Làm việc nhóm phân tán không hề dễ dàng. Hãy xem các mẹo của chúng tôi về cộng tác nhóm toàn cầu

Để cộng tác hiệu quả, các nhóm phân tán thường phải nỗ lực hơn và nhiều nhiệm vụ nhằm cập nhật thông tin cho các thành viên trong nhóm có thể làm giảm hoạt động cộng tác thật sự. Các tác vụ như gửi ghi chú cuộc họp, mục hành động hoặc cập nhật trạng thái dự án cho người cùng cộng tác có thể cản trở khả năng kết nối với người khác và tập trung vào các công việc có ý nghĩa. Trên thực tế, dựa trên báo cáo về AI tại nơi làm việccủa chúng tôi, 73% lãnh đạo và 55% nhân viên dành ít nhất vài lần một tuần để chia sẻ ghi chú và mục hành động với đồng nghiệp, trong khi 71% lãnh đạo và 51% nhân viên cập nhật trạng thái dự án nhiều lần trong tuần. Khối lượng lớn công việc bận rộn như vậy có thể cản trở hoạt động cộng tác nhóm.

Tại Zoom, chúng tôi cũng không tránh khỏi những thách thức này. Là một công ty toàn cầu, chúng tôi đã phải có chiến lược về cách tiếp cận cộng tác nhóm. Chúng tôi nhận được sự hỗ trợ từ những công cụ của chính mình và kinh nghiệm của chúng tôi thậm chí còn cho phép chúng tôi nghĩ ra và thiết kế các tính năng cũng như giải pháp mới để giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Đây là cách chúng tôi thực hiện điều đó.

Khi các thành viên trong nhóm ở các châu lục khác nhau, hoạt động cộng tác trở thành một thách thức về mặt hậu cần. Hầu như không thể sắp xếp một cuộc gọi trực tuyến với sự tham gia của tất cả mọi người mà không khiến một ai đó phải tham gia vào lúc nửa đêm. 

Nền tảng Zoom là yếu tố gắn kết các nhóm lại với nhau, cho phép cộng tác liên tục giữa các múi giờ và ngôn ngữ. Cốt lõi của nền tảng là Zoom Team Chat, tính năng cung cấp một phương thức để nhân viên giao tiếp không đồng bộ hoặc theo thời gian thực, từng người một hoặc theo nhóm. 

“Tôi làm việc theo múi giờ Bờ Đông [ở Hoa Kỳ] và hầu hết các đồng nghiệp của tôi ở Bờ Tây, nhưng tôi cũng làm việc với những người ở châu Âu và châu Á”, Darin, trưởng bộ phận ứng dụng năng suất, cho biết. “Chúng tôi đang thực hiện cộng tác toàn cầu thực sự”.

Với tư cách là người quản lý, Darin cố gắng cẩn thận khi gửi tin nhắn cho đồng nghiệp ngoài giờ làm việc. “Một số người không ngại bị nhắn tin sau giờ làm việc, nhưng những người khác lại thích có ranh giới rõ ràng hơn. Team Chat cho phép chúng tôi làm việc theo cả hai cách. Tôi có thể lên lịch cuộc trò chuyện để người nhận sẽ nhận được nó vào buổi sáng theo múi giờ của họ”, anh nói. 

Team Chat giúp Darin luôn được cập nhật về nhiều loại luồng công việc khác nhau, dù anh ấy là người tham gia tích cực hay chỉ cần biết thông tin ở mức độ tổng quan. Ngay cả khi những cuộc trò chuyện đó diễn ra bằng ngôn ngữ khác, Darin có thể sử dụng tính năng dịch thuật tích hợp trong Team Chat của Zoom để dịch tin nhắn. Và khi hoạt động cộng tác trải rộng trên nhiều sản phẩm khác nhau – chẳng hạn như từ cuộc họp đến trò chuyện – trò chuyện liên tục trong cuộc họp giúp duy trì cuộc thảo luận ở một nơi để anh ấy có thể tiếp tục cuộc trò chuyện ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc.

Để tiết kiệm thời gian, Darin sử dụng Zoom AI Companion,trợ lý AItạo sinh với khả năng sử dụng đa nền tảng của chúng tôi để tóm tắt các chuỗi trò chuyện dài. Điều này giúp anh ấy nắm bắt kịp nhịp hoạt động của nhóm mà không bị sa vào các chi tiết.

“Có thể thực hiện rất nhiều hoạt động giao tiếp qua trò chuyện. Một số việc cần tôi phải đi sâu vào chi tiết, nhưng một số khác chỉ là cung cấp thông tin. Khi vào một kênh trò chuyện có 30 hoặc 40 tin nhắn chưa đọc, tôi có thể xem tóm tắt, nắm được ý chính và tiếp tục công việc”, Darin nói. “Đây là một phương pháp cực kỳ hiệu quả để tận dụng thời gian của tôi”.

Nhân viên Zoom dựa vào Zoom Team Chat như một trung tâm để giao tiếp, thảo luận và ra quyết định. Nhưng khi các thành viên trong nhóm cần chia sẻ mô hình sản phẩm hoặc chỉ ra lỗi, từ ngữ và hình ảnh tĩnh thường không thể truyền tải đầy đủ thông tin. 

“Trước đây, chúng tôi thường chụp ảnh màn hình, viết mô tả và dán chúng vào cuộc trò chuyện hoặc vào một tài liệu. Có thể ghép chúng lại để hiểu chuyện gì đang diễn ra, nhưng việc đó tốn thời gian hơn nhiều”, Darin nói. 

Quy trình đó đã thay đổi với sự ra đời của Zoom Clips, một công cụ video không đồng bộ được tích hợp trong nền tảng Zoom. 

“Với Clips, chúng tôi có thể cộng tác không đồng bộ qua video. Tôi thấy đây là công cụ tốt nhất để trình bày”, Matthieu, một giám đốc sản phẩm cho biết. Từ Pháp, anh có thể làm việc với các nhóm kỹ thuật trên toàn cầu để tinh chỉnh các tính năng cụ thể của sản phẩm.

“Nhóm kỹ thuật sẽ làm việc với một tính năng và ghi lại một bản demo ngắn. Khi lên mạng, tôi có thể kiểm tra để đảm bảo rằng tính năng này phù hợp với yêu cầu và thiết kế”, Matthieu giải thích. “Tôi có thể đưa ra nhận xét tại một thời điểm cụ thể trong đoạn clip nếu thấy điều gì đó không phù hợp với yêu cầu và bắt đầu thảo luận từ đó”.

Ở đầu bên kia của vòng góp ý là Kendall, giám đốc thiết kế sản phẩm và nhóm của anh ấy. “Là một nhà thiết kế, đôi khi tôi nhận được yêu cầu thông qua một liên kết Clips. Liên kết này sẽ cung cấp bối cảnh, như thể tôi vừa có một cuộc họp trực tiếp với giám đốc sản phẩm”, Kendall nói. “Nếu buổi chiều tôi có sẵn bản thiết kế nháp, tôi có thể dành vài phút để chuẩn bị clip trình bày ý tưởng của mình và sáng hôm sau tôi sẽ nhận được nhận xét trên clip của mình hoặc trong Team Chat. Nếu mọi thứ suôn sẻ, họ sẽ gửi biểu tượng ngón tay cái hướng lên cho đoạn clip đó”.

Phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc không phải là tính năng nâng cao duy nhất có trong Zoom Clips. Để cải thiện chất lượng video, Kendall và Matthieu có thể chỉnh sửa diện mạo của họ, sử dụng chức năng giảm tạp âm hoặc thậm chí dùng hình đại diện. Sau khi một clip được chia sẻ, họ có thể thấy số người đã xem và trả lời các câu hỏi cũng như nhận xét được để lại tại các thời điểm cụ thể trong clip.

Darin thấy giải pháp xử lý qua lại các tin nhắn trò chuyện này mang lại lợi tức đầu tư to lớn cho nhóm của anh ấy. Anh nói: “Chúng tôi có được giao tiếp rõ ràng trong một khoảng thời gian rất ngắn.

Matthieu nhận thấy rằng ngay cả khi chênh lệch múi giờ không phải là vấn đề, vẫn có những trường hợp mà anh ấy thích quay clip hơn là một cuộc họp thực tế. “Các bản demo trong cuộc họp có thể không hiệu quả bằng. Mọi người cần phải chuẩn bị và họ có thể cảm thấy áp lực khi phải trả lời câu hỏi trực tiếp”, anh ấy nói. Với Clips, bạn có thể bắt đầu ghi hình ngay lập tức. Thời gian dành cho một bản demo đã giảm đáng kể”.

Với tư cách là người xem, Matthieu thích có quyền kiểm soát để xem bản demo khi thuận tiện nhất cho anh ấy thay vì xem trực tiếp trong cuộc họp. “Tôi thấy mình tập trung hơn. Tôi có thể quay lại phần đầu hoặc tua đến một thời điểm cụ thể nếu cần”.

Giao tiếp không đồng bộ giúp Laura, một nhà thiết kế nội dung ở Anh, có thời gian để tiếp thu thông tin được trình bày và sắp xếp các ý tưởng của mình. Cô nói: “Cá nhân tôi, khi là người nhận một đoạn clip, tôi thấy thật tuyệt vời khi có một chút thời gian để suy nghĩ về câu trả lời của mình. “Các đoạn clip giúp tôi giao tiếp dễ dàng hơn một chút.”

Khác biệt về múi giờ không phải là thách thức duy nhất mà đội ngũ toàn cầu của chúng tôi cần vượt qua. Rào cản về mặt ngôn ngữ cũng có thể ngăn việc truyền đạt thông tin rõ ràng giữa các nhóm. Các công cụ cộng tác nhóm cần có khả năng hỗ trợ giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. 

Nhìn chung, cung cấp chương trình nghị sự trước cuộc họp là một thông lệ tốt, nhưng điều này cũng giúp những người không nói được ngôn ngữ chính của cuộc họp chuẩn bị trước. Darin cho biết anh theo dõi các mục trong chương trình nghị sự trong Zoom Notes, các mục này có thể được chia sẻ trong cuộc trò chuyện và truy xuất trong thẻ cuộc họp.

Đa số đối tác thiết kế sản phẩm và kỹ thuật của Laura nói một ngôn ngữ khác có thể chia sẻ chương trình cuộc họp của họ trong Team Chat, nơi cô có thể dịch tin nhắn sang tiếng Anh chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Trong cuộc họp, cô bật phụ đề đã dịch theo thời gian thực để theo dõi cuộc trò chuyện. Cô nói: “Tôi có thể tham gia và lắng nghe một cách thoải mái mà không gặp trở ngại lớn về ngôn ngữ”.

Gần đây, chúng tôi đã giới thiệu nhiều chức năng hơn nữa cho Zoom AI Companion và hỗ trợ tới 36 ngôn ngữ (trong giai đoạn xem trước) cho các chức năng trong cuộc họp nhằm giúp các nhóm trên toàn cầu giao tiếp tốt hơn. Khi được kích hoạt, AI Companion có thể tự động phát hiện khi một ngôn ngữ được hỗ trợ đang được sử dụng trong cuộc họp và tạo bản tóm tắt cuộc họp bằng ngôn ngữ đó. AI Companion cũng có thể đưa ra câu trả lời cho các câu hỏi bằng các ngôn ngữ được hỗ trợ, ngay cả khi ngôn ngữ đó không được sử dụng trong cuộc họp. Điều này có nghĩa là người tham gia cuộc họp như Laura có thể hỏi AI Companion một câu hỏi bằng tiếng Anh và nhận được câu trả lời bằng tiếng Anh, ngay cả khi cuộc trò chuyện đang diễn ra bằng một ngôn ngữ khác.

Nếu bạn muốn giúp các nhóm phân tán giao tiếp tốt hơn qua các múi giờ và rào cản ngôn ngữ, đây là ba điều cần cân nhắc: 

1. Một trung tâm tập trung giúp các nhóm duy trì kết nối. Việc biết phải tìm thông tin ở đâu sẽ giúp các nhóm cộng tác tốt hơn. Với một nền tảng dành cho cộng tác nhóm bao gồm Meetings, Team Chat, Clip và Workvivo để truyền thông rộng rãi hơn trong công ty, nhân viên có thể theo dõi các dự án liên chức năng và cập nhật thông tin của tổ chức mà không cần rời khỏi Zoom. Matthieu cho biết: “Workvivo hiện là nơi tốt nhất để chúng tôi tìm kiếm những tin tức cập nhật về công ty”.
2. Không phải mọi thứ đều phải “trực tiếp”. Giao tiếp không đồng bộ qua Team Chat và Clip có thể hiệu quả như một cuộc họp trực tiếp trong một số trường hợp nhất định hoặc là một cách tuyệt vời để bắt đầu cuộc trò chuyện. Như Laura đã nói, “Clip không phải là sự thay thế cho cuộc họp mà là một công cụ hỗ trợ để duy trì đà tiến triển”. Và ngay cả khi bạn không thể tham gia cuộc họp, bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra có thể giúp bạn bắt kịp tiến độ.
3. Giải pháp tích hợp tiết kiệm thời gian. Khi nhóm của bạn không cần chuyển đổi qua lại giữa các công cụ dịch của bên thứ ba, họ có thể giao tiếp với đồng nghiệp nhanh chóng và hiệu quả hơn. “Tính năng dịch của Team Chat rất hữu ích cho nhóm của tôi. Thật dễ dàng để chúng tôi kiểm tra lại ý nghĩa của một tin nhắn khi không chắc chắn”, Kendall nói.

Nếu bạn có Zoom Workplace, bạn có thể bắt đầu với Zoom Clips và Team Chat ngay hôm nay! Hãy xem hướng dẫn sử dụng Zoom Clips và hướng dẫn Zoom Team Chat của chúng tôi. 

Bạn đang tìm thêm cách để cải thiện năng suất giữa các nhóm toàn cầu của mình? Hãy xem hội thảo trực tuyến theo yêu cầu của chúng tôi, “Khai thác năng suất: 10 mẹo để nâng cao trải nghiệm Zoom của bạn”.