El trabajo en equipos distribuidos no es fácil: siga nuestros consejos para colaborar en equipos globales

Los equipos distribuidos a menudo tienen que esforzarse más para colaborar con eficacia, y muchas tareas que permiten mantener al día a los compañeros de equipo pueden obstaculizar la verdadera colaboración. Actividades como enviar notas de reuniones, gestionar elementos de acción o poner al día a un colaborador sobre el estado de un proyecto pueden dificultar la capacidad de una persona para conectarse con otras y concentrarse en un trabajo significativo. De hecho, de acuerdo con nuestro informe sobre la IA en el lugar de trabajo, el 73 % de los líderes y el 55 % de los empleados dedican al menos un par de veces a la semana a compartir notas y elementos de acción con sus compañeros, así como el 71 % de los directivos y el 51 % de los empleados proporcionan información actualizada sobre el estado de los proyectos varias veces a la semana. Esto supone una gran cantidad de trabajo que puede obstaculizar la colaboración en equipo.

En Zoom, no estamos exentos de estas dificultades. Como empresa global, hemos tenido que adoptar una estrategia a la hora de abordar la colaboración en equipo. Recurrimos a nuestras propias herramientas para ayudar, y nuestras experiencias nos han permitido incluso concebir y diseñar nuevas características y soluciones para que los equipos trabajen juntos de forma más eficaz. A continuación, explicamos cómo lo hacemos.

Con miembros del equipo ubicados en distintos continentes, la colaboración es todo un desafío logístico. A menudo no hay manera de que todos participen en una llamada en directo sin que alguien tenga que unirse en mitad de la noche. 

La plataforma Zoom es el puente de conexión entre los equipos, ya que permite una colaboración continua entre distintas zonas horarias e idiomas. Zoom Team Chat es un componente fundamental de la plataforma, que permite a los empleados comunicarse de forma asíncrona o en tiempo real, individualmente o en grupo. 

«Yo tengo el horario de la costa este [en EE. UU.] y la mayoría de mis compañeros están en la costa oeste, pero también trabajo con gente que está en Europa y Asia», comenta Darin, jefe de Aplicaciones de Productividad. «La colaboración que mantenemos es realmente global».

Como gerente, Darin trata de ser prudente a la hora de enviar chats a sus compañeros fuera del horario laboral. «A algunas personas no les molesta que les envíen mensajes fuera del horario laboral, pero otras prefieren que se respete ese límite. Team Chat nos permite trabajar de las dos formas. Puedo programar un chat para que el destinatario lo reciba por la mañana, en su horario», explica. 

Team Chat ayuda a Darin a mantenerse al tanto de muchos tipos diferentes de flujos de trabajo, ya sea que participe activamente o solo necesite estar informado a nivel general. Incluso cuando esas conversaciones se mantienen en otro idioma, Darin utiliza las características de traducción integradas en el chat de equipo de Zoom para traducir los mensajes. Cuando la colaboración se desarrolla a través de varios productos —desde las reuniones hasta el chat, por ejemplo—, el chat de reunión continuo permite mantener el debate en un solo lugar para que pueda continuar la conversación incluso después de que la reunión haya terminado.

Para ahorrar tiempo, Darin utiliza Zoom AI Companion, nuestro asistente de IA generativa con capacidades para varias plataformas, a fin de resumir largos hilos de chat. Esto le ayuda a seguir el ritmo de las actividades del equipo sin atacarse en los detalles.

«Nos comunicamos mucho por chat. Algunas cosas necesitan toda mi atención, pero otras son solo informativas. Cuando llego a un canal de chat con 30 o 40 mensajes sin leer, puedo hacer un resumen, captar la idea principal y seguir adelante», comenta Darin. «Es invaluable que me permita aprovechar mi tiempo así».

Los empleados de Zoom utilizan Zoom Team Chat como centro de comunicación, debate y toma de decisiones. Pero cuando los miembros del equipo tienen que compartir un boceto de un producto o señalar un error, las palabras y las imágenes estáticas a menudo no lo explican todo. 

«Antes hacíamos capturas de pantalla, escribíamos descripciones y las pegábamos en el chat o en un documento. Uno podía hacerse una idea de lo que estaba pasando, pero llevaba mucho más tiempo», señala Darin. 

Ese proceso cambió con la introducción de Zoom Clips, una herramienta de vídeo asíncrono integrada en la plataforma Zoom. 

«Con Clips, podemos colaborar de forma asíncrona por vídeo. Para mí es la mejor herramienta de demostración», asegura Matthieu, gerente de Producto. Desde Francia, puede trabajar con equipos de ingenieros de todo el mundo para perfeccionar características específicas de los productos.

«El equipo de ingenieros trabaja en una característica y graba una breve demostración. Cuando me conecto, puedo comprobar si se ajusta a los requisitos y al diseño», explica Matthieu. «Puedo hacer un comentario en un punto específico de un clip si veo algo que no concuerda con un requisito, y empezar una conversación a partir de ahí».

En el otro extremo de ese bucle de comentarios está Kendall, gerente de Diseño de Productos, y su equipo. «Como diseñadora, a veces me llega un requisito dentro de un enlace de Clips. Me aporta contexto, como si acabara de tener una reunión con el gerente de Producto», comenta Kendall. «Si tengo un borrador de diseño listo por la tarde, puedo tomarme unos minutos para preparar un clip para presentar mis ideas y, a la mañana siguiente, recibiré comentarios en mi clip o en Team Chat. Si todo está bien, publican su visto bueno del clip con pulgares hacia arriba».

Las reacciones con emojis no son las únicas características avanzadas que ofrece Zoom Clips. Para ayudar a mejorar la calidad del vídeo, Kendall y Matthieu pueden retocar su aspecto, aplicar supresión de ruido o, incluso, utilizar un avatar. Cuando se comparte un vídeo, pueden ver cuántas personas lo vieron y responder a las preguntas y comentarios que se dejaron en momentos específicos del vídeo.

Darin cree que esta solución a las idas y venidas de los mensajes de chat representa un enorme retorno de la inversión para su equipo. «Tenemos una comunicación clara en un tiempo muy breve», afirma.

Matthieu considera que, incluso cuando las diferencias de horario no son un problema, hay situaciones en las que prefiere la grabación de un clip en lugar de una reunión real. «Las demostraciones en las reuniones pueden ser menos eficaces: la gente tiene que prepararse y puede sentir presión a la hora de responder a las preguntas en directo», comenta. «Con Clips, simplemente se puede empezar a grabar. El tiempo que se dedica a una demostración ha disminuido considerablemente».

Como espectador, Matthieu prefiere tener el control para ver una demostración cuando le resulte más cómodo, en lugar de hacerlo en directo durante una reunión. «Me doy cuenta de que presto más atención. Puedo retroceder al principio o a un punto específico si es necesario».

La comunicación asíncrona da a Laura, diseñadora de contenidos en el Reino Unido, tiempo para asimilar la información que se le presenta y organizar sus ideas. «En lo personal, cuando soy quien recibe un clip, me resulta estupendo tener un poco de espacio para pensar mi respuesta», expresa. «Los clips hacen que la comunicación me resulte un poco más fácil».

Los husos horarios no son la única complicación que tienen que superar nuestros equipos internacionales. Las diferencias lingüísticas también pueden impedir que los equipos se comuniquen con claridad. Las herramientas de colaboración en equipo deben poder admitir la comunicación en distintos idiomas. 

Por lo general, facilitar un orden del día antes de la reunión es una buena práctica, pero también ayuda a quienes no hablan el idioma principal de la reunión a prepararse con anticipación. Darin dice que hace un seguimiento de los puntos del orden del día en Zoom Notes, que se pueden compartir en el chat y consultar en la pestaña de la reunión.

Los colegas de Laura en las áreas de Ingeniería y Diseño de Productos, que en su mayoría hablan otro idioma, comparten el orden del día de sus reuniones en Team Chat, donde puede traducir los mensajes al inglés con unos pocos clics. Durante la reunión, activa los subtítulos traducidos en tiempo real para seguir la conversación. «Puedo participar y escuchar de forma práctica sin que el idioma sea mucho problema», explica.

Hace poco introdujimos aún más capacidades para Zoom AI Companion y la compatibilidad con hasta 36 idiomas (en vista previa) para las capacidades en las reuniones con el objetivo de ayudar a los equipos globales a comunicarse mejor. Cuando la función está activada, AI Companion puede detectar automáticamente si en una reunión se habla un idioma compatible y generar un resumen de la reunión en ese idioma. AI Companion también puede responder preguntas en idiomas compatibles, aunque ese idioma no se hable en la reunión. Esto significa que un participante en una reunión, como Laura, puede hacer una pregunta a AI Companion en inglés y recibir una respuesta en inglés, aunque la conversación sea en otro idioma.

Si quiere ayudar a sus equipos distribuidos a comunicarse mejor entre diferentes zonas horarias y con barreras lingüísticas, debe tener en cuenta estos tres aspectos: 

1. Un hub central ayuda a los equipos a mantenerse conectados. Cuando los equipos saben adónde dirigirse para obtener información, pueden colaborar mejor. Con una plataforma para la colaboración en equipo que incluye Meetings, Team Chat, Clips y Workvivo para las comunicaciones más generales de la empresa, los empleados pueden estar al tanto de sus proyectos interfuncionales y recibir información actualizada de la organización sin salir de Zoom. «Workvivo es ahora el mejor lugar para encontrar las últimas novedades de la empresa», afirma Matthieu.
2. No todo tiene que ser «en directo». La comunicación asíncrona mediante Team Chat y Clips puede ser tan eficaz como una reunión en directo en ciertas situaciones, o una forma fantástica de iniciar una conversación. Como dijo Laura: «Clips no es un sustituto de las reuniones, sino un complemento para mantener el impulso». Incluso si uno no puede asistir a una reunión, los resúmenes generados por IA pueden servir para ponerse al día.
3. Las soluciones integradas permiten ahorrar tiempo. Cuando sus equipos no tienen que pasar de una herramienta de traducción externa a otra, pueden comunicarse con sus compañeros de forma más rápida y eficaz. «La característica de traducción de Team Chat es muy útil para mi equipo. Nos permite consultar el significado de un mensaje cuando tenemos dudas», explica Kendall.

Si tiene Zoom Workplace, puede empezar a utilizar Zoom Clips y Team Chat hoy mismo. Eche un vistazo a nuestra guía del usuario de Zoom Clips y a la guía de Zoom Team Chat. 

¿Busca más formas de mejorar la productividad de sus equipos internacionales? Vea nuestro seminario web a pedido, «Unlocking productivity: 10 tips for maximizing your Zoom experience» (Cómo aumentar la productividad: 10 consejos para maximizar su experiencia de Zoom).