Zoom'la en iyi hibrit çalışma ortamınızı nasıl oluşturabilirsiniz?

Artık yemek odasındaki masadan bir kafeye veya otele kadar her yerden çalışmak mümkün olduğu için ofisleri algılama şeklimiz değişti. Ofisler artık çalışanların haftada beş gün, günde sekiz saat geçirmek zorunda oldukları geleneksel bölmelerden ve konferans odalarından oluşan kalıplaşmış mekanlardan ibaret değil. Ofisler artık iş birliği ve iletişime dayalı hibrit birer çalışma ortamı.

Giderek artan sayıda çalışan, bazen uzaktan çalışma esnekliğine sahip olarak belirli kapasitede ofise geri dönüyor. Araştırmalar Ocak 2022'deki %35'ten artış kaydedilerek Şubat 2023 itibarıyla uzaktan çalışma olanağına sahip bir işte çalışanların %41'inin hibrit bir program dahilinde (bazı günler ofiste, diğer günler evde) çalıştığını göstermektedir. 

Bu esnek yaklaşım, pek çok çalışan için her iki çalışma biçiminin avantajlarını sunsa da hibrit çalışma modeli iş yeri ve tesis ekipleri için zorluklar teşkil etmektedir. En nihayetinde, ister haftanın beş günü ofiste olsun ister haftanın yarısında evden çalışıyor veya tamamen uzaktan çalışıyor olsun tüm çalışanlara en iyi deneyimi sunmak için bir yol bulmak gereklidir. 

Zoom olarak etkili bir hibrit çalışma ortamı oluşturmanın zorluklarını çok iyi biliyoruz çünkü aynı zorlukları biz de yaşadık. Zoomie'ler olarak adlandırdığımız ve dünyanın farklı yerlerinde yaşayıp çalışan çalışanlarımızın çoğu uzaktan çalışıyorken geri kalan çalışanlarımız ise yapılandırılmış bir hibrit programda çalışıyor ve haftanın iki günü dünyanın farklı yerlerindeki ofislerimize gidiyor. 

Ofislerimiz, sunduğumuz teknolojilerin dağıtılmış ekipler arasında iletişimi, iş birliğini ve güveni güçlendiren etkili bir hibrit çalışma yeri oluşturmak için nasıl kullanılacağını gösteren başarılı bir örnektir. Birbirimizi tanıdığımız, birlikte çalıştığımız ve geliştirdiğimiz ürünleri kullanarak daha iyi tanıdığımız merkezlerdir. 

Hibrit bir çalışma ortamını benimseyerek bir araya geliyoruz ve kendi teknolojilerimizi daha iyi hale getiriyor, yenilik yapmayı sürdürüyor ve global müşterilerimizi hibrit çalışma deneyimini tanımlamaya yardımcı olan çözümlerle destekliyoruz.

Eğer siz de çalışanlarınızın ihtiyaçlarını gerçek anlamda destekleyen başarılı bir hibrit iş yeri kurmanın zorluklarını yaşıyorsanız kullanabileceğiniz bazı ipuçları ve stratejiler aşağıda sunulmuştur.

Zoom platformu, en baştan beri hibrit iş birliği için tasarlanmıştır. Pandemiden önce bile dünyanın farklı yerlerindeki ofislerimizde birlikte çalışan dağıtılmış ekiplerimiz vardı. Uzaktan çalışmanın nerede olduklarına bakılmaksızın en yetenekli kişilerin şirkete çekilip işe alınması ve farklı ihtiyaç ve becerilere sahip çalışanların desteklenmesi gibi bazı avantajları olduğunu biliyoruz. Ancak yüz yüze olmanın sunduğu avantajları da çok iyi biliyoruz: organik sohbetler, ekip oluşturma ve sosyal deneyimler.

Sunduğumuz teknolojiler, merkezdeki ve dağıtılmış iş gücündeki çalışanlar arasındaki iletişimi güçlendiren ekip sohbeti, telefon, video toplantıları, e-posta ve takvim, beyaz tahta, sanal çalışma alanları ve çalışan katılımını sağlayan araçlar sayesinde nerede çalıştıklarına bakılmaksızın herkesi bir araya getirir. 

Bu yeni hibrit çalışma dünyasında toplantıların daha eşitlikçi ve kapsayıcı olması yönünde bir ihtiyaç olduğunu görüyoruz. Uzaktan çalışanlar konferans odasındaki herkesi göremedikleri veya yan sohbetlerde yer alamadıkları ikinci kalite bir deneyim yaşamak istemiyor. Ofisteki çalışanlar ise evden çalışırken olduğu gibi toplantılara hızla ve kolayca katılabilmek istiyor. Kullandıkları teknolojinin bir AV uzmanının çözebileceği kablolar ve bağlantılar olmadan çalışmasını istiyorlar.

Uzaktan çalışan bir sağlık hesap yöneticisi olan Ash Thornley-Davies, “İngiltere kırsalında yaşamak, yüz yüze ekip toplantılar için Londra'daki ofise gitmenin zor olması anlamına geliyor” diyor ve şöyle devam ediyor: “Geçmişte bu, insanın sonradan aklına gelen bir düşünce, adeta masanın etrafında konuşma sürerken ekrandaki küçük bir not gibi hissetmek anlamına geliyordu.”

Zoom Rooms, nereden katıldıklarından bağımsız olarak herkese daha sade, daha eşitlikçi bir hibrit toplantı deneyimi sunar. Daha esnek ofisler oluşturmaya çalışan iş yeri ekipleri, iki ila üç kişilik bir toplantı mekanından yönetim kurulu toplantı odasına veya bir sunum odasına kadar her yerde HD video iş birliği olanağını sunabilmenin bu kadar kolay olmasını çok beğenecek.

Ofisteki çalışanlar için bir oda ayırtmak ve bir toplantıya katılmak telefon veya dizüstü bilgisayarlarını kullanmak kadar kolaydır. 

Zoom'un Denver ofisinde çalışan dijital destek başkanı Jeff Harling, “Bunu, bu kadar olumlu bir deneyim yapan şey bu kadar sade olmasıdır” diyerek devam ediyor: “Tek düğmeye basarak katılabiliyorsunuz! Ekran paylaşmak da çok kolay. Ofiste hemen yanı başımdaki çalışanlardan ve dünyanın farklı yerlerinde bulunan çalışanlardan oluşan ekibimdeki herkesle aynı anda toplantı yaparken kullanım kolaylığı çok işime yarıyor.”

Zoom Rooms’un akıllı yönetmen özelliği sayesinde uzaktaki çalışanlar, mekan ne kadar büyük olursa olsun konferans odalarında sık yaşanan “bovling salonu görünümü” sorununu yaşamadan ofisteki iş arkadaşlarını daha iyi görebilir. Akıllı yönetmen çok sayıda kamera ve yapay zeka teknolojisini kullanarak bir Zoom Odasındaki en fazla 16 kişinin kendi video kutucukları içinde gösterilebileceği en iyi açıyı belirleyebilir.

Ash, “Birbirimizle konuşurken herkesi ve yüzlerindeki gerçek ifadeyi görebiliyorum. Nihayet kendimi ekibimle aynı odadaymışım gibi hissedebiliyorum.” ifadelerini kullanıyor ve “Konum olarak uzakta olmama rağmen ben de Londra ofisindeymişim gibi hissediyorum.” sözlerini ekliyor.

Üst düzey müşteri ve yöneticilerle yaptığınız en önemli toplantılarda yüksek kaliteli bir hibrit deneyim sunmak şarttır. Yönetim kurulu toplantı odanızda akıllı yönetmen gibi yapay zeka tarafından desteklenen en son yeniliklere sahip olmak tüm yönetim kurulu üyelerinin ve yöneticilerin net bir şekilde görülebildiği daha sürükleyici, ilgi çekici ve dinamik bir toplantı biçimi sunar.

Ofise gelen çalışanlar, bunun bir amaca hizmet etmesini ister. Ofiste geçirdikleri zamanı müşterilerle toplantı yapmak, beyin fırtınası oturumları yapmak, bir proje üzerinde iş birliği yapmak veya öğle yemeğinde ekip arkadaşlarını daha iyi tanımak gibi yüz yüze olmanın daha fazla işe yaradığı aktiviteler için kullanmak isterler. 

Dünyanın dört bir yanındaki Zoomie'lerle yapılan bir ankette çalışanlar, ofise gelmelerinin başlıca nedeninin iş arkadaşlarıyla sosyalleşmek olduğunu belirtmiştir.

Zoom'un San Jose, Kaliforniya'daki genel merkezinde çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık uzmanı olarak çalışan Jamonique Fletcher “Hibrit çalışma modelimiz, iş arkadaşlarımla daha derin bağlar kurmamı sağladı ve bunun zihin sağlığım üzerinde olumlu bir etkisi oldu.” şeklinde konuşuyor. 

Çalışanlar evden çıkıp trafikte geçirilen saatlerin ardından park yeri bulmak gibi güçlükler yaşadıktan sonra ofisteki zamanlarını lojistik konusunda sorun yaşamadan daha verimli geçirmek ister.

Zoom Meetings, Spaces ve Whiteboard'dan sorumlu başkan Jeff Smith “Çalışanlar ofise geldiklerinde ne beklemeleri gerektiğini net bir şekilde bilmek istiyor.” diyor ve devam ediyor: “Buraya gelip ekip arkadaşlarıyla yan yana oturamamak veya tüm konferans odalarının dolu olduğunu öğrenmek istemiyorlar.”

Çalışanlar, Zoom Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünü kullanarak belirli bir gün için önceden bir masa ayırtabilir veya tekrarlayan bir rezervasyon işlemi yapabilir. Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünü kendi ofisinizin düzenine göre özelleştirerek çalışanlara diğer çalışanların nerede oturduğunu görme fırsatını sunarak isterlerse ekiplerine veya kahve makinesine yakın bir masa seçmelerine olanak tanıyabilirsiniz. Hazırladığınız düzen içinde topluluklar oluşturarak çalışanların kendi departmanlarındaki kişilerin yanına oturmasını daha kolay hale getirebilirsiniz.

Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünün yapay zekâ tarafından desteklenen akıllı önerileri, bir çalışanın tercihlerine göre hangi masanın en iyi olduğunu veya daha fazla ekip arkadaşının ofiste olacağı bir tarihi önerebilir.

Kendi Zoomie'lerimiz de Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümünü kullanarak önceden plan yapıyor ve rahat ve üretken bir şekilde çalışabilmek için iş istasyonu ve konferans odalarından park yeri ve kilitli dolaplara kadar gereken her şeyi ayırtıyor. Ayrıca yüksekliği ayarlanabilir bir masa gibi özel donanımlara veya çift ekrana sahip iş istasyonlarını da bulabiliyorlar.

Jamonique “Çalışma Alanı Rezervasyonu sayesinde çalışma yerimi hiç sorun yaşamadan ayırtabiliyorum ve böylece Zoomie iş arkadaşlarımla hem yüz yüze hem de uzaktan etkili iş birlikleri yapabiliyorum.” diyor.

Peki, bir müşteriyle toplantı yapacak olan bir çalışan odadaki kurulumun doğru yapıldığından emin olmak istiyorsa? Çalışma Alanı Rezervasyonu çözümüne özel bir anket ekleyerek çalışanların müşterileri ağırlayıp ağırlamayacaklarını sormanız ve ofis personeline önceden bilgi vermeniz mümkündür. Çalışanlarınıza öğle yemeğine kalıp kalmayacaklarını veya erken çıkıp çıkmayacaklarını da sorabilirsiniz. Böylece iş yeri ekibiniz, yemek siparişleri ve kaynakların tahsisi gibi pek çok konuda daha etkili bir şekilde plan yaparak daha sorunsuz bir çalışan deneyimi sunabilir.

Ofise gelen çalışanlara dijital tabelalar sayesinde nereye gidecekleri konusunda yönlendirmeler yapılabilir, nazik hatırlatmalarda bulunulabilir ve diğer önemli bilgiler paylaşılabilir. Dijital tabelaları Çalışma Alanı Rezervasyonu haritalarından etkinlik takvimlerine, öğle yemeği menülerine ve ofis kurallarına kadar çalışanlar için yararlı bilgiler içerek şekilde kurabilirsiniz.

Jamonique “Ofisin her yerindeki dijital tabela ekranları, şirket hakkındaki en son haber ve hatırlatmaları takip etmeme yardımcı oluyor.” diyor ve ekliyor: “En sevdiğim şey ise o günün öğle yemeği menüsü!”

Çalışanlar ofisteki zamanlarını en iyi şekilde kullanmak istedikleri için tesis ekipleri işe gelip-gitme yolculuğuna değecek keyifli bir hibrit çalışma ortamı oluşturmak konusunda baskı yaşamaktadır. Buna çalışanların ev ofis kurulumlarında sahip oldukları teknoloji kadar (ve hatta daha iyi) çalışan teknolojiler sunmak ve çalışanların iş arkadaşlarıyla sosyalleşme ve iş birliği yapma talebini destekleyen çalışma alanları oluşturmak da dahildir.

Bu yükseltmelerin maliyetinin ne olacağı konusunda endişe yaşıyorsanız yalnız değilsiniz. Ekonomik belirsizliğin yaşandığı bir dönemde pek çok şirket harcamalarını kısmak için farklı yöntemler buluyor. 2023'te hazırlanan bir Deloitte raporuna göre, finans yöneticilerinin %54'ü CEO'ların kendilerinden maliyetlerin düşürülmesine odaklanmalarını istediğini belirtmiştir. Gayrimenkul ve ofis mekanı bir işletme için en maliyetli kalemler arasındadır. 

İş yeri ekiplerinin sahip olduğunu donanımlarla birlikte çalışabilen esnek teknoloji çözümlerini kullanarak mevcut yatırımlara yeni bir soluk getirmeleri gereklidir. 

Ofisinizi çalışanlarınızın ihtiyaçlarına uyacak şekilde değiştirmeye başlayın ve artık kullanılmayan mekanları yeniden şekillendirin. Veriler, çalışanların ofisinizi nasıl kullandığını anlamanıza yardımcı olabilir ve böylece daha bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Örneğin, Çalışma Alanı Rezervasyonu ve Zoom Rooms çözümleri günlük olarak kaç masanın ayırtıldığını ve kaç masaya giriş yapıldığını, hangi konferans odalarının en sık ayırtıldığını ve hangilerinin nadiren kullanıldığını görmenize olanak tanır. Operasyonlarınızı daha az sayıda katta bir araya getirerek ve çalışanların değişen ihtiyaçlarına artık hizmet etmeyen odaları yeniden tasarlayarak maliyetlerinizi azaltabilirsiniz. 

Örneğin yüz yüze toplantılar eskisinden daha az sayıda kişinin katılımıyla yapıldığı için en büyük konferans salonlarınıza artık ihtiyaç duyulmadığını görebilirsiniz. Bu mekanları bölmelerle ayırarak daha küçük, samimi toplanma alanları oluşturabilirsiniz.

Pek çok organizasyon bütçelerini zorlamadan daha fazla sayıda küçük mekana video özelliğini getirmeye çalışıyor. Zoom Rooms sayesinde her yeri tek dokunuşla Zoom toplantısına katılma olanağı sunan bir hibrit toplantı odasına dönüştürebilirsiniz. Genellikle halihazırda sahip olduğunuz donanımları kullanabilirsiniz veya Neat, HP/Poly, Logitech ve DTEN gibi iş ortaklarından oluşan esnek ekosistemi kullanarak Zoom Rooms'u hızla ve uygun maliyetle kurabilirsiniz.

En fazla esneklik için Neat Board veya DTEN D7 gibi hepsi bir arada bir cihazı tekerlekli bir arabaya yerleştirerek ofisin her köşesini video, ekran paylaşımı ve beyaz tahta özelliklerine sahip hibrit bir toplantı mekanına dönüştürebilirsiniz.

Jeff Smith “En nihayetinde, bir ofis kurmanın tek bir ideal yöntemi yok çünkü her şey çalışanlarınıza ve çalışanlarınızın en etkili şekilde iş birliği yapabilmek için neye ihtiyaç duyduğuna bağlı.” diyor ve sürdürüyor: “Bu noktada mekana ve çalışanların mekânı kullanma biçimine uyum gösterebilen esnek çözümler büyük önem taşıyor.”

“Hibrit çalışma nedir?” sorusunun yanıtı her kuruluş için farklıdır. Zoom olarak bizim için, hibrit çalışma bazı çalışanların tamamen uzaktan çalışması ve bazı çalışanların hibrit bir program kapsamında belirli günler ofiste çalışması demektir. Ofisi fiziksel bir mekandan ibaret olarak görmüyoruz. Bizim için ofis; çalışanları çeken bir varış yeri, Zoomie'leri yüz yüze ve sanal olarak bir araya getiren bir yaratıcılık ve yenilik merkezidir.

Doğru teknolojiler sayesinde ofisiniz çalışanlarınızın mevcut ve gelecek ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanan ve iş birliği, iletişim ve bağlantıya odaklanan bir mekan olabilir.

Zoom Rooms ve Çalışma Alanı çözümlerinin ekibinizin etkili bir hibrit ortam oluşturmasına nasıl yardımcı olacağını hemen keşfedin.