Von der Arbeitsplatzreservierung bis zur Besucherverwaltung: Wie die hybriden Mitarbeiter von heute mit Zoom arbeiten

In den USA arbeiten 52 % der Wissensarbeiter in einer hybriden Umgebung. Wenn Sie in einer ebensolchen Umgebung tätig sind, wissen Sie, dass der Gang ins Büro nicht mehr die gleiche Routine ist wie früher. Durch die Flexibilität, einen Teil der Zeit aus der Ferne zu arbeiten, gehen viele hybride Mitarbeiter bewusster mit ihrer Zeit im Büro um. Beispielsweise nutzen sie Bürotage für persönliche Meetings mit ihrem direkten Vorgesetzten, Strategiesitzungen mit funktionsübergreifenden Teams und um Kunden, Partner und Lieferanten zu empfangen.

Auch Führungskräfte müssen diesen Wandel in ihre Überlegungen einbeziehen — insbesondere bei der Optimierung des Büroraums und der Mitarbeitererfahrung. Viele Unternehmen entscheiden sich für moderne Designs, die ihren Mitarbeitern einen ähnlichen Komfort wie zu Hause und die Technologie eines modernen Büros bieten. Da die Mitarbeiter nicht mehr an jedem Arbeitstag ins Büro kommen, müssen Einrichtungsteams Büroressourcen wie Schreibtische und Konferenzräume intelligenter optimieren.

Unsere Lösungen für hybride Arbeitsplätze helfen Ihnen dabei, die unterschiedlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern und Besuchern Ihres Büros zu erfüllen. Die Arbeitsplatzreservierung und die Besuchsverwaltung von Zoom bieten maximale Flexibilität: Mitarbeiter können Schreibtische, Konferenzräume und sogar Parkplätze für sich selbst, aber auch für Kunden oder Partner buchen. Im Folgenden erfahren Sie, wie die hybriden Mitarbeiter von heute diese Lösungen nutzen. 

Hotdesking und Hoteling sind in hybriden Büros, in denen Mitarbeitern Schreibtische nicht mehr dauerhaft zugewiesen sind, alltäglich geworden. Die Arbeitsplatzreservierung von Zoom hilft Mitarbeitern, einen freien Schreibtisch zu finden und zu buchen, unabhängig davon, ob sie nur einen Tag oder die ganze Woche im Büro sind.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Arbeitsplatzreservierung Mitarbeitern die Arbeit in hybriden Umgebungen erleichtern kann:

• KI-gestützte Vorschläge: Sie können sich Vorschläge für Daten und Schreibtischstandorte anzeigen lassen, um eine Empfehlung auf der Grundlage Ihrer Präferenzen oder eines Datums zu erhalten, an dem mehr Ihrer engsten Kollegen im Büro sind.
• Flexible Optionen für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze: Wählen Sie aus, wo, wann und wie lange Sie einen Arbeitsplatz reservieren möchten – egal, ob es sich nur um ein paar Stunden oder einen ganzen Tag handelt. Mitarbeiter können sogar eine wiederkehrende Reservierung vornehmen, z. B. wenn sie immer zur gleichen Zeit und am gleichen Wochentag ins Büro kommen möchten.
• Buchen nach Bedarf: Reservieren Sie Arbeitsplätze bei Ihrer Ankunft, indem Sie einen Kiosk am Empfang oder die Planungsanzeige vor einem Zoom Room nutzen oder direkt an einem Arbeitsplatz.
• Intuitive Benutzererfahrung: Teams können die vertraute Oberfläche der Zoom-Plattform nutzen und Arbeitsplätze im Büro buchen. In der mobilen Zoom-App können sie ihren Arbeitsplatz auch unterwegs buchen. 

Der Gang ins Büro bringt den Vorteil mit sich, dass Ihnen ein fester Ort zur Verfügung steht, an dem Sie sich mit Kunden treffen, potenziellen Kunden Produkte vorführen oder Partner empfangen können. Die Organisation kann jedoch eine Herausforderung sein. Mitarbeiter müssen sich vergewissern, dass ein Konferenzraum frei ist und für ihr Meeting eingerichtet werden kann. Bei ihrer Ankunft müssen sich Besucher anmelden und einen Ausweis erhalten Es gibt eine Menge zu bedenken.

Das Besucherverwaltungssystem von Zoom ergänzt die Arbeitsplatzreservierung, um eine umfassende Lösung bereitzustellen, mit der Mitarbeiter ihre Bürobesuche planen können, ohne die Zoom-Plattform zu verlassen.

Mitarbeiter können nicht nur ihre eigenen Schreibtische buchen, sondern auch Gäste registrieren und Plätze für sie reservieren: 

• Senden einer Einladung: Gäste erhalten eine E-Mail-Einladung vom Mitarbeiter-Host mit der Uhrzeit und Adresse ihres Termins.
• Optimieren der Gasterfahrung: Gäste können alle Registrierungsformulare ausfüllen und sogar ihre Fotos vor dem Besuch hochladen. Am Tag ihres Besuchs können sie sich einfach an einem Kiosk anmelden.
• Einfachere Vorbereitung: Mithilfe der Vorregistrierung von Besuchern können sich Büroleiter einfacher auf höhere Mitarbeiterzahlen im Büro vorbereiten oder sicherstellen, dass Mitarbeitern die Ressourcen zur Verfügung stehen, die sie für ein erfolgreiches Meeting benötigen.

Im neuen Zeitalter des hybriden Arbeitens wünschen sich die Mitarbeiter Flexibilität und Komfort. Arbeitsplätze müssen optimiert werden, um den Teams vor Ort eine effiziente Arbeitsweise zu ermöglichen. All das erhalten sie mit Zoom. 

Die Arbeitsplatzreservierung und die Besucherverwaltung bietet Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihre Arbeitsplätze auf derselben Zoom-Plattform zu buchen, die sie bereits für die Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen. Auch für Administratoren ist die Bedienung intuitiv, sodass die Vorteile klar auf der Hand liegen:

• Vereinfachtes Raummanagement: Laden Sie einfach benutzerdefinierte Büropläne und Sitzpositionen direkt aus dem Admin-Portal hoch, um einen nahtlosen Buchungsprozess zu gewährleisten. Fügen Sie druckbare QR-Codes zu den Arbeitsplätzen hinzu, damit die Mitarbeiter einen Platz spontan reservieren können.
• Bessere Zuteilung und Planung von Ressourcen: Wenn Sie eine genauere Vorstellung davon haben, wie viele Personen an einem Tag im Büro arbeiten, können Sie diese Zahl beispielsweise an die Bürokantine oder IT-Abteilung weitergeben, sodass diese ihre Leistungen an die höhere Personenzahl anpassen können und Wartungsarbeiten auf weniger stark frequentierte Tage verlegen.
• Arbeitsplatzoptimierung mit Analysen: Nutzen Sie die von der Arbeitsplatzreservierung gesammelten Daten, um mehr darüber zu erfahren, wie Ihre Teams ihren Arbeitsbereich nutzen. Diese Informationen können Ihnen bei der Planung und Einrichtung eines effizienteren und optimierten Arbeitsbereichs helfen.

Besuchen Sie die Seite zu Zoom Spaces, um mehr über unsere Arbeitsplatzlösungen zu erfahren und mit einem Zoom-Experten zu sprechen.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Blog wurde ursprünglich am 13. Juli 2022 veröffentlicht und zuletzt im Januar 2024 aktualisiert, um die aktuelle Verfügbarkeit der Arbeitsplatzreservierung und Besucherverwaltung zu berücksichtigen.