하이브리드 작업 공간 기술로 사무실을 업데이트하는 5가지 팁

직원들이 주중 한 두번만 사무실에서 근무하든, 100% 원격으로 근무하든, 여러 위치에서 연결하든 이제는 하이브리드 작업 공간 기술을 업데이트하여 근무 장소와 관계없이 팀의 요구를 지원해 줄 수 있어야 합니다.

하이브리드 업무 기술은 작업 공간에서 대면 업무 직원과 원격 업무 직원이 서로 협업할 수 있게 도와주는 모든 소프트웨어 및 하드웨어 기기를 의미합니다. 그리고 그 어느 때보다도 분산된 팀워크로 인해 시설 및 작업 공간 담당 부서는 분산된 팀을 지원하는 하이브리드 업무 기술을 사용해서 업무 공간을 설계하고 구축해야 합니다. 

2022년 Gallup 설문조사에 따르면 하이브리드 업무는 2020년 이후로 꾸준히 증가해서 2022년 6월에는 49%로 최고치를 기록했고 원격 업무가 가능한 직원 10명 중 8명은 하이브리드 방식으로 업무를 수행하거나 100% 원격으로 업무를 수행하는 것으로 나타났습니다. 직원은 대면 또는 원격으로 근무하는 동료와 협업하는 경우가 많지만 Zoom 시설 및 작업 공간 관리 책임자인 Alana Collins에 따르면 대부분의 사무실에는 효율적인 하이브리드 업무에 필요한 시설이 부족하다고 말합니다. 

Alana는 다음과 같이 말했습니다. "여러 업계 동료들과 대화를 나눈 경험에 비춰볼 때 기업은 여전히 이 새로운 하이브리드 업무 시대를 헤쳐 나가고 있습니다. 회의실 기술도 구식이고 대면 또는 하이브리드 모임에 동일하게 사용할 수 있는 협업 공간이 부족합니다."라고 말했습니다. 

하이브리드 작업 공간 기술을 발전시키면 사람들은 어디에 있든 연결성과 생산성을 높일 수 있습니다. 공간 효율성을 높여주고 더 나은 직원 경험을 위해 하이브리드 업무 환경을 구성하기 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

1. 데스크 예약 기술을 통해 호텔식 근무 모델로 전환
2. 하이브리드 팀의 사무실 내 협업 개발 지원
3. 다양한 유형의 하이브리드 작업 공간 설계
4. 하이브리드 미팅을 위한 회의실 재고
5. 원격 작업자에 대한 완전한 고려

직원이 주중에 며칠씩 집에서 업무를 수행할 경우에는 사무실에서 이들을 위한 전용 데스크가 필요하지 않을 것입니다. 하지만 사무실에 들어오는 직원들이 일할 수 있는 공간을 확보하려면 어떻게 해야 할까요?

오피스 호텔식 근무, 즉 직원이 사무실에 출근할 때 사무실 데스크를 예약하는 것은 하이브리드 업무 모델을 사용하는 기업에서 흔히 볼 수 있게 되었습니다. 이것은 선착순으로 데스크를 선택할 수 있는 핫 데스킹이 발전된 형태라고 볼 수 있습니다. 

핫 데스킹에서는 사무실에 출근하는 직원이 자신의 팀원 옆에 있거나 원하는 방식으로 설정된 작업 공간을 찾지 못할 수도 있습니다. 심지어 데스크를 전혀 찾지 못할 수도 있습니다. 

호텔식 근무를 통해 직원은 작업 공간을 예약함으로써 하루 동안 필요한 공간과 생산성을 높이고 사전에 계획하는 데 필요한 도구를 확보할 수 있습니다. 

Zoom 작업 공간 예약과 같은 데스크 예약 소프트웨어를 사용하면 직원이 효율적인 협업 진행을 위해 프로젝트 팀 근처의 데스크를 선택하거나 선호하는 커피 기계 근처의 자리를 선택할 수 있습니다. AI를 사용해서 직원의 선호도에 따라 최적의 자리 또는 자주 함께 협업하는 직원 옆에 앉을 수 있는 자리를 추천하도록 솔루션을 구성할 수도 있습니다. 

호텔식 근무는 직원에게만 도움이 되는 것이 아닙니다. 시설 관리 팀은 작업 공간 예약 데이터를 기반으로 하여 사무실에 출근하는 인원수를 확인할 수 있습니다. Alana는 "우리 팀에게 있어, 사람들이 가장 많은 시간을 보내는 장소에 대한 지속적인 투자 방법을 확인하고 사용률이 낮은 공간에 실험을 하기 위해서는 분석이 매우 중요합니다."라고 말했습니다.

이러한 정보는 의사 결정에 영향을 줄 수 있습니다. 여러 층에 걸친 사무 공간을 하나로 통합하거나 더 이상 필요하지 않은 지국을 닫을 수도 있습니다. 또한 사무실 관리자는 점심 주문, 소모품, 기타 사무 용품을 보다 효율적으로 계획할 수 있습니다.

앉을 자리를 확보하는 것은 고려할 상황의 일부일 뿐입니다. 직속 팀원과의 협업을 통해 직원들은 서로에게 빠르게 질문하고, 관련 프로젝트에 대해 대화를 나누고, 공동체 의식을 형성할 수 있습니다. 모두 사내 경험의 중요한 부분에 해당합니다. 

사무실 내에서 부서별로 "이웃"이 되는 작업 공간을 설정하면 직원이 가장 많이 협업하는 사람과 가까운 자리를 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 접근 방식을 통해 각 부서에 필요한 적합한 공간을 할당할 수 있습니다. 예를 들어 제품 팀 대부분이 대면하는 경우에는 팀 미팅을 지원할 수 있도록 더 큰 회의실이 있는 층에 동네를 배치할 수 있습니다. 재무 팀이 대부분 원격으로 있는 경우에는 데스크 수를 적게 할당하고 동네 공간을 작게 설정할 수 있습니다.

데스크 예약 시스템 내에서 동네 공간을 지정해서 모든 사람들이 자신의 데스크를 예약할 때 어디를 찾아야 하는지 알려줄 수 있습니다. 

업무 일정이 유연하게 또는 하이브리드 방식으로 짜여진 직원의 경우 하이브리드 미팅, 업무 집중 및 교류를 위한 공간이 다양하게 있다면 사무실에 출근하고자 하는 동기를 더 많이 느낄 수 있습니다. 개별 워크스테이션부터 미팅 영역까지 이러한 공간을 설계할 때는 직원이 다양한 환경 및 경험에서 무엇을 원하는지 고려해야 합니다.

Alana는 "작업 공간 책임자로서 저희는 '직원이 사무실에 출근했을 때 최상의 업무 성과를 내도록 올바른 기술과 리소스를 제공하고 있는가?'라고 자문할 필요가 있습니다."라고 말했습니다.

Alana는 Zoom의 새로운 런던 사무실에는 도서관 스타일의 벤치, 터치다운 공간, 협업을 위한 가변형 테이블에서 전통적인 데스크까지 75개의 작업 지점이 포함되어 있다고 언급했습니다. "직원은 작업 공간 예약 도구를 통해 이러한 공간을 예약할 수 있어서 사무실에서의 하루를 계획하고 탐색하는 데 도움이 됩니다."라고 Alana는 말했습니다.

사무실에 필요할 수 있는 공간 유형은 다음과 같습니다.

공중전화 스타일의 공간

1인 공중전화 스타일의 공간은 직원이 데스크에 있는 다른 사람을 방해하지 않고 영상 통화를 할 수 있는 사적인 장소로 삼기에 이상적입니다. 

소규모 하이브리드 미팅룸

팀 미팅용으로 회의실보다 작고 보다 캐주얼한 미팅 공간이 필요할 수 있습니다. 화상 회의용 올인원 기기를 공간에 갖추면 2~3명의 직원이 원격으로 있는 동료와 편안하게 미팅을 진행할 수 있습니다.

대형 미팅룸

대형 룸은 대면 작업자와 원격 작업자가 모두 참여할 수 있는 올핸즈 또는 타운홀 미팅용 하이브리드 모임 공간으로 설정할 수 있습니다. 이 공간 유형은 발표자가 사무실과 Zoom 모두에 있을 수 있다는 것을 염두에 두고 프레젠테이션에 맞게 최적화할 수 있습니다. 

작업 공간 전반에 걸친 개방형 공간

사무실에 출근하는 직원에게는 다른 동료와 어울리거나 즉흥적으로 대화를 나눌 수 있는 공간이 필요할 수 있습니다. 공동 공간에서 일시적인 모임과 비공식적인 미팅을 촉진할 수 있는 방법을 생각해 보세요.

유연한 공간

하이브리드 미팅 공간을 빠르게 설정해야 할 때 모바일 카트에 있는 올인원 미팅 기기는 좋은 선택지가 될 수 있습니다. 단순히 기기를 해당 공간으로 옮겨서 비디오 미팅을 빠르게 설정할 수 있습니다.

회의실은 사무실에 있어 필수적인 공간이지만 대부분 길고 큰 테이블을 중심으로 대면 협업을 하도록 설정되어 있습니다. 여기에 원격 참가자가 있게 되면 테이블 끝에 있는 사람의 얼굴이나 목소리를 명확하게 식별하는 것이 거의 불가능한 끔찍한 "볼링장" 같은 모습으로 나타납니다. 결국 대면 참가자들만 서로 대화를 나누고 원격 참석자는 대화에 참여하는 것이 어려울 수 있습니다. 

이제는 많은 사람이 분산된 팀과 협업하고 원격으로 고객 또는 파트너와 만나는 경우가 많기 때문에 하이브리드 작업 공간 기술을 통해 회의실을 최적화해야 할 때입니다. 

• 직원이 비디오 미팅을 준비할 때마다 전선과 케이블을 복잡하게 연결해야 한다면 버튼만 눌러서 쉽게 연결할 수 있는 회의실 소프트웨어에 투자하십시오. 
• Zoom의 Intelligent Director와 같은 스마트 카메라 기술에서는 AI 기술을 사용해서 회의실에 있는 모든 사람을 자체 비디오 타일로 표시해서(볼링장 뷰는 이제 그만) 원격 참석자가 실제로 각 참석자의 얼굴을 볼 수 있습니다. 그리고 마이크 배열을 통해 앉은 위치에 관계없이 회의실 안의 모든 사람의 음성을 들을 수 있습니다.
• 시각적 협업을 위해서는 디지털 화이트보드 모니터가 필수이므로 원격으로 ㅇ있어도 모든 사람이 보드를 보고 참여할 수 있습니다.

물리적 사무실에 대한 의사 결정을 내릴 때 완전 원격 근무 직원은 작업 공간에 전혀 발을 들여 놓지 않기 때문에 영향이 가지 않는다고 생각할 수도 있습니다. 하지만 하이브리드 작업 공간 기술은 대면 직원이 원격 동료와 상호 작용하는 방식에 직접적인 영향을 줍니다. 

스마트 카메라와 디지털 화이트보드와 같이 앞에서 언급한 일부 솔루션은 원격 직원이 특히 하이브리드 미팅에서 더 많이 참여할 수 있게 해줍니다. 다양한 유형의 공간을 설계할 때는 원격 참가자에게 중요한 조명, 카메라 각도, 오디오 시스템, 기타 세부 사항에 주의하십시오.

"저희는 작업 공간이 어떻게 대면 협업과 혁신을 장려하면서 동시에 글로벌 팀과의 디지털 연결 및 공동체 의식 성장을 위한 도구와 기술을 확보할 수 있는지 살펴보고 있습니다."라고 Alana는 말했습니다.

직원이 하이브리드 업무 기술과 효율적인 작업 공간에 의존하여 업무를 수행함에 따라 회사의 IT 팀과 작업 공간 팀 간의 관계가 그 어느 때보다도 중요해졌습니다.

작업 공간 팀 또는 시설 관리 팀은 IT 팀과의 협업을 통해 사람, 업무 공간, 사용 기술 간의 복잡한 관계를 최적화해야 합니다. 즉, 설문조사, 면담, 기타 피드백 이니셔티브를 통해 직원의 요구를 파악하고 디지털 협업 도구가 원활하게 통합되는 공간을 만들기 위해 함께 노력해야 합니다. 

직원이 사용하지 않는 대형 미팅룸이 너무 많거나 직원이 개인 부스를 찾는 상황에서 개방된 워크스테이션이 너무 많은 경우도 있습니다. 정기적으로 직원 설문조사를 실시하고 현재의 공간 활용 방식을 파악하면 사무실 설계에 대한 정보를 얻고 의사결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

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