會議室和工作區 混合式工作 操作說明

如何使用 Zoom 打造最佳混合工作環境

11 閱讀分鐘

更新日期 April 08, 2024

發佈日期 September 01, 2023

如何使用 Zoom 打造最佳混合工作環境

從餐桌、咖啡廳到飯店房間,四處皆可工作,我們對辦公室的看法也發生了變化。 它不是由傳統小隔間和會議室組成的僵化場所,員工需要每週工作五天,每天工作八小時。 它是適合協作和聯繫的混合工作環境。

越來越多的員工在某種程度上重返辦公室,但有時也可以彈性選擇遠端工作。 研究告訴我們,截至 2023 年 2 月,41% 從事遠端工作者採用混合式排程 (有時在辦公室,有時在家),高於 2022 年 1 月的 35%。

這種彈性做法為許多員工提供兩全其美的選擇,但混合工作模式為工作場所與設施團隊帶來挑戰。 畢竟您必須找到為所有員工提供最佳體驗的方法,無論他們是每週在辦公室工作五天、一半時間在家工作,或是完全遠端工作。

Zoom 瞭解建構有效的混合工作環境所面臨的挑戰,我們自己也曾面對過這些挑戰。 雖然我們的許多員工 (我們稱之為 Zoomies) 都是遠端工作,在世界各地生活和工作,但其餘員工則採用結構化的混合式排程,每週兩次前往我們分散在全球各地的辦公室。

我們的辦公室就是一個實際的案例,說明大家都可以利用我們的技術,建構有效的混合工作場所,促進分散式團隊之間的聯繫、協作和信任。 這些辦公室就像是中心一樣,我們在此相互了解、合作,並使用我們所開發的產品,以便進一步加以改良。

透過採用混合工作環境,我們齊心協力改良自己的技術、持續創新,並藉由有助於定義混合式工作體驗的解決方案,為我們的全球客戶提供支援。

如果您面臨建立成功的混合工作場所 (即能支援員工需求的混合工作場所) 的挑戰,以下是一些您可以採用的技巧和策略。

挑戰 1:尋找適合的技術來支援分散的團隊和混合式工作

Zoom 平台一向是專為混合式協作而設計, 甚至在疫情之前,我們的全球辦公室就已經有分散各地的團隊一起工作。 我們瞭解遠端工作有很多優點,例如可以吸引和僱用任何地點的最優秀人才,並支援具有不同需求和能力的同事。 我們也瞭解面對面交流的好處:有機的對話、團隊建設及社交體驗。

會議室內的員工在數位白板上進行協作

我們的技術讓每個人聚在一起,無論他們在何處工作,透過團體聊天、電話、視訊會議、郵件和日曆、白板、虛擬工作空間和員工參與工具,協助促進中心內的人員與分散各地的員工之間的聯繫。

在此混合式工作的新世界中,我們看到了要讓會議更加公平和包容的需求。 遠端員工不希望獲得二流的體驗,無法看到會議室中的每個人或參與私下聊天。 辦公室員工希望能夠像在家裡一樣,快速輕鬆地參加會議。 他們希望技術能夠正常運作,不必擔心需要影音專家來整理電纜和連線問題。

遠端工作的健康照護營業專員 Ash Thornley-Davies 表示:「生活在英格蘭鄉村,意味著要前往倫敦辦公室參加面對面的團隊會議是很困難的。 在過去,這意味著感覺自己不被重視,當會議桌周圍的人們在對話時,自己像被擱置在螢幕的另一端。」

Zoom Rooms 為每個人提供更簡單、更公平的混合會議體驗,無論他們從何處加入會議。 建構更具彈性的辦公室的工作場所團隊,將體會到將高畫質視訊協作帶入任何空間是多麼容易,包括二至三人的小型會議空間、高階主管會議室及簡報室。

對於辦公室員工來說,預約會議室和加入會議就像使用手機或筆記型電腦一樣簡單。

Zoom 丹佛辦公室數位支援部門主管 Jeff Harling 表示:「能有如此正面的體驗,原因在於簡單易用性。 「只需按個按鈕,即可加入會議! 分享螢幕畫面也很簡單。 我與團隊開會時,包括與辦公室裡在我旁邊的人以及分散全球各地的其他人,易用性非常有幫助。」

借助 Zoom Rooms 的 intelligent director,遠端員工可在更大的空間中更清楚看見辦公室同事,避免會議室常見的「保齡球道視野」問題。 Intelligent director 使用多部攝影機和 AI 技術,判斷 Zoom Room 中最多 16 人的視訊方塊的最佳顯示角度。

Ash 表示:「當我們交談時,可以看到每個人以及他們臉上真實的表情, 讓我感覺自己和團隊就在同一個會議室裡。 我所在的地理位置可能很偏遠,但我同時也身在倫敦辦公室裡。」

高品質的混合式體驗對於您與頂級客戶和高階主管舉行的最重要會議至關重要, 在高階主管會議室中擁有 intelligent director 等最新 AI 創新技術,可打造更加身臨其境、更具吸引力及動態的會議進行方式,讓所有董事會成員和領導者都能被清楚看見。

挑戰 2:滿足員工比以往更高的期望

進入辦公室的員工希望這麼做具有明確的目的, 他們希望利用在辦公室的時間進行更有效的面對面活動,包括會見客戶、舉行腦力激盪會議、在專案上進行合作,或者在午餐時間多加熟悉其團隊。

在對全球 Zoomies 進行的一項調查中,我們的員工表示,他們來到辦公室的首要原因是與同事進行社交活動。

Zoom 加州聖荷西總部的多元化、公平和包容性專家 Jamonique Fletcher 表示:「我們的混合工作模式幫助我與同事建立更深層的聯繫,這對我的心理健康產生了正面影響」。

如果員工要經歷出門、塞車和尋找停車位的麻煩,他們會希望自己的時間得到充分利用,而不必擔心交通的問題。

Zoom Meetings、Spaces 和 Whiteboard 部門主管 Jeff Smith 表示:「員工希望能清楚了解來到辦公室後會有什麼情況。 他們不希望來到這裡卻只發現自己不能坐在團隊成員旁邊,或者所有的會議室都已預約一空。」

員工可以使用 Zoom 工作區預約功能,提前預約特定日期的辦公桌,或進行週期性預約。 您可以根據辦公室空間配置自訂工作區預約,並讓員工可以看到其他人坐在哪裡,這樣他們就能依照意願選擇靠近團隊或靠近咖啡機的辦公桌。 您也可以在您的空間配置中建立社區,讓員工更容易和同部門的其他人坐在一起。

工作區預約功能的 AI 智慧建議會根據員工的偏好推薦最佳座位,或根據更多團隊成員進辦公室的日子推薦日期。

工作區預約功能的 AI 智慧建議會根據員工的偏好推薦最佳座位,或根據更多團隊成員進辦公室的日子推薦日期

我們自己的 Zoomies 使用工作區預約功能來提前規劃並預約舒適高效工作所需的一切,例如工作站、會議室、停車位和儲物櫃。 他們甚至可以找到配備特殊設備的工作站,例如可調整高度的辦公桌或雙顯示器。

Jamonique 表示:「工作區預約功能讓我可以無縫預約空間,這樣我就能有效地與我的 Zoomies 同事進行面對面和遠端協作。」

但是,如果員工要與客戶會面並想要確保會議室的設置正確,應該怎麼辦? 工作區預約功能可讓您新增自訂問卷調查,如此您就能詢問員工是否計劃接待客戶,並提醒負責辦公室設置的工作人員。 您也可以詢問員工是否要留下來吃午餐或提前離開。 這有助於您的工作區團隊更有效地規劃食物訂購、資源分配等,以獲得更順暢的員工體驗。

當員工到達辦公室時,數位看板可協助引導他們前往需要前往的地方、提供友善提醒,以及傳達其他重要資訊。 您可以設置數位看板來顯示員工認為有幫助的任何內容,例如工作區預約地圖、活動日曆、午餐菜單和辦公室規則。

一名男子坐在數位看板顯示器前,螢幕上顯示當天午餐的菜單。

Jamonique 表示:「辦公室內的數位看板顯示器幫助我了解公司的最新資訊和提醒。 我最喜歡的是可以看到當天提供的午餐菜單!」

挑戰 3:在預算縮減的情況下提供最佳價值

員工希望進入辦公室能發揮更多效益,因此設施團隊面臨了創造值得通勤的理想混合工作環境的壓力。 這包括與員工的居家辦公室設置一樣好或更好的技術,以及能滿足他們與同事社交和協作的期望的工作區。

如果您擔心這些升級的費用,那麼您並不孤單。 在經濟不確定的時期,許多公司正在尋找削減支出的方法。 2023 Deloitte 報告指出,54% 的財務主管表示,他們的執行長要求他們專注於降低成本,而房地產和辦公空間是企業成本最高的部分。

工作場所團隊需要找到方法,使用可搭配您所擁有硬體的彈性技術解決方案,為現有投資注入新的活力。

首先,調整您的空間以滿足員工當前的需求,然後重新配置不再使用的空間。 數據可協助您了解員工如何使用辦公室,以便您做出明智的決策。

例如,透過工作區預約和 Zoom Rooms,您可以查看每天有多少張辦公桌被預約和簽到、哪些會議室預約最頻繁,以及哪些會議室很少使用。 您可以將營運加以整合,減少所需的樓層,並重新思考該如何運用不再滿足員工不斷變化的需求的會議室,藉此削減成本。

例如,您可能會發現不再需要最大的會議室,因為面對面會議的人數比以前少。 您可以使用隔板將空間分成較小的非正式聚會區域。

員工們坐在開放式工作空間中,面前是一台多功能會議裝置。

許多組織希望能不花費大量資金,將視訊引進大量的小型空間。 Zoom Rooms 可協助您將任何空間變成混合會議室,只需按一下按鈕即可加入 Zoom 會議。 您通常可以使用既有的硬體,或者從 Neat、HP/Poly、Logitech 和 DTEN 等彈性合作夥伴生態系統中進行選擇,以快速且具有成本效益的方式設置 Zoom Rooms。

為了獲得最大的彈性,請將 Neat Board 或 DTEN D7 等多功能裝置放在推車上,這樣您就能將辦公室的任何角落變成具有視訊、畫面分享和白板功能的混合會議空間。

Jeff Smith 表示:「最後,並沒有最佳的辦公室設置方法,因為這完全取決於您的員工以及他們需要什麼才能最有效地協作。 關鍵在於彈性的解決方案,以提供能適應空間和員工使用方式的技術。」

Zoom 協助您解決混合式工作的挑戰

對於「什麼是混合式工作?」這個問題,每個組織都有不同的答案。對 Zoom 而言,這意味著有些員工遠端工作,另一些員工則採用混合排程,在特定的日子進辦公室。 我們認為辦公室不只是實體場所,而且是吸引員工的目的地,是一個將 Zoomies 以面對面和虛擬方式聚集在一起的創造力和創新中心。

藉由適合的技術,您的辦公室可以成為協作、溝通和聯繫的空間,並專為滿足員工當前和未來的需求而設計。

探索 Zoom Rooms 和工作區解決方案如何協助您的團隊打造有效率的混合式工作環境。

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