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5 consejos para actualizar su oficina con tecnología para un lugar de trabajo híbrido

9 min de lectura

Actualizado el April 15, 2024

Publicado el August 09, 2023

5 consejos para actualizar su oficina con tecnología para un lugar de trabajo híbrido

Ya sea que sus empleados estén en la oficina algunas veces a la semana, trabajen 100 % de forma remota o se conecten desde diversas ubicaciones, ya es momento de actualizar su tecnología para un lugar de trabajo híbrido a fin de atender las necesidades de su equipo, donde sea que estén trabajando.

La tecnología de trabajo híbrido se refiere a todas las herramientas de software y dispositivos de hardware en su lugar de trabajo que ayudan a los empleados presenciales y remotos a colaborar entre sí. Además, con el trabajo en equipo más disperso que nunca, las instalaciones y los departamentos del lugar de trabajo necesitan diseñar y equipar sus espacios con tecnología de trabajo híbrido que admita equipos distribuidos.

Una encuesta de Gallup en 2022 reveló que el trabajo híbrido ha estado en constante aumento desde 2020 hasta un máximo del 49 % en junio de 2022, y que 8 de cada 10 empleados en modalidad remota tienen un horario híbrido o trabajan a distancia a tiempo completo. Los empleados a menudo colaboran de forma combinada con colegas en modalidad presencial o remota, pero según la jefa en materia de bienes raíces y lugar de trabajo de Zoom, Alana Collins, la mayoría de las oficinas no están equipadas adecuadamente para un trabajo híbrido eficaz.

«Tras hablar con varios de nuestros pares del sector, me enteré de que las empresas todavía están navegando en esta nueva era del trabajo híbrido», comentó Alana. «La tecnología en las salas de conferencias está desactualizada y no hay suficientes espacios de colaboración que se puedan usar por igual para reuniones presenciales o híbridas».

Optimizar su tecnología para un lugar de trabajo híbrido ayuda a las personas a conectarse mejor y ser más productivas, sin importar dónde se encuentren. Estos son algunos consejos para armar un entorno de trabajo híbrido y que los empleados tengan una mejor experiencia donde también se haga un uso más eficiente del espacio:

  1. Cambie a un modelo de hoteling con tecnología de reserva de escritorio.
  2. Ayude a los equipos híbridos a desarrollar una mejor colaboración en la oficina.
  3. Diseñe diferentes tipos de espacios de trabajo híbridos.
  4. Reconsidere la sala de conferencias para reuniones híbridas.
  5. Tenga en cuenta a los teletrabajadores totalmente remotos.

1. Cambie a un modelo de hoteling con tecnología de reserva de escritorio

Si sus empleados trabajan desde casa varios días a la semana, no todos necesitarán un escritorio propio asignado en la oficina. Pero ¿cómo puede asegurarse de que los empleados que se presentan a la oficina tengan espacio para trabajar?

El hoteling de oficina implica reservar un escritorio en la oficina para cuando uno se presenta, y se ha convertido en un enfoque común para las compañías que tienen un modelo de trabajo híbrido. Considérelo una forma evolucionada de uso de terminales compartidos, que implica elegir escritorios por orden de llegada.

Con el uso de terminales compartidos, es posible que los empleados que se presenten en la oficina no puedan encontrar un espacio de trabajo junto a los miembros de su equipo u organizarlo como prefieran. Peor aún, es posible que ni siquiera puedan conseguir un escritorio.

El hoteling permite a los empleados reservar su espacio de trabajo con anticipación, lo que garantiza que todos tengan un espacio para la jornada y las herramientas que necesitan para ser productivos y planificar con antelación.

Con un software de reserva de escritorios, como Reserva de espacio de trabajo de Zoom, los empleados pueden elegir un escritorio cerca de su equipo de proyecto para una mejor colaboración o encontrar un lugar cerca de la máquina de café si lo prefieren. Su solución puede incluso utilizar inteligencia artificial para recomendar el mejor lugar según las preferencias de un empleado o junto a colaboradores frecuentes.

El hoteling no solo resulta útil para los empleados; los equipos en las instalaciones podrán saber cuántas personas ingresan a la oficina en función de los datos de reserva de espacio de trabajo. «Para nuestro equipo, los análisis son realmente importantes para saber cómo podemos continuar invirtiendo en aquellas áreas en las que las personas pasan más tiempo o experimentan con espacios desaprovechados», señaló Alana.

Eso podría fundamentar algunas de sus decisiones. Quizá pueda consolidar el espacio de oficinas de varios pisos en uno o, incluso, cerrar una oficina satélite que ya no se necesita. Además, los gerentes de oficina pueden planificar de manera más eficiente los pedidos de almuerzo, insumos y otros artículos de la oficina.

2. Ayude a los equipos híbridos a desarrollar una mejor colaboración en la oficina

Tener un lugar para sentarse es solo una parte de la ecuación. Trabajar junto a los miembros directos del equipo permite a los empleados hacerse preguntas entre sí rápidamente, conversar sobre proyectos relacionados y crear un sentido de comunidad, todas partes importantes de la experiencia en la oficina.

La creación de «vecindarios» en el lugar de trabajo dentro de su oficina en diferentes departamentos puede ayudar a que los empleados encuentren lugares cerca de aquellos con quienes trabajan más. Este enfoque le permite asignar el espacio adecuado que necesita cada departamento; por ejemplo, si la mayor parte de su equipo de productos es presencial, es posible que desee ubicar su vecindario en un piso que tenga salas de conferencias más grandes para facilitar las reuniones de su equipo. Si su equipo de finanzas es mayormente remoto, puede asignar menos escritorios y armar un vecindario más pequeño.

Puede designar vecindarios dentro de su sistema de reserva de escritorios para que los empleados sepan dónde buscar cuando reserven sus escritorios.

3. Diseñe diferentes tipos de espacios de trabajo híbridos

Los empleados que tienen un horario de trabajo flexible o híbrido pueden sentirse más motivados para ir a la oficina si hay diversos espacios que se ajusten a sus necesidades de reuniones híbridas, trabajo enfocado y socialización. Cuando diseñe estos espacios, desde estaciones de trabajo individuales hasta áreas de reunión, tenga en cuenta lo que los empleados buscan en relación con diversos entornos y experiencias.

«Como líderes en el lugar de trabajo, debemos preguntarnos: “¿Tenemos la tecnología y los recursos adecuados a disposición de los empleados para ayudarlos a tener la mejor jornada laboral cuando están en la oficina?”», planteó Alana.

Alana comentó que la nueva oficina de Zoom en Londres incluye 75 puntos de trabajo, que van desde bancos estilo biblioteca, espacios de trabajo comunes y mesas ágiles para la colaboración, hasta escritorios convencionales. «Nuestros empleados pueden reservar estos espacios con nuestra herramienta de Reserva de espacio de trabajo, que los ayuda a planificar y organizar su jornada en la oficina», dijo.

Estos son algunos tipos diferentes de espacios que podría necesitar en su oficina:

Espacios con estilo de cabina telefónica

Los espacios con estilo de cabina telefónica para una sola persona son perfectos para que los empleados tengan un lugar privado para realizar una videollamada sin molestar a los demás en sus escritorios.

Pequeñas salas de reuniones híbridas

Es posible que los empleados quieran áreas de reunión que sean más pequeñas y menos formales que las salas de conferencias para las reuniones de equipo. Arme esos espacios con un dispositivo todo en uno para videoconferencias, ideal para que dos o tres personas se reúnan cómodamente con colegas remotos.

Pequeñas salas de reuniones híbridas

Salas de reuniones grandes

Las salas más grandes se pueden armar como espacios de reunión híbridos para todo el equipo o foros públicos donde los trabajadores presenciales y los teletrabajadores pueden reunirse. Optimice este tipo de espacios para presentaciones, teniendo en cuenta que puede tener presentadores tanto en la oficina como en Zoom.

Áreas abiertas en todo el lugar de trabajo

Es posible que los empleados que se presentan a la oficina quieran un espacio para socializar o tener charlas espontáneas. Considere cómo sus áreas comunes podrían facilitar reuniones ad hoc y reuniones informales.

Espacios flexibles

Cuando necesite armar rápidamente un espacio de reunión híbrido sobre la marcha, un dispositivo de reunión todo en uno en un carrito móvil puede ser una excelente opción. Simplemente, puede llevarlo a una sala para configurar una reunión por vídeo en un instante.

4. Reconsidere la sala de conferencias para reuniones híbridas

Las salas de conferencias son un recurso básico de la oficina, pero la mayoría están armadas para la colaboración presencial alrededor de una mesa larga y grande. Cuando agrega participantes remotos a la combinación, estos obtienen la temida vista de «pista de bolos», donde es casi imposible ver u oír claramente a las personas en el otro extremo de la mesa. Los participantes presenciales terminan hablando principalmente entre ellos, mientras que a los asistentes remotos les resulta difícil participar en la conversación.

Ahora que muchos de nosotros trabajamos con equipos dispersos y nos reunimos con clientes o socios de forma remota, es momento de optimizar la sala de conferencias con tecnología híbrida para el lugar de trabajo:

  • Si sus empleados tienen complicaciones para configurar cada reunión por vídeo, invierta en un software de sala de conferencias que facilite la conexión con solo tocar un botón.
  • La tecnología de cámara inteligente, como Intelligent Director de Zoom, utiliza IA para enmarcar a cada persona en la sala en su propio mosaico de vídeo (¡adiós, pista de bolos!) de modo que los asistentes remotos puedan ver sus rostros, y con los conjuntos de micrófonos se puede escuchar a todos en la sala, sin importar dónde estén sentados.
  • En la colaboración visual, un monitor de pizarra digital es imprescindible para que todos puedan ver y contribuir a la pizarra, incluso a distancia.

5. Tenga en cuenta a los teletrabajadores totalmente remotos

Al tomar decisiones con respecto a sus oficinas físicas, puede pensar que los empleados totalmente remotos no se ven afectados; después de todo, es posible que nunca pongan un pie en el espacio de trabajo. Sin embargo, la tecnología de su lugar de trabajo híbrido tiene un efecto directo en la forma en que los empleados presenciales interactúan con sus colegas remotos.

Algunas de las soluciones mencionadas anteriormente, como las cámaras inteligentes y las pizarras digitales, permiten que los empleados remotos tengan una experiencia más participativa, sobre todo en reuniones híbridas. Al diseñar diferentes tipos de espacios, preste atención a la iluminación, los ángulos de la cámara, los sistemas de audio y otros detalles que son importantes para los participantes remotos.

«Somos testigos de cómo nuestros espacios de trabajo pueden fomentar la colaboración y la innovación en persona y, a la vez, contar con herramientas y tecnologías para promover la conexión digital y un sentido de comunidad con nuestros equipos globales», expresó Alana.

Tenga en cuenta a los teletrabajadores totalmente remotos

 

En resumen: el moderno lugar de trabajo híbrido requiere colaboración

Dado que los empleados dependen de la tecnología de trabajo híbrido y espacios de trabajo eficaces para desempeñar sus tareas, la relación entre los equipos de TI y del lugar de trabajo de una compañía es más importante que nunca.

Los equipos del lugar de trabajo o de las instalaciones deben trabajar estrechamente con TI para optimizar la compleja relación entre las personas, los lugares donde trabajan y la tecnología que utilizan. Esto significa comprender lo que necesitan los empleados (a través de encuestas, entrevistas y otras iniciativas para recopilar comentarios) y trabajar juntos para crear espacios que incorporen perfectamente herramientas de colaboración digital.

Es posible que en su oficina haya demasiadas salas de reuniones grandes que los empleados no usan, o numerosas estaciones de trabajo abiertas cuando, en realidad, los empleados buscan cabinas privadas. Al encuestar a los empleados con regularidad y comprender cómo utilizan sus espacios actuales, puede estar informado y tomar decisiones sobre el diseño de su oficina.

¿Le gustaría conocer más ideas para armar su oficina con tecnología para un lugar de trabajo híbrido? Revise nuestro seminario web sobre la modernización del lugar de trabajo para equipos híbridos.

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