Rozproszona praca zespołowa nie jest łatwa — poznaj nasze wskazówki dotyczące globalnej współpracy

Rozproszone zespoły często muszą pracować ciężej, aby skutecznie współpracować, a wiele zadań, które pomagają członkom zespołu być na bieżąco, może odciągnąć ich od prawdziwej współpracy. Zadania takie jak wysyłanie notatek ze spotkań, działań do wykonania lub aktualizacje o stanie projektu mogą utrudniać komunikację z innymi i skupienie się na sensownej pracy. W rzeczywistości, w oparciu o nasz raport dotyczący sztucznej inteligencji w miejscu pracy, 73% liderów i 55% pracowników co najmniej kilka razy w tygodniu udostępnia współpracownikom notatki i działania do wykonania, a 71% liderów i 51% pracowników wielokrotnie w ciągu tygodnia przekazuje aktualizacje statusu projektów. To dużo intensywnej pracy, która może przeszkadzać we współpracy zespołowej.

W Zoom nie jesteśmy odporni na te wyzwania. Jako globalna firma musieliśmy strategicznie podejść do współpracy zespołowej. Opieramy się na naszych własnych narzędziach, a nasze doświadczenia pozwoliły nam nawet wymyślić i zaprojektować nowe funkcje i rozwiązania, które pomagają zespołom pracować wydajniej. Oto jak to robimy.

Członkowie zespołu znajdują się na różnych kontynentach, dlatego współpraca służbowa bywa prawdziwym wyzwaniem logistycznym. Często nie ma sposobu, aby wszyscy dołączyli do rozmowy na żywo, bo ktoś musiałby to zrobić w środku nocy. 

The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups. 

— Jestem na Wschodnim Wybrzeżu [w Stanach Zjednoczonych], a większość moich współpracowników znajduje się na Zachodnim Wybrzeżu, ale pracuję również z ludźmi w Europie i Azji — powiedział Darin, szef działu aplikacji zwiększających produktywność. — Współpraca jest naprawdę globalna.

As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said. 

Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.

Aby zaoszczędzić czas, Darin używa Zoom AI Companion, naszego generatywnego asystenta AI z funkcjami międzyplatformowymi, do podsumowywania długich wątków czatu. Pomaga mu to być na bieżąco z działaniami zespołu bez zagłębiania się w szczegóły.

— Bardzo dużą część komunikacji realizujemy za pomocą czatu. Niektórymi wiadomościami muszę się zająć od razu, ale niektóre mają tylko charakter informacyjny. Kiedy wchodzę na kanał czatu, na którym mam 30 lub 40 nieprzeczytanych wiadomości, mogę wygenerować podsumowanie i uzyskać ogólny obraz konwersacji — powiedział Darin. — To nieoceniona oszczędność czasu.

Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story. 

— W przeszłości robiliśmy zrzuty ekranu, pisaliśmy opisy i wklejaliśmy je na czacie lub w dokumencie. Można było poskładać wszystko w całość, ale było to o wiele bardziej czasochłonne — powiedział Darin. 

Proces ten zmienił się wraz z wprowadzeniem Zoom Clips, narzędzia do asynchronicznego wideo wbudowanego w platformę Zoom. 

— Dzięki aplikacji Clips możemy współpracować asynchronicznie nad materiałami wideo. Uważam, że jest to najlepsze narzędzie do demonstracji — powiedział Matthieu, kierownik produktu. Z Francji może współpracować z zespołami inżynierów na całym świecie w celu dopracowania konkretnych funkcji produktu.

— Zespół inżynierów pracuje nad funkcją i nagrywa krótką demonstrację. Kiedy się połączę, mogę sprawdzić, czy spełnia wymagania i jest zgodna z projektem — wyjaśnił Matthieu. — Jeśli zobaczę coś, co nie spełnia wymagań, mogę dodać komentarz w określonym momencie klipu i rozpocząć dyskusję.

On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”

Reakcje za pomocą emotikon to nie jedyne zaawansowane funkcje dostępne w Zoom Clips. Aby poprawić jakość wideo, Kendall i Matthieu mogą upiększyć swój wygląd, wykorzystać tłumienie hałasu, a nawet użyć awatara. Po udostępnieniu klipu mogą zobaczyć, ile osób go obejrzało, oraz odpowiedzieć na pytania i komentarze, które zostały pozostawione w określonych miejscach klipu.

Darin uważa, że to rozwiązanie problemu wymiany wiadomości na czacie przynosi jego zespołowi ogromny zwrot z inwestycji. — Mamy jasną komunikację w bardzo krótkim czasie — powiedział.

Matthieu uważa, że nawet jeśli różnice czasowe nie stanowią problemu, zdarzają się sytuacje, w których woli nagrywać klipy niż organizować rzeczywiste spotkanie. — Demonstracje na spotkaniach mogą być mniej skuteczne — ludzie muszą się przygotować i mogą odczuwać presję odpowiadania na pytania na żywo — powiedział. — Dzięki aplikacji Clips możesz po prostu rozpocząć nagrywanie. Czas spędzony na demonstracjach znacznie się skrócił.

Jako widz Matthieu woli mieć kontrolę i obejrzeć demonstrację w najwygodniejszym dla niego momencie, zamiast oglądać ją na żywo podczas spotkania. — Zauważyłem, że bardziej się skupiam. Jeśli zajdzie taka potrzeba, mogę wrócić do początku lub do określonego punktu.

Komunikacja asynchroniczna daje Laurze, projektantce treści z Wielkiej Brytanii, czas na przetrawienie prezentowanych informacji i uporządkowanie pomysłów. — Osobiście, kiedy jestem odbiorcą klipu, wspaniale jest mieć trochę przestrzeni na zastanowienie się nad moją reakcją — powiedziała. — Klipy sprawiają, że komunikacja jest dla mnie trochę łatwiejsza.

Strefy czasowe to nie jedyne wyzwania, z którym muszą się zmierzyć nasze globalne zespoły. Bariery językowe również mogą uniemożliwiać zespołom jasną komunikację. Narzędzia do współpracy zespołowej muszą być w stanie wspierać komunikację w różnych językach. 

Przekazanie planu spotkania przed jego rozpoczęciem to zawsze dobra praktyka, ale pomaga również osobom, które nie mówią w podstawowym języku spotkania, przygotować się z wyprzedzeniem. Darin mówi, że śledzi elementy planu w Zoom Notes, które można udostępniać na czacie i wyświetlać na karcie spotkania.

Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.

Niedawno wprowadziliśmy jeszcze więcej funkcji Zoom AI Companion i obsługę 36 języków (w wersji zapoznawczej) dla funkcji podczas spotkań , aby pomóc globalnym zespołom lepiej się komunikować. Po jego włączeniu asystent AI Companion może automatycznie wykrywać, kiedy na spotkaniu używany jest obsługiwany język, i generować podsumowanie spotkania w tym języku. Asystent AI Companion może również udzielać odpowiedzi na pytania w obsługiwanych językach, nawet jeśli ten język nie jest używany na spotkaniu. Oznacza to, że uczestnik spotkania, taki jak Laura, może zadać asystentowi AI Companion pytanie w języku angielskim i uzyskać odpowiedź w tym języku, nawet jeśli rozmowa odbywa się w innym języku.

Jeśli chcesz pomóc swoim rozproszonym zespołom lepiej komunikować się bez względu na strefy czasowe i bariery językowe, oto trzy kwestie, które należy wziąć pod uwagę: 

1. A central hub helps teams stay connected. When teams know where to go for information, it enables them to collaborate better. With one platform for team communication and collaboration that includes Meetings, Zoom Chat, Clips, and Workvivo for broader company communications, employees can stay on top of their cross-functional projects and get organizational updates without leaving Zoom. “Workvivo is now the best place for us to find up-to-date company news,” Matthieu said.
2. Not everything has to be “live.” Asynchronous communication via Zoom Chat and Clips can be just as effective as a live meeting in certain situations, or a great way to get a conversation started. As Laura said, “Clips isn’t a meeting replacement but more of an accompaniment to keep momentum going.” And, even if you can’t make a meeting, AI-generated meeting summaries can help you get caught up.
3. Integrated solutions save time. When your teams don’t need to toggle back and forth between third-party translation tools, they can communicate with colleagues more quickly and efficiently. “Zoom Chat’s translation feature is helpful for my team. It’s quite easy to let us double-check the meaning of a message when we have doubts,” Kendall said.

If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide. 

Szukasz nowych sposobów na zwiększenie produktywności w swoich globalnych zespołach? Zapoznaj się z naszym webinarem na żądanie „Unlocking productivity: 10 tips for maximizing your Zoom experience” (Większa produktywność: 10 wskazówek dotyczących poprawy doświadczeń z Zoom).