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アプリの切り替えはうんざり? チャットと電話の連携で時間を節約する方法

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更新日 January 25, 2024

公開日 August 28, 2023

アプリの切り替えはうんざり? チャットと電話の連携で時間を節約する方法

「切り替えの作業負担」という言葉を聞いたことがある人もおられるのではないでしょうか業務遂行のためにアプリを切り替えることで、無駄に費やされる時間とコストのことです。

業務でさまざまなアプリを使用している方は、おそらく「切り替えの作業負担」を課されていることでしょう。 しかもこの負担は年 1 回引き受ければよいわけではありません。混在するソリューションの間を常に行ったり来たりしなければならない場合、生産性の低下という負担は毎日課されます。

すべてのワークフローを 1 か所にまとめて業務遂行に注力できる方法を見つけられれば、時間とコストの節約につながります。

幸い、Zoom プラットフォームは何十もの大手サービス プロバイダーと連携しているため、(切り替えによる)負担を軽くできるだけでなく、さらに効率的に業務を進める新たな方法を発掘することもできます。

音声コミュニケーションの連携で円滑につながる

音声コミュニケーションは、時を経ても色褪せることがありません。数十年にわたって職場の土台を築いてきた上、今ではハイブリッド ワークのために必要な俊敏性を解き放つ鍵になっています。 電話ソリューションには、柔軟なコミュニケーションを実現するための標準的な機能セットがよく搭載されていますが、関連する連携を使って 1 か所から接続を構築できるようにすれば、その影響力を拡大できます。

Zoom Phone は、主要プロバイダーが提供するビジネスに不可欠なアプリケーションと接続します。これらのアプリケーションはすべて、日々のワークフローを Zoom の電話体験に直接取り込むように、または Zoom の電話体験が日々のワークフローに直接取り込まれるように設計されています。 重要な顧客情報をメモするために電話とコンピュータを行き来したり、正しい情報を得るためにアプリの切り替えに 5 分間待ってもらうようチャットでお伺いを立てたりする必要は、もうありません。 以下でご紹介する 3 つの推奨事項は、Zoom の電話ソリューションで即座につながりを構築するのに役立ちます。

  1. 必要な場所に FAX 機能を投入する: FaxSIPit との連携(新規!)により、FAX の機能を Zoom プラットフォームに直接導入できるようになりました。 この Zoom アプリを使えば Zoom Phone(と Zoom Meetings)を介して FAX を送受信できるため、1 か所でコミュニケーション方法を切り替えることができます。
  2. CRM 連携を展開してサイクルの遅延を回避するZendesk や SalesforceService Now の連携に至るまで、CRM のネイティブ環境で Zoom Phone を使用することで、作業を簡素化し、顧客の会話をさらにきちんと追跡し、重要な情報に迅速にアクセスできます。
  3. コンプライアンスをプロセスの一部にする: 金融機関など規制の厳しい業界で働いている場合は、ワークフローにコンプライアンスを組み込み、対応に漏れがないようにする必要があります。 Zoom Phone と Theta LakeNiceGlobal Relay などとの連携により、業務に必須のアーカイブ機能やデータ損失防止機能を、音声通話、ボイスメール、SMS メッセージに組み込むことができるようになったため、体験を損なうことなくコンプライアンスをサポートできます。

チャットを最大限活用できるアプリの紹介

チャット プロダクトは、コミュニケーション プラットフォームの断片をまとめ、必要なツールを一元的な場所に接続し、重要な情報を共有および整理できるようにする接着剤でなければなりません。 それが Zoom の考え方です。Zoom Team Chat は、ミーティング、メールとカレンダー、電話、ホワイトボードなどを統合して 1 つのクライアントで集中管理するコラボレーション ハブとして機能します。 また、お気に入りの業務用アプリケーションの多くを Zoom クライアントに直接取り込むこともできます。

Zoom Team Chat は、コミュニケーション チャネル全体での継続性を実現するために Zoom プラットフォームと連携しており、Zoom Team Chat の連携機能にも同様のことが言えます。 Zoom Team Chat の連携機能には、そうした継続性を生み出す観点で設計されたものが数多くあるため、Zoom ソリューション全体のみならず、職場の幅広いコラボレーション スペース全体で、チャットが信頼できる唯一の情報源となっています。 これらの連携機能を活用して業務を管理する方法を、いくつかご紹介します。

  1. 優先度の高いプロジェクトを管理し、生産性を維持する: 業務管理に JiraAsanaConfluenceTrello のいずれを使用していても、それらの連携を追加して、Zoom Team Chat で直接通知を取得し、整理整頓し、プロジェクトを追跡できます。 そのため、情報の追跡に費やす時間を減らし、業務の遂行により多くの時間を費やすことができます。  
  2. 顧客情報を最新に保つ: 顧客との関係を構築するときには、細やかに気を配る必要があります。 Salesforce for Zoom Team Chat や Microsoft Dynamics などとの連携により、Zoom Team Chat に直接記録の更新が反映されるようになったため、バーチャルの顧客情報を更新および管理するために何度も切り替える必要はもうありません。
  3. 重要な情報やドキュメントを共有する: Google ドライブや Evernote で、メモを取ったりドキュメントを保存したりしていませんか? 同じことが Zoom Team Chat 内で直接できるようになりました。 これらの連携により、情報のメモ取りや保存、送信がすべて 1 か所ですばやくできるようになったため、重要な情報が抜け落ちることはもうありません。 そして Microsoft ユーザーの皆さんに朗報です。OneDrive の連携が近日公開されます。*

* Microsoft OneDrive のサポートは、現在ベータ版で提供されています。

適切な連携で時間を取り戻す

皆さんは勤務中、さまざまなソリューションを使用する必要に迫られているでしょう。これは避けられません。 ですが、それらのアプリケーションをどのように使用するかはコントロールできます。適切な連携により、最終的に業務の効率を上げることができます。 Zoom プラットフォームにワークフローを統合することで、重要な情報を追跡し、生産性を高め、優先度の高い作業により時間を費やすことができます。

テンポよく業務を進めるために役立つアプリと連携を見つけるには、Zoom アプリ マーケットプレイスをご覧ください。

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