會議與聊天
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是否為溝通零散而苦惱？瞭解將團隊凝聚在一起的關鍵因素
當團隊擁有集中、互聯的空間（例如 Zoom Chat），可以更有效地分享想法、採取行動並確保所有與會者進度一致。
我們的員工使用 Zoom 平台重新塑造全球團隊工作，透過非同步通訊和多語 AI，讓連線更有效率。
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發佈日期 2024年3月8日
分散式團隊通常需要付出更多努力才能有效協作，而許多幫助團隊成員瞭解最新情況的工作，很有可能使團隊成員偏離真正的協作。像是傳送會議筆記、行動項目或是向協作人員更新專案狀態等任務，都會阻礙個人與他人間的聯繫和專注於有意義的工作上。事實上，根據我們 AI 在工作場所中的報告顯示出，有 73% 的主管和 55% 的員工，每週至少會有幾次與同事分享筆記和行動項目，71% 的主管和 51% 的員工，一週內會多次更新專案的狀態。這便是許多忙碌瑣碎的工作，可能會阻礙團隊成員間的協作。
在 Zoom，我們也無法避免這些挑戰。 作為一家全球性的公司，我們必須對如何進行團隊協作採取策略性的態度。 我們倚賴自己的工具來提供協助，我們的經驗甚至讓我們想到並設計新的功能和解決方案，以協助團隊更有效率地合作。 我們是這樣做的。
由於團隊成員分佈在不同洲，工作場所協作是一項後勤挑戰。若不是有人在半夜加班，幾乎不可能讓所有人都加入直播通話。
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
生產力應用程式主管 Darin 說道：「我在 [美國] 東岸時區，而多數夥伴都在西岸，除此之外，我還會與在歐洲和亞洲的人一起工作。可以說，我們是真正全球協作的一群人。」
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
為了節省時間，Darin 使用 Zoom AI Companion，我們的生成式 AI 助理搭配平台功能，對長篇對話串進行摘要。這有助於他瞭解團隊活動的主要動向，而不會陷入細節。
「聊天時需要大量溝通。有些內容需要深入瞭解，但也有部分只是作為參考。當我進到聊天頻道，發現有 30 或 40 則未讀訊息時，我就會使用摘要，快速釐清重點，然後跟上節奏。」Darin 說道。「省下來的時間價值難以估量。」
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
「以前我們會擷取螢幕畫面，附上說明，再貼到聊天或文件中。這樣能夠把事情拼湊起來，但是要花掉很多時間。」Darin 表示。
隨著 Zoom Clips 非同步視訊工具內建於 Zoom 平台當中，這項流程有所改變。
「使用 Clips，我們能夠一邊視訊一邊非同步協作。我發現這是最適合用來示範的。」產品經理 Matthieu 表示。他在法國能與全球的工程師團隊合作，微調特定產品的功能。
「工程師團隊會針對功能錄製一段示範短片。我上線時能觀看短片，並確保其示範內容符合要求和設計。」Matthieu 進一步解釋。「如果有不符合要求的部分，我可以在片段裡特定的時間點進行評論，然後從那裡開始討論。」
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Zoom Clips 中不僅有表情符號回應等進階可用功能。為了提升視訊品質，Kendall 和 Matthieu 還可以修飾外表、使用降噪功能，或甚至使用虛擬人偶。分享片段後，他們可以看到有多少人觀看和評論，並針對片段中特定時間點留下的評論進行回應。
Darin 認為這樣有來有回的聊天訊息解決方案，為他的團隊帶來很高的投資報酬率。「我們僅用很少的時間，非常清楚地進行溝通。」他說。
Matthieu 發現即使有時差也不是問題，某些情況下，他更喜歡錄製的片段而不是實際的會議。「在會議中示範的效率很差 — 大家都需要做準備，而且對現場問答可能會備感壓力。」他說。「換做使用 Clips，只需要開始錄製。花在示範所用的時間大幅減少。」
當觀眾時，Matthieu 更喜歡在方便的時候觀看示範，而不是在會議期間觀看直播。「我發現這樣自己的注意力更集中。如有必要，我能夠倒回開頭或特定時間點。」
非同步通訊讓英國內容設計師 Laura 有時間消化所呈現的資訊，並組織她的想法。「就我自己來說，當我收到 Clips 時，最棒的地方是我有空間來思考我的回應。」她說。「對我來說，Clips 讓溝通變得比較輕鬆一點。」
全球化團隊要克服的，還不僅僅是時區問題。語言隔閡也會阻礙團隊清楚溝通。團隊協作工具要能支援不同語言之間的溝通。
通常，會議開始前提供議程是很好的做法，除此之外，還可以幫助不會說會議主要語言的人提前做好準備。Darin 說他會在 Zoom Notes 裡追蹤議程項目，這樣可以進一步分享在聊天中，也可以在會議標籤中顯示。
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
最近，我們為 Zoom AI Companion 推出更多功能，以及支援最多 36 種語言 (預覽版) 適用於會議內功能，幫助全球團隊溝通更順利。啟用時，AI Companion 可以自動偵測會議中可支援的語言，然後以該語言產生會議摘要。AI Companion 還可以用支援的語言回答問題。也就是說，即使進行中的對話是不同語言，Laura 也可以用英語詢問 AI Companion，然後得到英語回覆。
如果您想要協助不同時區和語言隔閡的分散式團隊流暢溝通，以下是三個考慮重點：
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
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