Нелегкая работа рассредоточенных команд: наши советы по коллективной работе в международной команде

Часто для того, чтобы коллективная работа была эффективной, распределенным командам приходится прилагать больше усилий. И многие задачи, которые помогают участникам команды оставаться в курсе событий, далеки от традиционной концепции коллективной работы. Отправка протоколов конференций, ведение списка задач, уведомление коллег по команде о ходе выполнения проекта и многое другое — все эти действия усложняют общение с участниками и мешают сосредоточиться на важной работе. Более того, согласно нашему отчету «ИИ на рабочем месте», 73% руководителей и 55% сотрудников как минимум несколько раз в неделю рассылают протоколы и списки задач коллегам, при этом 71% руководителей и 51% сотрудников несколько раз за неделю уведомляют об изменениях в ходе работы над проектом. Это довольно трудоемкий процесс, который может помешать работе в команде.

И компания Zoom также не застрахована от таких проблем. Как международная компания, мы должны были подходить к коллективной работе со стратегической точки зрения. Мы полагаемся на свои инструменты, и наш опыт даже позволил нам придумывать и разрабатывать новые функции и решения, которые помогают командам вести более эффективную совместную работу. И сейчас мы расскажем, как это происходит.

Поскольку наши участники команды находятся на разных континентах, логично, что с коллективной работой возникают трудности. В случае вызова в реальном времени обычно получается, что у кого-то из участников сейчас ночь. 

Платформа Zoom — это связующее звено между командами, обеспечивающее непрерывную коллективную работу сотрудников из разных часовых поясов, которые говорят на разных языках. Краеугольный камень платформы — Zoom Team Chat. Это решение позволяет сотрудникам вести асинхронную коммуникацию или общаться в реальном времени один на один либо в группах. 

«У меня Североамериканское восточное время [в США], и большинство моих коллег находится на западном побережье. Однако я также работаю с людьми из Европы и Азии, — говорит Дэрин, руководитель отдела приложений для повышения продуктивности. — У нас коллективная работа действительно происходит на международном уровне».

Как менеджер, Дэрин старается ответственно подходить к рассылке сообщений в чате своим коллегам в нерабочее время. «Некоторые не против получать сообщения в нерабочие часы, но есть и те, кто строго разделяет рабочее и личное время. Благодаря Team Chat мы можем работать так, что будет удобно и тем, и другим. Я могу запланировать отправку сообщения чата на удобное для получателя время, например на утро», — говорит он. 

Team Chat помогает Дэрину оставаться в курсе событий в различных типах рабочих процессов, независимо от того, играет ли он в них решающую роль или же просто должен быть в общих чертах осведомлен о происходящем. Даже если беседа ведется на другом языке, Дэрин переводит сообщения с помощью встроенной функции перевода Team Chat в Zoom. А если коллективная работа происходит в нескольких разных продуктах, например на конференциях и в чате, непрерывный чат конференции помогает вести обсуждение в едином пространстве, поэтому он может продолжить беседу даже после завершения конференции.

В целях экономии времени Дэрин использует Zoom AI Companion, наш генеративный ИИ-помощник с межплатформенными возможностями, для создания сводки длинных цепочек чата. Эта функция помогает ему отслеживать ход работы коллектива, не вдаваясь в подробности.

«Мы очень много общаемся в чате. В некоторых из них мы ведем активное обсуждение, а некоторые просто информационные. Если в канале чата 30 или 40 непрочитанных сообщений, я могу создать сводку, чтобы узнать их суть, и двигаться дальше, — говорит Дэрин. — Это бесценная экономия моего времени».

Пользователи Zoom рассматривают Zoom Team Chat как надежный центр коммуникации, обсуждения и принятия решений. Но когда участникам команды нужно поделиться макетом продукта или указать на ошибку, часто невозможно передать всю суть одними лишь словами и статичными изображениями. 

«Раньше мы делали снимки экрана и писали к ним описание, а затем размещали их в чате или документе. Да, так мы тоже подводили итоги, но на это уходило гораздо больше времени», — отмечает Дэрин. 

Этот процесс претерпел изменения с появлением Zoom Clips — инструмента для асинхронной видеосвязи, встроенного в платформу Zoom. 

«С помощью Clips мы можем вести асинхронную коллективную работу по видеосвязи. Я считаю, что это лучший инструмент для демонстрационных целей», — говорит Матьё, менеджер по продуктам. Находясь во Франции, он может работать с командами инженеров по всему миру, точно настраивая определенные функции продуктов.

«Команда инженеров работает над функцией и записывает короткую демонстрацию. Когда я появляюсь в сети, я могу проверить результат, убедившись в том, что он соответствует требованиям и проекту, — объясняет Матьё. — Я могу оставить комментарий к определенному моменту клипа, если вижу, что что-то не соответствует требованиям, и сразу же начать обсуждение».

На другом конце этого цикла обратной связи находится Кендалл, менеджер по разработке продуктов, вместе со своей командой. «Как разработчик, иногда я получаю требования по ссылке Clips. То есть я узнаю контекст так, как на конференции с подробным анализом, которую проводят с менеджером по продуктам, — говорит Кендалл. — Предположим, мой проект готов во второй половине дня. Я могу за пару минут подготовиться к съемке клипа и презентовать свои идеи, а на следующее утро у меня уже будут комментарии к клипу или в коллективном чате. Если все в порядке, заказчики ставят на клипе реакцию в виде жеста одобрения».

Реакциями-эмодзи список доступных в Zoom Clips расширенных функций не ограничивается. Для того чтобы улучшить качество видео, Кендалл и Матьё могут скорректировать свой внешний вид, использовать функцию подавления шума и даже добавить аватар. После публикации клипа они могут видеть, сколько пользователей его просмотрели, ответили на вопросы и комментарии, оставленные на конкретных моментах клипа.

Дэрин считает, что это решение для обмена сообщениями чата обеспечивает внушительную окупаемость инвестиций для его команды. «Мы наладили четкую коммуникацию, не отнимающую много времени», — говорит он.

Матьё признается, что даже при отсутствии разницы во времени бывают ситуации, когда он отдает предпочтение записи клипа, а не реальной конференции. «Демонстрации на конференциях могут быть менее эффективными: людям нужно подготовиться, и они могут ощущать давление, если им нужно отвечать на вопросы в реальном времени, — отмечает он. — А с решением Clips можно донести свою идею, просто записав видео. И это значительно сокращает время, затрачиваемое на демонстрацию».

Матьё предпочитает смотреть демонстрацию в удобное для него время, а не на конференции в реальном времени: «Я обнаружил, что так я более внимателен. И при необходимости я могу вернуться к началу или к определенному моменту».

Асинхронная коммуникация дает Лауре, разработчику содержимого из Великобритании, время на то, чтобы обдумать представленную ей информацию и разложить свои идеи по полчкам. «Когда мне присылают клип, у меня есть возможность немного подумать над своим ответом, и это замечательно, — делится она. — Благодаря Clips стало проще налаживать коммуникацию».

Разные часовые пояса — не единственная трудность, которую приходится преодолевать нашим международным командам. Четкой коммуникации также могут мешать языковые барьеры. Инструменты для коллективной работы должны поддерживать коммуникацию на разных языках. 

В целом рекомендуется излагать перед конференцией повестку дня. Это, среди прочего, позволит участникам, которые не говорят на основном языке конференции, подготовиться заранее. Дэрин говорит, что отслеживает повестку дня в Zoom Notes: список можно отправить в чате и открыть на вкладке конференции.

Коллеги Лоры по разработке и проектированию продуктов, которые в основном говорят на разных языках, делятся повесткой дня конференции в Team Chat, где она затем может перевести сообщения на английский в пару щелчков. Во время конференции она включает переведенные субтитры в реальном времени, чтобы оставаться в курсе беседы. «Это удобно, ведь я могу слушать выступающих и участвовать в обсуждении, и язык не становится для меня огромным барьером», — говорит она.

Недавно мы представили еще больше возможностей для Zoom AI Companion и поддержку до 36 языков (в режиме предварительного просмотра) для функций в конференции, чтобы улучшить коммуникацию наших международных команд. Если функция AI Companion включена, она может автоматически определять, поддерживается ли язык, на котором говорят на конференции, и генерировать сводку конференции на этом языке. Кроме того, AI Companion может предоставлять ответы на вопросы на поддерживаемых языках, даже если на этом языке не говорили на конференции. Это значит, что участники конференции, такие как Лаура, могут задать вопрос AI Companion на английском языке и получить ответ на нем же, даже если беседа ведется на другом языке.

Если вы хотите помочь своим рассредоточенным командам в разных часовых поясах улучшить коммуникацию и устранить языковые барьеры, стоит принять к сведению три приведенных далее аспекта. 

1. Единый центр позволяет командам оставаться на связи. Когда коллектив знает, где найти нужную информацию, это улучшает коллективную работу. Имея в своем распоряжении единую платформу для общения и коллективной работы в команде, включающую решения Meetings, Team Chat, Clips и Workvivo, которые расширяют возможности корпоративных коммуникаций, сотрудники могут держать руку на пульсе проектов, разделенных между несколькими подразделениями, и отслеживать организационные изменения, не покидая Zoom. «Теперь мы узнаем об актуальных корпоративных новостях из Workvivo», — говорит Матьё.
2. Не все должно происходить в режиме реального времени. Асинхронная коммуникация с использованием Team Chat и Clips в некоторых ситуациях по эффективности может сравняться с конференцией в реальном времени, а также это отличный способ начать беседу. Лаура отметила: «Clips — это не замена конференциям, а, скорее, дополнение, которое поддерживает ход работы». И даже если вы не можете посетить конференцию, с помощью сводок конференций, сгенерированных ИИ, можно будет наверстать упущенное.
3. Интегрированные решения экономят время. Когда командам не нужно переключаться между сторонними инструментами для перевода, они могут вести коммуникацию с коллегами быстрее и эффективнее. «Функция перевода в Team Chat очень пригождается моему коллективу. Если у нас возникают сомнения, мы легко можем перепроверить содержание сообщения», — говорит Кендалл.

Если у вас есть Zoom Workplace, вы можете начать работу с Zoom Clips и Team Chat уже сегодня! Ознакомьтесь с нашим руководством пользователя Zoom Clips и руководством по Zoom Team Chat. 

Ищете новые способы улучшить продуктивность международных команд? Смотрите наш вебинар по требованию «Как раскрыть потенциал продуктивности: 10 советов для улучшения работы с Zoom».