Cómo crear el mejor entorno de trabajo híbrido con Zoom

Ahora que el trabajo se realiza en cualquier lugar, desde la mesa del comedor hasta en una cafetería o en una habitación de hotel, nuestra forma de pensar sobre la oficina cambió. No es un lugar rígido de cubículos tradicionales y salas de conferencias, donde los empleados tienen que fichar sus ocho horas de trabajo al día, cinco días a la semana. Es un entorno de trabajo híbrido para la colaboración y la conexión.

Un número cada vez mayor de empleados está regresando a la oficina en cierta medida, pero tienen la flexibilidad necesaria para trabajar de forma remota a veces. Una investigación revela que, en febrero de 2023, el 41 % de las personas con empleos con capacidad remota tenían un horario híbrido (en la oficina algunos días, en casa otros), frente al 35 % en enero de 2022.

Este enfoque flexible ofrece lo mejor de ambos mundos para muchos empleados, pero un modelo de trabajo híbrido plantea un desafío para los equipos de espacios de trabajo e instalaciones. Después de todo, debe encontrar la forma de ofrecer la mejor experiencia a todos los empleados, tanto si están en la oficina cinco días a la semana como si trabajan desde casa la mitad del tiempo o de forma totalmente remota.

En Zoom, conocemos los desafíos que supone crear un entorno de trabajo híbrido eficaz: los hemos enfrentado nosotros mismos. Aunque muchos de los empleados de Zoom son remotos, viven y trabajan en lugares de todo el mundo, el resto tiene un horario híbrido estructurado y acude a nuestras oficinas distribuidas por todo el mundo dos veces por semana.

Nuestras oficinas son un ejemplo práctico de cómo cualquier persona puede utilizar nuestras tecnologías para crear un lugar de trabajo híbrido eficaz que promueva la conexión, la colaboración y la confianza entre equipos distribuidos. Son hubs en los que nos conocemos, trabajamos juntos y utilizamos los productos que creamos para mejorarlos.

Al adoptar un entorno de trabajo híbrido, nos reunimos para mejorar nuestras propias tecnologías, seguir innovando y apoyar a nuestros clientes globales con soluciones que ayudan a definir la experiencia de trabajo híbrido.

Si se enfrenta a los desafíos de establecer un lugar de trabajo híbrido exitoso, que realmente apoye lo que sus empleados necesitan, a continuación le ofrecemos algunos consejos y estrategias que puede incorporar.

La plataforma Zoom siempre se ha diseñado para la colaboración híbrida. Incluso antes de la pandemia, teníamos equipos dispersos que trabajaban juntos en nuestras oficinas de todo el mundo. Sabemos que el trabajo remoto tiene beneficios, como poder atraer y contratar a los mejores talentos, independientemente de su ubicación y apoyar a compañeros con necesidades y capacidades diferentes. También comprendemos los beneficios de estar juntos en persona: conversaciones orgánicas, consolidación de equipos y experiencias sociales.

Nuestras tecnologías reúnen a todos, independientemente de dónde trabajen, con chat en equipo, teléfono, reuniones con vídeo, correo y calendario, pizarra, espacios de trabajo virtuales y herramientas de participación de los empleados que ayudan a fomentar las conexiones entre las personas en el hub y la plantilla distribuida.

En este nuevo mundo de trabajo híbrido, vemos la necesidad de hacer que las reuniones sean más equitativas e inclusivas. Los empleados remotos no quieren tener una experiencia de segunda categoría y no poder ver a todos en la sala de conferencias ni participar en conversaciones paralelas. Los empleados de la oficina quieren poder unirse a las reuniones de forma rápida y sencilla, como están acostumbrados a hacer en casa. Quieren que la tecnología simplemente funcione, sin tener que preocuparse por cables y conexiones que requieran un experto audiovisual para desenmarañarlos.

«Como vivo en una zona rural de Inglaterra, siempre me ha resultado complicado trasladarme a la oficina de Londres para nuestras reuniones de equipo en persona», afirmó Ash Thornley-Davies, ejecutivo de cuentas de atención médica que trabaja de forma remota. «En el pasado, eso significaba quedar en segundo plano: una nota al margen en una pantalla mientras la conversación ocurría alrededor de la mesa».

Zoom Rooms ofrece a todos una experiencia de reunión híbrida más equitativa y más simple, independientemente del lugar desde el que se unan. Los equipos de espacios de trabajo que crean oficinas más flexibles apreciarán lo fácil que es llevar la videocolaboración HD a cualquier espacio, desde un pequeño espacio de huddle para dos o tres personas hasta una sala de juntas ejecutiva o una sala de presentaciones.

Para los empleados en la oficina, reservar una sala y unirse a una reunión es tan sencillo como utilizar su teléfono o su portátil.

«La simplicidad es lo que hace que sea una experiencia tan positiva», dijo Jeff Harling, jefe de soporte digital de la oficina de Zoom en Denver. «Se ingresa con solo pulsar un botón. También es fácil compartir la pantalla. La facilidad de uso es muy útil cuando me reúno con mi equipo, que incluye personas que están a mi lado en la oficina y otras dispersas por todo el mundo, todo al mismo tiempo».

Y con el director inteligente de Zoom Rooms, los empleados remotos ven mejor a sus compañeros de oficina en espacios más amplios, lo que evita la temida «vista de pista de bolos» tan habitual en las salas de conferencias. El director inteligente utiliza múltiples cámaras y tecnología de IA para determinar el mejor ángulo para mostrar hasta 16 personas en una Zoom Room dentro de su propio mosaico de vídeo.

«Puedo ver a todos y la expresión real de sus rostros cuando hablamos entre nosotros. Por fin me siento como si estuviera en la sala con mi equipo», dijo Ash. «Puede que sea remoto desde el punto de vista geográfico, pero también estoy allí, en la oficina de Londres».

Una experiencia híbrida de alta calidad es esencial para sus reuniones más importantes con clientes y ejecutivos de alto nivel. Contar con las últimas innovaciones basadas en IA, como el director inteligente, en su sala de juntas ejecutiva puede crear una forma de reunión más envolvente, atractiva y dinámica, de modo que se vean claramente todos los miembros de la junta y los líderes.

Los empleados que acuden a la oficina quieren hacerlo con un propósito. Quieren utilizar su tiempo en la oficina para actividades que funcionan mejor en persona: reunirse con clientes, celebrar sesiones de intercambio de ideas, colaborar en un proyecto o conocer a su equipo durante el almuerzo.

En una encuesta realizada a empleados de Zoom de todo el mundo, nuestros empleados manifestaron que su principal motivo para acudir a la oficina era socializar con sus compañeros.

«Nuestro modelo de trabajo híbrido me ha ayudado a establecer conexiones más profundas con mis compañeros, lo que tiene un impacto positivo en mi salud mental», afirmó Jamonique Fletcher, especialista en diversidad, equidad e inclusión que trabaja en la sede de Zoom en San José, California.

Si los empleados se van a tomar la molestia de salir de casa, enfrentarse al tráfico y encontrar estacionamiento, quieren que su tiempo se emplee bien, sin tener que preocuparse por la logística.

«Los empleados quieren tener claro qué esperar cuando llegan a la oficina», afirma Jeff Smith, jefe de Zoom Meetings, Spaces y Whiteboard. «No quieren llegar y encontrarse con que no se pueden sentar junto a sus compañeros de equipo, o que todas las salas de conferencias están reservadas».

Los empleados pueden utilizar Reserva de espacio de trabajo para reservar un escritorio con antelación para un día específico, o hacer una reserva recurrente. Puede personalizar Reserva de espacio de trabajo para la distribución de su oficina y ofrecer a los empleados visibilidad sobre dónde se sientan los demás, para que puedan elegir un escritorio cerca de su equipo o junto a la máquina de café, si lo prefieren. También puede crear vecindarios dentro de su disposición para facilitar que las personas se sienten cerca de otras personas de su departamento.

Las sugerencias inteligentes basadas en IA de Reserva de espacio de trabajo recomiendan el mejor lugar según las preferencias de un empleado o de la fecha en la que habrá más compañeros de equipo.

Nuestros propios empleados de Zoom utilizan Reserva de espacio de trabajo para planificar con antelación y reservar todo lo que necesitan para trabajar de forma cómoda y productiva, desde estaciones de trabajo y salas de conferencias hasta lugares de estacionamiento y casilleros. Incluso pueden encontrar estaciones de trabajo con equipos especiales, como escritorios de altura regulable o doble monitor.

«Reserva de espacio de trabajo me permite reservar mi espacio sin problemas para poder colaborar de manera eficaz con mis compañeros de Zoom en persona y de forma remota», dijo Jamonique.

Pero, ¿qué ocurre si un empleado se reunirá con un cliente y quiere asegurarse de que la sala está preparada correctamente? Reserva de espacio de trabajo le permite añadir un cuestionario personalizado para que pueda preguntar a los empleados si tienen previsto recibir a clientes, lo que avisa a su personal de la oficina. Pregunte también a los empleados si se quedan a comer o se van antes. Esto ayuda a su equipo del lugar de trabajo a planificar de forma más eficiente los pedidos de comida, la asignación de recursos y más, para que la experiencia de los empleados sea más fluida.

Cuando los empleados llegan a la oficina, la cartelería digital puede guiarles hasta donde deben ir, ofrecerles recordatorios amistosos y comunicarles otra información importante. Puede configurar la cartelería digital para mostrar cualquier contenido que a los empleados les resulte útil, desde mapas de Reserva de espacio de trabajo hasta calendarios de eventos, menús de comidas y normas de la oficina.

«Las pantallas de cartelería digital distribuidas en toda la oficina me ayudan a mantenerme al día de las últimas actualizaciones y recordatorios de la empresa», dijo Jamonique. «¡Mi parte favorita es ver el menú del almuerzo que se ofrece ese día!».

Dado que los empleados quieren sacar más provecho de sus visitas a la oficina, los equipos de las instalaciones se ven presionados para crear un entorno de trabajo híbrido por el que valga la pena trasladarse. Esto incluye una tecnología que funcione tan bien (o mejor) que la configuración de la oficina en casa de un empleado, y espacios de trabajo que apoyen su deseo de socializar y colaborar con sus colegas.

Si le preocupa cuánto costarán estas actualizaciones, no es el único. En una época de incertidumbre económica, muchas empresas están buscando formas de recortar sus gastos. En un informe de Deloitte de 2023, el 54 % de los líderes de finanzas afirmaron que sus directores ejecutivos les pedían que se centraran en la reducción de costos, y los bienes inmuebles y el espacio de oficinas son algunos de los costos más elevados para una empresa.

Los equipos del lugar de trabajo necesitan encontrar formas de dar nueva vida a las inversiones existentes, utilizando soluciones tecnológicas flexibles que funcionen con el hardware que tiene.

Comience por adaptar sus espacios a las necesidades actuales de los empleados y reconfigure los espacios que ya no se utilizan. Los datos pueden ayudarle a comprender cómo los empleados utilizan su oficina, a fin de que pueda tomar decisiones informadas.

Por ejemplo, Reserva de espacio de trabajo y Zoom Rooms le permiten ver cuántos escritorios se reservan y registran diariamente, qué salas de conferencias se reservan con más frecuencia y cuáles se utilizan poco. Puede reducir costos mediante la consolidación de sus operaciones en menos plantas y la reinvención de las salas que ya no satisfacen las necesidades cambiantes de los empleados.

Por ejemplo, es posible que las salas de conferencias más grandes ya no sean necesarias porque las reuniones en persona son más reducidas que antes. Puede utilizar divisores de salas para dividir el espacio en áreas de reunión más pequeñas e informales.

Muchas organizaciones buscan llevar el vídeo a un gran número de espacios más pequeños sin gastar una fortuna. Zoom Rooms le ayuda a convertir cualquier espacio en una sala de reuniones híbrida, con el poder de unirse a una reunión de Zoom con solo tocar un botón. A menudo, puede utilizar el hardware que ya tiene, o elegir entre un ecosistema flexible de socios, como Neat, HP/Poly, Logitech y DTEN, para configurar Zoom Rooms de forma rápida y rentable.

Para obtener la máxima flexibilidad, coloque un dispositivo todo en uno como Neat Board o DTEN D7 en un carro para poder convertir cualquier rincón de la oficina en un espacio de reunión híbrido con capacidades de vídeo, pantalla compartida y pizarra.

«Al fin y al cabo, no hay una forma óptima de preparar una oficina, ya que todo depende de sus empleados y de lo que necesiten para colaborar de la forma más eficaz», dijo Jeff Smith. «Las soluciones flexibles son clave aquí: contar con tecnología que se adapte al espacio y a la forma en que los empleados lo utilizan».

Cada organización tendrá una respuesta diferente a la pregunta: «¿Qué es el trabajo híbrido?». Para nosotros en Zoom, significa tener algunos empleados trabajando de forma remota y otros de forma híbrida, con días específicos en la oficina. Vemos la oficina no solo como un lugar físico, sino como un destino que atrae a los empleados, un hub de creatividad e innovación que reúne a los empleados de Zoom en persona y virtualmente.

Con la tecnología adecuada, su oficina puede ser un espacio de colaboración, comunicación y conexión, diseñado para las necesidades actuales y futuras de sus empleados.

Descubra cómo Zoom Rooms y las soluciones de espacio de trabajo pueden ayudar a su equipo a crear un entorno de trabajo híbrido eficaz.