Nuestros empleados utilizan la plataforma Zoom para reinventar el trabajo en equipos globales, con comunicación asíncrona y capacidades de IA multilingüe que hacen posible una conexión eficaz.
5 min de lectura
Publicado el 8 de marzo de 2024
Los equipos distribuidos a menudo tienen que esforzarse más para colaborar con eficacia, y muchas tareas que permiten mantener al día a los compañeros de equipo pueden obstaculizar la verdadera colaboración. Actividades como enviar notas de reuniones, gestionar elementos de acción o poner al día a un colaborador sobre el estado de un proyecto pueden dificultar la capacidad de una persona para conectarse con otras y concentrarse en un trabajo significativo. De hecho, de acuerdo con nuestro informe sobre la IA en el lugar de trabajo, el 73 % de los líderes y el 55 % de los empleados dedican al menos algunas veces a la semana a compartir notas y elementos de acción con sus compañeros, así como el 71 % de los líderes y el 51 % de los empleados proporcionan información actualizada sobre el estado de los proyectos varias veces a la semana. Esto supone una gran cantidad de trabajo que puede obstaculizar la colaboración en equipo.
En Zoom no somos inmunes a estos retos. Como empresa global, hemos tenido que ser estratégicos sobre cómo enfocar la colaboración en equipo. Nos apoyamos en nuestras propias herramientas para ayudar, y nuestras experiencias nos han permitido incluso pensar y diseñar nuevas funciones y soluciones para ayudar a los equipos a trabajar juntos de forma más eficaz. Así es como lo hacemos.
Con miembros del equipo ubicados en diferentes continentes, la colaboración laboral es todo un reto logístico. A menudo no hay manera de que toda la plantilla participe en una llamada en directo sin que alguien tenga que unirse en mitad de la noche.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
«Yo tengo el horario de la costa este [en EE. UU.] y la mayoría de mis compañeros están en la costa oeste, pero también trabajo con gente que está en Europa y Asia», comenta Darin, jefe de Aplicaciones de Productividad. «La colaboración que mantenemos es realmente global».
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Para ahorrar tiempo, Darin utiliza Zoom AI Companion, nuestro asistente de IA generativa con capacidades para varias plataformas, a fin de resumir largos hilos de chat. Esto le ayuda a seguir el ritmo de las actividades del equipo sin atacarse en los detalles.
«Nos comunicamos mucho por chat. Algunas cosas necesitan toda mi atención, pero otras son solo informativas. Cuando llego a un canal de chat con 30 o 40 mensajes sin leer, puedo hacer un resumen, captar la idea principal y seguir adelante», comenta Darin. «Es invaluable que me permita aprovechar mi tiempo así».
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
«Antes hacíamos capturas de pantalla, escribíamos descripciones y las pegábamos en el chat o en un documento. Uno podía hacerse una idea de lo que estaba pasando, pero llevaba mucho más tiempo», señala Darin.
Ese proceso cambió con la introducción de Zoom Clips, una herramienta de vídeo asíncrono integrada en la plataforma Zoom.
«Con Clips, podemos colaborar de forma asíncrona por vídeo. Para mí es la mejor herramienta de demostración», asegura Matthieu, gerente de Producto. Desde Francia, puede trabajar con equipos de ingenieros de todo el mundo para perfeccionar características específicas de los productos.
«El equipo de ingenieros trabaja en una característica y graba una breve demostración. Cuando me conecto, puedo comprobar si se ajusta a los requisitos y al diseño», explica Matthieu. «Puedo hacer un comentario en un punto específico de un clip si veo algo que no concuerda con un requisito, y empezar una conversación a partir de ahí».
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Las reacciones con emojis no son las únicas características avanzadas que ofrece Zoom Clips. Para ayudar a mejorar la calidad del vídeo, Kendall y Matthieu pueden retocar su aspecto, aplicar supresión de ruido o, incluso, utilizar un avatar. Cuando se comparte un vídeo, pueden ver cuántas personas lo vieron y responder a las preguntas y comentarios que se dejaron en momentos específicos del vídeo.
Darin cree que esta solución a las idas y venidas de los mensajes de chat representa un enorme retorno de la inversión para su equipo. «Tenemos una comunicación clara en un tiempo muy breve», afirma.
Matthieu considera que, incluso cuando las diferencias de horario no son un problema, hay situaciones en las que prefiere la grabación de un clip en lugar de una reunión real. «Las demostraciones en las reuniones pueden ser menos eficaces: la gente tiene que prepararse y puede sentir presión a la hora de responder a las preguntas en directo», comenta. «Con Clips, simplemente se puede empezar a grabar. El tiempo que se dedica a una demostración ha disminuido considerablemente».
Como espectador, Matthieu prefiere tener el control para ver una demostración cuando le resulte más cómodo, en lugar de hacerlo en directo durante una reunión. «Me doy cuenta de que presto más atención. Puedo retroceder al principio o a un punto específico si es necesario».
La comunicación asíncrona da a Laura, diseñadora de contenidos en el Reino Unido, tiempo para asimilar la información que se le presenta y organizar sus ideas. «En lo personal, cuando soy quien recibe un clip, me resulta estupendo tener un poco de espacio para pensar mi respuesta», expresa. «Los clips hacen que la comunicación me resulte un poco más fácil».
Los husos horarios no son la única complicación que tienen que superar nuestros equipos internacionales. Las diferencias lingüísticas también pueden impedir que los equipos se comuniquen con claridad. Las herramientas de colaboración en equipo deben poder admitir la comunicación en distintos idiomas.
Por lo general, facilitar un orden del día antes de la reunión es una buena práctica, pero también ayuda a quienes no hablan el idioma principal de la reunión a prepararse con anticipación. Darin dice que hace un seguimiento de los puntos del orden del día en Zoom Notes, que se pueden compartir en el chat y consultar en la pestaña de la reunión.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Hace poco introdujimos aún más capacidades para Zoom AI Companion y la compatibilidad con hasta 36 idiomas (en vista previa) para las capacidades en las reuniones con el objetivo de ayudar a los equipos globales a comunicarse mejor. Cuando la función está activada, AI Companion puede detectar automáticamente si en una reunión se habla un idioma compatible y generar un resumen de la reunión en ese idioma. AI Companion también puede responder preguntas en idiomas compatibles, aunque ese idioma no se hable en la reunión. Esto significa que un participante en una reunión, como Laura, puede hacer una pregunta a AI Companion en inglés y recibir una respuesta en inglés, aunque la conversación sea en otro idioma.
Si quiere ayudar a sus equipos distribuidos a comunicarse mejor entre diferentes zonas horarias y con barreras lingüísticas, debe tener en cuenta estos tres aspectos:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
¿Busca más formas de mejorar la productividad de sus equipos internacionales? Vea nuestro seminario web a pedido, «Unlocking productivity: 10 tips for maximizing your Zoom experience» (Cómo aumentar la productividad: 10 consejos para maximizar su experiencia de Zoom).
8 min de lectura
Los equipos pueden ser más eficaces cuando disponen de un espacio centralizado y conectado —como Zoom Chat— para compartir ideas, tomar medidas y mantener a todo el mundo informado.
4 min de lectura
Descubra cómo los subtítulos traducidos de Zoom reducen la necesidad de intérpretes e integraciones de terceros para que pueda impulsar una reunión o seminario web más inclusivo.
9 min de lectura
Para ayudar a habilitar una comunicación clara y perder menos tiempo, desarrollamos una oferta de vídeo asíncrono: Zoom Clips.
