Nhân viên của chúng tôi sử dụng nền tảng Zoom để tái thiết cách làm việc nhóm toàn cầu, với khả năng giao tiếp không đồng bộ và chức năng AI đa ngôn ngữ cho phép kết nối hiệu quả.
5 số phút đọc
Đăng vào 8 tháng 3, 2024
Để cộng tác hiệu quả, các nhóm phân tán thường phải nỗ lực hơn và nhiều nhiệm vụ nhằm cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm có thể làm giảm hoạt động cộng tác thật sự. Các tác vụ như gửi ghi chú cuộc họp, mục hành động hoặc cập nhật trạng thái dự án cho người cùng cộng tác có thể cản trở khả năng kết nối với người khác và tập trung vào các công việc có ý nghĩa. Trên thực tế, dựa trên báo cáo về AI tại nơi làm việccủa chúng tôi, 73% lãnh đạo và 55% nhân viên dành ít nhất vài lần một tuần để chia sẻ ghi chú và mục hành động với đồng nghiệp, trong khi 71% lãnh đạo và 51% nhân viên cập nhật trạng thái dự án nhiều lần trong tuần. Khối lượng lớn công việc bận rộn như vậy có thể cản trở hoạt động cộng tác nhóm.
Tại Zoom, chúng tôi cũng không tránh khỏi những thách thức này. Là một công ty toàn cầu, chúng tôi phải có chiến lược về cách tiếp cận hoạt động cộng tác nhóm. Chúng tôi nhận được sự hỗ trợ từ những công cụ của chính mình và kinh nghiệm của chúng tôi thậm chí còn cho phép chúng tôi nghĩ ra và thiết kế các tính năng cũng như giải pháp mới để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Đây là cách chúng tôi thực hiện điều đó.
Với đội ngũ nhân viên ở các châu lục khác nhau, hợp tác tại nơi làm việc là một thách thức về mặt hậu cần. Hầu như không thể sắp xếp một cuộc gọi trực tuyến với sự tham gia của tất cả mọi người mà không khiến một ai đó phải tham gia vào lúc nửa đêm.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
“Tôi làm việc theo múi giờ Bờ Đông [ở Hoa Kỳ] và hầu hết các đồng nghiệp của tôi ở Bờ Tây, nhưng tôi cũng làm việc với những người ở châu Âu và châu Á”, Darin, trưởng bộ phận ứng dụng năng suất, cho biết. “Chúng tôi đang thực hiện cộng tác toàn cầu thực sự”.
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Để tiết kiệm thời gian, Darin sử dụng Zoom AI Companion,trợ lý AItạo sinh với khả năng sử dụng đa nền tảng của chúng tôi để tóm tắt các chuỗi trò chuyện dài. Điều này giúp anh ấy nắm bắt kịp nhịp hoạt động của nhóm mà không bị sa vào các chi tiết.
“Có thể thực hiện rất nhiều hoạt động giao tiếp qua trò chuyện. Một số việc cần tôi phải đi sâu vào chi tiết, nhưng một số khác chỉ là cung cấp thông tin. Khi vào một kênh trò chuyện có 30 hoặc 40 tin nhắn chưa đọc, tôi có thể xem tóm tắt, nắm được ý chính và tiếp tục công việc”, Darin nói. “Đây là một phương pháp cực kỳ hiệu quả để tận dụng thời gian của tôi”.
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
“Trước đây, chúng tôi thường chụp ảnh màn hình, viết mô tả và dán chúng vào cuộc trò chuyện hoặc vào một tài liệu. Có thể ghép chúng lại để hiểu chuyện gì đang diễn ra, nhưng việc đó tốn thời gian hơn nhiều”, Darin nói.
Quy trình đó đã thay đổi với sự ra đời của Zoom Clips, một công cụ video không đồng bộ được tích hợp trong nền tảng Zoom.
“Với Clips, chúng tôi có thể cộng tác không đồng bộ qua video. Tôi thấy đây là công cụ tốt nhất để trình bày”, Matthieu, một giám đốc sản phẩm cho biết. Từ Pháp, anh có thể làm việc với các nhóm kỹ thuật trên toàn cầu để tinh chỉnh các tính năng cụ thể của sản phẩm.
“Nhóm kỹ thuật sẽ làm việc với một tính năng và ghi lại một bản demo ngắn. Khi lên mạng, tôi có thể kiểm tra để đảm bảo rằng tính năng này phù hợp với yêu cầu và thiết kế”, Matthieu giải thích. “Tôi có thể đưa ra nhận xét tại một thời điểm cụ thể trong đoạn clip nếu thấy điều gì đó không phù hợp với yêu cầu và bắt đầu thảo luận từ đó”.
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc không phải là tính năng nâng cao duy nhất có trong Zoom Clips. Để cải thiện chất lượng video, Kendall và Matthieu có thể chỉnh sửa diện mạo của họ, sử dụng chức năng giảm tạp âm hoặc thậm chí dùng hình đại diện. Sau khi một clip được chia sẻ, họ có thể thấy số người đã xem và trả lời các câu hỏi cũng như nhận xét được để lại tại các thời điểm cụ thể trong clip.
Darin thấy giải pháp xử lý qua lại các tin nhắn trò chuyện này mang lại lợi tức đầu tư to lớn cho nhóm của anh ấy. Anh nói: “Chúng tôi có được giao tiếp rõ ràng trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Matthieu nhận thấy rằng ngay cả khi chênh lệch múi giờ không phải là vấn đề, vẫn có những trường hợp mà anh ấy thích quay clip hơn là một cuộc họp thực tế. “Các bản demo trong cuộc họp có thể không hiệu quả bằng. Mọi người cần phải chuẩn bị và họ có thể cảm thấy áp lực khi phải trả lời câu hỏi trực tiếp”, anh ấy nói. Với Clips, bạn có thể bắt đầu ghi hình ngay lập tức. Thời gian dành cho một bản demo đã giảm đáng kể”.
Với tư cách là người xem, Matthieu thích có quyền kiểm soát để xem bản demo khi thuận tiện nhất cho anh ấy thay vì xem trực tiếp trong cuộc họp. “Tôi thấy mình tập trung hơn. Tôi có thể quay lại phần đầu hoặc tua đến một thời điểm cụ thể nếu cần”.
Giao tiếp không đồng bộ giúp Laura, một nhà thiết kế nội dung ở Anh, có thời gian để tiếp thu thông tin được trình bày và sắp xếp các ý tưởng của mình. Cô nói: “Cá nhân tôi, khi là người nhận một đoạn clip, tôi thấy thật tuyệt vời khi có một chút thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của mình. “Các đoạn clip giúp tôi giao tiếp dễ dàng hơn một chút.”
Khác biệt về múi giờ không phải là thách thức duy nhất mà đội ngũ toàn cầu của chúng tôi cần vượt qua. Rào cản về mặt ngôn ngữ cũng có thể ngăn việc truyền đạt thông tin rõ ràng giữa các nhóm. Các công cụ cộng tác nhóm cần có khả năng hỗ trợ giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
Nhìn chung, cung cấp chương trình nghị sự trước cuộc họp là một thông lệ tốt, nhưng điều này cũng giúp những người không nói được ngôn ngữ chính của cuộc họp chuẩn bị trước. Darin cho biết anh theo dõi các mục trong chương trình nghị sự trong Zoom Notes, các mục này có thể được chia sẻ trong cuộc trò chuyện và truy xuất trong thẻ cuộc họp.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Gần đây, chúng tôi đã giới thiệu nhiều chức năng hơn nữa cho Zoom AI Companion và hỗ trợ tới 36 ngôn ngữ (trong giai đoạn xem trước) cho các chức năng trong cuộc họp nhằm giúp các nhóm trên toàn cầu giao tiếp tốt hơn. Khi được kích hoạt, AI Companion có thể tự động phát hiện khi một ngôn ngữ được hỗ trợ đang được sử dụng trong cuộc họp và tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng ngôn ngữ đó. AI Companion cũng có thể đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi bằng các ngôn ngữ được hỗ trợ, ngay cả khi ngôn ngữ đó không được sử dụng trong cuộc họp. Điều này có nghĩa là người tham gia cuộc họp như Laura có thể hỏi AI Companion một câu hỏi bằng tiếng Anh và nhận được câu trả lời bằng tiếng Anh, ngay cả khi cuộc trò chuyện đang diễn ra bằng một ngôn ngữ khác.
Nếu bạn muốn giúp các nhóm phân tán giao tiếp tốt hơn qua các múi giờ và rào cản ngôn ngữ, đây là ba điều cần cân nhắc:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Bạn đang tìm thêm cách để cải thiện năng suất giữa các nhóm toàn cầu của mình? Hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi, “Khai thác năng suất: 10 mẹo để nâng cao trải nghiệm Zoom của bạn”.
8 số phút đọc
Các nhóm có thể hiệu quả hơn khi họ có không gian tập trung, được kết nối – như Zoom Chat – để chia sẻ ý tưởng, thực hiện hành động và đảm bảo mọi người luôn theo kịp tiến độ.
4 số phút đọc
Tìm hiểu cách dịch phụ đề của Zoom giúp giảm nhu cầu về phiên dịch viên và sự tích hợp của bên thứ ba để bạn có thể thúc đẩy cuộc họp hoặc hội thảo trên web mang tính toàn diện hơn.
9 số phút đọc
Để hỗ trợ hoạt động giao tiếp rõ ràng và giảm thời gian lãng phí, chúng tôi đã tạo sản phẩm video không đồng bộ mang tên Zoom Clips.
