Dağıtılmış ekip çalışması kolay değil; küresel ekip iş birliğine yönelik ipuçlarımızı alın

Dağıtılmış ekiplerin etkili şekilde iş birliği yapmak için genellikle daha fazla çalışması gerekir ve ekip arkadaşlarına bilgi vermeye yardımcı olan birçok görev asıl iş birliği çalışmalarını zorlaştırabilir. Toplantı notları, işlem öğeleri göndermek veya bir projenin durumu hakkında iş arkadaşına bilgi sunmak gibi görevler, kişinin başkalarıyla bağlantı kurma ve anlamlı işlere odaklanma yetisini engelleyebilir. İş Yerinde Yapay Zeka raporumuza göre liderlerin %73'ü ve çalışanların %55'i haftada en az birkaç kez iş arkadaşlarıyla notlar ve işlem öğeleri paylaşıyor. Ayrıca liderlerin %71'i ve çalışanların %51'i hafta boyunca birden fazla kez projelerle ilgili durum güncellemeleri yapıyor. Bu nedenle, ekip iş birliğinin önüne geçebilecek çok fazla iş ortaya çıkıyor.

Zoom olarak bu zorluklardan biz de etkilenebiliriz. Küresel bir şirket olarak ekip iş birliğine ilişkin yaklaşımımız konusunda stratejik olmak zorundayız. Destek için kendi araçlarımıza güveniyoruz ve deneyimlerimiz, ekiplerin birlikte daha verimli çalışmasına yardımcı olmak için yeni özellikler ve çözümler ortaya atıp tasarlamamıza olanak tanıdı. Bunu nasıl yaptığımızdan bahsedelim.

Farklı kıtalarda bulunan ekip üyeleriyle iş birliği yapmak lojistik bir zorluktur. Birisi gecenin bir yarısı toplantıya katılmak zorunda kalmadığı sürece herkesin canlı çağrıya katılmasının genellikle bir yolu yoktur. 

Zoom platformu, ekipleri birbirine bağlayan ve farklı saat dilimleri ile diller arasında kesintisiz iş birliğine olanak tanıyan bir köprüdür. Platformun merkezinde, çalışanların eş zamansız veya gerçek zamanlı olarak bire bir ya da gruplar halinde iletişim kurmalarına olanak tanıyan Zoom Team Chat yer alır. 

Verimlilik uygulamaları başkanı Darin, "[ABD'de] Doğu Yakası saat diliminde yaşıyorum ve iş arkadaşlarımın çoğu Batı Yakası'nda. Aynı zamanda Avrupa ve Asya'daki insanlarla da çalışıyorum." dedi. "Gerçek anlamda küresel bir iş birliği yürütüyoruz."

Yönetici olarak Darin, çalışma saatleri dışında iş arkadaşlarına sohbet mesajı gönderme konusunda dikkatli olmaya çalışıyor. "Bazı insanlar mesai saatleri dışında mesajlaşmayı sorun etmezken bazıları bu sınırı korumayı tercih ediyor. Team Chat her iki şekilde de çalışmamıza olanak tanıyor. Sohbetleri, alıcıya sabah kendi çalışma saatinde iletilecek şekilde planlayabiliyorum." dedi. 

Team Chat, Darin'in ister aktif bir üyesi olsun ister sadece genel hatlarıyla takip etmesi gereksin birçok farklı iş akışı hakkında bilgi sahibi olmasına yardımcı oluyor. Bu görüşmeler başka bir dilde gerçekleştiğinde bile Darin, mesajları çevirmek için Zoom'un yerleşik Team Chat çeviri özelliğini kullanıyor. Birden fazla ürün üzerinde iş birliği yapılacağında (ör. toplantılar ile sohbet) sürekli toplantı sohbeti, tartışmayı tek bir yerde tutmaya yardımcı oluyor. Böylece toplantı bittikten sonra bile sohbete devam edilebiliyor.

Zamandan tasarruf etmek isteyen Darin, platformlar arası özelliklere sahip üretken yapay zeka asistanımız Zoom AI Companion'ı kullanarak uzun sohbet konularını özetliyor. Bu sayede, ayrıntılarda kaybolmadan ekip faaliyetlerinin nabzını tutabiliyor.

"Sohbet üzerinden yoğun şekilde iletişim kuruyoruz. Bazıları hakkında çalışmam gerekiyor ama bazıları da bilgilendirme amaçlı. Okunmamış 30-40 mesajın olduğu bir sohbet kanalına geldiğimde özet alabilir, konunun özünü anlayabilir ve yoluma devam edebilirim." diye ekliyor, Darin. "Zamanımın karşılığını çok iyi veriyor."

Zoom çalışanları iletişim, tartışma ve karar alma merkezi olarak Zoom Team Chat'ten yararlanıyor. Ancak ekip üyelerinin bir ürün maketini paylaşması veya bir hataya dikkat çekmesi gerektiğinde kelimeler ve sabit görüntüler genellikle hikayenin tamamını anlatmaz. 

"Eskiden ekran görüntüleri alır, açıklamalar yazar ve bunları sohbete ya da bir belgeye yapıştırırdık. Neler olup bittiğini anlayabiliyorduk ama bu çok daha fazla zaman alıyordu." diyor, Darin. 

Bu süreç, Zoom platformunda yerleşik olarak bulunan eş zamansız video aracı Zoom Clips'in kullanıma sunulmasıyla değişti. 

"Clips sayesinde video üzerinden eş zamansız olarak iş birliği yapabiliyoruz. Bunun tanıtım için en iyi araç olduğunu düşünüyorum." diyor, ürün müdürü Matthieu. Fransa'dan, belirli ürün özelliklerinde ayrıntılı değişiklikler yapmak için dünyanın dört bir yanındaki mühendislik ekipleriyle birlikte çalışabiliyor.

"Mühendislik ekibi bir özellik üzerinde çalışacak ve kısa bir demo kaydedecek. Çevrimiçi olduğumda işin gereksinimlere ve tasarıma uygun olup olmadığını kontrol edebiliyorum." açıklamasında bulunuyor, Matthieu. "Klibin belirli bir noktasında gereksinime uygun olmayan bir şey görürsem yorum yapabilir ve tartışma başlatabilirim."

Bu geri bildirim döngüsünün diğer ucunda ise ürün tasarımı müdürü Kendall ve ekibi yer alıyor. "Tasarımcı olarak çalışırken bazen Clips bağlantısı içinde bir gereksinim alıyorum. Sanki ürün müdürüyle daha yeni toplantıdan çıkmışım gibi bir bağlam elde edebiliyorum." diyor, Kendall. "Öğleden sonra bir taslak tasarımını tamamlarsam fikirlerimi sunmak için bir klip hazırlamaya birkaç dakika ayırabilirim ve ertesi sabah klibimde veya Team Chat'te yorumları alırım. Her şey yolunda giderse klibi onaylıyorlar."

Emoji reaksiyonları Zoom Clips'te bulunan tek gelişmiş özellik değil. Kendall ve Matthieu, video kalitesini iyileştirmeye yardımcı olmak için görüntülerinde rötuş yapabilir, gürültü bastırmadan yararlanabilir ve hatta avatar kullanabilirler. Klip paylaşıldıktan sonra klibi kaç kişinin görüntülediğini öğrenebilir ve klibin belirli noktalarında bırakılan soru ve yorumlara yanıt verebilirler.

Darin, sohbet mesajları arasında gidip gelmeye yönelik bu çözümün ekibi için büyük bir yatırım getirisi olduğunu düşünüyor. "Çok kısa sürede net bir iletişim kuruyoruz." diyor.

Matthieu, saat farklarının sorun olmadığı durumlarda bile bazen klip kaydını toplantıya tercih ettiğini belirtiyor. "Toplantılardaki demoların etkisi daha düşük olabiliyor. İnsanların hazırlanması gerekiyor ve soruları canlı olarak yanıtlarken baskı hissedebilirler." dedi. "Clips ile hemen kaydetmeye başlayabilirsiniz. Demo için harcanan süre önemli ölçüde azaldı."

İzleyici olarak Matthieu, toplantı sırasında canlı yayın yerine, kendisi için en uygun zamanda demoyu izleme esnekliğini tercih ediyor. "Konsantrasyonumun daha yüksek olduğunu görüyorum. İhtiyaç duyarsam en başa ya da belirli bir noktaya dönebilirim."

Eş zamansız iletişim, Birleşik Krallık'ta içerik tasarımcısı olan Laura'ya sunulan bilgileri içselleştirmek ve fikirlerini düzenlemek için zaman tanıyor. "Şahsen klibin alıcısı konumunda olduğumda vereceğim cevabı düşünmek için biraz zamana sahip olmak harika." dedi. "Klipler benim için iletişimi biraz daha kolaylaştırıyor."

Küresel ekiplerimizin ele alması gereken tek zorluk saat dilimleri değildir. Dil engelleri de ekiplerin net şekilde iletişim kurmasını engelleyebilir. Ekip iş birliği araçlarının farklı dillerde iletişimi destekleyebilmesi gerekir. 

Toplantıdan önce gündem sunmak genel olarak iyi bir uygulamadır. Aynı zamanda birincil toplantı dilini bilmeyen katılımcıların önceden hazırlanmasına da yardımcı olur. Darin, gündem maddelerini, sohbette paylaşılabilen ve toplantı sekmesinde açılabilen Zoom Notes'tan takip ettiğini söylüyor.

Laura'nın mühendislik ve ürün tasarımından iş arkadaşları çoğunlukla farklı bir dil konuşuyor. Toplantı gündemlerini Team Chat'te paylaşıyorlar ve Laura da birkaç tıklamayla mesajları İngilizceye çevirebiliyor. Toplantı sırasında konuşulanları takip etmek için gerçek zamanlı tercüme edilmiş alt yazıları etkinleştiriyor. "Dil büyük bir engel teşkil etmeden rahatça toplantıya katılabiliyor ve dinleyebiliyorum." dedi.

Yakın zamanda Zoom AI Companion'a daha fazla özellik ekledik ve küresel ekiplerin daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak amacıyla toplantı içi özellikler için şu an önizleme aşamasında olmak üzere 36 dile kadar destek sunduk. Etkinleştirildiğinde, AI Companion toplantıda desteklenen dilin konuşulduğunu otomatik olarak algılayabilir ve ilgili dilde bir toplantı özeti oluşturabilir. AI Companion ayrıca, toplantıda ilgili diller konuşulmasa bile desteklenen dillerde sorulara yanıtlar sağlayabilir. Bu sayede, Laura gibi bir toplantı katılımcısı AI Companion'a İngilizce bir soru sorabilir ve konuşma farklı bir dilde gerçekleşiyor olsa bile İngilizce yanıt alabilir.

Dağıtılmış ekiplerinizin saat dilimleri arasında dil engeline takılmadan daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olmak istiyorsanız dikkate almanız gereken üç husus vardır: 

1. Ana merkez, ekiplerin bağlantıda kalmasına yardımcı olur. Ekiplerin nereden bilgi alabileceklerini bilmeleri, daha iyi iş birliği yapmalarını sağlar. Meetings, Team Chat, Clips ve geniş kapsamlı şirket iletişimleri için Workvivo'yu içeren tek bir ekip iletişimi ve iş birliği platformu sayesinde çalışanlar, Zoom'dan ayrılmadan farklı birimlerin dahil olduğu projeleri takip edebilir ve kurumsal güncellemeleri alabilirler. Matthieu, "Workvivo artık şirketle ilgili güncel haberleri bulabileceğimiz en iyi yer." dedi.
2. Her şey "canlı" olmak zorunda değil. Team Chat ve Clips aracılığıyla eş zamansız iletişim, belirli durumlarda canlı toplantılar kadar etkili olabilir veya sohbeti başlatmak için harika bir yol sunabilir. Laura şöyle diyor: "Clips, toplantıların yerini almaktan çok, ivmeyi devam ettirmek için onlara eşlik eder." Toplantıya katılamasanız bile, yapay zeka tarafından oluşturulan toplantı özetleri gündemi yakalamanıza yardımcı olabilir.
3. Entegre çözümler zaman kazandırır. Ekipleriniz üçüncü taraf tercüme araçları arasında gidip gelmek zorunda kalmadığında iş arkadaşlarıyla daha hızlı ve verimli bir şekilde iletişim kurabilir. "Team Chat çeviri özelliği ekibim için çok faydalı. Emin olmadığımız bir mesajın anlamını kontrol etmemiz oldukça kolay." diyor, Kendall.

Zoom Workplace'e sahipseniz Zoom Clips ve Team Chat'i hemen kullanmaya başlayabilirsiniz. Zoom Clips kullanıcı kılavuzumuza ve Zoom Team Chat kılavuzumuzagöz atın. 

Küresel ekiplerinizin üretkenliğini artırmak için daha fazla yol mu arıyorsunuz? İsteğe bağlı web seminerimize göz atın: "Üretkenliğin kilidini açın: Zoom deneyiminizi geliştirmek için 10 ipucu".