Il lavoro fra team distribuiti non è semplice: scopri i nostri consigli per una collaborazione fra team a livello globale

Spesso, i team distribuiti devono impegnarsi maggiormente per collaborare in modo efficace, e molte fra le attività che aiutano a mantenere l'aggiornamento dei membri dei team possono impedire una collaborazione reale. Attività come l'invio delle note di una riunione, le azioni da intraprendere o l'aggiornamento di un collaboratore sullo stato di un progetto possono ostacolare la capacità di una persona relazionarsi con gli altri e di concentrarsi su un lavoro importante. Infatti, in base al nostro report sull'IA nei luoghi di lavoro, il 73% dei leader e il 55% dei dipendenti trascorrono almeno un paio di volte a settimana a condividere note e azioni con i colleghi, mentre il 71% dei leader e il 51% dei dipendenti forniscono aggiornamenti sullo stato dei progetti più volte durante la settimana. Si tratta di molto lavoro che può ostacolare la collaborazione fra il team.

Nemmeno noi di Zoom siamo immuni da queste sfide. In qualità di azienda globale, abbiamo dovuto adottare un approccio strategico nell'affrontare la collaborazione del team. Ci affidiamo ai nostri applicativi che ci sono d'aiuto, inoltre le nostre esperienze ci hanno persino permesso di pensare e progettare nuove funzionalità e soluzioni per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente. Ecco come facciamo noi.

La collaborazione rappresenta una vera sfida a livello logistico a causa dei membri dei team distribuiti in continenti diversi. Spesso non c'è modo di riunire tutti per una chiamata dal vivo senza che qualcuno debba partecipare nel cuore della notte. 

La piattaforma Zoom è il collante che unisce i team, consentendo una collaborazione ininterrotta attraverso fusi orari e lingue diversi. Il fulcro della piattaforma è Zoom Team Chat, che consente ai dipendenti di comunicare in modo asincrono o in tempo reale, da soli o in gruppo. 

"Vivo sulla costa orientale [negli Stati Uniti] e la maggior parte dei miei omologhi sono su quella occidentale, ma lavoro anche con persone in Europa e in Asia", ha affermato Darin, responsabile delle applicazioni di produttività. "Abbiamo in corso questa collaborazione davvero globale".

In qualità di manager, Darin cerca di non inviare chat ai suoi colleghi al di fuori dell'orario di lavoro. Alcune persone non hanno problemi nell'essere contattate dopo l'orario di lavoro, ma altre preferiscono mantenere dei confini. La chat per il team ci consente di lavorare in entrambe le direzioni. Posso programmare una chat in modo che il destinatario la riceva quando per lui è mattina", ha proseguito. 

La chat per il team aiuta Darin a rimanere aggiornato su parecchi tipi diversi di flussi di lavoro, sia quando è coinvolto attivamente che quando deve solo conoscere le cose a un livello superiore. Anche quando queste conversazioni avvengono in un'altra lingua, Darin utilizza la funzionalità di traduzione della chat per il team integrata di Zoom per tradurre i messaggi. E quando la collaborazione si estende implicando diversi prodotti, ad esempio riunioni, chat, la chat ininterrotta della riunione serve a mantenere la discussione in un unico luogo in modo che si possa continuare a scrivere anche quando la riunione è terminata.

Per risparmiare tempo, Darin utilizza Zoom AI Companion, il nostro assistente di IA generativa con funzionalità multipiattaforma per riassumere i lunghi thread della chat. In questo modo può avere il polso delle attività del team senza doversi addentrare nei particolari.

"Comunichiamo moltissimo tramite chat. A volte devo essere veramente coinvolto, ma altre volte devo solo essere informato. Quando vado su un canale della chat e trovo 30 o 40 messaggi non letti, posso ricevere il riepilogo, comprenderne i punti fondamentali e andare oltre", ha proseguito Darin. "Il tempo che recupero è inestimabile."

Gli Zoomies usano Zoom Team Chat come hub per comunicazioni, discussioni e processi decisionali. Ma quando i membri del team devono condividere il prototipo di un prodotto o segnalare un bug, le parole e le immagini statiche spesso non sono utili alla narrazione completa. 

"In precedenza, facevamo screenshot, scrivevamo descrizioni e le incollavamo in chat o nel documento. Si poteva ricostruire quello che succedeva, ma ci voleva molto più tempo", ha affermato Darin. 

L'introduzione di Zoom Clips, un applicativo per video asincrono integrato nella piattaforma Zoom, ha cambiato questo processo. 

"Grazie a Clips, possiamo collaborare in modo asincrono tramite video. Trovo che sia l'applicativo migliore per effettuare le dimostrazioni", ha affermato Matthieu, product manager. Dalla Francia, può collaborare con i team di tecnici di tutto il mondo per mettere a punto le funzionalità specifiche del prodotto.

"Il team di tecnici lavorerà su una funzionalità e registrerà una breve dimostrazione. Quando sono online, posso verificare che i requisiti e il design siano soddisfatti", ha spiegato Matthieu. "Se vedo qualcosa che non soddisfa uno dei requisiti, posso commentare in un punto specifico di un clip e iniziare una discussione da lì".

Kendall il responsabile del design del prodotto e il suo team si trovano all'altro capo di questo ciclo di feedback. Come designer, a volte ricevo una domanda in un link di Clips. Mi dà il contesto, esattamente come se avessi appena fatto una riunione con il product manager", ha affermato Kendall. "Se ho la bozza di un progetto pronta nel pomeriggio, posso dedicare qualche minuto alla preparazione di un clip per presentare le mie idee e la mattina seguente vedrò i commenti sul mio clip o nella chat per il team. Se tutto funziona bene, postano il loro pollice in su sul clip".

Le reazioni con emoji non sono le uniche funzionalità avanzate disponibili in Zoom Clips. Kendall e Matthieu, per migliorare la qualità del video, possono ritoccare il loro aspetto, sfruttare l'eliminazione del rumore o addirittura utilizzare un avatar. Una volta condiviso il clip, possono vedere quante persone l'hanno visto e rispondere alle domande e ai commenti lasciati in punti specifici del clip.

Darin ritiene che questa soluzione abbia un enorme ritorno sull'investimento per il team rispetto al continuo scambio di messaggi di chat . "Abbiamo una comunicazione chiara in un tempo molto breve", ha commentato.

Matthieu ritiene che, anche quando il fuso orario non è un problema, ci sono situazioni in cui preferisce la registrazione di un clip a una riunione vera e propria. "Le dimostrazioni nelle riunioni possono essere meno efficaci: le persone si devono prepararsi e possono anche sentirsi sotto pressione se devono rispondere alle domande dal vivo", ha proseguito. "Con Clips, è sufficiente iniziare a registrare. Il tempo che passi sulla dimostrazione è diminuito in modo significativo".

Come spettatore, Matthieu preferisce poter controllare quando guardare una dimostrazione nel momento in cui è più comodo, invece che dal vivo durante una riunione. "Il mio livello di attenzione è più alto. Se mi serve, posso tornare all'inizio o a un punto specifico".

La comunicazione asincrona consente a Laura, content designer nel Regno Unito, il tempo di assimilare le informazioni presentate e metter ordine fra le sue idee. Personalmente, quando ricevo un clip, è meraviglioso avere del tempo per pensare alla mia risposta", ha detto. "Clips mi semplifica la comunicazione".

I fusi orari non sono l'unica vera sfida che i nostri team globali devono superare. Anche le barriere linguistiche possono impedire ai team di comunicare in modo chiaro. Gli applicativi di collaborazione del team devono poter supportare la comunicazione tra lingue diverse. 

In generale è una buona prassi fornire un ordine del giorno prima della riunione, ma anche chi non parla la lingua principale della riunione è aiutato a prepararsi in anticipo. Darin dice di tenere traccia dei punti all'ordine del giorno in Zoom Notes, che può condividere in chat e richiamare nella scheda della riunione.

Gli omologhi di Laura, che si occupano di ingegneria e progettazione del prodotto e che nella maggior parte parlano una lingua diversa da lei, condividono gli ordini del giorno delle riunioni nella chat per il team, dove lei può tradurre i messaggi in inglese con un paio di clic. Durante la riunione, attiva i sottotitoli tradotti in tempo reale per seguire la conversazione. "Posso partecipare e ascoltare comodamente senza che la lingua rappresenti una barriera", ha detto.

Ultimamente abbiamo introdotto ulteriori funzionalità per Zoom AI Companion e il supporto per le funzioni in riunione che aiutano i team globali a comunicare meglio fino a 36 lingue (in anteprima). Quando AI Companion è abilitato può rilevare automaticamente se in una riunione viene parlata una lingua supportata e può generare un riepilogo della riunione in quella lingua. AI Companion può anche fornire risposte alle domande nelle lingue supportate, anche quando la lingua non viene parlata in riunione. Quindi un partecipante alla riunione, come Laura, può porre una domanda in inglese ad AI Companion e ricevere una risposta in inglese, anche se la conversazione si svolge in una lingua diversa.

Ecco tre cose che devi valutare se vuoi aiutare i tuoi team distribuiti a comunicare meglio tra fusi orari e barriere linguistiche: 

1. Un hub centrale aiuta i team a rimanere connessi. Quando i team sanno dove trovare le informazioni, possono collaborare meglio. I dipendenti, grazie a un'unica piattaforma per la collaborazione di team che include Meetings, Team Chat, Clips e Workvivo per comunicazioni aziendali più ampie, possono rimanere al passo con i loro progetti interfunzionali e ricevere aggiornamenti organizzativi senza uscire da Zoom. "Workvivo è ora il posto migliore nel quale possiamo notizie aziendali aggiornate", ha affermato Matthieu.
2. Non tutto deve essere "in diretta". In certe situazioni, la comunicazione asincrona tramite la chat per il team e i clip può essere altrettanto efficace di una riunione dal vivo, o un ottimo modo per iniziare una conversazione. Come ha detto Laura, "Zoom Clips non è un sostituto delle riunioni, è più un accompagnamento per mantenere lo slancio". Inoltre, anche se non puoi partecipare a una riunione, i riepiloghi delle riunioni generati dall'IA possono aiutarti a metterti a metterti in pari.
3. Le soluzioni integrate consentono di risparmiare tempo. Quando i team non devono passare da un applicativo di traduzione di terze parti all'altro, possono comunicare con i colleghi in modo più rapido ed efficiente. "La funzionalità di traduzione della chat per il team è utile per il mio team. E se abbiamo dei dubbi, far ricontrollare il significato di un messaggio è abbastanza facile", ha concluso Kendall.

Se hai Zoom Workplace, puoi iniziare subito con Zoom Clips e Zoom Team Chat! Consulta la nostra guida per l'utente di Zoom Clips e la guida a Zoom Team Chat. 

Cerchi altri modi per migliorare la produttività dei tuoi team globali? Guarda il nostro webinar on-demand, "Sbloccare la produttività: 10 consigli per ottimizzare l'esperienza Zoom".