I nostri dipendenti utilizzano la piattaforma Zoom per reinventare il lavoro fra i team che sono connessi in modo efficiente, a livello globale, grazie alla comunicazione asincrona e alle funzionalità di IA multilingue.
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Pubblicato in data 8 marzo 2024
Spesso, i team distribuiti devono impegnarsi maggiormente per collaborare in modo efficace, e molte fra le attività che aiutano a mantenere i membri dei team aggiornati possono impedire una collaborazione reale. Attività come l'invio delle note di una riunione, le attività da svolgere o l'aggiornamento di un collaboratore sullo stato di un progetto possono ostacolare la capacità di una persona relazionarsi con gli altri e di concentrarsi su un lavoro importante. Infatti, in base al nostro report sull'IA nei luoghi di lavoro, il 73% dei leader e il 55% dei dipendenti trascorrono almeno un paio di volte a settimana a condividere note e attività con i colleghi, mentre il 71% dei leader e il 51% dei dipendenti forniscono aggiornamenti sullo stato dei progetti più volte durante la settimana. Si tratta di parecchio lavoro che può ostacolare la collaborazione fra il team.
Noi di Zoom non siamo immuni da queste sfide. In quanto azienda globale, abbiamo dovuto essere strategici nel modo in cui affrontiamo la collaborazione tra i team. Ci appoggiamo ai nostri strumenti per aiutarci, e le nostre esperienze ci hanno persino permesso di pensare e progettare nuove funzionalità e soluzioni per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente. Ecco come lo facciamo.
La collaborazione sul lavoro è una vera sfida a livello logistico, dal momento che i membri del team sono distribuiti in continenti diversi. Spesso è impossibile organizzare una chiamata dal vivo senza che qualcuno debba collegarsi nel cuore della notte.
The Zoom platform is the glue that binds teams together, enabling continuous collaboration across time zones and languages. Central to the platform is Zoom Chat, which provides a way for employees to communicate asynchronously or in real time, one on one or in groups.
"Vivo sulla costa orientale [negli Stati Uniti] e la maggior parte dei miei omologhi sono su quella occidentale, ma lavoro anche con persone in Europa e in Asia", ha affermato Darin, responsabile delle applicazioni di produttività. "Abbiamo in corso questa collaborazione davvero globale".
As a manager, Darin tries to be mindful of sending chats to his colleagues outside of work hours. “Some people don’t mind being messaged after hours, but others prefer that boundary. Zoom Chat allows us to work both ways. I can schedule a chat so the recipient will get it in the morning, their time,” he said.
Zoom Chat helps Darin stay in the loop on many different types of workstreams, whether he’s an active player or just needs to be aware at a high level. Even when those conversations are happening in another language, Darin uses Zoom’s built-in Zoom Chat translation feature to translate the messages. And when collaboration spans across multiple products — from meetings to chat, for example — continuous meeting chat helps keep the discussion in one place so he can continue the conversation even after the meeting ends.
Per risparmiare tempo, Darin utilizza Zoom AI Companion, il nostro assistente di IA generativa con funzionalità multipiattaforma per riassumere i lunghi thread della chat. In questo modo può avere il polso delle attività del team senza doversi addentrare nei particolari.
"Comunichiamo moltissimo tramite chat. A volte devo essere veramente coinvolto, ma altre volte devo solo essere informato. Quando vado su un canale della chat e trovo 30 o 40 messaggi non letti, posso ricevere il riepilogo, comprenderne i punti fondamentali e andare oltre", ha proseguito Darin. "Il tempo che recupero è inestimabile."
Zoomies rely on Zoom Chat as a hub for communication, discussion, and decision-making. But when team members need to share a product mock-up or point out a bug, words and static images often don’t tell the whole story.
"In precedenza, facevamo screenshot, scrivevamo descrizioni e le incollavamo in chat o nel documento. Si poteva ricostruire quello che succedeva, ma ci voleva molto più tempo", ha affermato Darin.
L'introduzione di Zoom Clips, un applicativo per video asincrono integrato nella piattaforma Zoom, ha cambiato questo processo.
"Grazie a Clips, possiamo collaborare in modo asincrono tramite video. Trovo che sia l'applicativo migliore per effettuare le dimostrazioni", ha affermato Matthieu, product manager. Dalla Francia, può collaborare con i team di tecnici di tutto il mondo per mettere a punto le funzionalità specifiche del prodotto.
"Il team di tecnici lavorerà su una funzionalità e registrerà una breve dimostrazione. Quando sono online, posso verificare che i requisiti e il design siano soddisfatti", ha spiegato Matthieu. "Se vedo qualcosa che non soddisfa uno dei requisiti, posso commentare in un punto specifico di un clip e iniziare una discussione da lì".
On the other end of that feedback loop is Kendall, manager of product design, and his team. “As a designer, sometimes I receive a requirement within a Clips link. It gives me context, like I just had a walk-through meeting with the product manager,” Kendall said. “If I have a draft design ready in the afternoon, I can take a few minutes to prepare a clip to present my ideas, and the following morning, I will have comments on my clip or in Zoom Chat. If everything works well, they post their thumbs-up to the clip.”
Le reazioni con emoji non sono le uniche funzionalità avanzate disponibili in Zoom Clips. Kendall e Matthieu, per migliorare la qualità del video, possono ritoccare il loro aspetto, sfruttare l'eliminazione del rumore o addirittura utilizzare un avatar. Una volta condiviso il clip, possono vedere quante persone l'hanno visto e rispondere alle domande e ai commenti lasciati in punti specifici del clip.
Darin ritiene che questa soluzione abbia un enorme ritorno sull'investimento per il team rispetto al continuo scambio di messaggi di chat . "Abbiamo una comunicazione chiara in un tempo molto breve", ha commentato.
Matthieu ritiene che, anche quando il fuso orario non è un problema, ci sono situazioni in cui preferisce la registrazione di un clip a una riunione vera e propria. "Le dimostrazioni nelle riunioni possono essere meno efficaci: le persone si devono prepararsi e possono anche sentirsi sotto pressione se devono rispondere alle domande dal vivo", ha proseguito. "Con Clips, è sufficiente iniziare a registrare. Il tempo che passi sulla dimostrazione è diminuito in modo significativo".
Come spettatore, Matthieu preferisce poter controllare quando guardare una dimostrazione nel momento in cui è più comodo, invece che dal vivo durante una riunione. "Il mio livello di attenzione è più alto. Se mi serve, posso tornare all'inizio o a un punto specifico".
La comunicazione asincrona consente a Laura, content designer nel Regno Unito, il tempo di assimilare le informazioni presentate e metter ordine fra le sue idee. Personalmente, quando ricevo un clip, è meraviglioso avere del tempo per pensare alla mia risposta", ha detto. "Clips mi semplifica la comunicazione".
I fusi orari non sono l'unica vera sfida che i nostri team globali devono superare. Anche le barriere linguistiche possono impedire ai team di comunicare in modo chiaro. Gli applicativi di collaborazione del team devono poter supportare la comunicazione tra lingue diverse.
In generale è una buona prassi fornire un ordine del giorno prima della riunione, ma anche chi non parla la lingua principale della riunione è aiutato a prepararsi in anticipo. Darin dice di tenere traccia dei punti all'ordine del giorno in Zoom Notes, che può condividere in chat e richiamare nella scheda della riunione.
Laura’s engineering and product design counterparts, who mainly speak a different language, share their meeting agendas in Zoom Chat, where she can then translate the messages into English with a couple of clicks. During the meeting, she turns on real-time translated captions to keep up with the conversation. “I’m able to participate and listen comfortably without language being a huge barrier,” she said.
Ultimamente abbiamo introdotto ulteriori funzionalità per Zoom AI Companion e il supporto per le funzioni in riunione che aiutano i team globali a comunicare meglio fino a 36 lingue (in anteprima). Quando AI Companion è abilitato può rilevare automaticamente se in una riunione viene parlata una lingua supportata e può generare un riepilogo della riunione in quella lingua. AI Companion può anche fornire risposte alle domande nelle lingue supportate, anche quando la lingua non viene parlata in riunione. Quindi un partecipante alla riunione, come Laura, può porre una domanda in inglese ad AI Companion e ricevere una risposta in inglese, anche se la conversazione si svolge in una lingua diversa.
Ecco tre cose che devi valutare se vuoi aiutare i tuoi team distribuiti a comunicare meglio tra fusi orari e barriere linguistiche:
If you have Zoom Workplace, you can get started with Zoom Clips and Zoom Chat today! Check out our Zoom Clips user guide and Zoom Chat guide.
Cerchi altri modi per migliorare la produttività dei tuoi team globali? Guarda il nostro webinar on-demand, "Sbloccare la produttività: 10 consigli per ottimizzare l'esperienza Zoom".
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