Çalışanlarımız, eş zamanlı olmayan iletişim ve verimli bağlantı sağlayarak birden fazla dili destekleyen yapay zeka özellikleri ile küresel ekip çalışmasını yeniden tasarlamak için Zoom platformunu kullanıyor.
5 okuma süresi
Yayınlanma tarihi 8 Mart 2024
Dağıtılmış ekiplerin etkili şekilde iş birliği yapmak için genellikle daha fazla çalışması gerekir ve ekip arkadaşlarına bilgi vermeye yardımcı olan birçok görev asıl iş birliği çalışmalarını zorlaştırabilir. Toplantı notları, işlem öğeleri göndermek veya bir projenin durumu hakkında iş arkadaşına bilgi sunmak gibi görevler, kişinin başkalarıyla bağlantı kurma ve anlamlı işlere odaklanma yetisini engelleyebilir. İş Yerinde Yapay Zeka raporumuza göre liderlerin %73'ü ve çalışanların %55'i haftada en az birkaç kez iş arkadaşlarıyla notlar ve işlem öğeleri paylaşıyor. Ayrıca liderlerin %71'i ve çalışanların %51'i hafta boyunca birden fazla kez projelerle ilgili durum güncellemeleri yapıyor. Bu nedenle, ekip iş birliğinin önüne geçebilecek çok fazla iş ortaya çıkıyor.
Zoom olarak bu zorluklara karşı bağışıklığımız yok. Küresel bir şirket olarak, ekip işbirliğine nasıl yaklaştığımız konusunda stratejik olmak zorundaydık. Yardımcı olması için kendi araçlarımıza güveniyoruz ve deneyimlerimiz, ekiplerin birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için yeni özellikler ve çözümler düşünmemizi ve tasarlamamızı bile sağladı. Şöyle yapacağız.
Ekip üyeleri farklı kıtalardaysa iş yerinde iş birliği lojistik açıdan çok zordur. Birisi gecenin bir yarısı katılmak zorunda kalmadığı sürece herkesin canlı çağrıya katılması genellikle mümkün değildir.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
Verimlilik uygulamaları başkanı Darin, "[ABD'de] Doğu Yakası saat diliminde yaşıyorum ve iş arkadaşlarımın çoğu Batı Yakası'nda. Aynı zamanda Avrupa ve Asya'daki insanlarla da çalışıyorum." dedi. "Gerçek anlamda küresel bir iş birliği yürütüyoruz."
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Zamandan tasarruf etmek isteyen Darin, platformlar arası özelliklere sahip üretken yapay zeka asistanımız Zoom AI Companion'ı kullanarak uzun sohbet konularını özetliyor. Bu sayede, ayrıntılarda kaybolmadan ekip faaliyetlerinin nabzını tutabiliyor.
"Sohbet üzerinden yoğun şekilde iletişim kuruyoruz. Bazıları hakkında çalışmam gerekiyor ama bazıları da bilgilendirme amaçlı. Okunmamış 30-40 mesajın olduğu bir sohbet kanalına geldiğimde özet alabilir, konunun özünü anlayabilir ve yoluma devam edebilirim." diye ekliyor, Darin. "Zamanımın karşılığını çok iyi veriyor."
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
"Eskiden ekran görüntüleri alır, açıklamalar yazar ve bunları sohbete ya da bir belgeye yapıştırırdık. Neler olup bittiğini anlayabiliyorduk ama bu çok daha fazla zaman alıyordu." diyor, Darin.
Bu süreç, Zoom platformunda yerleşik olarak bulunan eş zamansız video aracı Zoom Clips'in kullanıma sunulmasıyla değişti.
"Clips sayesinde video üzerinden eş zamansız olarak iş birliği yapabiliyoruz. Bunun tanıtım için en iyi araç olduğunu düşünüyorum." diyor, ürün müdürü Matthieu. Fransa'dan, belirli ürün özelliklerinde ayrıntılı değişiklikler yapmak için dünyanın dört bir yanındaki mühendislik ekipleriyle birlikte çalışabiliyor.
"Mühendislik ekibi bir özellik üzerinde çalışacak ve kısa bir demo kaydedecek. Çevrimiçi olduğumda işin gereksinimlere ve tasarıma uygun olup olmadığını kontrol edebiliyorum." açıklamasında bulunuyor, Matthieu. "Klibin belirli bir noktasında gereksinime uygun olmayan bir şey görürsem yorum yapabilir ve tartışma başlatabilirim."
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Emoji reaksiyonları Zoom Clips'te bulunan tek gelişmiş özellik değil. Kendall ve Matthieu, video kalitesini iyileştirmeye yardımcı olmak için görüntülerinde rötuş yapabilir, gürültü bastırmadan yararlanabilir ve hatta avatar kullanabilirler. Klip paylaşıldıktan sonra klibi kaç kişinin görüntülediğini öğrenebilir ve klibin belirli noktalarında bırakılan soru ve yorumlara yanıt verebilirler.
Darin, sohbet mesajları arasında gidip gelmeye yönelik bu çözümün ekibi için büyük bir yatırım getirisi olduğunu düşünüyor. "Çok kısa sürede net bir iletişim kuruyoruz." diyor.
Matthieu, saat farklarının sorun olmadığı durumlarda bile bazen klip kaydını toplantıya tercih ettiğini belirtiyor. "Toplantılardaki demoların etkisi daha düşük olabiliyor. İnsanların hazırlanması gerekiyor ve soruları canlı olarak yanıtlarken baskı hissedebilirler." dedi. "Clips ile hemen kaydetmeye başlayabilirsiniz. Demo için harcanan süre önemli ölçüde azaldı."
İzleyici olarak Matthieu, toplantı sırasında canlı yayın yerine, kendisi için en uygun zamanda demoyu izleme esnekliğini tercih ediyor. "Konsantrasyonumun daha yüksek olduğunu görüyorum. İhtiyaç duyarsam en başa ya da belirli bir noktaya dönebilirim."
Eş zamansız iletişim, Birleşik Krallık'ta içerik tasarımcısı olan Laura'ya sunulan bilgileri içselleştirmek ve fikirlerini düzenlemek için zaman tanıyor. "Şahsen klibin alıcısı konumunda olduğumda vereceğim cevabı düşünmek için biraz zamana sahip olmak harika." dedi. "Klipler benim için iletişimi biraz daha kolaylaştırıyor."
Küresel ekiplerimizin ele alması gereken tek zorluk saat dilimleri değildir. Dil engelleri de ekiplerin net şekilde iletişim kurmasını engelleyebilir. Ekip iş birliği araçlarının farklı dillerde iletişimi destekleyebilmesi gerekir.
Toplantıdan önce gündem sunmak genel olarak iyi bir uygulamadır. Aynı zamanda birincil toplantı dilini bilmeyen katılımcıların önceden hazırlanmasına da yardımcı olur. Darin, gündem maddelerini, sohbette paylaşılabilen ve toplantı sekmesinde açılabilen Zoom Notes'tan takip ettiğini söylüyor.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Yakın zamanda Zoom AI Companion'a daha fazla özellik ekledik ve küresel ekiplerin daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak amacıyla toplantı içi özellikler için şu an önizleme aşamasında olmak üzere 36 dile kadar destek sunduk. Etkinleştirildiğinde, AI Companion toplantıda desteklenen dilin konuşulduğunu otomatik olarak algılayabilir ve ilgili dilde bir toplantı özeti oluşturabilir. AI Companion ayrıca, toplantıda ilgili diller konuşulmasa bile desteklenen dillerde sorulara yanıtlar sağlayabilir. Bu sayede, Laura gibi bir toplantı katılımcısı AI Companion'a İngilizce bir soru sorabilir ve konuşma farklı bir dilde gerçekleşiyor olsa bile İngilizce yanıt alabilir.
Dağıtılmış ekiplerinizin saat dilimleri arasında dil engeline takılmadan daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak istiyorsanız dikkate almanız gereken üç husus vardır:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Küresel ekiplerinizin üretkenliğini artırmak için daha fazla yol mu arıyorsunuz? İsteğe bağlı web seminerimize göz atın: "Üretkenliğin kilidini açın: Zoom deneyiminizi geliştirmek için 10 ipucu".
8 okuma süresi
Ekipler, fikirleri paylaşmak, harekete geçmek ve herkesin akışta kalmasını sağlamak için Zoom Chat gibi merkezi ve bağlantılı bir alana sahip olduklarında daha etkili olabilirler.
4 okuma süresi
Zoom'un çevrilmiş altyazılarının tercümanlara ve üçüncü taraf entegrasyonlarına olan ihtiyacı nasıl azalttığını öğrenin, böylece daha kapsayıcı bir toplantı veya web semineri düzenleyebilirsiniz.
9 okuma süresi
Net bir iletişim sağlamak ve kaybedilen zamanı azaltmak için asenkron bir video ürünü olan Zoom Clips'i oluşturduk.
