Verteilte Teamarbeit ist nicht einfach. Nutzen Sie unsere Tipps für kollaboratives Arbeiten globaler Teams

Verteilte Teams müssen sich oft mehr anstrengen, um effektiv kollaborativ zu arbeiten. Viele Aufgaben, die dazu dienen, Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, können eine echte Zusammenarbeit beeinträchtigen. Aufgaben wie das Senden von Meeting-Notizen und Aktionspunkten oder das Informieren eines Kollegen über den Status eines Projekts können es einer Person schwer machen, mit anderen in Kontakt zu treten und sich auf sinnvolle Arbeit zu konzentrieren. Laut unserem Bericht zu KI am Arbeitsplatz teilen 73 % der Führungskräfte und 55 % der Mitarbeiter mindestens ein paar Mal pro Woche Notizen und Aktionspunkte mit Kollegen und 71 % der Führungskräfte und 51 % der Mitarbeiter liefern mehrmals pro Woche Statusaktualisierungen zu Projekten. Das ist eine Menge Arbeit, die dem kollaborativen Arbeiten im Team im Weg stehen kann.

Bei Zoom sind uns diese Herausforderungen nicht fremd. Als globales Unternehmen müssen wir beim kollaborativen Arbeiten im Team strategisch vorgehen. Dabei stützen wir uns auf unsere eigenen Tools und dank unserer Erfahrungen können wir uns sogar neue Funktionen und Lösungen überlegen und entwerfen, die die Zusammenarbeit im Team effizienter machen. Und so funktioniert das bei uns.

Wenn sich Teammitglieder auf verschiedenen Kontinenten befinden, ist die Zusammenarbeit eine logistische Herausforderung. Nicht selten kommt es vor, dass Mitarbeiter mitten in der Nacht an einem Live-Anruf teilnehmen müssen. 

Die Zoom-Plattform ist das Bindeglied zwischen Teams und ermöglicht eine kontinuierliche Zusammenarbeit über Zeitzonen und Sprachen hinweg. Das Herzstück der Plattform ist Zoom Team Chat, wodurch Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, asynchron oder in Echtzeit, einzeln oder in Gruppen zu kommunizieren. 

„Ich bin an der Ostküste [der USA] und die meisten meiner Kollegen befinden sich an der Westküste, aber ich arbeite auch mit Leuten in Europa und Asien zusammen“, so Darin, Head of Productivity Applications. „Unsere Zusammenarbeit kann man also wirklich global nennen.“

Als Manager versucht Darin, darauf zu achten, seinen Kollegen außerhalb der Arbeitszeit keine Chat-Nachrichten zu senden. „Manche Leute haben nichts dagegen, auch nach Feierabend angeschrieben zu werden. Für andere ist diese Grenze jedoch wichtig. Team Chat ermöglicht uns, beides zu berücksichtigen. Ich kann eine Chat-Nachricht so planen, dass der Empfänger sie in seiner Zeitzone morgens erhält“, so Darin. 

Team Chat hilft Darin, bei vielen verschiedenen Arten von Arbeitsabläufen auf dem Laufenden zu bleiben. Dabei spielt es keine Rolle, ob er aktiver Teilnehmer ist oder nur allgemein informiert sein muss. Wenn diese Unterhaltungen in einer anderen Sprache stattfinden, verwendet Darin für die Nachrichten die in Zoom integrierte Team Chat-Übersetzungsfunktion. Und wenn die Zusammenarbeit mehrere Produkte umfasst – beispielsweise von Meetings bis zum Chat – hilft der kontinuierliche Meeting-Chat dabei, die Diskussion an einem Ort zu halten, sodass er das Gespräch auch nach Ende des Meetings fortsetzen kann.

Um Zeit zu sparen, verwendet Darin Zoom AI Companion, unseren generativen KI-Assistenten mit plattformübergreifenden Funktionen. Damit kann er lange Chat-Threads zusammenfassen und so den Überblick über Teamaktivitäten behalten, ohne sich in den Details zu verlieren.

„Wir kommunizieren sehr viel über Chat. Manche Nachrichten muss ich mir genauer ansehen, andere sind eher informativ. Wenn ich in einem Chat-Kanal 30 oder 40 ungelesene Nachrichten habe, kann ich mir eine Zusammenfassung der wesentlichen Punkte ansehen und weitermachen“, so Darin. „Da ist unheimlich gut investierte Zeit.“

Zoomies verwenden Zoom Team Chat als zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Diskussionen und Entscheidungsfindung. Aber wenn Teammitglieder ein Produktmodell teilen oder auf einen Fehler hinweisen müssen, vermitteln Worte und statische Bilder oft nicht die ganze Geschichte. 

„Früher haben wir Screenshots erstellt, Beschreibungen geschrieben und sie in den Chat oder ein Dokument eingefügt. „Man konnte sich zwar zusammenreimen, was vor sich ging, aber es war viel zeitaufwendiger“, so Darin. 

Dieser Prozess änderte sich mit der Einführung von Zoom Clips, einem Tool für asynchrone Videoaufzeichnungen, das in die Zoom-Plattform integriert ist. 

„Mit Clips können wir asynchron per Video zusammenarbeiten. Für mich ist es das beste Tool für Demos“, so Matthieu, ein Produktmanager. Von Frankreich aus kann er mit Entwicklungsteams auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, um bestimmte Produktfunktionen zu optimieren.

„Das Entwicklungsteam arbeitet an einer Funktion und zeichnet eine kurze Demo auf. Wenn ich online gehe, kann ich sie mir ansehen und prüfen, ob die Funktion den Anforderungen und dem Design entspricht“, erklärt Matthieu. „Wenn ich etwas sehe, das einer Anforderung nicht entspricht, kann ich an einer bestimmten Stelle in einem Clip einen Kommentar erstellen und von dort aus eine Diskussion starten.“

Am anderen Ende dieser Feedbackschleife stehen Kendall, Manager of Product Design, und ihr Team. „Als Designerin erhalte ich manchmal eine Anforderung in einem Clips-Link. So habe ich einen Kontext, als hätte ich gerade ein Walk-Through-Meeting mit dem Produktmanager gehabt“, so Kendall. „Wenn ich nachmittags einen Designentwurf fertig habe, kann ich in wenigen Minuten einen Clip zur Präsentation meiner Ideen vorbereiten. Am nächsten Morgen habe ich dann Kommentare zu meinem Clip oder in Team Chat. Im besten Fall posten sie ihren Daumen hoch zum Clip.“

Emoji-Reaktionen sind nicht die einzigen erweiterten Funktionen, die in Zoom Clips verfügbar sind. Um die Videoqualität zu verbessern, können Kendall und Matthieu ihr Erscheinungsbild überarbeiten, die Rauschunterdrückung nutzen oder sogar einen Avatar verwenden. Sobald ein Clip geteilt wurde, können sie sehen, wie viele Personen ihn angesehen haben, und auf Fragen und Kommentare antworten, die an bestimmten Stellen im Clip hinterlassen wurden.

Darin ist davon überzeugt, dass sich diese Lösung für das Hin und Her von Chat-Nachrichten für sein Team enorm auszahlt. „Wir erreichen in sehr kurzer Zeit ein klares Ergebnis“, so Darin.

Matthieu stellt fest, dass es Situationen gibt, in denen er eine Clip-Aufzeichnung einem tatsächlichen Meeting vorzieht, auch wenn sich Teilnehmer nicht in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. „Demos können in Meetings weniger effektiv sein – die Leute müssen sich vorbereiten und fühlen sich möglicherweise unter Druck, Fragen live zu beantworten“, so Matthieu. „Mit Clips können Sie einfach mit der Aufnahme beginnen. Der Zeitaufwand für eine Demo hat sich deutlich verringert.“

Als Zuschauer möchte Matthieu lieber die Kontrolle haben und sich eine Demo dann ansehen, wenn es ihm am besten passt, statt live während eines Meetings. „Ich merke, dass meine Aufmerksamkeit höher ist. Ich kann bei Bedarf zum Anfang oder zu einem bestimmten Punkt zurückgehen.“

Durch die asynchrone Kommunikation hat Laura, eine Content-Designerin in Großbritannien, Zeit, die präsentierten Informationen zu verarbeiten und ihre Ideen zu ordnen. „Wenn ich einen Clip erhalte, finde ich persönlich es wunderbar, ein wenig Zeit zu haben, um über meine Reaktion nachzudenken“, so Laura. „Clips erleichtern mir die Kommunikation ein wenig.“

Zeitzonen sind nicht die einzige Herausforderung für unsere globalen Teams. Auch Sprachbarrieren können eine klare Kommunikation im Team verhindern. Tools für kollaboratives Arbeiten im Team müssen die Kommunikation über verschiedene Sprachen hinweg unterstützen können. 

Es empfiehlt sich grundsätzlich, vor dem Meeting eine Agenda bereitzustellen. Dies erleichtert auch denjenigen die Vorbereitung, die die Hauptsprache des Meetings nicht sprechen. Darin hält Tagesordnungspunkte in Zoom Notes fest. Diese kann er dann im Chat teilen und auf der Registerkarte „Meeting“ anzeigen.

Lauras Kollegen aus den Bereichen Entwicklung und Produktdesign, die größtenteils eine andere Sprache sprechen, teilen ihre Meeting-Agenden in Team Chat, wo sie die Nachrichten dann mit ein paar Klicks ins Englische übersetzen kann. Während des Meetings schaltet sie in Echtzeit übersetzte Untertitel ein, um mit der Unterhaltung Schritt zu halten. „Ich kann bequem teilnehmen und zuhören, ohne dass die Sprache eine große Barriere darstellt“, so Laura.

Wir haben kürzlich noch mehr Funktionen für Zoom AI Companion und Unterstützung für bis zu 36 Sprachen (in der Vorschau) für Meeting-Funktionen eingeführt, damit globale Teams besser kommunizieren können. Wenn AI Companion aktiviert ist, kann das Tool automatisch erkennen, wenn in einem Meeting eine unterstützte Sprache gesprochen wird, und eine Meeting-Zusammenfassung in dieser Sprache erstellen. AI Companion kann auch Antworten auf Fragen in unterstützten Sprachen geben, selbst wenn diese Sprache im Meeting nicht gesprochen wird. Das bedeutet, dass eine Meeting-Teilnehmerin wie Laura AI Companion eine Frage auf Englisch stellen und eine Antwort auf Englisch erhalten kann, auch wenn das Gespräch in einer anderen Sprache geführt wird.

Wenn Sie Ihren verteilten Teams dabei helfen möchten, über Zeitzonen und Sprachbarrieren hinweg besser zu kommunizieren, sollten Sie die folgenden drei Dinge berücksichtigen: 

1. Ein zentraler Hub hilft Teams, in Verbindung zu bleiben. Wenn Teams wissen, wo sie Informationen finden, können sie besser zusammenarbeiten. Mit einer einzigen Plattform für Kommunikation und kollaboratives Arbeiten im Team, die Meetings, Team Chat, Clips und Workvivo für eine umfassendere Unternehmenskommunikation umfasst, können Mitarbeiter ihre funktionsübergreifenden Projekte im Auge behalten und Neues aus dem Unternehmen erfahren, ohne Zoom verlassen zu müssen. „Workvivo ist für uns jetzt der beste Ort, um aktuelle Unternehmensnachrichten zu finden“, so Matthieu.
2. Nicht alles muss „live“ sein. Asynchrone Kommunikation über Team Chat und Clips kann in bestimmten Situationen genauso effektiv sein wie ein Live-Meeting oder eine großartige Möglichkeit für einen Gesprächseinstieg darstellen. „Clips sind kein Ersatz für Meetings, sondern eher eine Begleitung, um die Dynamik aufrechtzuerhalten“, erklärt Laura. Und selbst wenn Sie nicht an einem Meeting teilnehmen können, können Ihnen KI-generierte Meeting-Zusammenfassungen dabei helfen, Verpasstes aufzuholen.
3. Integrierte Lösungen sparen Zeit. Wenn Ihre Teams nicht zwischen Übersetzungstools von Drittanbietern hin- und herwechseln müssen, können sie schneller und effizienter mit Kollegen kommunizieren. „Die Übersetzungsfunktion von Team Chat ist für mein Team hilfreich. Damit können wir die Bedeutung einer Nachricht ganz einfach noch einmal überprüfen, wenn wir Zweifel haben“, so Kendall.

Wenn Sie Zoom Workplace haben, können Sie noch heute mit Zoom Clips und Team Chat loslegen! Sehen Sie sich unsere Anleitung für Zoom Clips und unsere Anleitung für Zoom Team Chat an. 

Suchen Sie nach weiteren Möglichkeiten, die Produktivität Ihrer globalen Teams zu steigern? Sehen Sie sich unser On-Demand-Webinar „Unlocking productivity: 10 tips to enhance your Zoom experience“ (Produktivität nutzen: 10 Tipps zur Maximierung Ihres Zoom-Erlebnisses) an.