Onze medewerkers gebruiken het Zoom-platform om wereldwijd teamwerk opnieuw vorm te geven, met asynchrone communicatie en meertalige AI-mogelijkheden die een efficiënte verbinding mogelijk maken.
5 minuten lezen
Gepubliceerd op 8 maart 2024
Verspreide teams moeten vaak harder werken om effectief samen te werken. Veel taken waarmee teamgenoten up-to-date kunnen blijven, kunnen een echte samenwerking in de weg staan. Taken, zoals het verzenden van vergaderingsnotities en actiepunten of een medewerker bijpraten over de status van een project, kunnen iemand belemmeren om contact te maken met anderen en zich te concentreren op zinvol werk. Sterker nog, op basis van ons rapport over AI op het werk is 73% van de managers en 55% van de werknemers minstens een paar keer per week bezig met het uitwisselen van notities en actiepunten met collega's. Ook geeft 71% van de managers en 51% van de werknemers meerdere keren per week updates over de status van projecten. Dat zijn veel werkzaamheden die de samenwerking in teamverband kunnen belemmeren.
Bij Zoom zijn we niet immuun voor deze uitdagingen. Als wereldwijd bedrijf hebben we strategisch moeten nadenken over hoe we de samenwerking tussen teams aanpakken. We vertrouwen op onze eigen tools om te helpen, en dankzij onze ervaringen hebben we zelfs nieuwe functies en oplossingen kunnen bedenken en ontwerpen om teams te helpen efficiënter samen te werken. Zo doen we dat.
Met teamleden in verschillende continenten wordt samenwerking op de werkplek logistiek gezien een uitdaging. Vaak is het onmogelijk om iedereen live te laten deelnemen aan een gesprek zonder dat er midden in de nacht iemand bij moet komen.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
"Ik ben aan de oostkust [in de VS] en de meeste van mijn collega's bevinden zich aan de westkust, maar ik werk ook met mensen in Europa en Azië", zegt Darin, hoofd productiviteitsapplicaties. "We werken echt wereldwijd samen."
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Om tijd te besparen, gebruikt Darin Zoom AI Companion, onze generatieve AI-assistent met platformoverschrijdende mogelijkheden, om lange threads in chats samen te vatten. Zo houdt hij de vinger aan de pols bij de teamactiviteiten zonder verstrikt te raken in de details.
"We communiceren enorm veel via chat. Van sommige zaken moet ik echt het fijne weten, maar andere gesprekken dienen slechts ter informatie. Als ik op een chatkanaal kom met 30 of 40 ongelezen berichten, kan ik een samenvatting krijgen, zodat ik de essentie ervan begrijp en verder kan gaan", aldus Darin. "Het is van onschatbare waarde, omdat het me zo veel tijd bespaart."
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
"Voorheen maakten we dan screenshots, gaven een beschrijving en plakten die in een chatbericht of document. Je kon eruit opmaken wat er gaande was, maar het was veel tijdrovender", zei Darin.
Dat proces veranderde met de introductie van Zoom Clips, een asynchrone videotool die in het Zoom-platform is ingebouwd.
"Met Clips kunnen we asynchroon samenwerken via video. Ik vind het de beste tool voor demonstraties", aldus Matthieu, productmanager. Hij kan vanuit Frankrijk samenwerken met technische teams over de hele wereld om specifieke functies van producten te verfijnen.
"Het technische team werkt aan een functie en neemt een korte demo op. Als ik online ga, kan ik controleren of het aan de eisen en het ontwerp voldoet", legde Matthieu uit. "Ik kan op een bepaald punt in een clip een opmerking plaatsen als ik iets zie dat niet binnen die vereisten past en van daaruit een discussie starten."
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Reacties via emoji's zijn niet de enige geavanceerde functies die beschikbaar zijn in Zoom Clips. Om de videokwaliteit te verbeteren, kunnen Kendall en Matthieu hun uiterlijk retoucheren, ruisonderdrukking inschakelen of zelfs een avatar gebruiken. Zodra een clip is gedeeld, kunnen ze zien hoeveel mensen deze hebben bekeken. Ook kunnen ze reageren op vragen en opmerkingen die op specifieke punten in de clip zijn achtergelaten.
Darin ziet deze oplossing voor het heen-en-weer sturen van chatberichten als een enorm rendement op investering voor zijn team. "We hebben in een zeer korte tijd hele duidelijke communicatie", zei hij.
Matthieu merkt dat zelfs als de tijdsverschillen geen probleem zijn, hij soms toch liever voor een clipopname kiest dan voor een echte vergadering. "Demo's in vergaderingen kunnen minder effectief zijn. Mensen moeten zich voorbereiden en ze kunnen druk voelen om vragen live te beantwoorden," zei hij. "Met Clips kun je gewoon beginnen met opnemen. De tijd die je aan een demo besteedt, is aanzienlijk afgenomen."
Als kijker bekijkt Matthieu de demo liever wanneer dat hem het beste uitkomt, in plaats van live tijdens een vergadering. "Ik merk dat ik er beter bij ben met mijn aandacht. Ik kan teruggaan naar het begin of naar een specifiek punt als dat nodig is."
Asynchrone communicatie geeft Laura, een contentontwerper in het Verenigd Koninkrijk, de tijd om de gepresenteerde informatie te verwerken en haar ideeën op een rijtje te zetten. "Persoonlijk, als ik de ontvanger van een clip ben, is het geweldig om een beetje ruimte te hebben om na te denken over mijn reactie," zei ze. "Clips maken de communicatie voor mij net wat gemakkelijker."
Tijdzones zijn niet de enige uitdaging die onze wereldwijde teams moeten overwinnen. Taalbarrières kunnen ook voorkomen dat teams niet duidelijk kunnen communiceren. Tools voor samenwerking in teamverband moeten communicatie in verschillende talen kunnen ondersteunen.
Een agenda uitdelen voorafgaand aan de vergadering is over het algemeen een goede gewoonte, maar het helpt degenen die de primaire taal tijdens de vergadering niet spreken ook om zich van tevoren voor te bereiden. Darin zegt dat hij agendapunten bijhoudt in Zoom Notes. Die kunnen in een chatbericht worden gedeeld en op het tabblad vergadering worden opgehaald.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
We hebben onlangs nog meer mogelijkheden geïntroduceerd voor Zoom AI Companion en ondersteuning voor maximaal 36 talen (in preview) tijdens vergaderingen, zodat wereldwijde teams beter kunnen communiceren. Indien ingeschakeld, detecteert AI Companion automatisch wanneer een ondersteunde taal wordt gesproken in een vergadering en kan een samenvatting van de vergadering in die taal genereren. AI Companion kan ook antwoorden geven op vragen in ondersteunde talen, zelfs als die taal niet wordt gesproken in de vergadering. Dit betekent dat een deelnemer aan de vergadering, zoals Laura, vragen aan AI Companion in het Engels kan stellen en een antwoord in het Engels kan krijgen, zelfs als het gesprek in een andere taal plaatsvindt.
Als je je verspreide teams in verschillende tijdzones met taalbarrières wilt helpen om beter te communiceren, kun je de volgende drie dingen overwegen:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Op zoek naar meer manieren om de productiviteit van je wereldwijde teams te verbeteren? Bekijk onze on-demand webinar 'Productiviteit ontgrendelen: 10 tips om je Zoom-ervaring te verbeteren'.
8 minuten lezen
Teams kunnen beter werken als ze een plek hebben waar iedereen bij elkaar komt, zoals Zoom Chat. Daar kunnen ze ideeën delen, dingen regelen en gewoon lekker doorwerken.
4 minuten lezen
Ontdek hoe de vertaalde bijschriften van Zoom de behoefte aan tolken en integraties met derden verminderen, zodat u een meer inclusieve vergadering of webinar kunt houden.
9 minuten lezen
We hebben de asynchrone video-oplossing Zoom Clips ontworpen om duidelijke communicatie mogelijk te maken en tijdverspilling tegen te gaan.
