会议室和工作区 混合式工作 使用方法

如何使用 Zoom 构建最佳混合式工作环境

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更新日期 January 26, 2024

发布日期 September 01, 2023

如何使用 Zoom 构建最佳混合式工作环境

如今,我们可以在任何地方工作,从餐桌到咖啡厅再到酒店房间,我们对办公室的看法也随之改变。 它不再是一成不变的传统小隔间和会议室,在那里员工每天需要工作八小时,每周工作五天。 它是一个适合协作和沟通的混合式工作环境。

越来越多的员工因为某种职责重返办公室工作,但有时也可以灵活地远程办公。 研究显示,截至 2023 年 2 月,41% 的远程工作人员采用混合式日程安排(几天在办公室工作,几天在家工作),而 2022 年 1 月这一比例为 35%。 

这种灵活的工作方式为许多员工提供了两全其美的选择,但混合式工作模式也为工作场所和设施团队带来了挑战。 毕竟,您需要想方设法为所有员工提供最佳体验,无论他们是一周五天都在办公室工作,还是一半时间居家办公,或者是完全远程办公。 

在 Zoom,我们深知构建高效的混合式工作环境所面临的挑战 — 我们自己也曾面对过这些挑战。 我们的许多员工(我们称之为“Zoom 员工”)都是远程员工,他们在世界各地生活和工作,这些员工按照精心组织的混合式日程安排,每周两次前往我们分布在全球各地的办公室工作。 

我们的办公室就是一个工作示例,说明任何公司都可以使用我们的技术建立有效的混合式工作场所,以促进分布式团队之间建立联系、协作和信任。 这些办公室是我们相互了解、合作和使用我们所构建的产品的中心,以便使这些产品更加完善。 

通过充分采用混合式工作环境,我们一起合作改进自己的技术,不断创新,并通过帮助定义混合工作体验的解决方案为我们的全球客户提供支持。

如果您正在面临着挑战:建立一个成功的混合式工作场所、一个真正支持员工需求的工作场所,以下是一些您可以采纳的技巧和策略。

挑战 1:找到适用于支持分散式团队和混合式工作环境的技术

Zoom 平台一直专为混合式协作而设计。 甚至在新冠肺炎疫情之前,我们就有分散的团队在全球办公室开展合作。 我们深知远程工作具有诸多益处,例如可以吸引和雇用最优秀的人才,而无论其身处何地,还可以为具有不同需求和能力的同事提供支持。 我们也了解现场协作的优势:自然的交流对话、团队建设和社交体验。

员工在会议室内通过数字白板进行协作

通过团队聊天、电话、视频会议、邮件和日历、白板、虚拟工作空间以及员工敬业度工具,无论员工在何处工作,我们的技术都可将所有人员聚集在一起,这有助于促进中心员工和分布式员工之间建立联系。 

在这种混合式工作的新环境里,我们发现有必要让会议变得更加公平和包容。 远程员工不希望获得二等体验,无法看到会议室里的每个人,也无法参与私下交谈。 办公室内的员工则希望能像居家办公一样,快速方便地加入会议。 他们希望技术能够正常使用,而不用担心需要音视频专家才能解决的线缆和连接问题。

“住在英格兰乡村意味着到伦敦办公室参加我们的现场团队会议总是很麻烦。”远程办公的医疗保健业务经理 Ash Thornley-Davies 说, “在过去,这感觉几乎就像是补救办法 — 桌边谈话时屏幕上的画外音。”

无论从哪里加入,Zoom Rooms 都能为每个人提供更简单、更公平的混合式会议体验。 对于构建更灵活办公室的工作场所团队来说,他们将会非常看重将高清视频协作引入任意空间的便捷性,从两到三人的小型虚拟职场空间到行政会议室再到演示室。 

对于办公室里的员工来说,预订会议室和加入会议就像使用手机或笔记本电脑一样简单。 

“操作简单带来了积极良好的体验。”在 Zoom 丹佛办公室之外远程工作的数字支持主管 Jeff Harling 说, “按一下按钮,您就加入了会议! 屏幕共享也很简单。 当我与团队 — 包括办公室里我旁边的人员和分散在全球各地的其他人员 — 开会时,易用性很有帮助。”

此外,通过 Zoom Rooms 的智能导演,远程员工可以在更大的空间里更清楚地观察办公室里的同事,避免了会议室里常见的令人不快的“保龄球馆视角”。 智能导演使用多个摄像头和 AI 技术确定最佳角度,通过 Zoom Room 在其自己的视频磁贴显示多达 16 个人的影像。

“我可以看到每个人,看到我们交谈时他们脸上真实的表情。 它终于让我感觉到,我和我的团队是在同一个会议室。”Ash 说, “从地理位置上来说,我可能是在远程工作,但我也在伦敦办公室”。

与顶级客户和主管举行最重要的会议时,高质量的混合式体验至关重要。 在您的行政会议室中配备智能导演等最新的 AI 驱动创新技术,可以创造一种更加身临其境、引人入胜和充满活力的会议方式,以便所有的董事会成员和领导者都能清晰地看到一切。

挑战 2:满足员工比以往更高的期望值

走进办公室的员工希望达成某种目标。 他们想把在办公室的时间用在现场参与效果更佳的活动上 — 会见客户、举行头脑风暴讨论会、协作进行项目或在午餐时了解他们的团队。 

在对全球 Zoom 员工的调查中,我们的员工表示,他们到办公室的首要原因是与同事进行社交活动。

“我们的混合式工作模式帮助我与同事建立了更深层次的联系,这对我的心理健康产生了积极影响。”在加利福尼亚州圣何塞 Zoom 总部工作的多元化、公平和包容性专家 Jamonique Fletcher 说。 

如果员工要经受离开家、交通堵塞和找停车位的麻烦,他们希望有效地利用时间,而无需担心后勤问题。

“员工希望清楚地了解到办公室后他们可以做什么,”Zoom Meetings、Spaces 和 Whiteboard 负责人 Jeff Smith 说, “他们不希望到了办公室才发现,自己不能坐在团队成员旁边,或者所有会议室都已被预订。”

员工可使用“Zoom 工作区预约”功能提前预订特定日期的办公桌,或进行周期性预订。 您可以根据办公室布局自定义“工作区预约”,让员工能够看到其他人员坐在哪里,这样他们就可以选择靠近自己团队的办公桌,或者根据自身喜好选择咖啡机旁的办公桌。 您还可以在布局中创建邻居,方便员工坐在其部门的其他人员附近。

工作区预约的 AI 驱动智能建议可根据员工偏好或更多团队成员在办公室办公的日期推荐最佳座位。 

工作区预约的 AI 驱动智能建议可根据员工偏好或更多团队成员在办公室办公的日期推荐最佳座位

我们自己的 Zoom 员工使用工作区预约来提前计划和预订舒适、高效工作所需的一切,从工作站和会议室到停车位和储物柜。 他们甚至可以查找具有特殊设备的工作站,如可调节高度的办公桌或双显示器。

“工作区预约让我可以无缝地预订空间,这样我就可以与我的 Zoom 同事有效地进行现场和远程协作。”Jamonique 说。

但是,如果员工将与客户会面,并希望确保会议室正确设置,该怎么办? 工作区预约允许您添加自定义调查问卷,这样您就可以询问员工是否计划接待客户,从而为办公室员工提供事先提醒。 询问员工是留下来吃午饭还是提前离开。 这可以帮助工作场所团队更有效地计划食物预订、资源分配等,让员工获得更顺畅的体验。

当员工到达办公室时,数字标牌可以帮助引导他们找到需要去的位置,提供友好的提醒,并传达其他重要信息。 您可以设置数字标牌,以显示员工认为有用的任何内容,从工作区预约图到活动日历、午餐菜单和办公室规则。

一名男士坐在数字标牌的显示屏前,显示屏上是当天的午餐菜单。

“整个办公室的数字标牌显示屏帮助我及时了解公司的最新更新和提醒。”Jamonique 说, “我最喜欢的部分是看当天提供的午餐菜单!”

挑战 3:在预算缩减的情况下提供最佳价值

由于员工希望从办公室现场办公中获得更多服务,设施团队面临着压力,创造一个值得通勤的理想混合式工作环境。 这包括与员工居家办公设置一样好用(或更佳)的技术,以及支持员工与同事进行社交和协作愿望的工作区。

如果您担忧这些升级的费用,那么担忧的并非只有您一个人。 在经济不稳定时期,许多公司都在想方设法削减开支。 在德勤 2023 年的一份报告中,54% 的财务主管表示,他们的首席执行官要求他们把重点放在降低成本上,而房地产和办公空间是企业成本最高的部分。 

工作场所团队需要想方设法为现有投资注入新的活力,利用与现有硬件配合使用的灵活技术解决方案。 

首先,调整您的空间以满足员工的当前需求,并重新配置不再使用的空间。 数据可以帮助您了解员工如何使用办公室,以便您进行明智决策。

例如,通过工作区预订和 Zoom Rooms,您可以查看每天预订和登记使用的办公桌数量、最常预订的会议室以及很少使用的会议室。 您可以将运营业务整合到更少的楼层,并重新规划不再能满足员工不断变化需求的会议室,从而降低成本。 

例如,您可能会发现不再需要大型会议室,因为现场会议的规模比以前缩小了。 您可以通过房间隔断将空间分割成较小的、非正式的聚会区。

员工坐在开放式工作区中,面前是一台一体化会议设备。

许多组织都希望在不增加成本的情况下,将视频引入大量较小的空间。 Zoom Rooms 可帮助您将任何空间转变为混合式会议室,只需轻触按钮即可加入 Zoom 会议。 您可以经常使用已有的硬件,或者从灵活的合作伙伴生态系统(如 Neat、HP/Poly、Logitech 和 DTEN)中进行选择,以快速且经济高效的方式设置 Zoom Rooms。

要想获得最大的灵活性,可以将 Neat Board 或 DTEN D7 等一体化设备放在手推车上,这样就可以将办公室的所有角落变成具有视频、屏幕共享和白板功能的混合式会议空间。

“归根结底,并没有一种最佳的办公室设置方式,因为这完全取决于您的员工以及他们需要什么进行最有效的协作。”Jeff Smith 表示, “灵活的解决方案是设置办公室的关键 — 拥有适应空间和员工使用方式的技术。”

Zoom 帮助您应对混合式工作的挑战

对于“什么是混合式工作”这个问题,每个组织都有不同的答案。对于我们 Zoom 来说,这意味着让某些员工远程工作,某些员工按混合式日程安排工作,在某几天到办公室工作。 我们认为办公室不仅是一个实体场所,也是一个吸引员工的目的地,是一个创意和创新的中心,让 Zoom 员工以现场和虚拟的方式聚集在一起。

凭借合适的技术,您的办公室就能成为一个协作、沟通和联系的空间,满足员工当前和未来的需求。

了解 Zoom Rooms 和工作区解决方案如何帮助您的团队建立有效的混合式工作环境。

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