Jak stworzyć najlepsze środowisko do pracy hybrydowej z Zoom

Ponieważ obecnie praca odbywa się wszędzie – przy stole w jadalni, w kawiarni, w pokoju hotelowym – zmienił się sposób, w jaki myślimy o biurze. Nie jest to sztywne miejsce składające się z tradycyjnych boksów i sal konferencyjnych, w których pracownicy muszą siedzieć osiem godzin dziennie, pięć dni w tygodniu. To hybrydowe środowisko pracy umożliwiające współpracę i komunikację.

Coraz większa liczba pracowników w pewnych okolicznościach wraca do biura, ale nadal może od czasu do czasu pracować zdalnie. Z badań wynika, że od lutego 2023 r. 41% osób wykonujących pracę zdalną pracuje według harmonogramu hybrydowego (w niektóre dni w biurze, w inne w domu), co stanowi wzrost w porównaniu z 35% w styczniu 2022 r.

To elastyczne podejście oferuje wielu pracownikom to, co najlepsze z obu światów, ale hybrydowy model pracy stanowi wyzwanie dla zespołów obsługujących biura. Trzeba w końcu znaleźć sposób na zapewnienie jak najlepszych doświadczeń wszystkim pracownikom, niezależnie od tego, czy są w biurze pięć dni w tygodniu, przez połowę czasu pracują z domu, czy też pracują całkowicie zdalnie.

W Zoom znamy wyzwania związane z budowaniem efektywnego hybrydowego środowiska pracy – sami się z nimi mierzyliśmy. Podczas gdy wielu naszych pracowników pracuje zdalnie z różnych miejsc na całym świecie, pozostali pracują według zorganizowanego harmonogramu hybrydowego i dwa razy w tygodniu udają się do naszych biur.

Nasze biura są przykładem tego, jak każdy może wykorzystać nasze technologie do zbudowania efektywnego hybrydowego miejsca pracy, które promuje łączność, współpracę i zaufanie w rozproszonych zespołach. To centra, w których poznajemy się nawzajem, współpracujemy i korzystamy z opracowywanych przez nas produktów, aby je ulepszać.

Wykorzystując hybrydowe środowisko pracy, łączymy siły, aby udoskonalać nasze własne technologie, stale wprowadzać innowacje i wspierać naszych klientów na całym świecie za pomocą rozwiązań, które pomagają definiować doświadczenie pracy hybrydowej.

Jeśli stoisz przed wyzwaniami związanymi z utworzeniem dobrego hybrydowego miejsca pracy, takiego, które naprawdę wspiera potrzeby Twoich pracowników, mamy dla Ciebie kilka wskazówek i strategii, które możesz zastosować.

Platforma Zoom zawsze była projektowana z myślą o współpracy hybrydowej. Jeszcze przed pandemią rozproszone zespoły współpracowały ze sobą w biurach na całym świecie. Wiemy, że praca zdalna ma zalety, takie jak możliwość przyciągania i zatrudniania najlepszych talentów niezależnie od lokalizacji oraz wspierania współpracowników o różnych potrzebach i możliwościach. Rozumiemy również korzyści płynące ze współpracy osobistej: organiczne rozmowy, budowanie zespołu i doświadczenia towarzyskie.

Nasze technologie łączą wszystkich bez względu na to, gdzie pracują dzięki czatowi zespołowemu, telefonowi, spotkaniom wideo, poczcie i kalendarzowi, tablicy, wirtualnym przestrzeniom roboczym i narzędziom zwiększającym zaangażowanie pracowników, które pomagają wspierać komunikację między ludźmi w centrali a pracownikami rozproszonymi.

W tym nowym świecie pracy hybrydowej widzimy potrzebę zapewnienia bardziej sprawiedliwego i włączającego charakteru spotkań. Pracownicy zdalni nie chcą być traktowani po macoszemu, chcą widzieć wszystkich w sali konferencyjnej i brać udział we wszystkich rozmowach. Pracownicy biurowi chcą mieć możliwość szybkiego i łatwego dołączania do spotkań, tak jak przyzwyczaiła ich do tego praca z domu. Chcą, aby technologia po prostu działała, bez martwienia się o stronę techniczną.

— Mieszkanie na angielskiej wsi zawsze wiązało się z problemem, jak dotrzeć do biura w Londynie na osobiste spotkania mojego zespołu – powiedział Ash Thornley-Davies, specjalista ds. obsługi klienta w służbie zdrowia, który pracuje zdalnie. — W przeszłości oznaczało to dla mnie poczucie, że nikt na mnie nie zwraca uwagi – byłem tylko ikonką na ekranie podczas rozmowy toczącej się przy stole.

Zoom Rooms zapewnia każdemu prostsze i bardziej sprawiedliwe doświadczenie w spotkaniach hybrydowych, bez względu na to, skąd się dołącza. Obsługa biura budująca bardziej elastyczne biura doceni łatwość prowadzenia współpracy wideo jakości HD w dowolnej przestrzeni, od małego pokoju narad dla dwóch-trzech osób, przez salę konferencyjną, po salę do prezentacji.

Dla pracowników w biurze rezerwacja sali i dołączenie do spotkania są tak proste jak korzystanie z telefonu lub laptopa.

— To prostota sprawia, że jest to tak pozytywne doświadczenie — powiedział Jeff Harling, szef wsparcia cyfrowego w biurze Zoom w Denver. — Jedno kliknięcie i gotowe! Udostępnianie ekranu również jest łatwe. Łatwość obsługi jest niezwykle pomocna, gdy spotykam się z moim zespołem, który składa się z osób znajdujących się obok mnie w biurze i innych osób rozproszonych po całym świecie, a wszystko to w tym samym czasie.

A dzięki inteligentnemu reżyserowi Zoom Rooms pracownicy zdalni mogą lepiej przyjrzeć się swoim współpracownikom w biurze w większych przestrzeniach, unikając przerażającego widoku „toru do kręgli”, tak powszechnego w salach konferencyjnych. Inteligentny reżyser korzysta z wielu kamer i sztucznej inteligencji, aby określić najlepszy kąt wyświetlania dla nawet 16 osób w pokoju Zoom Rooms na ich własnym kafelku wideo.

— Widzę wszystkich i widzę ich prawdziwy wyraz twarzy, gdy ze sobą rozmawiamy. W końcu czuję się, jakbym był w pokoju ze swoim zespołem — powiedział Ash. — Mogę pracować zdalnie pod względem geograficznym, ale jestem też obecny w biurze w Londynie.

Wysokiej jakości doświadczenia podczas pracy hybrydowej są niezbędne w przypadku najważniejszych spotkań z najlepszymi klientami i kadrą kierowniczą. Posiadanie w sali konferencyjnej innowacji opartych na sztucznej inteligencji, takich jak inteligentny dyrektor, może zapewnić bardziej wciągające, angażujące i dynamiczne spotkania, dzięki czemu wszyscy członkowie zarządu i liderzy będą wyraźnie widoczni.

Pracownicy, którzy przychodzą do biura, robią to w określonym celu. Chcą wykorzystywać czas w biurze na zajęcia, które lepiej realizuje się osobiście — spotkania z klientami, organizowanie burz mózgów, współpracę nad projektem lub poznawanie zespołu podczas lunchu.

Z ankiety przeprowadzonej wśród pracowników Zoom na całym świecie dowiedzieliśmy się, że głównym powodem, dla którego przychodzą oni do biura jest chęć spotkania się ze współpracownikami.

— Nasz hybrydowy model pracy pomógł mi zbudować głębsze więzi ze współpracownikami, co ma pozytywny wpływ na moje zdrowie psychiczne — powiedziała Jamonique Fletcher, specjalistka ds. różnorodności, równości i włączenia społecznego, która pracuje w centrali Zoom w San Jose w Kalifornii.

Jeśli pracownicy już muszą wyjść z domu, stać w korkach i szukać miejsc parkingowych, chcą, aby ich czas był dobrze wykorzystany, bez martwienia się o logistykę.

— Pracownicy chcą mieć jasne pojęcie o tym, czego się spodziewać po przybyciu do biura — powiedział Jeff Smith, szef Zoom Meetings, Zoom Spaces i Zoom Whiteboard. — Nie chcą tu przychodzić tylko po to, żeby dowiedzieć się, że nie mogą usiąść obok współpracowników z zespołu lub że wszystkie sale konferencyjne są zajęte.

Pracownicy mogą skorzystać z funkcji rezerwacji miejsc do pracy, aby zarezerwować biurko z wyprzedzeniem na konkretny dzień lub dokonać rezerwacji cyklicznej. Możesz dostosować usługę rezerwacji miejsc do pracy do układu swojego biura i zapewnić pracownikom wgląd w to, gdzie siedzą inni, dzięki czemu mogą wybrać biurko w pobliżu swojego zespołu lub, jeśli wolą, przy ekspresie do kawy. Możesz także utworzyć strefy w swoim układzie, aby zapewnić pracownikom miejsce blisko innych osób ze swojego działu.

Inteligentne sugestie oparte na sztucznej inteligencji polecają najlepsze miejsce na podstawie preferencji pracownika lub dnia, w którym w biurze będzie więcej członków jego zespołu.

Nasi pracownicy korzystają z funkcji rezerwacji miejsc do pracy, aby planować z wyprzedzeniem i rezerwować wszystko, czego potrzebują do wygodnej i produktywnej pracy, od stacji roboczych i sal konferencyjnych po miejsca parkingowe i szafki. Mogą nawet znaleźć stacje robocze wyposażone w specjalny sprzęt, taki jak biurka z regulacją wysokości lub dwa monitory.

— Dzięki możliwości rezerwacji miejsc do pracy mogę bezproblemowo rezerwować przestrzeń, co pozwala mi na efektywną współpracę z innymi osobiście i zdalnie – powiedziała Jamonique.

Co jednak w sytuacji, gdy pracownik będzie miał spotkanie z klientem i chce się upewnić, że sala będzie odpowiednio przygotowana? Rezerwacja miejsc do pracy umożliwia dodanie niestandardowego kwestionariusza, dzięki któremu możesz zapytać pracowników, czy planują przyjmować klientów. W ten sposób obsługa biura będzie o tym informowana z wyprzedzeniem. Zapytaj pracowników, czy zostają na lunch, czy też wychodzą wcześniej. Pomaga to obsłudze biura efektywniej planować zamówienia posiłków, alokację zasobów i nie tylko, zapewniając lepsze wrażenia pracowników.

Gdy pracownicy dotrą do biura, oznakowanie cyfrowe może pomóc im w znalezieniu odpowiedniego miejsca, przekaże przyjazne przypomnienia i inne ważne informacje. Możesz skonfigurować oznakowanie cyfrowe tak, aby wyświetlało treści, które pracownicy uznają za przydatne, od map rezerwacji przestrzeni roboczej po kalendarze wydarzeń, menu w stołówce i zasady obowiązujące w biurze.

— Ekrany oznakowania cyfrowego rozmieszczone w całym biurze pomagają mi być na bieżąco z najnowszymi aktualizacjami i przypomnieniami firmy — powiedziała Jamonique. — Moją ulubioną częścią jest przeglądanie menu na obiad podawany danego dnia!

Pracownicy chcą w pełni wykorzystać wizyty w biurze, dlatego zespoły obsługi odczuwają presję stworzenia przyjemnego hybrydowego środowiska pracy, do którego warto dojeżdżać. Obejmuje to technologię, która działa równie dobrze (lub lepiej) jak ta w domowym biurze pracownika, a także przestrzenie do pracy, które zachęcają do utrzymywania kontaktów towarzyskich i współpracy.

Zapewne martwisz się, ile będą kosztować te ulepszenia. W czasach niepewności gospodarczej wiele firm szuka sposobów na ograniczenie wydatków. W raporcie Deloitte z 2023 r. 54% liderów finansowych stwierdziło, że ich dyrektorzy generalni wymagają od nich skupienia się na redukcji kosztów, a nieruchomości i powierzchnia biurowa to jedne z najwyższych kosztów dla firm.

Zespoły obsługi muszą znaleźć sposoby na tchnięcie nowego życia w istniejące inwestycje, korzystając z elastycznych rozwiązań technologicznych, które współpracują z posiadanym sprzętem.

Zacznij od dostosowania przestrzeni do aktualnych potrzeb pracowników i zmień konfigurację przestrzeni, które nie są już używane. Aby podejmować bardziej świadome decyzje, skorzystaj z danych, które pomogą Ci zrozumieć, w jaki sposób pracownicy korzystają z Twojego biura.

Rezerwacja miejsc do pracy i Zoom Rooms pozwalają zobaczyć, ile biurek jest codziennie rezerwowanych i rzeczywiście zajmowanych oraz które sale konferencyjne są rezerwowane najczęściej, a które rzadziej. Możesz obniżyć koszty, konsolidując swoją działalność na mniejszej liczbie pięter i zmieniając wygląd pomieszczeń, które nie służą już zmieniającym się potrzebom pracowników.

Może się, na przykład, okazać, że największe sale konferencyjne nie są już potrzebne, ponieważ spotkania osobiste są mniejsze niż kiedyś. Użyj przegród, aby podzielić tę przestrzeń na mniejsze, nieformalne obszary spotkań.

Wiele organizacji chce dodać funkcję wideo do dużej liczby mniejszych przestrzeni bez ponoszenia nadmiernych kosztów. Zoom Rooms pomaga zamienić dowolną przestrzeń w hybrydową salę konferencyjną z możliwością dołączenia do spotkania Zoom za naciśnięciem jednego przycisku. Często możesz korzystać ze sprzętu, który już posiadasz lub wybrać spośród elastycznego ekosystemu partnerów, takich jak Neat, HP/Poly, Logitech i DTEN, aby szybko i tanio skonfigurować Zoom Rooms.

Aby uzyskać najwyższą elastyczność, umieść urządzenie wielofunkcyjne, takie jak Neat Board lub DTEN D7, na wózku. Dzięki temu możesz zamienić dowolny zakątek biura w hybrydową przestrzeń konferencyjną z funkcjami wideo, udostępniania ekranu i tablicy.

— Ostatecznie nie ma jednego optymalnego sposobu na konfigurację biura, ponieważ wszystko zależy od pracowników i tego, czego potrzebują, aby najskuteczniej współpracować — powiedział Jeff Smith. — Kluczowe są tu elastyczne rozwiązania – posiadanie technologii, która dopasowuje się do przestrzeni i sposobu, w jaki pracownicy z niej korzystają.

Każda organizacja będzie miała inną odpowiedź na pytanie: „Co to jest praca hybrydowa?” Dla nas w Zoom oznacza to, że część pracowników pracuje zdalnie, a część według harmonogramu hybrydowego i określone dni spędza w biurze. Postrzegamy biuro nie tylko jako miejsce fizyczne, ale także jako miejsce przyciągające pracowników, centrum kreatywności i innowacji, które łączy wszystkich osobiście i wirtualnie.

Dzięki odpowiedniej technologii Twoje biuro może być przestrzenią współpracy i komunikacji, zaprojektowaną z myślą o obecnych i przyszłych potrzebach Twoich pracowników.

Odkryj, jak Zoom Rooms i inne rozwiązania dla miejsc pracy mogą pomóc Twojemu zespołowi w budowaniu efektywnego hybrydowego środowiska pracy.