ワークスペース予約から来客管理まで: 今日のハイブリッド従業員は Zoom をどのように活用しているか

米国のナレッジ ワーカーの 52% がハイブリッド環境で働いていることを考えると、オフィスに出社することが以前と同じルーチンワークではないことは、自明の理でしょう。 部分的にリモートで働くという柔軟性により、多くのハイブリッド ワーカーは、出社に合わせて直属の部下との対面でのミーティング、部門の枠を超えたチームとの戦略セッションをスケジュールしたり、クライアントやパートナー、ベンダーを訪問したりするなど、高い意識を持ってオフィスでの過ごし方を決めるようになっています。

この移行期に直面している職場のリーダーも、特にオフィス スペースと従業員体験の最適化という点において、意識を高く持つ必要があります。 組織は、オフィスの洗練されたテクノロジーを備えながらも自宅のような快適さを合わせ持つ、最新デザインに推移していこうとしています。 また、従業員が毎日オフィスにいるわけではないため、設備チームはデスクやカンファレンス ルームなどのオフィス リソースの最適化について、さらに精通する必要があります。

Zoom のハイブリッド ワークスペース ソリューションは、従業員のみならずオフィスへの来客の多様なニーズに応えることができます。 Zoom ワークスペース予約と Zoom 来客管理は、最大限の柔軟性を提供する設計になっているため、従業員は自分自身の分だけでなく、自分が応対する可能性のある顧客やパートナー用にも、デスク、カンファレンス ルーム、さらには駐車スペースまで予約することができます。 今日のハイブリッド従業員がこうしたソリューションをどのように利用しているかについて、ぜひご覧ください。  

ホットデスクやホテリングは、従業員がデスクを割り当てられていないハイブリッド オフィスでは一般的になっています。 Zoom ワークスペース予約を使用すると、従業員は 1 日しかオフィスにいない場合でも、1 週間ずっとオフィスにいる場合でも、簡単に空いているデスクを探して予約できます。

ワークスペース予約は次のような方法で、従業員がスムーズにハイブリッドワークに従事できるよう支援します。

• AI を活用した提案: 従業員が希望日とデスクの場所をリクエストすると、従業員の好み、親しいコラボレーターがオフィスに出社している日に基づいて、おすすめの席を提案します。  
• 柔軟な共有ワークスペース オプション: スペース、予約時間、期間を選択できます。たとえば一日のうち数時間のみを予約することも、丸一日予約することも可能です。 毎週同じ曜日の同じ時間に利用したい従業員は、定期的な予約を取ることもできます。  
• オンデマンド予約: 従業員は到着時にフロント デスクのキオスク、Zoom ルーム外にあるスケジュール パネルを使用して、またはワークスペースで直接、スペースを予約できます。
• 直感的なユーザー体験: オフィス内ワークスペースを予約する際、チームは Zoom プラットフォーム上の使い慣れたインターフェースを利用できます。 また、Zoom モバイルアプリを使用して、外出先からスペースを予約することも可能です。

オフィスに出社する利点のひとつは、クライアントと会ったり、見込み客相手にプロダクトのデモをしたり、パートナーを招いたりするために専用の場所が用意されていることです。 ですが、これがストレスになることもあります。 従業員はカンファレンス ルームが空いているか確認し、ミーティングするためにセッティングする必要があります。 来客は、到着時にチェックインし、来客用バッジを受け取る必要があります。 多くの考慮事項があります。

Zoom 来客管理システムは、ワークスペース予約を補完して、従業員が Zoom プラットフォームから離れることなくオフィスへの出社計画を立てられる、包括的なソリューションを提供します。

  従業員は自分のデスクを予約できるだけでなく、外部参加者を登録してその人のスペースを予約することも可能です。 

• 招待状の送信: 外部参加者は、予約の時間と住所が記載された招待メールを、担当の従業員から受け取ります  
• 外部参加者体験の合理化: 外部参加者は事前に登録書類を作成して、写真をアップロードすることもできます。 来訪当日は、キオスク端末でチェックインするだけです  
• 準備の簡素化: 来客を事前に登録することで、オフィス マネージャーは人数の増加に備えたり、従業員がミーティングを成功させるために必要なリソースを確保したりできます。

このハイブリッド ワークの新時代において、従業員は柔軟性と利便性を求め、職場チームは効率性と最適化を必要としています。 そして以上こそ Zoom が届けるメリットです。 

ワークスペース予約と来客管理により、従業員はコミュニケーションやコラボレーションが行われるのと同じ Zoom プラットフォーム上で、ワークスペースを簡単に予約できます。 管理者も同じように直感的に操作できるため、そのメリットは明らかです。

• スペース管理の簡素化: 管理ポータルから直接、オフィスのカスタム マップや座席位置を容易にアップロードできるので、シームレスに予約プロセスを作成できます。 ワークスペースに印刷可能な QR コードを追加すれば、従業員はその場でスペースを予約できます。  
• リソースの割り当てとスケジューリングが向上: 従業員や来客の人数を把握することで、より正確な人数分のランチを用意したり、より多くの人が利用する時間帯に IT オフィスアワーなどの特定のサービスを提供したり、混雑していない日にメンテナンスのスケジュールを組んだりすることができます。 
• 分析によるワークスペースの最適化: ワークスペース予約によって収集されたデータを使用して、チームがどのようにワークスペースを使用しているか詳細情報を把握できます。 この情報は、より効率的かつ効果的なワークスペースの計画と構築に役立ちます。  

Zoom Spaces ページでワークスペース ソリューションの詳細情報をご覧ください。また Zoom のエキスパートにご相談ください。

編集部注: 本ブログの初回掲載は 2022 年 7 月 13 日でしたが、ワークスペース予約と来客管理の最新情報をお伝えするため、2024 年 1 月に更新されました。