Distribuerat teamarbete är inte lätt – få våra tips för globalt teamsamarbete

Utspridda team behöver ofta arbeta hårdare för att samarbeta effektivt, och många av de arbetsuppgifter som hjälper team att hålla sig uppdaterade kan minska faktiskt samarbete. Uppgifter som att skicka mötesanteckningar, skapa åtgärdspunkter eller att uppdatera en samarbetspartner om ett projekts status kan hindra medarbetarnas möjlighet att få kontakt med andra och fokusera på meningsfullt arbete. Faktum är att 73 % av alla ledare och 55 % av alla medarbetare lägger tid på att dela anteckningar och åtgärdspunkter med kollegor minst några gånger i veckan, baserat på vår rapport AI in the Workplace. Dessutom ger 71 % av ledare respektive 51 % av medarbetare statusuppdateringar om projekt flera gånger i veckan. Det är mycket arbete som kan komma i vägen för teamsamarbetet.

Vi på Zoom känner själva till de här utmaningarna. Som ett globalt företag har vi behövt hantera teamsamarbeten på ett strategiskt sätt. Vi använder våra egna verktyg och utifrån våra erfarenheter har vi utvecklat nya funktioner och lösningar som hjälper team att samarbeta mer effektivt. Så här gör vi.

Med teammedlemmar på olika kontinenter är samarbete en logistisk utmaning. Ofta kan inte alla vara med i ett livesamtal utan att någon behöver vara uppe mitt i natten. 

Zoom-plattformen kan vara det som håller samman teamen och möjliggör fortlöpande samarbete över tidszoner och på olika språk. Centralt i plattformen är Zoom Team Chat, ett verktyg som ger medarbetare möjlighet att kommunicera asynkront eller i realtid, en till en eller i grupp. 

”Jag jobbar på östkusten [i USA] och de flesta som jag samarbetar med befinner sig på västkusten, men även i Europa och Asien”, berättar Darin, som är chef för produktapplikationer. ”Vi har verkligen ett globalt samarbete.”

Som chef försöker Darin undvika att skicka meddelanden till sina kollegor efter arbetstid. ”En del har inget emot att få meddelanden på kvällen, men andra föredrar att sätta gränser. Med Zoom Team Chat kan vi göra båda. Jag kan schemalägga en chatt så att mottagarna får meddelandet på morgonen enligt sin tidszon”, förklarar han. 

Med Zoom Team Chat kan Darin hålla sig uppdaterad om många olika sorters arbetsflöden, vare sig han deltar aktivt eller bara behöver kännedom på hög nivå. Om konversationerna sker på ett annat språk använder Darin den inbyggda Team Chat-översättningsfunktionen i Zoom för att översätta meddelandena. Och när samarbetet sker via olika kanaler – till exempel både möten och chattar – bidrar kontinuerlig möteschatt till att samla diskussionerna på en plats, så att han kan fortsätta konversationen när mötet är slut.

För att spara tid använder Darin Zoom AI Companion, vår generativa AI-assistent som fungerar över flera plattformar, för att sammanfatta långa chattrådar. Då kan han hänga med i teamets aktiviteter utan att behöva läsa alla detaljer.

”Vi kommunicerar en hel del via chatt. En del behöver jag känna till i detalj, men en del är informellt. När jag öppnar en chattkanal med 30 eller 40 olästa meddelanden kan jag få en sammanfattning i stora drag och gå vidare”, berättar Darin. ”Det är ovärderligt när det gäller vad jag får ut av min tid.”

Zoom-användare, eller ”Zoomies”, förlitar sig på Zoom Team Chat som en hubb för kommunikation, diskussioner och beslutsfattande. Men när teammedlemmar behöver dela en prototyp av en produkt eller påpeka fel räcker det ofta inte med ord och statiska bilder. 

”Tidigare tog vi skärmbilder och skrev beskrivningar, och klistrade in det hela i chatten eller i ett dokument. Det gick att pussla ihop vad det handlade om, men det var mycket mer tidskrävande”, säger Darin. 

De ändrade sin process när Zoom Clips introducerades. Det är ett asynkront videoverktyg som är inbyggt i Zoom-plattformen. 

”Med Clips kan vi samarbeta asynkront med video. Jag tycker att det är det bästa verktyget för demonstrationer”, säger produktchefen Matthieu. Han kan arbeta från Frankrike med teknikteam världen över för att finjustera produktfunktioner.

”Teknikteamet arbetar på en funktion och spelar in en kort demo. När jag loggar in kan jag kontrollera att funktionen passar kraven och designen”, förklarar Matthieu. ”Jag kan kommentera vid ett visst tillfälle i klippet om jag ser något som inte uppfyller ett krav, och jag kan påbörja en diskussion därifrån.”

I andra änden av feedbacken hittar vi Kendall, chefen för produktdesign, och hans team. ”Som designer får jag ibland ett krav i en Clips-länk. Det ger mig kontexten, som om jag just haft ett presentationsmöte med produktchefen”, berättar Kendall. ”Om jag har ett designutkast redo på eftermiddagen kan jag lägga några minuter på att förbereda ett klipp där jag presenterar min idé, och nästa morgon har jag kommentarer i mitt klipp eller i Zoom Team Chat. Om allt fungerar bra ger de tummen upp för klippet.”

Emoji-reaktioner är inte den enda avancerade funktionen i Zoom Clips. För att förbättra videons kvalitet kan Kendall och Matthieu retuschera sitt utseende, tillämpa brusreducering och till och med använda en avatar. När ett klipp delas kan de se hur många personer som har tittat på det och svara på frågor och kommentarer som lämnats på specifika ställen i klippet.

Darin tycker att det här alternativet till att skicka chattmeddelanden fram och tillbaka ger stor avkastning för hans team. ”Vi får tydlig kommunikation på väldigt kort tid”, säger han.

Matthieu upplever att det finns situationer då han föredrar klippinspelningar i stället för faktiska möten, även när tidsskillnaderna inte är ett problem. ”Demonstrationer under möten kan vara mindre effektiva. Man behöver förbereda sig och kan känna press inför att svara på frågor live”, förklarar han. ”Med Clips är det bara att börja spela in. Den tid som krävs för en demonstration har minskat markant.”

Som tittare föredrar Matthieu att kunna titta när det passar honom, i stället för live under ett möte. ”Jag känner att jag blir mer uppmärksam. Jag kan gå tillbaka till början eller ett visst tillfälle om jag behöver det.”

Asynkron kommunikation gör att Laura, en innehållsdesigner i Storbritannien, får tid att smälta information som presenteras och organisera sina idéer. ”När jag tittar på ett klipp tycker jag personligen att det är underbart att få lite tid att tänka över mitt svar”, berättar hon. ”Clips gör att kommunikation blir lite lättare för mig.”

Tidszoner är inte den enda utmaningen som globala team behöver hantera. Språkbarriärer kan också hindra team från att kommunicera på ett tydligt sätt. Verktyg för teamsamarbeten behöver ha stöd för kommunikation på olika språk. 

Att tillhandahålla en agenda före mötet är generellt sett en bra idé, och det hjälper de som inte talar det primära mötesspråket att förbereda sig. Darin förklarar att han håller reda på agendapunkterna i Zoom Notes, som kan delas i chatten och öppnas i mötesfliken.

Lauras kollegor inom teknik och produktdesign talar i huvudsak ett annat språk, och de delar sina mötesagendor i Zoom Team Chat. Där kan hon sedan med några få klick översätta meddelandena till engelska. Under mötet sätter hon på översatta undertexter i realtid för att hänga med i samtalet. ”Jag kan enkelt delta och lyssna utan att språket är ett stort hinder”, säger hon.

Vi har nyligen introducerat ännu fler funktioner för Zoom AI Companion, samt stöd för upp till 36 språk (i förhandsgranskning) för funktionaliteten i möten, vilket hjälper globala team att kommunicera bättre. När AI Companion är aktiverad kan den automatiskt upptäcka när ett språk som stöds talas under ett möte och skapa en mötessammanfattning på det språket. AI Companion kan även svara på frågor på språk som stöds, även om det språket inte talas på mötet. Det innebär att en mötesdeltagare som Laura kan ställa en fråga till AI Companion på engelska och få svaret på engelska, även om samtalet sker på ett annat språk.

Om du vill hjälpa dina utspridda team att kommunicera bättre över olika tidszoner och språkbarriärer finns det några saker du kan tänka på: 

1. En central hubb hjälper team att hålla sig anslutna. När teamen vet var de hittar information kan de samarbeta bättre. Med en plattform för teamkommunikation och -samarbete som inkluderar Zoom Meetings, Zoom Team Chat och Zoom Clips, samt Workvivo för bredare företagskommunikation, kan medarbetarna hålla sig informerade i sina tvärfunktionella projekt och få organisationsuppdateringar utan att lämna Zoom. ”Workvivo är den bästa platsen när vi vill hitta aktuella företagsnyheter”, säger Matthieu.
2. Allting måste inte ske ”live”. Asynkron kommunikation via Zoom Team Chat och Zoom Clips kan vara lika effektiv som ett livemöte i vissa situationer eller ett bra sätt att påbörja ett samtal. Som Laura säger: ”Clips ersätter inte möten, utan är snarare ett komplement som håller saker i gång.” Och kan du inte vara med på ett möte så kan AI-genererade mötessammanfattningar ge dig information.
3. Integrerade lösningar sparar tid. När dina team inte behöver växla fram och tillbaka mellan översättningsverktyg från tredje part kan de kommunicera med sina kollegor snabbare och effektivare. ”Översättningsfunktionen i Zoom Team Chat är till stor hjälp för mitt team. Det är enkelt för oss att dubbelkolla vad ett meddelande betyder om vi är osäkra”, säger Kendall.

Om du har Zoom Workplace kan du komma igång med Zoom Clips och Team Chat redan idag! Kika på vår användarguide för Zoom Clips och Zoom Team Chat-guiden. 

Söker du fler sätt att förbättra produktiviteten för dina globala team? Se vårt webbinarium på begäran ”Möjliggör produktivitet: Tio tips för att maximera din upplevelse med Zoom”