De Reserva de espacio de trabajo a Administración de visitantes: cómo los empleados híbridos de hoy en día trabajan con Zoom

Si forma parte del 52 % de los trabajadores del conocimiento de los Estados Unidos que trabajan en un entorno híbrido, sabrá que ir a la oficina ya no es la misma rutina de antes. Gracias a la flexibilidad de trabajar de forma remota parte del tiempo, muchos empleados híbridos planifican bien a qué tareas se dedicarán en sus días en la oficina, y programan reuniones presenciales con sus subordinados directos o sesiones estratégicas con equipos interfuncionales, además de recibir en su oficina a clientes, socios y proveedores.

Los líderes de los lugares de trabajo que se enfrentan a esta transición también deben definirse, sobre todo cuando se trata de optimizar el espacio de sus oficinas y la experiencia de los empleados. Las organizaciones se inclinan por diseños modernos que brinden la sensación de comodidad de un hogar con la tecnología más sofisticada de una oficina. Además, dado que los empleados no están en la oficina todos los días, los equipos de las instalaciones deben ser más inteligentes en cuanto a la optimización de los recursos de oficina, como escritorios y salas de conferencias.

Nuestras soluciones de espacio de trabajo híbrido le ayudan a satisfacer las distintas necesidades de los empleados, así como de los visitantes de su oficina. Reserva de espacio de trabajo de Zoom y Administración de visitantes de Zoom están diseñados para proporcionar la máxima flexibilidad, y permiten a los empleados reservar escritorios, salas de conferencias e, incluso, espacios de estacionamiento para ellos mismos, así como para clientes o socios que reciban. Vea cómo los empleados híbridos de hoy en día utilizan estas soluciones. 

Los terminales compartidos y el hoteling se volvieron habituales en las oficinas híbridas, donde los empleados ya no tienen escritorios asignados. Reserva de espacio de trabajo de Zoom ayuda a los empleados a buscar y reservar un escritorio libre tanto si estarán en la oficina un solo día o toda la semana.

Estas son algunas formas en que Reserva de espacio de trabajo ayuda a facilitar el trabajo híbrido a los empleados:

• Sugerencias basadas en IA: los empleados pueden pedir una fecha y una ubicación de escritorio sugeridas a fin de obtener una recomendación basada en sus preferencias o una fecha en la que más colaboradores, aparte de los más cercanos, estarán en la oficina.
• Opciones flexibles de espacio de trabajo compartido: elija un espacio, la hora de reserva y la duración tanto si se trata de solo unas horas como de un día completo. Los empleados pueden incluso hacer una reserva recurrente, por ejemplo, si planean ir a la misma hora y el mismo día de la semana.
• Reserva a petición: los empleados pueden reservar espacios a su llegada utilizando un quiosco en la recepción, el panel de programación fuera de una Zoom Room o directamente en un espacio de trabajo.
• Experiencia de usuario intuitiva: los equipos pueden utilizar una interfaz familiar en la plataforma Zoom que conocen y les encanta para reservar espacios de trabajo en la oficina. Incluso pueden usar la aplicación móvil de Zoom para reservar su espacio desde cualquier lugar.  

Una de las ventajas de ir a la oficina es tener un lugar exclusivo para reunirse con clientes, hacer demostraciones de productos con clientes potenciales o recibir a socios. Pero esto puede ser estresante. Los empleados se deben asegurar de que una sala de conferencias esté libre y preparada para su reunión. Cuando el visitante llega, debe registrarse y obtener una insignia. Son muchas cuestiones en las que pensar.

Nuestro sistema Administración de visitantes de Zoom complementa Reserva de espacio de trabajo para ofrecer una solución integral que permite a los empleados planificar sus visitas a la oficina sin salir de la plataforma Zoom.

Los empleados no solo pueden reservar su propio escritorio, sino que también pueden registrar a un invitado y reservarle un espacio:

• Enviar una invitación: los invitados recibirán una invitación por correo electrónico del empleado anfitrión con la hora y la dirección de su cita.
• Optimizar la experiencia de los invitados: los invitados pueden completar la documentación de registro e, incluso, cargar sus fotos con antelación. El día de su visita, solo se deben registrar en un quiosco.
• Facilitar la preparación: el registro previo de los visitantes ayuda a los gerentes de oficina a prepararse para el aumento de la plantilla o a asegurarse de que los empleados tengan los recursos necesarios para una reunión exitosa.  

En esta nueva era de trabajo híbrido, los empleados quieren flexibilidad y comodidad, y los equipos de los lugares de trabajo necesitan eficiencia y optimización. Eso es exactamente lo que obtienen con Zoom. 

Con Reserva de espacio de trabajo y Administración de visitantes, los empleados obtienen la facilidad de uso que supone reservar sus espacios de trabajo en la misma plataforma Zoom que utilizan para la comunicación y la colaboración. Para los administradores, la experiencia es igual de intuitiva, y los beneficios son evidentes:

• Administración de espacios simplificada: cargue fácilmente los mapas personalizados de las oficinas y las ubicaciones de los asientos directamente desde el portal del administrador para crear un proceso de reserva optimizado. Añada códigos QR imprimibles a los espacios de trabajo para permitir a los empleados reservar un espacio al instante.
• Mejor asignación de recursos y programación: cuando tiene una mejor idea de cuántos empleados y visitantes estarán en la oficina, puede obtener un recuento más exacto para el almuerzo, proporcionar determinados servicios, como horario de consulta de TI cuando habrá más personas y programar el mantenimiento en días menos ocupados.
• Optimización del espacio de trabajo con análisis: utilice los datos recopilados por Reserva de espacio de trabajo para obtener más información sobre el uso que hacen sus equipos del espacio de trabajo. Esta información puede ayudarle a planificar y crear un espacio de trabajo más eficiente y eficaz.

Visite nuestra página de Zoom Spaces para obtener más información sobre nuestras soluciones de espacio de trabajo y hablar con un experto de Zoom.

Nota del editor: Este blog se publicó originalmente el 13 de julio de 2022 y se actualizó por última vez en enero de 2024 para reflejar la disponibilidad actual de Reserva de espacio de trabajo y Administración de visitantes.