Zoom üzerinde Zoom: hibrit çalışmayı nasıl yaparız?

Bazı kişiler ofiste çalışmak istediklerinde veya başkalarının da orada olacağını bildiklerinde California eyaletinin San Jose şehrinde bulunan merkezimize giderler. Ürün ve mühendislik organizasyonumuz gibi ekipler bunu eşgüdümlü bir çalışmaya dönüştürdüler. Böylece şahsen iş birliği yapabiliyor ve hibrit çalışma ürünlerimizin testleriyle ilgilenebiliyorlar. 

Her çarşamba, merkezin yakınlarında yaşayan ürün ve mühendislik ekibi üyeleri San Jose'deki ofiste buluşuyor. Her bir ekip üyesi için ofise gitme saatleri biraz farklılık gösteriyor. Bazıları güne erken başlıyor, böylece çocuklarını okuldan almaya yetişebiliyorlar, diğerleri ise trafikten kaçınmak için ofise geç geliyor. Herkes kendi planına en uygun olanını yapıyor.

Çarşambaları ofiste geçirmenin önemli bir faydası, Ekibin birbiriyle yan yana masaları ayırtmak için kullandığı Çalışma Alanı Rezervasyonu, Zoom Rooms ve daha pek çok özellik gibi hibrit çalışma yeniliklerimizden fiziksel olarak yararlanabilmektir. Ayrıca ofisteyken geliştirilebilecek alanları tespit edebilmek de bu faydalardan biridir. Bu sayede aktif katılımla elde edilen bilgiler, tekliflerimizin geliştirilmesine değer katıyor ve çalışma sonrasında birlikte öğle yemeği yemek de işin eğlencesi oluyor.

Öğrettikleri şeyi kendileri de kullanan başka bir ekip daha var biliyor musunuz? Beyaz tahta ürün ekibi. Ekip, yeni özellikler üzerinde çalışırken veya sorunları çözerken daha sorunların tespit edildiği toplantıda hızla bir Zoom Whiteboard oluşturur ve paylaşır.

Hibrit bir ekip olarak, bazı kişiler bir Touch için Zoom Rooms cihazı kullanarak kalıcı bir beyaz tahta üzerinde ofisten çalışırken, diğer ekip üyeleri ise uzaktan dizüstü bilgisayarları, tabletleri ve hatta yoldaysalar cep telefonlarıyla katılırlar. Ekip, fikirlerin üzerinden geçmek için düzenli olarak tahtaları tekrar ziyaret eder, değerli ek görüşler elde etmek, oy birliği sağlamak ve onayları almak için tahtaları ekip dışında paylaşır ve hatta bunu nihai belge olarak sunar. Ürün pazarlama müdürü Maribeth Brown, "Ekiple bir toplantıdan sonra düzeltmeleri yapmak, onayları almak ve paylaşmak için 3-4 deste halinde belgeler oluşturmak zorunda kalmamak bize önemli bir zaman kazandırıyor," diyor.

Ürün ve mühendislik ekibinin geneli de hızlı bir şema oluşturmaya ihtiyaç duyduklarında beyaz tahtaları kullanıyor. Kıdemli ürün müdürü Andrew Chuong'un belirttiği gibi, “Yüzyüze görüşürken bile fikirleri daha iyi açıklamak amacıyla notlar ve şemalar oluşturmak için beyaz tahtayı kullanıyorum. Bazen görseller olmadan bir konsept ile ilgili olarak kafanızı toplamanız çok zor oluyor. Beyaz tahta, hem konsept üzerinde beyin fırtınası yürütmemi hem de daha sonra tekrar başvurmak üzere bir şema oluşturmamı sağlıyor."

Nerede çalışırsak çalışalım, müşterilerimiz yaptığımız her şeyin merkezinde yer alıyor. Onlarla gerçek zamanlı olarak buluşuyoruz, proje başlangıçlarında ve katılım projelerinde farklı zamanlarda bağlanarak iş birliği yapıyoruz ve her konuda Zoom üzerinden geri bildirimleri almak için onları masaya getiriyoruz. Bunu gerçekleştirmemizi sağlayan birkaç yol şunlar:

Üç günlük hibrit müşteri ve yönetici etkinliği

Kısa süre önce düzenlediğimiz Müşteri Danışma Kurulu (CAB) hibrit zirvesi, 50'nin üzerinde kişiyi hem sanal olarak hem de şahsen birbirine bağlayarak en son yeniliklerimiz çevresinde bütüncül bir geri bildirim çemberi oluşturdu. 

Zoom Küresel Müşteri Danışmanlığı Lideri Megan Donaldson, "Çakışmalar, sağlık nedenleri veya iş seyahati politikası nedeniyle katılamayan CAP üyelerine esneklik ve seçenek sunmamız önemliydi. Şahsen katılan CAB üyelerinden biri zirvenin son gününde trafik nedeniyle gecikebileceğinden endişe ediyordu ancak etkinlik hibrit olduğu için yola erken çıkabilmiş ve arabasında Zoom mobil uygulamasından katılabilmişti.

Zoom platformunun bu bölümleri olmadan zirvenin başarıya ulaşması mümkün olmazdı.

• Zoom Rooms. Eğlence kısmı: Etkinlik hizmetleri ekibimiz bir günden kısa bir sürede bir otel odasını mikrofonları, ekranları ve kameraları tamamen kurulu bir Zoom Room'a dönüştürdü.
• Sürekli toplantı sohbeti. Zirve katılımcıları, toplantı sırasında ve sonrasında sürekli toplantı sohbetini kullanarak iletişim kurdu. Bir katılımcı, başka bir görüşmeye katılmak için zirveden çıkmak zorunda kaldığında bile sohbette yöneltilen bir soruya cevap verebiliyordu. 
• Toplantı kayıtları ve akıllı bölümler. Toplantıdan sonra saatlerce süren toplantı kayıtlarının önemli bölümlerini birleştirmemiz gerekiyordu. Ekibimiz, anlamlı geri bildirim ve tartışma parçalarını hızla toplamak için akıllı bölümleri kullandı.

Yönetim brifingleri

Özelleştirilmiş tartışmalar için alan oluşturmak CAB'imize has bir durum değil. Kritik işletme sorunlarını çözmek ve Zoom'un en son yeniliklerini sergilemek amacıyla özenle tasarlanmış özel deneyimler için Zoom'un yönetici ekibini ve konu uzmanlarını müşterilerle bir araya getirmeyi amaçlayan bir alan olan Yönetici Brifing Merkezinde (EBC) de düzenli olarak gerçekleştiriliyor.

Küresel EBC lideri Mona Gorjestani, “Bir yönetici brifinginin planlanması pek çok kişinin desteğini gerektiriyor,” diyor. Bu yüzden Mona'nın ekibi, her bir brifing sırasında tüm katılımcılar arasındaki bağlantıyı korumak için bir Zoom Team Chat kanalı hazırlıyor. Bu kanal, EBC ekibi, hesap ekibi, yöneticiler ve tartışma liderleri için merkez üs görevi görüyor. Herkesin etkinlik günü için hazırladıkları içerik, fikir ve güncellemeleri bu kanal içinde paylaşmasına yardımcı oluyor.

Mona ve ekibi, brifingleri mümkün olduğunca ilgi çekici, katılımcı ve dinamik hale getirmek için en son yeniliklerden yararlanıyor. Oda içi katılımcıların bireysel video akışı oluşturması için modern donanım ve yapay zekayı birleştiren bir Zoom Rooms özelliği olan akıllı galeri ve bir Zoom Room'da bireyleri görüntülemek için en iyi açıyı belirleyen akıllı direktör (beta sürümü) gibi güçlü yapay zeka özellikleri, konumdan bağımsız olarak toplantılarda daha iyi bir eşitlik sağlıyor. Üretim değerini artırmak için EBC ekibi etkileyici bir hibrit tur deneyimi oluşturmak üzere çoğu zaman Zoom'u kaliteli bir canlı yayın yazılımı olan vMix ile entegre eder. 

Sıradaki: Zoom Sessions, her bir brifing için özelleştirilmiş açılış sayfaları oluşturmanın yeni yolu. Tek oturumlu etkinliklerin özelliklerini genişleten Zoom Sessions'ı kullanan EBC ekibi, müşterilere yönetici brifingi için gündemin, konuşmacıların ve biyografilerin görünümü, toplantı kimliği ve içerik gibi tüm ihtiyaçlarını tek noktadan karşılama imkanı sunuyor.

Müşteri ilişkilerini güçlendirmeye yardımcı olması için kullandığımız en son Zoom yenilikleri hakkında daha fazla bilgi için Zoom'da Zoom bloglarında Zoom Virtual Agent ve Zoom Revenue Accelerator konularına göz atın.

Ekiplerle iş birliği ve müşterilere hizmet sunulması günlük zamanımızın büyük bir kısmını almakla birlikte, hepimizin bireysel sorumlulukları, programları ve görevleri de var olmayı sürdürüyor. Üstelik bunun yanı sıra kişisel yaşantımızda çocukları okula bırakmak, köpeği gezdirmek veya doktor randevusuna yetişmek gibi işlerimiz var. Hepsini birden yapmak zor olabiliyor ve bu yüzden web pazarlama grup müdürü Greg DiPaolo gibi Zoom'cular üretkenliklerini koruyabilmek ve iş-yaşam dengesini sürdürebilmek için bazı Zoom özelliklerinden yararlanıyor.

Çoğunlukla uzaktan çalışan bir ekibe sahip olan Greg, personelinin ihtiyaç duyduğu yardımı gerektiği anda almaları için zaman ayırmanın yollarını buluyor. Greg şöyle açıklıyor: "Ekibimin uzaktan çalışma doğası dikkate alındığında çoğu zaman Zoom Huddles (beta sürüm) üzerinde esnek mesai saatleri uyguluyorum. Bu saatler, tüm ekibin uğrayarak güncel bilgileri paylaşması, sorular sorması veya sadece giriş yapıp bakması için müsait oluyor". "Pek çok farklı plan ve saat dilimiyle ilgilenmek için bu harika bir yol." 

Yüz yüze çalışmadaki akıcı, faydalı etkileşimleri hibrit ekiplere taşımak için huddles'ı kullanmaya başlayan tek kişi o değil. Pazarlama ekibimiz gibi ekipler ve bölümler çoğu zaman projeler hakkında kısa sohbetler veya sadece kısa bilgilendirme için video, ses veya sohbet üzerinden organik olarak bağlanmayı sağlayan ortak bir sanal alana sahip olmak için huddles'ı oluşturuyor ve kullanıyor.

Düzenli olmayı sürdürmek söz konusu olduğunda Zoom Apps, Greg’in iş akışlarının temel bir parçasıdır. "Zoom uygulaması entegrasyonları ekibim genelinde toplantılarda tutarlı bir varlığa sahip. Örneğin ekibim, en son ekip projelerimiz hakkında görüşmek için Asana uygulamasını kullanıyor. Bu tümleşik entegrasyonlar, işin hızına ayak uydurabilmemizi ve bu arada hibrit çalışma ortamını sürdürebilmemizi sağlıyor," diyor.  

Yüksek hız, yalnızca işe özgü de değil. Greg'in yoğun ev yaşantısında, Zoom Team Chat'teki Bana Hatırlat gibi özellikler bir futbol antrenmanına katılırken iş sohbetlerini takip edebilmesine ve çocukları okuldan alma saati geldiğinde toplantıları bilgisayarından telefonuna aktarabilmesine yardımcı oluyor.

Sanal arka planların da mutlaka olması gerektiğini düşünüyor. Şakayla karışık, "Çocukların arkamda biriken oyuncak yığınları ya da sessiz bir yer bulmak için sürekli oda değiştirme ihtiyacım nedeniyle sanal arka planlar, toplantıda tutarlı bir şekilde bulunabilmemi ve en azından yarı yarıya profesyonel görünmemi sağlıyor," diyor.

Çalışanlar kendilerini mutlu, güvenli ve başarılı hissettikleri yerde ve şekilde çalışmalı. Bu yüzden, pek çok farklı iş ortamında çalışanlarımızı destekliyoruz ve Zoom platformunun, nerede olurlarsa veya hangi ekipte bulunurlarsa bulunsunlar onların çalışma tarzını desteklediğini biliyoruz. 

Yenilikçi Zoom platformu, derin insan bağlantısını ve birden fazla iş birliği modunu destekleyerek ekiplerin her yerden en iyi şekilde çalışmak için katılımlarının sağlandığını ve desteklendiklerini hissetmeleri için kritik olan karşılıklı güven hissinin pekiştirilmesine yardımcı oluyor.

Bu güvene sahip olduğunuzda iş artık bir yer olarak tanımlanmıyor, çalışanların katılımlarının sağlandığını ve işlerinde amaca yönelik hareket ettiklerini hissettikleri her yere dönüşüyor.