 수 있습니다. 덕분에 팀과 함께 같은 회의실에 있는 듯한 느낌이 들죠. 지리적으로는 멀리 떨어져 있지만 런던 사무실에도 있는 것 같아요."라고 Ash는 말합니다.

최우선 고객 및 임원과의 중요한 미팅에는 고품질 하이브리드 환경이 필수입니다. 임원실에 지능형 디렉터와 같은 최신 AI 기반 혁신 기능을 갖추면, 더 몰입감 넘치고 참여를 유도하며 역동적인 미팅을 진행할 수 있고 모든 이사회 구성원과 리더를 명확하게 확인할 수 있습니다.

사무실로 출근하는 직원은 뚜렷한 목적이 있기 때문에 출근합니다. 이들은 고객과 만나고, 브레인스토밍 세션 열고, 프로젝트를 함께 작업하고, 점심식사를 하며 팀에 대해 알아가는 등 직접 만날 때 더 효과적인 활동을 위해 사무실에서 시간을 보내고 싶어 합니다.

전 세계 Zoomies를 대상으로 한 설문조사에서 Zoom 직원은 사무실로 출근하는 가장 큰 이유가 동료들과 어울리기 위해서라고 답했습니다.

캘리포니아 산호세에 있는 Zoom 본사에서 일하는 다양성, 형평성, 포용성 전문가인 Jamonique Fletcher는 다음과 같이 말합니다. "회사의 하이브리드 업무 모델 덕에 동료와 더 깊은 관계를 구축할 수 있었고, 이는 제 정신 건강에 긍정적인 영향을 주었습니다."

직원이 집을 떠나 교통 체증을 겪고 주차 공간을 찾는 수고를 하게 된다면, 실제 회의의 진행 여부를 걱정할 필요 없이 시간을 유용하게 쓸 수 있기를 바랄 것입니다.

Zoom Meetings, Spaces, Whiteboard 책임자인 Jeff Smith는 다음과 같이 말합니다. "직원은 사무실에 출근할 때 어떠한 업무가 진행되는지 명확하게 파악하고 싶어 합니다. 사무실까지 와서 자신의 팀원 옆에 앉을 수 없다거나 모든 회의실이 예약되었다는 사실을 알게 되면 싫으니까요."

직원은 Zoom 작업 공간 예약을 사용하여 특정 날짜에 미리 데스크를 예약하거나 반복적으로 예약할 수 있습니다. 사무실 레이아웃에 맞게 작업 공간 예약을 맞춤화하면, 직원이 다른 사람들이 어디에 앉는지 확인한 후 팀 근처의 책상을 선택하거나 원하는 경우 커피 머신 옆에 있는 책상을 선택하도록 할 수 있습니다. 또한 부서 사람들끼리 더 쉽게 앉을 수 있도록 레이아웃 내에 구역을 만들 수도 있습니다.

작업 공간 예약의 AI 기반 스마트 제안 기능은 직원의 선호도를 기반으로 가장 좋은 좌석을 추천하거나 팀원이 더 많이 참석할 날짜를 추천합니다.

Zoomies는 작업 공간 예약을 사용하여 워크스테이션 및 회의실부터 주차장과 보관함에 이르기까지, 편하게 생산적으로 업무하는 데 필요한 모든 것을 사전에 계획하고 예약합니다. 높이 조절 책상이나 듀얼 모니터 같은 특수 장비를 갖춘 워크스테이션도 찾을 수 있습니다.

"작업 공간 예약을 사용하면 공간을 원활하게 예약하여 동료 Zoomies와 직접 만나서 또는 원격으로 효과적으로 협업할 수 있습니다."라고 Jamonique는 말합니다.

직원이 고객과 미팅을 할 예정이고 룸이 제대로 준비되어 있는지 확인하려는 경우에는 어떻게 해야 할까요? 이 경우 작업 공간 예약을 사용해 맞춤형 설문지를 추가하여 직원에게 고객 미팅을 주최할 계획이 있는지 물어보고 사무실 직원에게 미리 알려줄 수 있습니다. 직원에게 점심을 사무실에서 먹는지, 조기 퇴근하는지도 물어보세요. 이렇게 하면 직장 내 팀이 음식 주문, 리소스 할당 등을 더 효율적으로 계획할 수 있도록 도와 더 쾌적한 직원 경험을 제공할 수 있습니다.

직원이 사무실에 도착할 때 디지털 사이니지를 이용하면 직원이 가야 할 곳을 안내하고, 친절한 미리 알림을 제공하고, 기타 중요한 정보를 전달할 수 있습니다. 작업 공간 예약 지도, 이벤트 캘린더, 점심 메뉴, 사무실 규칙 등 직원에게 도움이 될 만한 모든 콘텐츠가 표시되도록 디지털 사이니지를 설정할 수 있습니다.

"사무실 전체에 있는 디지털 사이니지 디스플레이를 통해 회사의 최신 소식과 미리 알림을 계속 확인할 수 있어요. 가장 마음에 드는 건 그날 제공되는 점심 메뉴를 확인하는 거예요!"라고 Jamonique는 말합니다.

직원들이 사무실 출근으로 더 많은 것을 얻으려고 하면서 시설 팀은 통근 가치가 있는 매력적인 하이브리드 업무 환경을 조성해야 한다는 압박을 받고 있습니다. 이러한 요구 사항에는 직원의 홈 오피스 환경과 동일하거나 그보다 원활하게 작동하는 기술부터 동료와 교류하고 협업하려는 직원의 바람을 지원하는 작업 공간 등이 포함됩니다.

이러한 업그레이드에 드는 비용을 걱정하는 사람은 여러분만이 아닙니다. 경제적 불확실성의 시대에 많은 기업이 지출을 절감할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다. 2023년 Deloitte 보고서에 따르면 재무 리더의 54%는 CEO로부터 비용 절감에 노력할 것을 요구받고 있으며 부동산과 사무실 공간은 비즈니스 비용에서 가장 높은 비중을 차지하는 요소에 해당한다고 답했습니다. 

작업 공간 팀은 보유한 하드웨어와 호환되는 유연한 기술 솔루션을 사용하여 기존 투자에 새로운 활력을 불어넣는 방법을 찾아야 합니다. 

먼저 오늘날 직원의 요구 사항에 맞게 공간을 조정하는 일부터 시작하여 더 이상 사용되지 않는 공간을 재구성하세요. 데이터를 이용하면 직원이 사무실을 어떻게 사용하는지 이해하고, 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

예를 들어 작업 공간 예약 및 Zoom Rooms를 이용하면 매일 몇 개의 데스크가 예약 및 체크-인되고 있는지, 가장 자주 예약되는 회의실과 거의 사용되지 않는 회의실은 무엇인지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 더 적은 수의 층으로 운영을 정리하고 직원의 변화하는 요구 사항을 충족하지 못하는 공간은 재구성하여 비용을 절감할 수 있습니다. 

예를 들어 대면 회의의 규모가 예전보다 축소되어 가장 큰 회의실이 더 이상 필요하지 않다는 사실을 확인한 경우, 룸 칸막이를 이용해 그 공간을 더 작은 편안한 모임 공간으로 나눌 수 있습니다. 

수많은 조직에서 큰 비용 없이 비디오 기능을 여러 작은 공간에 배치할 방법을 찾고 있습니다. Zoom Rooms에서는 버튼 하나로 Zoom 미팅에 참여할 수 있는 기능이 제공되므로, 어떠한 공간이든 하이브리드 미팅룸으로 바꿀 수 있습니다. 보유 중인 하드웨어를 사용하거나 Neat, HP/Poly, Logitech, DTEN 같은 유연한 파트너 에코시스템 중에서 선택하여 Zoom Rooms를 빠르고 경제적으로 구축할 수 있습니다.

최고의 유연성을 원하는 경우 Neat Board 또는 DTEN D7과 같은 올인원 기기를 구매하여 사무실을 비디오, 화면 공유 및 화이트보드 기능을 갖춘 하이브리드 미팅 공간으로 완벽하게 변신시킬 수 있습니다.

Jeff Smith는 다음과 같이 말합니다. "결국 사무실을 구성하는 단 한 가지 최적의 방법은 없습니다. 직원에 따라, 그리고 직원이 가장 효과적으로 협업하는 데 필요한 것이 무엇인지에 따라 방법은 달라지기 때문입니다. 중요한 것은 공간에 맞추고 직원이 공간을 사용하는 방식에 맞추는 기술을 갖춘 유연한 솔루션입니다."

"하이브리드 업무란 무엇인가?"라는 질문에 대해 조직마다 제시하는 답은 상이합니다. Zoom의 경우, 하이브리드 업무란 어떤 직원은 원격으로 근무하고 어떤 직원은 하이브리드 일정에 따라 특정 요일에 사무실에서 근무하는 것을 의미합니다. Zoom은 사무실을 단지 물리적인 장소가 아니라 Zoomies를 모으는 목적지이자, 대면 또는 온라인 장소로 불러 모으는 창의성과 혁신의 허브로 봅니다.

적절한 기술을 사용하면 사무실은 직원의 현재와 미래의 요구 사항에 맞게 설계된 협업, 소통, 연결을 위한 공간이 될 수 있습니다.

팀이 효과적인 하이브리드 업무 환경을 구축하는 데 Zoom Rooms 및 Workspace 솔루션이 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.