Verspreid teamwerk is niet eenvoudig: bekijk onze tips voor wereldwijde teamsamenwerking

Verspreide teams moeten vaak harder werken om effectief samen te werken. Veel taken waarmee teamgenoten up-to-date kunnen blijven, kunnen een echte samenwerking in de weg staan. Taken, zoals het verzenden van vergaderingsnotities en actiepunten of een medewerker bijpraten over de status van een project, kunnen iemand belemmeren om contact te maken met anderen en zich te concentreren op zinvol werk. Sterker nog, op basis van ons rapport over AI op het werk is 73% van de managers en 55% van de werknemers minstens een paar keer per week bezig met het uitwisselen van notities en actiepunten met collega's. Ook geeft 71% van de managers en 51% van de werknemers meerdere keren per week updates over de status van projecten. Dat zijn veel werkzaamheden die de samenwerking in teamverband kunnen belemmeren.

We zien deze uitdagingen ook terug bij Zoom. Als wereldwijd bedrijf moesten we strategisch nadenken over hoe we onze teamsamenwerking zouden aanpakken. We gebruiken onze eigen tools die hierbij helpen. Ook konden we zelfs, aan de hand van onze eigen ervaringen, nieuwe functies en oplossingen bedenken of ontwerpen om teams efficiënter samen te laten werken. Zo pakken wij dit aan.

Met teamleden in verschillende continenten wordt samenwerking logistiek gezien een uitdaging. Vaak is het onmogelijk om iedereen in een live gesprek bij elkaar te brengen, omdat dit dan betekent dat iemand middenin de nacht moet deelnemen. 

Het Zoom-platform fungeert als de lijm die teams bij elkaar houdt, waardoor continue samenwerking in verschillende tijdzones en talen mogelijk wordt. Centraal in dit platform staat Zoom Team Chat. Het biedt werknemers een manier om asynchroon of in real time te communiceren, één op één of in groepen. 

"Ik ben aan de oostkust [in de VS] en de meeste van mijn collega's bevinden zich aan de westkust, maar ik werk ook met mensen in Europa en Azië", zegt Darin, hoofd productiviteitsapplicaties. "We werken echt wereldwijd samen."

Als manager probeert Darin er rekening mee te houden dat hij buiten werktijd geen chats naar zijn collega's stuurt. "Sommige mensen vinden het niet erg om na werktijd een bericht te krijgen, maar anderen trekken daar liever de grens. Met Team Chat kunnen we beide werkwijzen aanhouden. Ik kan een chatbericht plannen, zodat de ontvanger dit pas in de ochtend van zijn/haar eigen tijdzone binnenkrijgt", zei hij. 

Met Team Chat kan Darin op de hoogte blijven van veel verschillende soorten werkstromen, of hij daar nu actief aan deelneemt of alleen globaal op de hoogte moet zijn. Zelfs als die gesprekken in een andere taal plaatsvinden, gebruikt Darin de ingebouwde vertaalfunctie in Team Chat van Zoom om de berichten te vertalen. En wanneer de samenwerking via meerdere producten verloopt, bijvoorbeeld via vergaderingen en chats, houdt de continue vergaderchat de discussie op één plek, zodat hij het gesprek kan voortzetten, zelfs nadat de vergadering is afgelopen.

Om tijd te besparen, gebruikt Darin Zoom AI Companion, onze generatieve AI-assistent met platformoverschrijdende mogelijkheden, om lange threads in chats samen te vatten. Zo houdt hij de vinger aan de pols bij de teamactiviteiten zonder verstrikt te raken in de details.

"We communiceren enorm veel via chat. Van sommige zaken moet ik echt het fijne weten, maar andere gesprekken dienen slechts ter informatie. Als ik op een chatkanaal kom met 30 of 40 ongelezen berichten, kan ik een samenvatting krijgen, zodat ik de essentie ervan begrijp en verder kan gaan", aldus Darin. "Het is van onschatbare waarde, omdat het me zo veel tijd bespaart."

Zoomies vertrouwen op Zoom Team Chat als een hub voor communicatie, discussie en besluitvorming. Maar als teamleden een productmodel willen delen of een bug willen aankaarten, dan zijn woorden of statische afbeeldingen vaak niet genoeg om het hele verhaal te vertellen. 

"Voorheen maakten we dan screenshots, gaven een beschrijving en plakten die in een chatbericht of document. Je kon eruit opmaken wat er gaande was, maar het was veel tijdrovender", zei Darin. 

Dat proces veranderde met de introductie van Zoom Clips, een asynchrone videotool die in het Zoom-platform is ingebouwd. 

"Met Clips kunnen we asynchroon samenwerken via video. Ik vind het de beste tool voor demonstraties", aldus Matthieu, productmanager. Hij kan vanuit Frankrijk samenwerken met technische teams over de hele wereld om specifieke functies van producten te verfijnen.

"Het technische team werkt aan een functie en neemt een korte demo op. Als ik online ga, kan ik controleren of het aan de eisen en het ontwerp voldoet", legde Matthieu uit. "Ik kan op een bepaald punt in een clip een opmerking plaatsen als ik iets zie dat niet binnen die vereisten past en van daaruit een discussie starten."

Aan de andere kant van dat feedbackproces staat Kendall, manager van productontwerp, en zijn team. "Als ontwerper krijg ik soms een vereiste binnen een Clips-link. Zo zie ik meteen de context, alsof ik het product net in een vergadering heb doorgenomen met de productmanager", zei Kendall. "Als ik 's middags een conceptontwerp klaar heb, kan ik een paar minuten de tijd nemen om een clip voor te bereiden en mijn ideeën te presenteren. De volgende ochtend heb ik opmerkingen over mijn clip of in Team Chat ontvangen. Als alles goed werkt, posten ze een duim omhoog voor de clip."

Reacties via emoji's zijn niet de enige geavanceerde functies die beschikbaar zijn in Zoom Clips. Om de videokwaliteit te verbeteren, kunnen Kendall en Matthieu hun uiterlijk retoucheren, ruisonderdrukking inschakelen of zelfs een avatar gebruiken. Zodra een clip is gedeeld, kunnen ze zien hoeveel mensen deze hebben bekeken. Ook kunnen ze reageren op vragen en opmerkingen die op specifieke punten in de clip zijn achtergelaten.

Darin ziet deze oplossing voor het heen-en-weer sturen van chatberichten als een enorm rendement op investering voor zijn team. "We hebben in een zeer korte tijd hele duidelijke communicatie", zei hij.

Matthieu merkt dat zelfs als de tijdsverschillen geen probleem zijn, hij soms toch liever voor een clipopname kiest dan voor een echte vergadering. "Demo's in vergaderingen kunnen minder effectief zijn. Mensen moeten zich voorbereiden en ze kunnen druk voelen om vragen live te beantwoorden," zei hij. "Met Clips kun je gewoon beginnen met opnemen. De tijd die je aan een demo besteedt, is aanzienlijk afgenomen."

Als kijker bekijkt Matthieu de demo liever wanneer dat hem het beste uitkomt, in plaats van live tijdens een vergadering. "Ik merk dat ik er beter bij ben met mijn aandacht. Ik kan teruggaan naar het begin of naar een specifiek punt als dat nodig is."

Asynchrone communicatie geeft Laura, een contentontwerper in het Verenigd Koninkrijk, de tijd om de gepresenteerde informatie te verwerken en haar ideeën op een rijtje te zetten. "Persoonlijk, als ik de ontvanger van een clip ben, is het geweldig om een beetje ruimte te hebben om na te denken over mijn reactie," zei ze. "Clips maken de communicatie voor mij net wat gemakkelijker."

Tijdzones zijn niet de enige uitdaging die onze wereldwijde teams moeten overwinnen. Taalbarrières kunnen ook voorkomen dat teams niet duidelijk kunnen communiceren. Tools voor samenwerking in teamverband moeten communicatie in verschillende talen kunnen ondersteunen. 

Een agenda uitdelen voorafgaand aan de vergadering is over het algemeen een goede gewoonte, maar het helpt degenen die de primaire taal tijdens de vergadering niet spreken ook om zich van tevoren voor te bereiden. Darin zegt dat hij agendapunten bijhoudt in Zoom Notes. Die kunnen in een chatbericht worden gedeeld en op het tabblad vergadering worden opgehaald.

Laura's collega's van engineering en productontwerp, die voornamelijk een andere taal spreken, delen hun vergaderagenda's in Team Chat. Daar kan ze vervolgens met een paar klikken de berichten vertalen in het Engels. Tijdens de vergadering schakelt ze realtime vertaalde ondertiteling in om het gesprek bij te houden. "Zo kan ik deelnemen en comfortabel luisteren zonder dat de taal een enorme barrière is", zei ze.

We hebben onlangs nog meer mogelijkheden geïntroduceerd voor Zoom AI Companion en ondersteuning voor maximaal 36 talen (in preview) tijdens vergaderingen, zodat wereldwijde teams beter kunnen communiceren. Indien ingeschakeld, detecteert AI Companion automatisch wanneer een ondersteunde taal wordt gesproken in een vergadering en kan een samenvatting van de vergadering in die taal genereren. AI Companion kan ook antwoorden geven op vragen in ondersteunde talen, zelfs als die taal niet wordt gesproken in de vergadering. Dit betekent dat een deelnemer aan de vergadering, zoals Laura, vragen aan AI Companion in het Engels kan stellen en een antwoord in het Engels kan krijgen, zelfs als het gesprek in een andere taal plaatsvindt.

Als je je verspreide teams in verschillende tijdzones met taalbarrières wilt helpen om beter te communiceren, kun je de volgende drie dingen overwegen: 

1. Met een centrale hub blijven teams beter verbonden. Wanneer teams weten waar ze terecht kunnen voor informatie, kunnen ze beter samenwerken. Met één platform voor teamsamenwerking dat Meetings, Team Chat, Clips en Workvivo bevat voor bredere bedrijfscommunicatie, kunnen werknemers op de hoogte blijven van hun multifunctionele projecten en organisatorische updates krijgen zonder Zoom te verlaten. "Workvivo is nu de beste plek voor ons om actueel bedrijfsnieuws te vinden", aldus Matthieu.
2. Niet alles hoeft 'live' te zijn. Asynchrone communicatie via Team Chat en Clips kan in bepaalde situaties net zo effectief zijn als een live vergadering of een geweldige manier om een gesprek op gang te brengen. Zoals Laura zei: "Clips is geen vervanging voor vergaderingen, maar meer een bijkomstig hulpmiddel om de vaart erin te houden." En zelfs als je de vergadering niet kunt bijwonen, kunnen AI-gegenereerde samenvattingen van vergaderingen je op de hoogte houden.
3. Geïntegreerde oplossingen besparen tijd. Wanneer je teams niet heen en weer hoeven te schakelen tussen vertaaltools van derden, kunnen ze sneller en efficiënter communiceren met collega's. "De vertaalfunctie van Team Chat is handig voor mijn team. Daarmee kunnen we vrij eenvoudig de betekenis van een bericht controleren als we twijfels hebben," zei Kendall.

Als je Zoom Workplace hebt, kun je vandaag nog aan de slag gaan met Zoom Clips en Team Chat! Raadpleeg onze Zoom Clips-gebruikershandleiding en Zoom Team Chat-handleiding. 

Op zoek naar meer manieren om de productiviteit van je wereldwijde teams te verbeteren? Bekijk onze on-demand webinar 'Productiviteit ontgrendelen: 10 tips om je Zoom-ervaring te verbeteren'.