Bạn mệt mỏi với việc chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng? Sau đây là cách bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng thành phần tích hợp trò chuyện và điện thoại

Đến giờ, hẳn bạn đã nghe về thời gian và chi phí chuyển đổi – thời gian và chi phí lãng phí khi chuyển đổi giữa các ứng dụng để hoàn thành công việc. 

Nếu đang sử dụng các ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc, có nhiều khả năng bạn đang lãng phí thời gian và chi phí chuyển đổi. Và sự lãng phí này không chỉ xảy ra một lần trong năm khi phải thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều giải pháp để hoàn thành công việc, mà năng suất của bạn sẽ giảm sút hàng ngày.

Việc tìm cách kết hợp mọi quy trình công việc vào một nơi để bạn có thể tập trung vào hoàn thành công việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. 

Tin tốt là nền tảng Zoom tích hợp một loạt các nhà cung cấp dịch vụ phổ biến, nên bạn không chỉ bỏ qua việc lãng phí thời gian và chi phí chuyển đổi, bạn còn có thể khám phá các cách mới để giúp công việc trở nên hiệu quả hơn. 

Hoạt động giao tiếp thoại không bao giờ lỗi thời — đây là nền tảng cho nơi làm việc trong nhiều thập kỷ và hiện là chìa khóa mở ra sự nhanh nhạy cần thiết để cho phép làm việc theo hình thức kết hợp. Mặc dù các giải pháp điện thoại thường đi kèm với bộ tính năng tiêu chuẩn — nhiều tính năng được thiết kế để hỗ trợ giao tiếp thoại — bạn có thể mở rộng phạm vi tác động bằng các thành phần tích hợp liên quan, giúp bạn xây dựng kết nối từ một nơi. 

Zoom Phone kết nối với các ứng dụng quan trọng cho kinh doanh từ các nhà cung cấp hàng đầu, tất cả được thiết kế để mang các quy trình công việc hàng ngày của bạn vào chính trải nghiệm điện thoại của chúng tôi (hoặc ngược lại). Hãy quên việc chuyển đổi qua lại giữa điện thoại và máy tính để ghi lại thông tin khách hàng quan trọng, hoặc nhắn ai đó chờ năm phút để bạn có thể chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác và nhận thông tin đúng. Ba đề xuất sau có thể giúp bạn xây dựng kết nối qua giải pháp điện thoại của chúng tôi mà không bỏ lỡ điều gì:

1. Khai thác sức mạnh của máy fax ở nơi cần thiết: Thành phần tích hợp FaxSIPit (MỚI!) mang các tính năng của máy fax vào ngay nền tảng Zoom. Ứng dụng Zoom này cho phép bạn gửi và nhận fax qua Zoom Phone (và Zoom Meetings) để có thể chuyển đổi giữa các phương thức giao tiếp tại một nơi.
2. Triển khai thành phần tích hợp CRM để tránh trì hoãn các chu trình: Từ các thành phần tích hợp như Zendesk đến Salesforce đến Service Now, hãy sử dụng Zoom Phone trong môi trường CRM gốc để tinh giản tác vụ, theo dõi hiệu quả hơn các cuộc hội thoại với khách hàng và truy cập nhanh vào thông tin thiết yếu.
3. Đảm bảo tuân thủ trong toàn quy trình: Khi làm việc trong các ngành chịu kiểm soát nghiêm ngặt như dịch vụ tài chính, bạn cần đảm bảo tuân thủ trong mọi quy trình công việc để không phải lo lắng về việc vi phạm. Các thành phần tích hợp với Zoom Phone như Theta Lake, Nice, Global Relay, v.v. giúp đưa các chức năng lưu trữ và phòng tránh mất dữ liệu vào cuộc gọi video, hộp thư thoại và tin nhắn SMS, để bạn có thể hỗ trợ tuân thủ mà không giảm chất lượng trải nghiệm.

Một sản phẩm trò chuyện cần là sợi dây gắn kết các phần của nền tảng truyền thông, kết nối các công cụ bạn cần tại một nơi tập trung để bạn có thể chia sẻ và tổ chức thông tin quan trọng. Đó là cách chúng tôi tiếp cận mọi thứ tại Zoom – Zoom Team Chat đóng vai trò là trung tâm cộng tác hợp nhất các cuộc họp, thư và lịch, điện thoại, bảng trắng, v.v. vào một ứng dụng tập trung. Sản phẩm này cũng đưa nhiều ứng dụng công việc yêu thích của bạn vào ngay trong ứng dụng Zoom. 

Zoom Team Chat được tích hợp vào nền tảng Zoom để cho phép hoạt động liền mạch trên các kênh giao tiếp; điều này cũng đúng với các thành phần tích hợp. Vì vậy, nhiều thành phần tích hợp Zoom Team Chat được thiết kế để mang đến hoạt động liền mạch tương tự, giúp cuộc trò chuyện trở thành nguồn tin xác thực duy nhất không chỉ trên các giải pháp Zoom, mà còn trên không gian cộng tác nơi làm việc rộng hơn. Có một vài cách sử dụng hiệu quả các thành phần tích hợp này để kiểm soát mọi việc: 

1. Quản lý các dự án có mức ưu tiên cao và duy trì năng suất: Dù đang dùng Jira, Asana, Confluence hay Trello để kiểm soát các tác vụ, bạn đều có thể thêm các thành phần tích hợp của chúng để nhận thông báo, duy trì hoạt động có tổ chức và theo dõi dự án ngay trong Zoom Team Chat. Nhờ vậy, bạn có thể tốn ít thời gian hơn cho việc tìm lại thông tin và tập trung thời gian để hoàn thành công việc.  
2. Luôn cập nhật thông tin khách hàng: Khi xây dựng mối quan hệ với khách hàng, bạn cần chú ý đến chi tiết. Các thành phần tích hợp như Salesforce cho trò chuyện nhóm và Microsoft Dynamics đưa thông tin cập nhật hồ sơ vào ngay Zoom Team Chat, để bạn không phải chuyển đổi qua lại cho việc cập nhật và quản lý chi tiết trực tuyến về khách hàng.
3. Chia sẻ thông tin và tài liệu quan trọng: Bạn ghi chú hoặc lưu trữ tài liệu trong Google Drive hay Evernote? Giờ bạn có thể làm điều tương tự ngay trong Zoom Team Chat. Với các thành phần tích hợp này, bạn có thể nhanh chóng ghi lại, lưu trữ và gửi thông tin, tất cả tại một nơi, để không bỏ sót các chi tiết quan trọng. Và với người dùng Microsoft, hãy chờ đón thành phần tích hợp OneDrive sắp ra mắt.*

*Hỗ trợ cho Microsoft OneDrive hiện ở dạng beta.

Bạn có thể cần sử dụng nhiều giải pháp trong một ngày làm việc – đây là điều khó tránh khỏi. Nhưng bạn có thể kiểm soát cách sử dụng các ứng dụng đó và các thành phần tích hợp phù hợp sau cùng có thể tăng năng suất cho ngày làm việc của bạn. Việc hợp nhất các quy trình công việc trong nền tảng Zoom giúp bạn theo dõi tốt hơn các thông tin quan trọng, tăng năng suất và dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng. 

Để khám phá các ứng dụng và thành phần tích hợp giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ điều gì, hãy truy cập Zoom App Marketplace.