5 dicas para atualizar seu escritório com tecnologias de local de trabalho híbrido

Se seus funcionários estiverem em um escritório algumas vezes na semana, 100% remotos ou se conectando por diversos locais, é hora de atualizar sua tecnologia de local de trabalho híbrido para atender às necessidades da sua equipe, onde quer que estejam trabalhando.

A tecnologia de trabalho híbrido se refere a todas as ferramentas de software e dispositivos hardware no seu local de trabalho que ajudam pessoalmente e remotamente seus funcionários a colaborar uns com os outros. E com o trabalho em equipe mais dispersado do que nunca, instalações e departamentos precisam desenhar e preencher seus espaços com tecnologias de trabalho que apoiam equipes distribuídas. 

Uma enquete de 2022 da Gallup mostra que o trabalho híbrido aumentou consistentemente desde 2020 devido a um aumento de 49% em junho de 2022, e 8 em cada 10 funcionários habilitados para trabalhar remotamente estão em uma agenda híbrida ou trabalham completamente remotos. Funcionários estão geralmente colaborando com uma mistura de colegas que estão lá pessoalmente ou remotos, mas de acordo com a diretora imobiliária e de local de trabalho da Zoom, Alana Collins, a maioria dos escritórios não estão equipados adequadamente para um trabalho híbrido eficaz. 

"Da minha experiência falando com diversos colegas do setor, as empresas ainda estão navegando nesta nova era do trabalho híbrido", disse Alana. "A tecnologia de sala de conferência está ultrapassada e não existem espaços de colaboração o bastante que possam ser usados igualmente para reuniões presenciais ou híbridas". 

Evoluir sua tecnologia de espaço de trabalho híbrido ajuda as pessoas a se conectarem melhor e a serem mais produtivas, não importa onde estejam. Aqui estão algumas dicas para configurar um ambiente de trabalho híbrido para uma experiência do cliente melhor que também faz uso do espaço de maneira mais eficiente:

1. Mude para um modelo de hotelaria com tecnologia de reserva de mesas
2. Ajude equipes híbridas a desenvolverem uma colaboração melhor dentro do escritório
3. Planeje tipos diferentes de espaços de trabalho híbrido
4. Repense a sala de conferência para reuniões híbridas
5. Leve os trabalhadores completamente remotos em consideração

Se seus funcionários estão trabalhando de casa diversos dias por semana, nem todos precisarão de uma mesa designada no escritório. Mas como se certificar de que os funcionários que vêm para o escritório terão espaço para trabalhar?

A hotelaria de escritório, ou reservar uma mesa no escritório quando você chega, se tornaram uma bordagem comum para empresas com um modelo de trabalho híbrido. Pense nisso como uma forma evoluída de hot-desking, o que envolve escolher mesas por ordem de chegada. 

Com o hot-desking, funcionários que aparecem no escritório podem não conseguir encontrar um espaço de trabalho ao lado de seus membros de equipe ou com seus equipamentos de preferência. Pior que isso, podem nem encontrar uma mesa. 

A hotelaria permite que funcionários reservem seu espaço de trabalho adiantado, garantindo que todos tenham um espaço para o dia e as ferramentas necessárias para serem produtivos e se planejar. 

Softwares de reserva de mesa como o Zoom Reserva de local de trabalho permite que funcionários escolham uma mesa perto de suas equipes de projeto para colaborar melhor, ou que encontrem um lugar perto da cafeteira, caso prefiram. A sua solução pode até usar a IA para recomendar o melhor lugar com base nas preferências de um funcionário, ou perto de colaboradores frequentes. 

Hotelaria não é só prático para funcionários – as equipes do local poderão ver quantas pessoas virão ao escritório com base nas datas do Reserva de local de trabalho. "Para a nossa equipe, as análises são muito importantes para aprender como podemos continuar a investir nas áreas onde as pessoas passam a maior parte do tempo, ou experimentar com as áreas pouco utilizadas", disse Alana.

Isso pode ajudar você a tomar decisões. Talvez você possa consolidar espaços de escritório de diversos andares em um só, ou até mesmo fechar um escritório satélite que não seja mais necessário. Além disso, os gerentes dos escritórios podem planejar com mais eficiência na hora de pedir almoços, suprimentos e outros itens de escritório.

Ter um lugar para sentar é apenas parte da equação. Trabalhar ao lado de membros da equipe permite que funcionários possam trocar informações, conversar sobre projetos relacionados e criar um senso de comunidade, e tudo isso é uma parte importante da experiência de escritório. 

Configurar "vizinhanças" do local de trabalho dentro do seu escritório para diferentes departamentos pode ajudar funcionários a encontrar assentos perto de quem mais querem trabalhar. Essa abordagem permite que você distribua o espaço adequado que cada departamento precisa. Por exemplo, se a maior parte da sua equipe de produtos está lá presencialmente, você pode querer colocar essa vizinhança em um andar que possui salas maiores de conferência para as reuniões de equipe. Se a sua equipe de finanças está majoritariamente remota, você pode alocar menos mesas e definir uma vizinhança menor.

Você pode designar vizinhanças dentro do seu sistema de reserva de mesas para que os funcionários saibam onde olhar ao reservar suas mesas. 

Os funcionários com uma agenda flexível ou híbrida podem se sentir mais motivados a ir para o escritório se existir uma variedade de espaços que atendem às suas necessidades para reuniões híbridas, trabalho de foco e socialização. Ao planejar esses espaços, das estações de trabalho individuais às áreas de reunião, leve em consideração o que os funcionários estão precisando em diversos ambientes e experiências.

"Como líderes no local de trabalho, precisamos nos perguntar: "Temos a tecnologia certa e os recursos disponíveis aos funcionários para ajudá-los a ter o melhor dia de trabalho quando estiverem no escritório?", disse Alana.

Alana apontou que o novo escritório da Zoom em Londres inclui 75 pontos de trabalho que vão dos bancos de biblioteca, escrivaninhas individuais e mesas ágeis para colaboração às mesas tradicionais. "Nossos funcionários podem reservar esses espaços com a nossa ferramenta Reserva de local de trabalho, o que os ajuda a planejar e navegar por seus dias no escritório", disse ela.

Essas são alguns dos diferentes tipos de espaço que o seu escritório pode precisar:

Espaços no estilo cabine telefônica

Os espaços para uma pessoa, no estilo cabine telefônica são perfeitos para funcionários que quiserem tem um local privado para atender a uma chamada de vídeo sem importunar as pessoas nas mesas. 

Salas pequenas para reuniões híbridas

Os funcionários podem preferir áreas de reunião que sejam menores e menos formais que as salas de conferência para reuniões de equipe. Configure esses espaços com um dispositivo multifuncional para videoconferências, perfeito para que duas ou três pessoas se reúnam confortavelmente com colegas remotos.

Salas grandes de reunião

As salas maiores podem ser configuradas como espaços híbridos de reunião para reuniões gerais ou prefeituras onde trabalhadores remotos e presenciais podem trabalhar juntos. Otimize esses tipos de espaços para apresentações, tendo em mente que você pode ter apresentadores tanto no escritório quanto no Zoom. 

Abra áreas pelo local de trabalho

Os funcionários que vêm para o escritório podem querer espaço para socializar ou ter conversas espontâneas. Considere como suas áreas em comum podem facilitar reuniões específicas e reuniões informais.

Espaços flexíveis

Quando você precisar configurar rapidamente um espaço de reunião híbrido, um dispositivo de reunião multifuncional em um carrinho móvel pode ser uma ótima opção. Você pode simplesmente empurrá-lo para uma sala para configurar uma sala de reunião rapidamente.

As salas de conferência são um marco do escritório, mas a maioria é configurada para colaborações presenciais em uma mesa grande e comprida. Quando você adiciona participantes remotos na mistura, eles recebem a terrível visão de "pista de boliche", onde é quase impossível ver claramente ou ouvir as pessoas na extremidade da mesa. Os participantes presenciais acabam por falar mais entre si enquanto os participantes remotos têm dificuldade de engajar na conversa. 

Agora que tantos de nós trabalham com equipes dispersadas e se reúnem com clientes ou parceiros remotamente, é hora de otimizar a sua sala de conferência com tecnologias de local de trabalho híbrido: 

• Se os seus funcionários estão lidando com um emaranhado de fios e cabos para configurar cada reunião de vídeo, invista em um software de sala de conferência que facilita a conexão com um toque de um botão. 
• Uma tecnologia de câmera inteligente com o diretor inteligente do Zoom usa tecnologia de IA para emoldurar cada pessoa na sala em seu próprio bloco de vídeo (adeus, pista de boliche!) para que os participantes remotos possam ver os rostos, e os conjuntos de microfones permitem que todos na sala sejam ouvidos, não importa onde estejam sentados.
• Para a colaboração visual, um monitor digital de quadro de compartilhamento é essencial para que todos possam ver e contribuir com o quadro, mesmo remotamente.

Ao tomar decisões sobre seus escritórios físicos, você pode pensar que os funcionários completamente remotos não serão afetados, afinal, podem nunca por o pé no seu espaço de trabalho. Contudo, sua tecnologia de local de trabalho híbrido tem um efeito direto em como os funcionários presenciais interagem com seus colegas remotos. 

Algumas das soluções mencionadas acima, como as câmeras inteligentes e os quadros de compartilhamento digitais, permitem com que funcionários remotos tenham uma experiência mais envolvente, especialmente em reuniões híbridas. Ao projetar diferentes tipos de espaços, preste atenção na iluminação, ângulos de câmera, sistemas de áudio e outros detalhes que importam para participantes remotos.

"Estamos vendo como nossos espaços de trabalho podem encorajar a colaboração e a inovação presencialmente enquanto também temos as ferramentas e tecnologias para promover uma conexão digital e um senso de comunidade com nossas equipes globais", disse Alana.

À medida que funcionários dependem de tecnologias de trabalho híbrido e espaços de trabalho eficazes, a relação entre a TI de uma empresa e as equipes de trabalho são mais importantes do que nunca.

As equipes do local de trabalho ou das instalações devem andar de mãos dadas com a TI para otimizar o relacionamento complexo entre as pessoas, os lugares onde trabalham e a tecnologia que usam. Isso significa obter uma compreensão do que os funcionários precisam (através de pesquisas, entrevistas e outras iniciativas de feedback), e trabalharmos juntos para criar espaços que incorporem, com simplicidade, ferramentas de colaboração digital. 

Você pode descobrir que seu escritório possui muitas salas grandes de reunião que seus funcionários não usam, ou muitas estações abertas de trabalho quando seus funcionários precisam de cabines privadas. Realizar pesquisas com os funcionários regularmente e entender como estão usando seus espaços atuais pode ajudar você a se manter informado e tomar decisões sobre o design do seu escritório.

Quer mais ideias para configurar seu escritório com tecnologias de espaço de trabalho híbrido? Veja nosso webinar sobre modernizar seu espaço de trabalho para equipes híbridas.