Zoom で最高のハイブリッド ワーク環境を構築する方法

ダイニング ルームのテーブル、カフェ、ホテルの一室…あらゆる場所で仕事ができるようになり、オフィスの概念も変化してきています。今やオフィスとは、従業員が週 5 日、1 日 8 時間の勤務を毎回記録する必要がある、従来の仕切られた小部屋やカンファレンス ルームのような堅苦しい場所ではなく、コラボレーションとつながりを維持する柔軟なハイブリッド ワーク環境を指します。

何らかの形でオフィス勤務に戻りつつある従業員は増えているものの、時にはリモートで働く柔軟性も維持しています。Zoom が委託し、Reworked Insights が実施した 2024 年度調査レポートによると、64% のリーダーが自社で現在ハイブリッド モデルを導入していると回答し、82% が今後 2 年間で職場の柔軟性をさらに高める計画だと回答しています。

この柔軟なアプローチにより、多くの従業員が両環境のメリットを享受できますが、ハイブリッド ワークモデルは職場や施設のチームに課題を投げかけてもいます。結局のところ、週 5 日オフィス勤務の人、半分の日数は在宅勤務の人、フルタイムでリモート勤務の人にかかわらず、従業員全員に最高の体験を提供する方法を見つける必要があるのです。

Zoom では、効果的なハイブリッド ワーク環境を構築する際の課題を理解しています。なぜなら Zoom 自体、この課題に直面してきたからです。弊社のオフィスは、誰もが Zoom テクノロジーを活用して効果的なハイブリッド ワーク環境を構築し、分散しているチームのつながりやコラボレーション、信頼関係を促進する方法の実践例です。Zoom オフィスは、組織のメンバー同士が知り合い、協働し、Zoom が開発したプロダクトを活用してさらによいものにしていくハブになっています。

ハイブリッド ワーク環境を受け入れることで、Zoom は一丸となって独自のテクノロジーを向上させ、革新を続け、ハイブリッド ワーク体験の定義に役立つソリューションでグローバルなお客様をサポートします。

従業員が本当に必要としているものを提供する優れたハイブリッド ワークプレイスの構築という課題に直面している場合は、これからご紹介するヒントと戦略を取り入れてみてください。

リモートワークには、場所にかかわらず最高の人材を引き付けて採用できたり、さまざまなニーズや能力を持つ同僚をサポートできたりするなどのメリットがあります。それと同時に、オフィスでの対面ワークにも、密接な生きた会話ができ、チーム ビルディングが進み、社会経験を得られるというメリットがあることも事実です。

Zoom のテクノロジーは、チームチャット、電話、ビデオ ミーティング、メールとカレンダー、ホワイトボード、バーチャル ワークスペース、従業員エンゲージメント ツールなどを使用して、働く場所にかかわらず皆を集結させ、オフィスにいる従業員と分散している従業員のつながりを促進します。

ハイブリッド ワークの新時代において、ミーティングをより公平かつ包括的にする必要性が見えてきました。リモート従業員は、カンファレンス ルームの全員を表示できないとか、隣の人との雑談に加われないなどの二流の体験はしたくないと思っています。オフィスの従業員は、自宅にいたときのように、ミーティングに簡単かつすぐに参加できたらよいと思っています。全従業員の願いは、AV の専門家の支援を必要とするようなケーブルや接続の問題を気にすることなく、テクノロジーが機能することです。

「イングランドの田舎に住んでいるので、ロンドンのオフィスに出社してチームの対面ミーティングに参加するのは大変でした」と、リモートワークをしている Zoom 医療機関向けアカウント エグゼクティブの Ash Thornley-Davies は言います。「以前は、私の存在はおまけのようなものでした。中央テーブルで会議が進行する中、画面の横についでに映し出されているような感じです。」

Zoom Rooms なら、参加者のいる場所にかかわらず、全員がよりシンプルかつ公平なハイブリッド ミーティング体験を享受できます。より柔軟なオフィスを構築している職場チームは、2～3 人の小規模なハドルスペースから役員会議室、プレゼンテーション ルームに至るまで、あらゆるスペースに HD ビデオ コラボレーションを簡単に導入できることを高く評価するでしょう。

オフィスの従業員にとって、ルームを予約してミーティングに参加することが、電話やノートパソコンを使うことと同じくらいシンプルになります。

「体験が高評価なのは、シンプルだからです」と話すのは、Zoom のデンバー オフィスを拠点とするデジタル サポート責任者、Jeff Harling です。「ボタンを 1 つ押すだけで参加できます！画面共有も簡単です。チームでミーティングする際、オフィスで隣の席に座っているメンバーともグローバルに分散しているほかのメンバーとも、全員といとも簡単に一堂に会することができるので、本当に助かっています。」

最新の Zoom Rooms イノベーションであるビデオのスマート ネームタグは、AI を活用して Zoom ルームのビデオに映るユーザーの名前を表示する機能です。一方、音声のスマート ネームタグは、ルーム内の発言中のユーザーを特定できるようにする機能です。これにより、ほかの参加者はルーム内のユーザーや発言中のユーザーを簡単に把握できます。

両方の機能が有効になっている場合、生成されたスピーカータグは、キャプション、文字起こし、ミーティング要約などのミーティング関連機能で属性を提供するために使用できます。この機能をアカウント レベルで有効にし、従業員に自動スマート ネームタグへの登録を促すと、ミーティングがよりインクルーシブで生産性の高いものになり、Zoom Rooms の各参加者が互いに識別し合えるようになります。

また、Zoom Rooms のインテリジェント ディレクターを使用すれば、リモート従業員はカンファレンス ルームにありがちな「ボウリング場のレーン」のような酷い表示ではなく、広いオフィスにいる同僚の姿をきちんと見られるようになります。インテリジェント ディレクターは、複数のカメラと AI テクノロジーを駆使して Zoom ルームにいる最大 16 名の最適なアングルを決定します。

「全員の姿が目に入るようになったうえ、互いに話し合うときにはみんなの本当の表情を見ることができます。やっと、チームと同じルームにいる感覚になれました」と Thornley-Davies は言います。「地理的には離れた場所にいるかもしれませんが、私もロンドンのオフィスにいるのです。」

ハードウェア パートナーが提供するソリューションは、包括性の向上にも役立ちます。Zoom 認定ハードウェア ソリューションの Logitech Sight は、ルーム前方のカメラとペアリングすることでミーティング ルームの機能を高め、自宅からウェブカメラで参加しているかのように感じられます。公開ベータ版の CollabOS 1.13 で利用できるスマート切り替え機能により、Sight は参加者の対面方向に応じて、ルーム前方とテーブル中央のカメラ間でカメラ ストリームを自動的に切り替えます。

トップ クライアントや経営幹部との最重要ミーティングにおいて、高品質なハイブリッド体験は不可欠です。インテリジェント ディレクターやスマート名前タグのような AI 搭載の最新イノベーションを役員会議室に導入することで、よりイマーシブかつ魅力的でダイナミックなミーティングが実現し、すべての経営幹部やリーダーを鮮明に表示し、識別できるようになります。

オフィスに通勤する従業員は、目的があって出社しています。オフィスでの時間を、クライアントとのミーティング、ブレインストーミング セッションの開催、プロジェクトのコラボレーション、ランチを食べながらのチームとの交流など、対面の方が効果的な活動に使いたいと考えています。

家を離れることが難しかったり、通勤ラッシュに苦労したり、駐車場を見つけられなかったりするなどの困難に遭遇する可能性のある従業員は、こうした実働とは無関係のことに気を取られずに時間を有効活用したいと考えています。

「オフィスに出社するとき、従業員は何ができるかをはっきりと理解したいと思っています」と、Zoom Meetings、Zoom Spaces、Zoom Whiteboard プロダクト責任者の Jeff Smith は言います。「せっかくオフィスに来たのに、チームメイトの隣に座れないとか、すべてのカンファレンス ルームが予約で埋まっているなんていうことでは困るのです。」

従業員は Zoom ワークスペース予約を使用して、特定の日に事前に、または定期的にデスクを予約できます。オフィスのレイアウトに合わせてワークスペース予約をカスタマイズすれば、ほかの同僚が座っているデスクを視認できるため、チームメンバーの近くのデスクや、お好みでコーヒーマシンの隣のデスクを選択できます。レイアウト内に部署の島を作成して、同じ部署の人たちの近くに座りやすくすることもできます。

ワークスペース予約の AI 活用型スマート提案機能は、従業員の好みや、より多くのチームメイトが出社する日程に合わせて、最適な席を提案してくれます。

ワークスペース予約とともに Zoom の認定デバイス（Neat Frame、Neat Pad、Neat Board 50 など）を導入すると、作業スペースをより効率的に検索できるようになり、オープンエリア、ハドルルーム、電話ボックスなどの柔軟に利用できる場所をすばやく予約できるようになります。シームレスな予約体験により、従業員は自分のニーズに最適なスペースで、真に重要な業務に多くの時間を割けるようになります。

Zoom 従業員自身、ワークスペース予約を使用して、ワークステーションやカンファレンス ルームなど、快適かつ生産的に仕事をするために必要なものをすべて事前に計画し、予約しています。また、高さ調節が可能なデスクやデュアル モニターなど、特殊な設備を備えたワークステーションを見つけることもできます。

では、従業員が顧客とのミーティングを予定していて、職場チームがルームを設定するための情報を欲している場合はどうでしょうか。ワークスペース予約を使えば、カスタム アンケートを追加して、従業員にクライアントをホストする予定があるか、昼食は必要か、それとも早めにクライアントが帰られるのかなどを尋ね、オフィス スタッフに注意喚起できます。これにより職場チームはより効率的に食事の注文やリソースの割り当てなどを計画でき、従業員体験をよりスムーズに進められます。

従業員がオフィスに到着すると、デジタル サイネージがどこに行けばよいか案内し、親切なリマインダーを提供し、その他の重要な情報を伝達してくれます。デジタル サイネージを設定すれば、ワークスペース予約のマップ、イベント カレンダー、ランチメニュー、オフィスのルールなど、従業員に役立つであろうさまざまなコンテンツを表示できます。

オフィスに通勤してきた従業員はより多くのことを得たいと考えているため、施設チームには、通勤に値する魅力的なハイブリッド ワーク環境を整えるというプレッシャーがかかっています。これには、従業員のホームオフィス環境と同等（またはそれ以上）に機能するテクノロジーや、同僚との交流やコラボレーションに対する願望をサポートするワークスペースの整備が含まれます。

こうしたアップグレードにかかる費用を懸念しているのであれば、そんな心配は無用です。経済情勢が不安定な今、多くの企業が予算削減を模索しています。2023 年版 Deloitte レポートによると、54% の財務リーダーが CEO にコスト削減に注力するよう依頼されていますが、不動産やオフィス スペースはもっともビジネスコストのかかる分野の 1 つです。

職場チームは、既存のハードウェアで動作する柔軟なテクノロジー ソリューションを使用して、既存の投資に新風をもたらす方法を見つける必要があります。

まずは、現在の従業員のニーズに合わせてスペースを調整しましょう。もう使われていないスペースを再構成するのです。データがあると、従業員がオフィスをどのように使用しているか把握しやすくなるため、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

たとえば、ワークスペース予約と Zoom Rooms を組み合わせれば、毎日の予約済みとチェックイン済みのデスク数、もっとも予約が多いカンファレンス ルーム、ほとんど使用されないカンファレンス ルームが分かります。ここから得られる情報により、オペレーションを統合してフロアの数を減らしたり、進化する従業員のニーズに応えられなくなったルームを再考したりすることで、費用を削減できます。

たとえば、対面ミーティングの規模が以前より小さくなったため、最大規模のカンファレンス ルームは今後必要ないことに気付くかもしれません。仕切りを使って、ルームのスペースを小さな非公式エリアに分割することも可能です。

多くの組織は、それほど費用をかけずに、より多くの小規模スペースにビデオを導入したいと考えています。Zoom Rooms はあらゆるスペースをハイブリッド ミーティング ルームに変換でき、ボタン 1 つで Zoom ミーティングに参加できる機能を備えています。多くの場合は既存のハードウェアを引き続き使用できるほか、Zoom パートナーが提供するハードウェアの柔軟なエコシステムから選ぶこともできるため、費用対効果を高めつつ、すばやく Zoom Rooms をセットアップできます。

さらに、こうしたスペースのサポートに追加のリソースは不要です。Zoom デバイス管理ツールがあれば、一元化された管理ポータルからルームとデバイスをリモートで管理できます。

Zoom のハードウェア パートナーである HP Poly が提供する Zoom 認定ソリューション、Poly Lens は、Zoom デバイス管理ツールと連携し、ルームの健全性ステータスを詳細に提供して、効率の向上やインサイトの提供、ネイティブ Zoom Rooms のトラブルシューティングを支援するようになりました。こちらに関する完全な情報については、Poly Lens ポータルをご確認ください。

「結局のところ、オフィスの最適な設定方法は 1 つではありません。なぜなら、すべては従業員によって、また従業員がもっとも効果的にコラボレーションするには何が必要かによって違ってくるからです」と Jeff Smith は言います。「ここで鍵となるのは、柔軟なソリューションです。スペースと従業員の使用方法に適合するテクノロジーを持つことが重要です。」

「ハイブリッド ワークとは何か？」という問いへの答えは、組織によって異なるでしょう。Zoom では、リモートで働く従業員と、特定日にオフィスで働くハイブリッド スケジュールの従業員がいる環境のことを指します。Zoom はオフィスを物理的な場所として捉えるだけでなく、従業員が集まる目的地であり、対面とバーチャルの Zoom 従業員が集まる創造性とイノベーションのハブであると捉えています。

適切なテクノロジーがあれば、オフィスは、従業員の現在と将来のニーズに応えるためのコラボレーション、コミュニケーション、そしてつながりを築く場所になります。

チームが効果的で柔軟なハイブリッド ワーク環境を構築するために、Zoom Rooms とワークスペース ソリューションがどのように役立つかをご覧ください。

編集部注: この投稿は 2023 年 9 月に公開済みですが、最新のプロダクト情報を反映させるため、2025 年 1 月に更新されました。