Nossos funcionários usam a plataforma Zoom para reimaginar o trabalho global em equipe, com comunicação assíncrona e recursos de IA em vários idiomas para uma relação eficiente.
5 minutos de leitura
Publicado em 8 de março de 2024
As equipes dispersas geograficamente geralmente precisam se esforçar mais para colaborar de forma eficaz, e muitas tarefas que ajudam a manter os colegas de trabalho atualizados podem prejudicar a verdadeira colaboração. Tarefas como enviar anotações sobre reuniões, itens de ação ou atualizar um colaborador sobre o status de um projeto podem prejudicar a capacidade de uma pessoa de se conectar com outras e de focar em um trabalho importante. De fato, com base em nosso relatório A IA no local de trabalho, 73% dos líderes e 55% dos funcionários passam pelo menos algumas vezes por semana compartilhando anotações e itens de ação com colegas, e 71% dos líderes e 51% dos funcionários fornecem atualizações de status sobre projetos várias vezes durante a semana. É muito trabalho ocupando o tempo, o que pode atrapalhar a colaboração da equipe.
Na Zoom, não estamos imunes a esses desafios. Como uma empresa global, tivemos que ser estratégicos sobre como abordamos a colaboração em equipe. Nós nos apoiamos em nossas próprias ferramentas para ajudar, e nossas experiências nos permitiram até mesmo pensar e projetar novos recursos e soluções para ajudar as equipes a trabalharem juntas com mais eficiência. Veja como fazemos isso.
Com membros da equipe localizados em diferentes continentes, a colaboração no local de trabalho acabando sendo um desafio logístico. Devido aos diferentes fusos horários, muitas vezes não tem como todos participarem de uma chamada ao vivo sem que alguém tenha que acessar durante a madrugada.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
"Estou no horário da Costa Leste [nos EUA] e a maioria dos meus colegas está na Costa Oeste, mas também trabalho com pessoas na Europa e na Ásia", afirma Darin, Chefe de aplicativos de produtividade. "Temos essa colaboração verdadeiramente global em andamento."
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Para economizar tempo, Darin usa o Zoom AI Companion, nosso assistente de IA generativa com recursos multiplataforma, para resumir longas conversas de chat. Isso o ajuda a manter o controle das atividades da equipe sem se prender aos detalhes.
"Há muita comunicação que fazemos pelo chat. Em alguns casos, preciso me aprofundar no assunto, mas outros coisas são informativos. Quando acesso um canal de chat com 30 ou 40 mensagens não lidas, posso ter um resumo, entender a essência da mensagem e seguir em frente", explica Darin. "Essa economia de tempo é inestimável."
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
"Antes, era preciso fazer capturas de tela, escrever descrições e colá-las no chat ou em um documento. Era possível descobrir o que estava acontecendo, mas isso consumia muito mais tempo", afirma Darin.
Esse processo mudou com a apresentação do Zoom Clips, uma ferramenta de vídeo assíncrona integrada à plataforma Zoom.
"Com o Clips, podemos colaborar de forma assíncrona por vídeo. Acho que é a melhor ferramenta para uma demonstração", opina Matthieu, que é Gerente de produto. Estando na França, ele pode trabalhar com equipes de engenharia de todo o mundo para ajustar recursos específicos do produto.
"A equipe de engenharia trabalhará em um recurso e gravará uma pequena demonstração. Quando eu ficar on-line, posso conferir para ver se o recurso atende aos requisitos e ao projeto", explica Matthieu. "Posso fazer um comentário em um ponto específico do clipe se vir algo que não se encaixa em um requisito e iniciar uma discussão a partir daí."
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
A reações em forma de emoji não são os únicos recursos avançados do Zoom Clips. Para ajudar a melhorar a qualidade do vídeo, Kendall e Matthieu podem retocar a aparência, usar a supressão de ruído ou até mesmo um avatar. Após um clipe ser compartilhado, é possível ver quantas pessoas o visualizaram e responder a perguntas e comentários que foram deixados em pontos específicos do clipe.
Darin vê essa solução para o vai-e-vem das mensagens de chat como um enorme retorno sobre o investimento para sua equipe. "Temos uma comunicação clara em um intervalo de tempo muito curto", afirma.
Matthieu acha que, mesmo quando as diferenças de horário não são um problema, há situações em que ele prefere gravar um clipe do que fazer uma reunião. "Em reuniões, as demonstrações podem ser menos eficazes. As pessoas precisam se preparar e podem se sentir pressionadas a responder perguntas ao vivo", explica. "Com o Clips, você pode simplesmente começar a gravar. O tempo gasto em uma demonstração diminuiu significativamente."
Do ponto de vista do espectador, Matthieu prefere ter o controle de assistir a uma demonstração quando for mais conveniente, em vez de assistir ao vivo durante uma reunião. "Acho que minha atenção é maior. Posso voltar ao início ou a um ponto específico, se necessário."
A comunicação assíncrona dá a Laura, uma projetista de conteúdo sediada do Reino Unido, tempo para digerir as informações apresentadas e organizar suas ideias. "Pessoalmente, quando recebo um clipe, é maravilhoso ter um pouco de tempo para pensar sobre minha resposta", avalia. "O Clips torna a comunicação um pouco mais fácil para mim."
Os fusos horários não são o único desafio que nossas equipes globais precisam superar. As barreiras linguísticas também podem impedir que as equipes se comuniquem com clareza. As ferramentas de colaboração em equipe precisam ser capazes de suportar a comunicação em diferentes idiomas.
Fornecer uma pauta antes da reunião geralmente é uma boa prática, mas também ajuda as pessoas que não falam o idioma principal da reunião a se prepararem com antecedência. Darin diz que mantém o controle dos itens da agenda no Zoom Notes, que podem ser compartilhados no chat e acessados na aba da reunião.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Recentemente, incluímos ainda mais capacidade ao Zoom AI Companion e suporte para até 36 idiomas (em teste) para recursos durante reuniões para ajudar as equipes globais a se comunicarem melhor. Quando ativado, o AI Companion pode detectar automaticamente quando um idioma suportado está sendo falado em uma reunião e gerar um resumo da reunião nesse idioma. O AI Companion também pode fornecer respostas a perguntas em idiomas suportados, mesmo quando esse idioma não estiver sendo falado na reunião. Isso significa que um participante da reunião, como Laura, pode fazer uma pergunta ao AI Companion em inglês e receber uma resposta em inglês, mesmo que a conversa esteja acontecendo em um idioma diferente.
Se você quiser ajudar as equipes distribuídas geograficamente a se comunicarem melhor superando fusos horários e barreiras linguísticas, aqui estão três coisas a serem consideradas:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Está procurando mais maneiras de melhorar a produtividade entre suas equipes globais? Confira nosso webinar sob demanda, "Liberando a produtividade: 10 dicas para melhorar sua experiência no Zoom".
8 minutos de leitura
As equipes podem ser mais eficazes quando têm um espaço centralizado e conectado – como o Zoom Chat – para compartilhar ideias, tomar decisões e manter todos no fluxo.
4 minutos de leitura
Saiba como as legendas traduzidas do Zoom reduzem a necessidade de intérpretes e integrações de terceiros para que o senhor possa promover uma reunião ou webinar mais inclusivo.
9 minutos de leitura
To help enable clear communication and cut back on wasted time, try our AI-first, asynchronous video offering, Zoom Clips.
