Karyawan kami menggunakan platform Zoom untuk menata ulang pekerjaan tim global, dengan komunikasi asinkron dan kemampuan AI multibahasa yang memungkinkan keterhubungan yang efisien.
5 menit untuk membaca
Diterbitkan pada 08 Maret 2024
Tim yang terdistribusi seringkali harus bekerja lebih keras untuk berkolaborasi secara efektif. Banyak tugas yang membantu anggota tim untuk tetap mendapat informasi terbaru justru dapat menghambat kolaborasi yang sebenarnya. Tugas seperti mengirim catatan rapat, item tindakan, atau memberi kabar rekan kerja tentang status proyek dapat menghambat kemampuan seseorang untuk terhubung dengan orang lain dan fokus pada pekerjaan yang berarti. Faktanya, berdasarkan laporan AI di Tempat Kerja, 73% pemimpin dan 55% karyawan menghabiskan setidaknya beberapa kali dalam seminggu untuk berbagi catatan dan item tindakan dengan rekan kerja, dan 71% pemimpin dan 51% karyawan memberikan pembaruan status tentang proyek beberapa kali selama seminggu. Ini adalah rutinitas padat yang dapat menghalangi kolaborasi tim.
Di Zoom, kami tidak kebal terhadap tantangan ini. Sebagai perusahaan global, kami harus bersikap strategis dalam hal pendekatan kami terhadap kolaborasi tim. Kami mengandalkan alat bantu kami sendiri untuk membantu, dan pengalaman kami bahkan telah memungkinkan kami untuk memikirkan dan merancang fitur dan solusi baru untuk membantu tim bekerja bersama dengan lebih efisien. Inilah cara kami melakukannya.
Dengan anggota tim yang berlokasi di benua berbeda, kolaborasi di tempat kerja adalah tantangan logistik. Seringkali tidak mungkin bagi semua orang untuk melakukan panggilan langsung tanpa ada yang harus bergabung di tengah malam.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
"Saya berada di zona waktu Pantai Timur [AS], sementara sebagian besar rekan kerja saya berada di Pantai Barat. Tapi saya juga bekerja dengan orang-orang di Eropa dan Asia," kata Darin, kepala aplikasi produktivitas. "Kami memiliki kolaborasi global yang sesungguhnya."
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Untuk menghemat waktu, Darin menggunakan Zoom AI Companion, asisten AI generatif kami dengan kemampuan lintas platform, untuk meringkas utas obrolan yang panjang. Hal ini membantunya untuk tetap mengikuti perkembangan aktivitas tim tanpa terjebak dalam detail.
"Ada banyak sekali komunikasi yang kami lakukan melalui obrolan. Beberapa di antaranya perlu saya ikuti secara detail, tetapi sebagian lainnya bersifat informatif. Ketika saya membuka saluran obrolan dengan 30 atau 40 pesan yang belum dibaca, saya bisa mendapatkan ringkasan, memahami inti pembicaraan, dan melanjutkan pekerjaan,” kata Darin. “Ini sangat berharga dan menghemat waktu saya.”
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
"Dulu, kami harus mengambil tangkapan layar, menulis deskripsi, dan menempelkannya di obrolan atau dokumen. Anda bisa memahami inti pembicaraan, tetapi itu jauh lebih memakan waktu," kata Darin.
Proses itu berubah dengan diperkenalkannya Zoom Clips, sebuah alat video asinkron yang terintegrasi ke dalam platform Zoom.
"Dengan Zoom Clips, kita bisa berkolaborasi secara asinkron melalui video. Menurut saya, ini adalah alat terbaik untuk demonstrasi," kata Matthieu, manajer produk. Dari Prancis, ia dapat bekerja dengan tim teknik di seluruh dunia untuk menyempurnakan fitur produk tertentu.
"Tim teknik akan mengerjakan fitur tersebut dan merekam demo singkat. Saat saya online, saya dapat memeriksanya untuk memastikannya sesuai dengan kebutuhan dan desain," jelas Matthieu. "Saya dapat memberikan komentar pada titik tertentu dalam klip jika saya melihat sesuatu yang tidak sesuai dengan kebutuhan, dan memulai diskusi dari sana."
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Reaksi emoji bukan satu-satunya fitur canggih yang tersedia di Zoom Clips. Untuk membantu meningkatkan kualitas video, Kendall dan Matthieu dapat mempercantik penampilan mereka, memanfaatkan peredam bising, atau bahkan menggunakan avatar. Setelah klip dibagikan, mereka dapat melihat berapa banyak orang yang telah menontonnya dan menanggapi pertanyaan serta komentar yang ditinggalkan di titik tertentu dalam klip.
Darin melihat solusi ini untuk mengatasi bolak-balik pesan obrolan sebagai faktor yang menghasilkan imbal hasil investasi yang besar untuk timnya. Dia berkata, "Kami memiliki komunikasi yang jelas dalam waktu yang sangat singkat."
Meskipun perbedaan waktu tidak menjadi masalah, Matthieu menemukan situasi di mana rekaman klip lebih disukai daripada rapat aktual. "Demo dalam rapat bisa jadi kurang efektif — orang perlu persiapan, dan mereka mungkin merasa tertekan untuk menjawab pertanyaan secara langsung," katanya. "Dengan Zoom Clips, Anda bisa langsung mulai merekam. Waktu yang dihabiskan untuk demo berkurang drastis."
Sebagai penonton, Matthieu lebih suka memiliki kontrol untuk menonton demo di waktu yang paling nyaman baginya, bukan secara langsung selama rapat. "Menurut saya, perhatian saya lebih terfokus. Saya dapat memutar kembali ke awal atau ke titik tertentu jika diperlukan."
Komunikasi asinkron memberi Laura, seorang desainer konten di Inggris, waktu untuk mencerna informasi yang disampaikan dan mengatur idenya. "Secara pribadi, ketika saya menerima klip, senang rasanya memiliki sedikit waktu untuk memikirkan tanggapan saya," katanya. "Zoom Clips membuat komunikasi sedikit lebih mudah bagi saya."
Zona waktu bukanlah satu-satunya tantangan yang perlu dihadapi tim global kami. Hambatan bahasa juga dapat membuat tim kesulitan berkomunikasi dengan jelas. Oleh karena itu, alat kolaborasi tim harus mampu mendukung komunikasi lintas bahasa.
Membagikan agenda sebelum memulai rapat merupakan praktik yang baik secara umum, dan hal ini juga membantu mereka yang tidak berbicara bahasa utama rapat untuk mempersiapkan diri sebelumnya. Darin mengatakan dia melacak item agenda di Zoom Notes, yang dapat dibagikan dalam obrolan dan ditarik di tab rapat.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Kami baru saja memperkenalkan kemampuan yang lebih luas lagi untuk Zoom AI Companion, termasuk dukungan untuk hingga 36 bahasa (dalam tahap pratinjau) untuk fitur rapat, guna membantu tim global berkomunikasi dengan lebih baik. Saat diaktifkan, AI Companion dapat secara otomatis mendeteksi bahasa yang didukung saat digunakan dalam rapat, dan kemudian membuat ringkasan rapat dalam bahasa tersebut. AI Companion juga dapat memberikan jawaban atas pertanyaan dalam bahasa yang didukung, bahkan ketika bahasa tersebut tidak digunakan dalam rapat. Ini berarti peserta rapat seperti Laura dapat mengajukan pertanyaan ke AI Companion dalam bahasa Inggris dan mendapatkan jawaban dalam bahasa Inggris, meskipun percakapan berlangsung dalam bahasa yang berbeda.
Jika ingin membantu tim terdistribusi Anda berkomunikasi lebih baik di seluruh zona waktu dan hambatan bahasa, berikut tiga hal yang perlu dipertimbangkan:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Ingin tahu cara lain untuk meningkatkan produktivitas tim global Anda? Lihat webinar sesuai permintaan kami, "Meningkatkan produktivitas: 10 tip untuk meningkatkan pengalaman Zoom Anda".
8 menit untuk membaca
Tim dapat menjadi lebih efektif ketika mereka memiliki ruang terpusat dan terhubung — seperti Zoom Chat — untuk berbagi ide, mengambil tindakan, dan menjaga semua orang tetap dalam alur.
4 menit untuk membaca
Pelajari bagaimana teks terjemahan Zoom mengurangi kebutuhan akan penerjemah dan integrasi pihak ketiga sehingga Anda dapat menyelenggarakan rapat atau webinar yang lebih inklusif.
9 menit untuk membaca
To help enable clear communication and cut back on wasted time, try our AI-first, asynchronous video offering, Zoom Clips.
