分散式團隊工作並不簡單 — 獲得我們全球團隊協作的秘訣

分散式團隊通常需要付出更多努力才能有效協作，而許多幫助團隊成員瞭解最新情況的工作，很有可能使團隊成員偏離真正的協作。像是傳送會議筆記、行動項目或是向協作人員更新專案狀態等任務，都會阻礙個人與他人間的聯繫和專注於有意義的工作上。事實上，根據我們 AI 在工作場所中的報告顯示出，有 73% 的主管和 55% 的員工，每週至少會有幾次與同事分享筆記和行動項目，71% 的主管和 51% 的員工，一週內會多次更新專案的狀態。這便是許多忙碌瑣碎的工作，可能會阻礙團隊成員間的協作。

Zoom 也擺脫不了這些挑戰。作為一家全球化公司，我們必須對團隊協作的方式採取策略。我們借助自己開發的工具協助自身，而我們的經驗甚至促使我們思考和設計出全新的功能和解決方案，讓團隊工作更具效率。此處查看操作方式：

由於團隊成員遍布不同大陸，使協作成為一項後勤挑戰。若不是有人在半夜加班，幾乎不可能讓所有人都參加直播通話。 

Zoom 平台是讓團隊緊密結合的媒介，讓不同時區和不同語言之間的協作得以不間斷進行。平台中心是 Zoom Team Chat，讓員工以非同步或即時通訊，一對一或是群組的方式進行溝通。

生產力應用程式主管 Darin 說道：「我在 [美國] 東岸時區，而多數夥伴都在西岸，除此之外，我還會與在歐洲和亞洲的人一起工作。可以說，我們是真正全球協作的一群人。」

身為主管，Darin 試著盡量避免在工作時間以外向同事傳送聊天對話。「有些人不介意下班後收到訊息，但也有一部分人喜歡保持界線。團體聊天允許我們雙向工作。我依然可以傳送聊天，收件者會在他那邊的早上收到訊息。」他說道。 

團體聊天幫助 Darin 隨時瞭解多個不同類型的工作流程，無論他是擔任主要職責，或只是因職位較高因此需要瞭解。甚至，當對話是以另一種語言進行時，Darin 還可使用 Zoom 內建的團體聊天翻譯功能來翻譯訊息。當協作涉及多個產品時 — 例如，從會議到聊天 — 繼續會議聊天有助於將討論集中在一個地方，使他在會議結束後仍可以繼續對話。

為了節省時間，Darin 使用 Zoom AI Companion，我們的生成式 AI 助理搭配平台功能，對長篇對話串進行摘要。這有助於他瞭解團隊活動的主要動向，而不會陷入細節。

「聊天時需要大量溝通。有些內容需要深入瞭解，但也有部分只是作為參考。當我進到聊天頻道，發現有 30 或 40 則未讀訊息時，我就會使用摘要，快速釐清重點，然後跟上節奏。」Darin 說道。「省下來的時間價值難以估量。」

Zoom 員工依賴 Zoom Team Chat 作為溝通、討論和決策的中心。但是，當團隊成員要分享產品模型或指出錯誤時，僅靠文字和靜態圖片通常無法傳遞完整的資訊。 

「以前我們會擷取螢幕畫面，附上說明，再貼到聊天或文件中。這樣能夠把事情拼湊起來，但是要花掉很多時間。」Darin 表示。 

隨著 Zoom Clips 非同步視訊工具內建於 Zoom 平台當中，這項流程有所改變。

「使用 Clips，我們能夠一邊視訊一邊非同步協作。我發現這是最適合用來示範的。」產品經理 Matthieu 表示。他在法國能與全球的工程師團隊合作，微調特定產品的功能。

「工程師團隊會針對功能錄製一段示範短片。我上線時能觀看短片，並確保其示範內容符合要求和設計。」Matthieu 進一步解釋。「如果有不符合要求的部分，我可以在片段裡特定的時間點進行評論，然後從那裡開始討論。」

意見反應管道的另一端，是產品設計經理 Kendall 和他的團隊。「身為設計師，有時候我會在 Clips 連結中收到要求。這有助於說明背景資訊，就像我才剛和產品經理結束一場詳細的示範會議一樣。」Kendall 說道。「如果我在下午準備好設計草稿，我可以花幾分鐘製作成片段來展示我的想法，第二天早上，我就能在 Team Chat 或片段中看到評論。如果一切順利，他們會對片段內容按讚。」

Zoom Clips 中不僅有表情符號回應等進階可用功能。為了提升視訊品質，Kendall 和 Matthieu 還可以修飾外表、使用降噪功能，或甚至使用虛擬頭像。分享片段後，他們可以看到有多少人觀看和評論，並針對片段中特定時間點留下的評論進行回應。

Darin 認為這樣有來有回的聊天訊息解決方案，為他的團隊帶來很高的投資報酬率。「我們僅用很少的時間，非常清楚地進行溝通。」他說。

Matthieu 發現即使有時差也不是問題，某些情況下，他更喜歡錄製的片段而不是實際的會議。「在會議中示範的效率很差 — 大家都需要做準備，而且對現場問答可能會備感壓力。」他說。「換做使用 Clips，只需要開始錄製。花在示範所用的時間大幅減少。」

當觀眾時，Matthieu 更喜歡在方便的時候觀看示範，而不是在會議期間觀看直播。「我發現這樣自己的注意力更集中。如有必要，我能夠倒回開頭或特定時間點。」

非同步通訊讓英國內容設計師 Laura 有時間消化所呈現的資訊，並組織她的想法。「就我自己來說，當我收到 Clips 時，最棒的地方是我有空間來思考我的回應。」她說。「對我來說，Clips 讓溝通變得比較輕鬆一點。」

全球化團隊要克服的，還不僅僅是時區問題。語言隔閡也會阻礙團隊清楚溝通。團隊協作工具要能支援不同語言之間的溝通。 

通常，會議開始前提供議程是很好的做法，除此之外，還可以幫助不會說會議主要語言的人提前做好準備。Darin 說他會在 Zoom Notes 裡追蹤議程項目，這樣可以進一步分享在聊天中，也可以在會議標籤中顯示。

Laura 的工程師和產品設計夥伴，主要語言使用不同，當他們在 Team Chat 中分享會議議程時，她只要點幾下就能翻譯訊息成英語。而會議期間，她會開啟即時翻譯字幕以跟上對話。「我能夠輕鬆參與和聆聽，不再受限於語言障礙。」她說。

最近，我們為 Zoom AI Companion 推出更多功能，以及支援最多 36 種語言 (預覽版) 適用於會議內功能，幫助全球團隊溝通更順利。啟用時，AI Companion 可以自動偵測會議中可支援的語言，然後以該語言生成會議摘要。AI Companion 還可以用支援的語言回答問題。也就是說，即使進行中的對話是不同語言，Laura 也可以用英語詢問 AI Companion，然後得到英語回覆。

如果您想要協助不同時區和語言隔閡的分散式團隊流暢溝通，以下是三個考慮重點： 

1. 集中式的中心有助於團隊保持聯繫。當團隊知道該去哪裡獲得資訊時，就能夠實現更緊密的協作。透過單一平台協作，包括 Meetings、Team Chat、Clips 和 Workvivo 進行廣泛的公司交流，員工不用離開 Zoom 就能掌握不同功能的專案和組織更新內容。Matthieu 說：「Workvivo 現在是我們瞭解公司最新消息的最佳去處。」
2. 不是什麼都得「現場直播。」透過 Team Chat 和 Clips 的非同步溝通，特定情況下就和直播會議一樣具有高效率，或者是開始對話的一種方式。就如 Laura 所說，「Clips 不會取代會議，但會是讓會議保持前進動力的助力」。而且，即使您無法參加會議，AI 生成的會議摘要還可協助您跟上進度。
3. 整合解決方案能幫您節省時間。當團隊不需要來回切換第三方翻譯工具時，他們便可以快速、有效的與同事溝通。「Team Chat 的翻譯功能對我的團隊非常實用。當我們有疑問時，我們能輕鬆再次確認訊息含意。」Kendall 表示。

只要您有 Zoom Workplace，就可立即開始使用 Zoom Clips 和 Team Chat！查閱我們的 Zoom Clips 使用者指南和 Zoom Team Chat 指南。 

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