Zo creëer je de beste hybride werkomgeving met Zoom

Nu iedereen overal kan werken, aan de keukentafel, in een koffiezaak of in een hotelkamer, zijn we anders gaan denken over kantoor. Het is niet langer een rigide plek met afgescheiden werkplekken en vergaderzalen, waar werknemers verplicht acht uur per dag en vijf dagen per week moeten doorbrengen. Het is een hybride werkomgeving waarin samenwerking en verbinding centraal staan.

Een groeiend aantal werknemers keert een deel van de tijd terug naar kantoor, maar heeft de flexibiliteit om soms op afstand te werken. Uit onderzoek blijkt dat 41% van de mensen met banen die op afstand kunnen worden uitgevoerd in februari 2023 hybride werkt (een paar dagen op kantoor en andere dagen thuis). Dit is een stijging van 35% ten opzichte van januari 2022.

Die flexibele aanpak biedt veel werknemers het beste van beide werelden, maar het hybride werkmodel vormt een uitdaging voor de facilitaire dienst en medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de werkplek. Per slot van rekening moeten zij een manier vinden om alle werknemers de beste ervaring te bieden, of ze nu vijf dagen per week op kantoor zijn, de helft van de tijd vanuit huis werken of volledig 'remote' werken.

Bij Zoom weten we welke uitdagingen zich voordoen bij het opbouwen van een effectieve hybride werkomgeving, want we hebben er zelf ervaring mee. Hoewel veel van onze werknemers (ofwel Zoomies) 'remote' zijn, wat betekent dat ze wonen en werken op locaties over de hele wereld, hebben de anderen een gestructureerd hybride schema waarbij ze tweemaal per week naar een van onze kantoren in de hele wereld gaan.

Onze kantoren zijn een lichtend voorbeeld van hoe iedereen onze technologie kan gebruiken voor het creëren van een effectieve hybride werkplek die verbinding, samenwerking en vertrouwen bevordert in verspreid werkende teams. Het zijn knooppunten waar we elkaar leren kennen, samenwerken en de door onszelf ontwikkelde producten gebruiken om ze vervolgens beter te maken.

Door een hybride werkomgeving te omarmen, verbeteren we samen onze eigen technologieën, blijven we innoveren en ondersteunen we klanten overal ter wereld met oplossingen die hen helpen om de hybride werkervaring vorm te geven.

Als je uitdagingen ondervindt bij het opzetten van een succesvolle hybride werkplek die je werknemers echt ondersteunt bij wat ze nodig hebben, lees dan zeker de volgende tips en strategieën.

Het Zoom-platform is vanaf het allereerste begin ontworpen voor hybride samenwerking. Zelfs vóór de pandemie hadden we teams die verspreid waren over kantoren in de hele wereld. We weten dat werken op afstand voordelen met zich meebrengt, zoals de mogelijkheid om de beste mensen aan te trekken en te werven, ongeacht hun locatie, en om collega's met verschillende behoeften en talenten te ondersteunen. We weten ook dat het voordelen heeft om fysiek samen te zijn: natuurlijk verlopende gesprekken, teambuilding en sociale ervaringen.

Onze technologieën brengen iedereen samen, ongeacht waar men werkt, via teamchat, telefonie, videovergaderingen, e-mail en agenda, whiteboards, virtuele werkruimtes en tools voor werknemersbetrokkenheid die het contact tussen mensen op de hoofdlocatie en elders werkend personeel versterken.

In deze nieuwe wereld van hybride werk zien we dat er een behoefte bestaat om vergaderingen rechtvaardiger en inclusiever te maken. Werknemers die op afstand werken, willen geen tweederangs ervaring waarbij ze niet iedereen in de vergaderruimte kunnen zien en geen informele gesprekken kunnen volgen. Werknemers op kantoor willen snel en gemakkelijk kunnen deelnemen aan vergaderingen, zoals ze dat gewend zijn van hun thuiswerkperiode. Ze willen dat de technologie gewoon werkt, zonder zorgen over kabels en verbindingen die alleen een technicus kan ontwarren.

"Doordat ik op het Engelse platteland woon, is het altijd lastig voor me geweest om naar ons kantoor in Londen te komen voor fysieke teamvergaderingen," vertelt Ash Thornley-Davies, een accountmanager gezondheidszorg die op afstand werkt. "Vroeger gaf me dat het gevoel dat ik haast bijzaak was: een kanttekening op een scherm terwijl het echte gesprek rond de vergadertafel werd gevoerd."

Zoom Rooms biedt alle deelnemers een hybride vergaderervaring die eenvoudiger en rechtvaardiger is, waar ze zich ook bevinden. Facilitaire teams die een flexibeler kantoor willen creëren, zullen zien hoe gemakkelijk het is om HD-videosamenwerking op te zetten in elke ruimte, van een kleine overlegruimte voor twee tot drie personen tot een directiekamer of een presentatiezaal.

Werknemers op kantoor kunnen gemakkelijk via hun laptop of telefoon een ruimte reserveren en deelnemen aan een vergadering.

"Het gemak is de reden dat het zo'n positieve ervaring is," zegt Jeff Harling, hoofd digitale ondersteuning, werkzaam in het Zoom-kantoor in Denver. "Eén druk op de knop en je bent aan het vergaderen! Het delen van je scherm is ook heel simpel. Gebruiksvriendelijkheid is zo fijn wanneer ik vergader met al mijn teamleden tegelijk, zowel mensen die naast mij op kantoor zitten als anderen die over de hele wereld zijn verspreid."

En dankzij de intelligent director van Zoom Rooms krijgen op afstand werkende collega's een beter beeld van hun collega's op kantoor die in grotere ruimtes zitten. Dit voorkomt de gevreesde 'bowlingbaanweergave' die vaak voorkomt in vergaderruimtes. Intelligent director gebruikt meerdere camera's en AI-technologie voor het bepalen van de beste hoek om tot 16 personen in een Zoom Room te laten zien binnen hun eigen videotegel.

"Ik krijg iedereen te zien en zie hun echte gezichtsuitdrukking terwijl we met elkaar praten. Eindelijk heb ik het gevoel dat ik samen met mijn team in de ruimte aanwezig ben," vertelt Ash. "Geografisch gezien ben ik weliswaar ergens anders, maar tegelijkertijd ben ik in het kantoor in Londen."

Een hoogwaardige hybride ervaring is essentieel voor de belangrijkste vergaderingen met je grootste klanten en met bestuurders. Het gebruik van de nieuwste AI-gestuurde innovaties zoals intelligent director in je directiekamer creëert een wijze van vergaderen die meeslepender, boeiender en dynamischer is omdat alle directieleden en bestuurders goed zichtbaar zijn.

Werknemers die naar kantoor komen, willen dat doelbewust doen. Ze willen hun tijd op kantoor gebruiken voor activiteiten die beter gaan met fysieke aanwezigheid: klanten ontmoeten, brainstormsessies houden, samenwerken aan een project of hun team leren kennen tijdens een lunch.

In een enquête onder Zoomies uit de hele wereld gaven onze werknemers aan dat 'socializen met collega's' hun belangrijkste reden was om naar kantoor te komen.

"Ons hybride werkmodel heeft me geholpen om een sterkere band met mijn collega's op te bouwen, wat een positieve impact op mijn geestelijke gezondheid heeft," vertelt Jamonique Fletcher, specialist in diversiteit, gelijkheid en inclusie die werkt op het hoofdkantoor van Zoom in San Jose, Californië.

Als werknemers de moeite nemen om hun huis te verlaten, het drukke verkeer te trotseren en een parkeerplaats te vinden, willen ze dat hun tijd goed wordt besteed, zonder zorgen over logistiek.

"Werknemers willen precies weten wat ze kunnen verwachten wanneer ze naar kantoor komen," vertelt Jess Smith, hoofd van Zoom Meetings, Spaces en Whiteboard. "Ze willen niet helemaal naar kantoor komen om er dan achter te komen dat ze niet naast hun teamgenoten kunnen zitten of dat de vergaderruimtes zijn volgeboekt."

Werknemers kunnen Reservering werkruimte van Zoom gebruiken om van tevoren een bureau te reserveren voor een specifieke dag of om een terugkerende reservering in te stellen. Je kunt Reservering werkruimte afstemmen op de indeling van je kantoor en werknemers inzicht geven in waar anderen zitten, zodat ze een bureau dicht bij hun teamgenoten of de koffieautomaat kunnen kiezen. Je kunt ook 'buurten' in je kantoor creëren, zodat het gemakkelijker voor je personeel wordt om in de buurt van anderen van dezelfde afdeling te gaan zitten.

De AI-gestuurde slimme suggesties van Reservering werkruimte adviseren de beste zitplaats op basis van de voorkeuren van een werknemer of de datum waarop meer teamgenoten op kantoor zullen zijn.

Onze eigen Zoomies gebruiken Reservering werkruimte om vooruit te plannen en alles te reserveren wat ze nodig hebben om comfortabel en productief te werken, van werkplekken en vergaderruimtes tot parkeerplekken en kluisjes. Ze kunnen zelfs werkplekken met speciale apparatuur opzoeken, zoals in hoogte verstelbare bureaus of dubbele schermen.

"Dankzij Reservering werkruimte kan ik moeiteloos mijn werkplek reserveren. Zo kan ik effectief samenwerken met mijn mede-Zoomies, zowel op kantoor als elders," vertelt Jamonique.

Maar wat als een werknemer heeft afgesproken met een klant en er zeker van wil zijn dat de ruimte goed is voorbereid? Reservering werkruimte biedt de mogelijkheid een vragenlijst op maat toe te voegen waarmee je werknemers kunt vragen of ze van plan zijn klanten te ontvangen. Zo kun je je kantoorpersoneel vooraf inlichten. Je kunt werknemers ook vragen of ze blijven lunchen of vroeg vertrekken. Zo kan je facilitaire dienst efficiënter te werk gaan bij de inkoop van voedsel, de toewijzing van middelen en meer, waardoor de ervaring van werknemers soepeler verloopt.

Wanneer werknemers eenmaal op kantoor zijn, kunnen digitale displays hen de weg wijzen, vriendelijke herinneringen tonen en andere belangrijke informatie verstrekken. Je kunt digitale displays instellen om alle content te laten zien die nuttig is voor werknemers, van Reservering werkruimte-plattegronden tot agenda's van evenementen, lunchmenu's en kantoorregels.

"De digitale displays die in het hele kantoor zijn neergezet, houden me op de hoogte van het laatste nieuws en tonen herinneringen van het bedrijf," aldus Jamonique. "Mijn favoriete onderdeel van de digitale displays is het lunchmenu van de dag!"

Nu werknemers steeds meer uit hun aanwezigheid op kantoor willen halen, staan facilitaire teams onder druk om een plezierige hybride werkomgeving te creëren die de reis naar kantoor waard is. Dit betekent dat er technologie aanwezig moet zijn die net zo goed werkt als (of zelfs beter dan) het thuiskantoor van je werknemers, evenals werkruimtes die hen ondersteunen in hun wens om met collega's te socializen en samen te werken.

Als je je zorgen maakt over de kosten van deze upgrades, ben je niet de enige. In tijden van economische onzekerheid zoeken veel bedrijven naar manieren om hun uitgaven terug te schroeven. Volgens een rapport van Deloitte uit 2023 geeft 54% van de financieel managers aan dat hun CEO's hen vragen prioriteit te geven aan kostenreductie, en vastgoed en kantoorruimte behoren tot de grootste kostenposten van bedrijven.

Facilitaire teams moeten manieren vinden om hun bestaande investeringen nieuw leven in te blazen met flexibele technologische oplossingen die werken met de apparatuur die er al is.

Pas allereerst je ruimtes aan aan wat werknemers vandaag de dag nodig hebben en geef ongebruikte ruimtes een nieuwe bestemming. Data kunnen je inzicht geven in hoe werknemers je kantoor gebruiken, zodat je geïnformeerde beslissingen kunt nemen.

Met Reservering werkruimte en Zoom Rooms kun je bijvoorbeeld zien hoeveel bureaus er dagelijks worden gereserveerd en gebruikt, welke vergaderruimtes het vaakst worden gereserveerd en welke zelden worden gebruikt. Je kunt kosten besparen door het aantal verdiepingen van je bedrijf terug te brengen en ruimtes die niet meer passen bij de veranderende wensen van je werknemers anders in te richten.

Misschien ontdek je dat je grootste vergaderzalen niet meer nodig zijn, omdat fysieke vergaderingen minder deelnemers tellen dan voorheen. Je kunt scheidingswanden gebruiken om de zaal te verdelen in kleinere, informele ontmoetingsruimtes.

Veel organisaties willen veel kleinere ruimtes uitrusten met een videosysteem zonder handenvol geld uit te geven. Met Zoom Rooms kun je elke ruimte omtoveren in een hybride vergaderruimte, waarin je met één druk op de knop kunt deelnemen aan een Zoom-vergadering. Vaak kun je de apparatuur gebruiken die je al hebt of kiezen uit een flexibel ecosysteem van partners zoals Neat, HP/Poly, Logitech en DTEN om je Zoom Rooms snel en kosteneffectief op te zetten.

Voor ultieme flexibiliteit plaats je een alles-in-één-apparaat zoals een Neat Board of DTEN D7 op een wagentje, zodat je elke hoek van je kantoor kunt veranderen in een hybride vergaderruimte met video, het delen van schermen en whiteboardgebruik.

"Er bestaat niet één optimale manier om een kantoor in te richten, omdat alles afhangt van je werknemers en wat zij nodig hebben om zo effectief mogelijk samen te werken," aldus Jeff Smith. "Flexibele oplossingen zijn cruciaal: beschikken over technologie die kan worden aangepast aan de ruimte en de manier waarop werknemers deze gebruiken."

Elke organisatie geeft een ander antwoord op de vraag: 'Wat is hybride werk?'. Voor ons bij Zoom betekent het dat sommige werknemers volledig op afstand werken en andere een hybride schema volgen waarbij ze op bepaalde dagen naar kantoor komen. Voor ons is het kantoor niet alleen een fysieke ruimte, het is een bestemming die werknemers aantrekt en een bruisend middelpunt van creativiteit en innovatie waar Zoomies elkaar ontmoeten, zowel fysiek als virtueel.

Met de juiste technologie kan jouw kantoor een ruimte zijn voor samenwerking, communicatie en verbinding, afgestemd op de huidige en toekomstige behoeften van je personeel.

Ontdek hoe Zoom Rooms en onze oplossingen voor de werkplek jouw team kunnen helpen bij het opbouwen van een effectieve hybride werkomgeving.