С помощью Zoom наши сотрудники переосмысливают работу в международной команде благодаря асинхронной коммуникации и языковым функциям ИИ для эффективного общения.
5 мин. на чтение
Опубликовано: 8 марта 2024 г.
Часто для того, чтобы коллективная работа была эффективной, распределенным командам приходится прилагать больше усилий. И многие задачи, которые помогают участникам команды оставаться в курсе событий, далеки от традиционной концепции коллективной работы. Отправка протоколов конференций, ведение списка задач, уведомление коллег по команде о ходе выполнения проекта и многое другое — все эти действия усложняют общение с участниками и мешают сосредоточиться на важной работе. Более того, согласно нашему отчету «ИИ на рабочем месте», 73% руководителей и 55% сотрудников как минимум несколько раз в неделю рассылают протоколы и списки задач коллегам, при этом 71% руководителей и 51% сотрудников несколько раз за неделю уведомляют об изменениях в ходе работы над проектом. Это довольно трудоемкий процесс, который может помешать работе в команде.
В компании Zoom мы не застрахованы от этих проблем. Будучи глобальной компанией, мы должны стратегически подходить к сотрудничеству в команде. Мы опираемся на собственные инструменты, и наш опыт даже позволил нам придумать и разработать новые функции и решения, помогающие командам работать вместе более эффективно. Вот как мы это делаем.
Организовать совместную работу, когда участники команды живут на разных континентах, непросто. Как ни крути, вызов в реальном времени для кого-нибудь обязательно выпадет на ночь.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
«У меня Североамериканское восточное время [в США], и большинство моих коллег находится на западном побережье. Однако я также работаю с людьми из Европы и Азии, — говорит Дэрин, руководитель отдела приложений для повышения продуктивности. — У нас коллективная работа действительно происходит на международном уровне».
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
В целях экономии времени Дэрин использует Zoom AI Companion, наш генеративный ИИ-помощник с межплатформенными возможностями, для создания сводки длинных цепочек чата. Эта функция помогает ему отслеживать ход работы коллектива, не вдаваясь в подробности.
«Мы очень много общаемся в чате. В некоторых из них мы ведем активное обсуждение, а некоторые просто информационные. Если в канале чата 30 или 40 непрочитанных сообщений, я могу создать сводку, чтобы узнать их суть, и двигаться дальше, — говорит Дэрин. — Это бесценная экономия моего времени».
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
«Раньше мы делали снимки экрана и писали к ним описание, а затем размещали их в чате или документе. Да, так мы тоже подводили итоги, но на это уходило гораздо больше времени», — отмечает Дэрин.
Этот процесс претерпел изменения с появлением Zoom Clips — инструмента для асинхронной видеосвязи, встроенного в платформу Zoom.
«С помощью Clips мы можем вести асинхронную коллективную работу по видеосвязи. Я считаю, что это лучший инструмент для демонстрационных целей», — говорит Матьё, менеджер по продуктам. Находясь во Франции, он может работать с командами инженеров по всему миру, точно настраивая определенные функции продуктов.
«Команда инженеров работает над функцией и записывает короткую демонстрацию. Когда я появляюсь в сети, я могу проверить результат, убедившись в том, что он соответствует требованиям и проекту, — объясняет Матьё. — Я могу оставить комментарий к определенному моменту клипа, если вижу, что что-то не соответствует требованиям, и сразу же начать обсуждение».
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Реакциями-эмодзи список доступных в Zoom Clips расширенных функций не ограничивается. Для того чтобы улучшить качество видео, Кендалл и Матьё могут скорректировать свой внешний вид, использовать функцию подавления шума и даже добавить аватар. После публикации клипа они могут видеть, сколько пользователей его просмотрели, ответили на вопросы и комментарии, оставленные на конкретных моментах клипа.
Дэрин считает, что это решение для обмена сообщениями чата обеспечивает внушительную окупаемость инвестиций для его команды. «Мы наладили четкую коммуникацию, не отнимающую много времени», — говорит он.
Матьё признается, что даже при отсутствии разницы во времени бывают ситуации, когда он отдает предпочтение записи клипа, а не реальной конференции. «Демонстрации на конференциях могут быть менее эффективными: людям нужно подготовиться, и они могут ощущать давление, если им нужно отвечать на вопросы в реальном времени, — отмечает он. — А с решением Clips можно донести свою идею, просто записав видео. И это значительно сокращает время, затрачиваемое на демонстрацию».
Матьё предпочитает смотреть демонстрацию в удобное для него время, а не на конференции в реальном времени: «Я обнаружил, что так я более внимателен. И при необходимости я могу вернуться к началу или к определенному моменту».
Асинхронная коммуникация дает Лауре, разработчику содержимого из Великобритании, время на то, чтобы обдумать представленную ей информацию и разложить свои идеи по полчкам. «Когда мне присылают клип, у меня есть возможность немного подумать над своим ответом, и это замечательно, — делится она. — Благодаря Clips стало проще налаживать коммуникацию».
Разные часовые пояса — не единственная трудность, которую приходится преодолевать нашим международным командам. Четкой коммуникации также могут мешать языковые барьеры. Инструменты для коллективной работы должны поддерживать коммуникацию на разных языках.
В целом рекомендуется излагать перед конференцией повестку дня. Это, среди прочего, позволит участникам, которые не говорят на основном языке конференции, подготовиться заранее. Дэрин говорит, что отслеживает повестку дня в Zoom Notes: список можно отправить в чате и открыть на вкладке конференции.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Недавно мы представили еще больше возможностей для Zoom AI Companion и поддержку до 36 языков (в режиме предварительного просмотра) для функций в конференции, чтобы улучшить коммуникацию наших международных команд. Если функция AI Companion включена, она может автоматически определять, поддерживается ли язык, на котором говорят на конференции, и генерировать сводку конференции на этом языке. Кроме того, AI Companion может предоставлять ответы на вопросы на поддерживаемых языках, даже если на этом языке не говорили на конференции. Это значит, что участники конференции, такие как Лаура, могут задать вопрос AI Companion на английском языке и получить ответ на нем же, даже если беседа ведется на другом языке.
Если вы хотите помочь своим рассредоточенным командам в разных часовых поясах улучшить коммуникацию и устранить языковые барьеры, стоит принять к сведению три приведенных далее аспекта.
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Ищете новые способы улучшить продуктивность международных команд? Смотрите наш вебинар по требованию «Как раскрыть потенциал продуктивности: 10 советов для улучшения работы с Zoom».
8 мин. на чтение
Команды могут быть более эффективными, если у них есть централизованное, связанное пространство, такое как Zoom Chat, для обмена идеями, принятия мер и поддержания всех в курсе.
4 мин. на чтение
Узнайте, как переводные субтитры Zoom уменьшают потребность в переводчиках и сторонних интеграциях, чтобы Вы могли способствовать проведению более инклюзивных встреч или вебинаров.
9 мин. на чтение
Чтобы помочь обеспечить четкое взаимодействие и экономию времени, мы создали предложение асинхронного видео Zoom Clips.
