Come realizzare il miglior ambiente per il lavoro ibrido con Zoom

Ormai si lavora ovunque: dal tavolo da pranzo al bar, alla camera d'hotel. Abbiamo cambiato la nostra idea di che cos'è un ufficio. Non è un luogo statico fatto di cubicoli e sale conferenze tradizionali, dove i dipendenti devono timbrare il cartellino per otto ore di lavoro al giorno, cinque giorni alla settimana. È un ambiente di lavoro ibrido adatto alla collaborazione e alla connessione.

Un numero crescente di dipendenti fa ritorno in ufficio per alcuni periodi, ma ha la flessibilità di lavorare da remoto ogni tanto. Alcuni studi affermano che a febbraio 2023, il 41% delle persone con un impiego che può essere svolto da remoto ha un orario ibrido (in ufficio alcuni giorni, a casa altri). A gennaio 2022 si attestavano al 35%. 

Per molti dipendenti questo approccio flessibile offre il meglio di entrambe le possibilità, ma il modello di lavoro ibrido rappresenta una sfida per i team del luogo di lavoro e delle strutture. In sostanza, devi trovare un modo per fornire la migliore esperienza a tutti i dipendenti, sia che si trovino in ufficio per cinque giorni alla settimana, sia che lavorino da casa part-time o che lavorano completamente da remoto. 

Noi di Zoom conosciamo quali sono le sfide della realizzazione di un efficace ambiente di lavoro ibrido. Anche noi abbiamo affrontato queste sfide. Molti dei nostri dipendenti, i nostri "Zoomies", lavorano da remoto vivendo in ogni parte del mondo. Altri invece seguono un programma ibrido strutturato, e si recano negli uffici distribuiti globalmente due volte alla settimana. 

I nostri uffici rappresentano un esempio concreto di come chiunque possa usare le nostre tecnologie per strutturare un luogo di lavoro ibrido efficace che promuova la connessione, la collaborazione e la fiducia tra i team distribuiti. Rappresentano spazi in cui ci conosciamo, lavoriamo insieme e usiamo i prodotti che realizziamo per migliorarli. 

Accogliendo un ambiente di lavoro ibrido, ci riuniamo per migliorare le nostre tecnologie, proseguire con l'innovazione e supportare i nostri clienti globali con soluzioni che contribuiscono a definire l'esperienza di lavoro in modalità ibrida.

Se ti trovi ad affrontare la sfida di realizzare un ambiente di lavoro ibrido che abbia successo, che supporti davvero le esigenze dei tuoi dipendenti, abbiamo alcuni suggerimenti e strategie che puoi sfruttare.

Il progetto della piattaforma Zoom è sempre stato quello della collaborazione ibrida. Anche prima della pandemia, c'erano i team distribuiti che lavoravano insieme nei nostri uffici globali. Sappiamo che il lavoro remoto presenta dei vantaggi, ad esempio la possibilità di attrarre e assumere i migliori talenti indipendentemente dal luogo in cui vivono e di supportare colleghi con esigenze e abilità diverse. Siamo anche consapevoli dei vantaggi del trovarsi fisicamente insieme: conversazioni naturali, team building ed esperienze di socialità.

Le nostre tecnologie riuniscono tutti, indipendentemente dal luogo di lavoro. Chat per il team, telefono, riunioni video, posta e calendario, lavagna, spazi di lavoro virtuali e applicativi per il coinvolgimento dei dipendenti contribuiscono a favorire le connessioni tra le persone nell'hub e la forza lavoro distribuita. 

In questo nuovo mondo di lavoro ibrido, avvertiamo la necessità di rendere le riunioni più eque e inclusive. I dipendenti remoti non vogliono vivere un'esperienza di secondo scelta, senza poter vedere tutti i partecipanti in sala conferenze o partecipare alle conversazioni collaterali. I dipendenti in ufficio vogliono poter partecipare alle riunioni in modo rapido e semplice, come sono abituati a fare da casa. Non vogliono preoccuparsi di cavi e connessioni che richiedono un esperto AV per essere districati, vogliono che la tecnologia funzioni e basta.

Ash Thornley-Davies, account executive del settore sanitario che lavora da remoto, afferma "Vivo in una zona rurale dell'Inghilterra, ed è sempre stato complicato raggiungere la sede a Londra per le riunioni di team. In passato, ciò significava sentirsi quasi un partecipante di serie B, una nota a margine di uno schermo mentre la conversazione avveniva intorno al tavolo".

Zoom Rooms offre a tutti un'esperienza di riunione ibrida più semplice e più equa, indipendentemente dal luogo di partecipazione. I team per l'ambiente di lavoro che realizzano uffici più flessibili apprezzeranno la facilità con cui è possibile portare la collaborazione video HD in ogni luogo: da huddle per riunioni con due o tre persone, a una sala conferenze per dirigenti o a una sala presentazioni. 

Per i dipendenti in ufficio, prenotare una sala e partecipare a una riunione è semplice come usare il telefono o il portatile. 

Jeff Harling, responsabile dell'assistenza digitale, con la sede negli uffici Zoom di Denver ha affermato "È la semplicità a rendere l'esperienza così positiva. Schiacci un pulsante e ci sei! Anche la condivisione dello schermo è altrettanto semplice. La semplicità di utilizzo si rivela particolarmente utile quando devo riunirmi con il team. Ci sono persone accanto a me in ufficio e altre sparse in tutto il mondo, tutte contemporaneamente."

E con il direttore intelligente di Zoom Rooms i dipendenti remoti possono vedere meglio i colleghi in ufficio, in spazi più ampi. In questo modo evitano anche la tremenda "visuale da pista da bowling" comune in tantissime sale conferenze. Per determinare l'angolazione migliore, il direttore intelligente usa diverse telecamere e la tecnologia AI. In questo modo consente di visualizzare fino a 16 persone in una sala Zoom all'interno del proprio riquadro video.

"Riesco a vedere tutti e con le reali espressioni del viso mentre parliamo. Finalmente mi fa sentire come se mi trovassi nella stanza con il mio team", ha affermato Ash. "Geograficamente, sarò anche distante, ma sono presente anche nell'ufficio di Londra".

Per i tuoi incontri più importanti con clienti e dirigenti di alto livello è fondamentale proporre un'esperienza ibrida di qualità elevata. Le ultime innovazioni basate sull'IA, come il direttore intelligente, nella sala riunioni per dirigenza possono creare un modo più coinvolgente e dinamico di riunirsi, Tutti i membri e i leader del consiglio infatti possono essere visti chiaramente.

I dipendenti che vanno in ufficio, lo fanno di proposito. Vogliono sfruttare i momenti in ufficio per attività che funzionano meglio di persona. Incontrare i clienti, fare sessioni di brainstorming, collaborare a un progetto o approfondire la conoscenza del proprio team a pranzo. 

In un sondaggio condotto tra gli Zoomies a livello globale, i nostri dipendenti hanno dichiarato che il motivo principale per cui vanno in ufficio è quello di socializzare con i colleghi.

Jamonique Fletcher, specialista in diversità, equità e inclusione che lavora nella sede centrale di Zoom a San Jose, in California ha affermato: "Il nostro modello di lavoro ibrido ha contribuito a farmi creare legami più profondi con i colleghi, con un impatto positivo sul mio benessere psicologico".

Se i dipendenti devono affrontare il problema di uscire di casa, districarsi nel traffico e trovare parcheggio, vogliono spendere bene il loro tempo, senza doversi preoccupare della logistica.

"I dipendenti vogliono sapere esattamente cosa aspettarsi quando arrivano in ufficio", ha dichiarato Jeff Smith, responsabile di Zoom Meetings, Spaces e Whiteboard. "Non vogliono arrivare fin qui e scoprire che non possono sedersi accanto ai colleghi di team. Oppure scoprire che tutte le sale conferenze sono prenotate".

I dipendenti possono utilizzare la Prenotazione Postazione di Zoom per prenotare una scrivania in anticipo in un giorno specifico o per effettuare una prenotazione ricorrente. Puoi personalizzare la Prenotazione Postazione in base alla disposizione dell'ufficio e dare ai dipendenti la possibilità di vedere dove siedono gli altri. Così facendo i dipendenti possono scegliere una scrivania vicino al team o, se preferiscono, alla macchinetta del caffè. Per semplificare la scelta delle scrivanie tra i colleghi dello stesso reparto, puoi creare una sorta di quartieri nella disposizione.

I suggerimenti intelligenti basati sull'IA della Prenotazione Postazione indicano il posto migliore secondo le preferenze dei dipendenti o in base alla data in cui saranno presenti più colleghi.

I nostri Zoomies usano la Prenotazione Postazione per pianificare e prenotare tutto ciò di cui hanno bisogno per lavorare in modo comodo e produttivo, dalle postazioni di lavoro, alle sale conferenze, ai posti auto, fino agli armadietti. Possono inoltre trovare postazioni di lavoro dotate di attrezzature particolari, come scrivanie regolabili in altezza o doppi monitor.

Jamonique ha affermato: "La Prenotazione Postazione mi consente di prenotare agevolmente il mio spazio in modo da poter collaborare efficacemente con i colleghi Zoomies di persona e da remoto".

Cosa accade quando un dipendente deve incontrare un cliente e vuole assicurarsi che la sala sia allestita correttamente? La Prenotazione Postazione ti consente di aggiungere un questionario personalizzato per chiedere ai dipendenti se devono ospitare dei clienti, in modo da avvertire il personale dell'ufficio. Chiedi ai dipendenti se si fermano per pranzo o se escono prima. In questo modo aiuterai il team per l'ambiente di lavoro a pianificare in modo più efficiente gli ordini di cibo, ad allocare le risorse e altro ancora. I dipendenti vivranno un'esperienza più fluida.

Quando i dipendenti arrivano in ufficio, la insegne digitali possono essere utili a dar loro indicazioni, offrire promemoria amichevoli e comunicare altre informazioni importanti. Puoi impostare le insegne digitali per visualizzare tutti i contenuti che i dipendenti troveranno utili, dalle mappe della Prenotazione Postazione, ai calendari degli eventi, ai menu del pranzo e alle regole dell'ufficio.

"Le insegne digitali in tutto l'ufficio mi aiutano a restare aggiornata sulle ultime novità e sui promemoria dell'azienda", ha detto Jamonique. "La parte che preferisco è vedere il menu giornaliero del pranzo."

I dipendenti cercano di ottenere il massimo dalle loro visite in ufficio, i team delle strutture sono sotto pressione per creare un ambiente di lavoro ibrido e desiderabile, che inviti a spostarsi. Questo include una tecnologia che funziona altrettanto bene (o meglio) della configurazione della postazione di lavoro da remoto dei dipendenti, e ambienti di lavoro che supportino il loro desiderio di socializzare e di collaborare con i colleghi.

Se ti preoccupano i costi degli aggiornamenti, beh, sei in buona compagnia. In un momento di incertezza economica, molte aziende stanno cercando un modo per ridurre le spese. In un report di Deloitte del 2023, il 54% dei responsabili finanziari ha dichiarato che i loro amministratori delegati richiedono di focalizzarsi sulla riduzione dei costi. Gli immobili e gli uffici sono tra i costi più elevati che un'azienda deve sostenere.

I team per l'ambiente di lavoro devono trovare il modo di dare nuova vita agli investimenti esistenti, utilizzando soluzioni tecnologiche flessibili che funzionino con l'hardware a disposizione. 

Inizia ad adattare gli spazi alle esigenze dei dipendenti moderni e riconfigura gli spazi che non si useranno più. I dati ti possono aiutare a capire come i dipendenti usano l'ufficio, in modo da poter prendere decisioni informate.

Ad esempio, la Prenotazione Postazione e Zoom Rooms ti consentono di vedere quante scrivanie vengono prenotate ed effettivamente utilizzate ogni giorno, quali sale conferenze vengono prenotate più spesso e quali sono usate raramente. Puoi risparmiare sui costi unificando il settore operativo su un minor numero di piani e riprogettando le sale che non servono più alle mutevoli esigenze dei dipendenti. 

Ad esempio, potresti scoprire che le tue sale conferenze più grandi non sono più necessarie perché le riunioni in presenza prevedono un minor numero di persone rispetto a un tempo. Puoi usare divisori per suddividere lo spazio in aree di ritrovo più piccole e informali.

Molte organizzazioni desiderano portare il video in molti piccoli piccoli spazi senza spendere troppo. Zoom Rooms ti consente di trasformare qualsiasi spazio in una sala riunioni ibrida, con la possibilità di partecipare a una riunione Zoom semplicemente premendo un pulsante. Spesso puoi utilizzare l'hardware che già possiedi o puoi scegliere da un ecosistema flessibile di partner come Neat, HP/Poly, Logitech e DTEN, e configurare Zoom Rooms in modo rapido ed economico.

Per ottenere la massima flessibilità, colloca su un carrello un dispositivo all-in-one come Neat Board o DTEN D7: in questo modo puoi trasformare ogni angolo dell'ufficio in uno spazio di riunione ibrido con funzionalità video, condivisione dello schermo e lavagna.

"Alla fine, non esiste un modo ottimale per organizzare un ufficio, perché tutto dipende dai dipendenti e da ciò che serve loro per collaborare nel modo più efficace", ha affermato Jeff Smith. "In questo caso, le soluzioni flessibili sono fondamentali: avere una tecnologia che si adatta allo spazio e a come lo utilizzano i dipendenti".

Ogni organizzazione avrà una risposta diversa alla domanda "Che cos'è il lavoro ibrido?". Per noi di Zoom, significa che alcuni dipendenti lavorano da remoto e altri con una pianificazione ibrida, con la presenza in ufficio in giorni specifici. Per noi l'ufficio non è solo un luogo fisico, ma una destinazione che attira i dipendenti, un hub di creatività e innovazione che riunisce gli Zoomies in presenza e virtualmente.

Grazie alla tecnologia adatta, il tuo ufficio può diventare uno spazio di collaborazione, comunicazione e connessione, progettato per le esigenze attuali e future dei tuoi dipendenti.

Scopri come Zoom Rooms e le soluzioni per l'area di lavoro possono aiutare il tuo team a creare un ambiente di lavoro ibrido efficace.