Cómo crear el mejor entorno de trabajo híbrido con Zoom

Ahora que el trabajo se realiza en cualquier lugar, desde la mesa del comedor hasta en una cafetería o en una habitación de hotel, nuestra forma de pensar sobre la oficina cambió. No es un lugar rígido de cubículos tradicionales y salas de conferencias, donde los empleados tienen que fichar sus ocho horas de trabajo cada día, cinco días a la semana. Es un entorno de trabajo híbrido y flexible para la colaboración y la conexión.

Un número cada vez mayor de empleados está regresando a la oficina en cierta medida, pero tienen la flexibilidad necesaria para trabajar de forma remota a veces. En un informe de investigación de 2024 encargado por Zoom y realizado por Reworked Insights, El 64 % de los líderes dijo que su organización estaba implementando un modelo híbrido, y el 82 % dijo que planea hacer su lugar de trabajo más flexible en los próximos dos años.

Este enfoque flexible ofrece lo mejor de ambos mundos para muchos empleados, pero un modelo de trabajo híbrido plantea un desafío para los equipos de espacios de trabajo e instalaciones. Después de todo, debe encontrar la forma de ofrecer la mejor experiencia a todos los empleados, tanto si están en la oficina cinco días a la semana como si trabajan desde casa la mitad del tiempo o de forma totalmente remota. 

En Zoom, conocemos los desafíos que supone crear un entorno de trabajo híbrido eficaz: los hemos enfrentado nosotros mismos. Nuestras oficinas son un ejemplo práctico de cómo cualquier persona puede utilizar nuestras tecnologías para crear un lugar de trabajo híbrido eficaz que promueva la conexión, la colaboración y la confianza entre equipos distribuidos. Son hubs en los que nos conocemos, trabajamos juntos y utilizamos los productos que creamos para mejorarlos. 

Mediante la adopción de un entorno de trabajo híbrido, nos reunimos para mejorar nuestras propias tecnologías, seguir innovando y apoyar a nuestros clientes globales con soluciones que ayudan a definir la experiencia de trabajo híbrido.

Si se enfrenta a los desafíos de establecer un lugar de trabajo híbrido exitoso, que realmente apoye lo que sus empleados necesitan, a continuación, le ofrecemos algunos consejos y estrategias que puede incorporar.

El trabajo remoto tiene beneficios, como poder atraer y contratar a los mejores talentos, independientemente de su ubicación y apoyar a compañeros con necesidades y capacidades diferentes. También comprendemos los beneficios de estar juntos en persona: conversaciones orgánicas, consolidación de equipos y experiencias sociales.

Nuestras tecnologías reúnen a las personas, independientemente de dónde trabajen, con chat en equipo, teléfono, reuniones con video, correo y calendario, pizarra, espacios de trabajo virtuales y herramientas de participación de los empleados que ayudan a fomentar las conexiones entre las personas en la oficina y la plantilla distribuida. 

En este nuevo mundo de trabajo híbrido, vemos la necesidad de hacer que las reuniones sean más equitativas e inclusivas. Los empleados remotos no quieren tener una experiencia de segunda categoría y no poder ver a todos en la sala de conferencias ni participar en conversaciones paralelas. Los empleados de la oficina quieren poder unirse a las reuniones de forma rápida y sencilla, como están acostumbrados a hacer en casa. Quieren que la tecnología simplemente funcione, sin tener que preocuparse por cables y conexiones que requieran un experto audiovisual para desenmarañarlos.

«Como vivo en una zona rural de Inglaterra, siempre me ha resultado complicado trasladarme a la oficina de Londres para nuestras reuniones de equipo en persona», afirmó Ash Thornley-Davies, ejecutivo de cuentas de atención médica de Zoom que trabaja de forma remota. «En el pasado, eso significaba quedar en segundo plano: una nota al margen en una pantalla mientras la conversación ocurría alrededor de la mesa».

Zoom Rooms ofrece a todos una experiencia de reunión híbrida más equitativa y más simple, independientemente del lugar desde el que se unan. Los equipos de espacios de trabajo que crean oficinas más flexibles apreciarán lo fácil que es llevar la videocolaboración HD a cualquier espacio, desde un pequeño espacio de huddle para dos o tres personas hasta una sala de juntas ejecutiva o una sala de presentaciones. 

Para los empleados en la oficina, reservar una sala y unirse a una reunión es tan sencillo como utilizar su teléfono o su portátil. 

«La simplicidad es lo que hace que sea una experiencia tan positiva», dijo Jeff Harling, jefe de soporte digital de la oficina de Zoom en Denver. «Se ingresa con solo pulsar un botón. También es fácil compartir la pantalla. La facilidad de uso es muy útil cuando me reúno con mi equipo, que incluye personas que están a mi lado en la oficina y otras dispersas por todo el mundo, todo al mismo tiempo».

Las etiquetas de nombre inteligentes para vídeo, una de nuestras últimas innovaciones de Zoom Rooms, aprovechan la IA para aplicar nombres a las personas en el vídeo de Zoom Room, mientras que las etiquetas de nombre inteligentes para voz pueden destacar al orador en la sala. Esto permite que los demás participantes sepan más fácilmente quién está en la sala y quién está hablando.

Cuando ambas están habilitadas, la etiqueta del orador resultante se puede utilizar para atribuir su presencia en características relacionadas con las reuniones, como subtítulos, transcripciones y resúmenes de reuniones. Habilitar esta característica en el nivel de cuenta y animar a los empleados a utilizar las etiquetas de nombre inteligentes automáticas puede ayudar a que las reuniones sean más inclusivas y más productivas, ya que permite identificar a cada participante de Zoom Rooms.

Y con el director inteligente de Zoom Rooms, los empleados remotos ven mejor a sus compañeros de oficina en espacios más amplios, lo que evita la temida «vista de pista de bolos» tan habitual en las salas de conferencias. El director inteligente utiliza múltiples cámaras y tecnología de IA para determinar el mejor ángulo para mostrar hasta 16 personas en una Zoom Room.

«Puedo ver a todos y la expresión real de sus rostros cuando hablamos entre nosotros. Por fin me siento como si estuviera en la sala con mi equipo», dijo Ash. «Puede que sea remoto desde el punto de vista geográfico, pero también estoy allí, en la oficina de Londres».

Las soluciones de los socios de hardware también pueden ayudar a promover una mayor inclusión. Logitech Sight, una solución de hardware certificada por Zoom, mejora las salas de reuniones al emparejarse con una cámara frontal para ofrecer una experiencia similar a la de una cámara web en casa. Con Smart Switching, ya disponible en la versión beta pública CollabOS 1.13, Sight cambiará automáticamente la transmisión de la cámara entre la cámara de la parte delantera de la sala y la del centro de la mesa en función de hacia dónde mire el participante. 

Una experiencia híbrida de alta calidad es esencial para sus reuniones más importantes con clientes y ejecutivos de alto nivel. Contar con las últimas innovaciones basadas en IA, como el director inteligente y las etiquetas de nombre inteligentes, en su sala de juntas ejecutiva puede crear una experiencia de reunión más envolvente, atractiva y dinámica, de modo que se vean y se reconozcan claramente todos los miembros de la junta y los líderes.

Los empleados que acuden a la oficina quieren hacerlo con un propósito. Quieren utilizar su tiempo en la oficina para actividades que funcionan mejor en persona: reunirse con clientes, celebrar sesiones de intercambio de ideas, colaborar en un proyecto o conocer a su equipo durante el almuerzo. 

Si los empleados se van a tomar la molestia de salir de casa, enfrentarse al tráfico y encontrar estacionamiento, quieren que su tiempo se emplee bien, sin tener que preocuparse por la logística.

«Los empleados quieren tener claro qué esperar cuando llegan a la oficina», afirma Jeff Smith, jefe de productos de Zoom Meetings, Spaces y Whiteboard. «No quieren llegar y encontrarse con que no se pueden sentar junto a sus compañeros de equipo, o que todas las salas de conferencias están reservadas».

Los empleados pueden usar la Reserva de espacio de trabajo de Zoom para reservar un escritorio con antelación para un día específico, o hacer una reserva recurrente. Puede personalizar Reserva de espacio de trabajo para la distribución de su oficina y ofrecer a los empleados visibilidad sobre dónde se sientan los demás, para que puedan elegir un escritorio cerca de su equipo o junto a la máquina de café, si lo prefieren. También puede crear vecindarios dentro de su disposición para facilitar que las personas se sienten cerca de otras personas de su departamento.

Las recomendaciones inteligentes basadas en IA de Reserva de espacio de trabajo sugieren el mejor lugar según las preferencias de un empleado o de los días en los que habrá más compañeros de equipo.

La implementación de Reserva de espacio de trabajo con dispositivos certificados por Zoom, como Neat Frame, Neat Pad o Neat Board 50 mejora la eficiencia de encontrar un espacio para trabajar, lo que facilita la reserva rápida de ubicaciones flexibles, como áreas abiertas, salas de huddle y cabinas telefónicas. Con una experiencia de reserva optimizada, los empleados pueden invertir más tiempo en las cosas que realmente les importan en los espacios que mejor se adaptan a sus necesidades.

Nuestros propios empleados de Zoom utilizan Reserva de espacio de trabajo para planificar con antelación y reservar todo lo que necesitan para trabajar de forma cómoda y productiva, como estaciones de trabajo y salas de conferencias. Incluso pueden encontrar estaciones de trabajo con equipos especiales, como escritorios de altura regulable o doble monitor.

Pero, ¿qué ocurre si un empleado se reunirá con un cliente, y el equipo del lugar de trabajo quiere información para configurar la sala? Reserva de espacio de trabajo le permite agregar un cuestionario personalizado para que pueda preguntar a los empleados si tienen previsto recibir a clientes, si se quedarán a comer o si se irán temprano, para avisar al personal de su oficina. Esto ayuda a su equipo del lugar trabajo a planificar de forma más eficiente los pedidos de comida, la asignación de recursos y más, para que la experiencia de los empleados sea más fluida.

Cuando los empleados llegan a la oficina, la cartelería digital puede guiarles hasta donde deben ir, ofrecerles recordatorios amistosos y comunicarles otra información importante. Puede configurar la cartelería digital para mostrar cualquier contenido que a los empleados podría resultarles útil, desde mapas de Reserva de espacio de trabajo hasta calendarios de eventos, menús de comidas y normas de la oficina.

Dado que los empleados quieren sacar más provecho de sus visitas a la oficina, los equipos de las instalaciones se ven presionados para crear un entorno de trabajo híbrido por el que valga la pena trasladarse. Esto incluye una tecnología que funcione tan bien (o mejor) que la configuración de la oficina en casa de un empleado, y espacios de trabajo que apoyen su deseo de socializar y colaborar con sus colegas.

Si le preocupa cuánto costarán estas actualizaciones, no es el único. En una época de incertidumbre económica, muchas empresas están buscando formas de recortar sus gastos. En un informe de Deloitte de 2023, el 54 % de los líderes de finanzas afirmaron que sus CEO les pedían que se centraran en la reducción de costos, y los bienes inmuebles y el espacio de oficinas son algunos de los costos más elevados para una empresa. 

Los equipos del lugar de trabajo necesitan encontrar formas de dar nueva vida a las inversiones existentes, utilizando soluciones tecnológicas flexibles que funcionen con el hardware que tiene. 

Comience por adaptar sus espacios a las necesidades actuales de los empleados y reconfigurar los espacios que ya no se utilizan. Los datos pueden ayudarle a comprender cómo los empleados utilizan su oficina, a fin de que pueda tomar decisiones informadas.

Por ejemplo, Reserva de espacio de trabajo y Zoom Rooms le permiten ver cuántos escritorios se reservan y registran diariamente, qué salas de conferencias se reservan con más frecuencia y cuáles se utilizan poco. Esta información puede ayudarlo a reducir costos mediante la consolidación de sus operaciones en menos plantas y la reconfiguración de las salas que ya no satisfacen las necesidades cambiantes de los empleados. 

Por ejemplo, es posible que las salas de conferencias más grandes ya no sean necesarias porque las reuniones en persona son más reducidas que antes. Puede utilizar divisores de salas para dividir el espacio en áreas de reunión más pequeñas e informales. 

Muchas organizaciones buscan llevar el vídeo a un mayor número de espacios más pequeños sin gastar una fortuna. Zoom Rooms le permite convertir cualquier espacio en una sala de reuniones híbrida, con la capacidad de unirse a una reunión de Zoom con solo tocar un botón. A menudo, puede utilizar el hardware que ya tiene o elegir entre un ecosistema flexible de hardware de nuestros socios para configurar Zoom Rooms de forma rápida y rentable. 

Y el soporte de estos espacios no requiere recursos adicionales: Administración de dispositivos de Zoom le ayuda a administrar salas y dispositivos de forma remota desde un portal del administrador centralizado.

Poly Lens, una solución certificada por Zoom del socio de hardware HP Poly, ahora se integra con Administración de dispositivos de Zoom para ofrecer un estado detallado de las salas a fin de ayudar a mejorar la eficiencia, brindar información y solucionar problemas de las Zoom Rooms nativas. Se puede acceder a toda esta información a través del portal de Poly Lens. 

«Al fin y al cabo, no hay una forma óptima de preparar una oficina, ya que todo depende de sus empleados y de lo que necesiten para colaborar de la forma más eficaz», dijo Jeff Smith. «Las soluciones flexibles son clave aquí: contar con tecnología que se adapte al espacio y a la forma en que los empleados lo utilizan».

Cada organización tendrá una respuesta diferente a la pregunta: «¿Qué es el trabajo híbrido?». Para nosotros en Zoom, significa tener algunos empleados trabajando de forma remota y otros de forma híbrida, con días específicos en la oficina. Vemos la oficina no solo como un lugar físico, sino como un destino que atrae a los empleados, un hub de creatividad e innovación que reúne a los empleados de Zoom en persona y virtualmente.

Con la tecnología adecuada, su oficina puede ser un espacio de colaboración, comunicación y conexión, diseñado para las necesidades actuales y futuras de sus empleados.

Descubra cómo Zoom Rooms y las soluciones de espacio de trabajo pueden ayudar a su equipo a crear un entorno de trabajo híbrido, flexible y eficaz.

Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en septiembre de 2023 y se actualizó en enero de 2025 para incluir la información más reciente sobre el producto.